คู่มือผู้จัดการโครงการ Agile เพื่อความสำเร็จของโครงการ

เมื่อพูดถึงการจัดการพนักงานของคุณ มีหลายทฤษฎีเกี่ยวกับการจัดการโครงการให้เลือก อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเริ่มค้นคว้าว่าทฤษฎีใดที่เหมาะกับคุณและธุรกิจของคุณ คุณอาจจะเห็นคำบางคำที่ปรากฏขึ้นเป็นระยะๆ – Agile

หลายบริษัทกำลังพูดถึงความต้องการความคล่องตัวมากขึ้น ก้าวของการเปลี่ยนแปลงไม่เพียงแต่เคลื่อนที่เร็วเท่านั้น มันเร่งความเร็วแทน บริษัทต่างๆ ต้องหันมาใช้ความคล่องตัวเพื่อให้ทันกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของลูกค้าที่คาดหวังผลิตภัณฑ์และบริการที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของพวกเขา

การจัดการโครงการแบบ Agile มุ่งเน้นไปที่การดำเนินการตามแผนโดยแบ่งออกเป็นผลลัพธ์ที่ส่งมอบให้มีขนาดเล็กลงและจัดการได้ง่ายขึ้น แม้ว่าวิธีการนี้จะไม่ประสบความสำเร็จเสมอไปนอกเหนือจากซอฟต์แวร์ แต่หลักการที่อยู่เบื้องหลังแนวทางดังกล่าวช่วยให้มั่นใจว่าแผนงานที่เสนอจะสามารถปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้ตามความต้องการ ช่วยให้มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

พูดได้อย่างปลอดภัยว่าข้อดีของการจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile นั้นไม่ค่อยมีใครพูดถึงมากนัก อย่างไรก็ตามมันคืออะไรกันแน่? และคุณจะทราบได้อย่างไรว่าเหมาะสมกับการบริหารทีมของคุณหรือไม่?

การจัดการโครงการที่คล่องตัวคืออะไร?

การจัดการโครงการแบบ Agile เป็นแนวทางการวิเคราะห์สำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ ช่วยให้มั่นใจว่าคำติชมสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็วและการเปลี่ยนแปลงที่ตอบสนองสามารถทำได้สะดวกในแต่ละขั้นตอน วงจรผลิตภัณฑ์ หรือการวิ่ง

การจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile แบ่งโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ออกเป็นเฟสอื่นๆ ที่เรียกว่า iterations หรือ sprints ผลที่ได้คือ งานต่างๆ จะเสร็จสิ้นในขั้นตอนสั้นๆ ตลอดวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์ ทีมสามารถเปลี่ยนไปใช้วิธีการนี้เพื่อทำงานได้อย่างรวดเร็วและทำงานร่วมกันภายในกรอบเวลาและงบประมาณของโครงการ การจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile ครอบคลุมวิธีการจัดการโปรเจ็กต์ที่แตกต่างกันทั้งหมด ซึ่งทั้งหมดนั้นใช้ร่วมกันได้อย่างง่ายดายบนหลักการและค่านิยมหลักที่คล่องตัว

วิธีการจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile ได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงซอฟต์แวร์เป็นหลัก อย่างไรก็ตาม ค่านิยมหลักที่เปรียวและหลักการจัดการโครงการที่คล่องตัวนั้นมีประโยชน์สำหรับทีมหลายประเภท ตั้งแต่ทีมผลิตภัณฑ์ไปจนถึงทีมการตลาด

ตามคำจำกัดความ การจัดการโครงการที่คล่องตัวเป็นวิธีการจัดการโครงการแบบวนซ้ำที่ทำงานร่วมกัน ซึ่งรวมการทดสอบอย่างต่อเนื่องและการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง

ใครใช้ Agile Project Management?

เดิมทีสร้างขึ้นสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์ Agile Project Managers' Guide to project ถูกนำไปใช้อย่างรวดเร็วโดยมากกว่าแค่ทีมไอที อุตสาหกรรมส่วนใหญ่กำลังมองหาวิธีการที่คล่องตัว ซึ่งรวมถึงนักการตลาด การทหาร มหาวิทยาลัย ฯลฯ เพื่อนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรมในสภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอน

ในโลกของซอฟต์แวร์ เมื่อใดก็ตามที่มีการตัดสินใจสร้างหรือพัฒนาเทคโนโลยีที่มีอยู่ต่อไป ผลิตภัณฑ์สุดท้ายมักจะกำหนดได้ยาก Agile ทำให้เกิดความคลุมเครือเนื่องจากความยืดหยุ่นในการเปลี่ยนทิศทางในโครงการเมื่องานก้าวไปสู่อนาคต

4 ค่านิยมหลักของ Agile

แถลงการณ์เปรียวสรุปค่านิยมหลัก 4 ประการและหลักการชี้นำ 12 ประการ ซึ่งทำหน้าที่เป็นปัจจัย X สำหรับทีมใดก็ตามที่นำวิธีการแบบเปรียวมาใช้

ค่านิยมหลัก 4 ประการของ Agile คือ

1. ซอฟต์แวร์ทำงานบนเอกสารประกอบที่ครอบคลุม

ซอฟต์แวร์ที่ใช้งานได้ก็มีความสำคัญไม่แพ้เอกสารประกอบ คุณค่าคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการให้นักพัฒนาในสิ่งที่พวกเขาต้องการในการทำงานโดยไม่ต้องทำงานมากเกินไปในทีม

2. บุคคลและปฏิสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการและเครื่องมือ

เช่นเดียวกับความทันสมัยและล้ำหน้าตามเทคโนโลยี องค์ประกอบของมนุษย์จะมีบทบาทสำคัญในการจัดการโครงการเสมอ ขึ้นอยู่กับกระบวนการและเครื่องมือมากเกินไปส่งผลให้ไม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้

3. ตอบรับการเปลี่ยนแปลงโดยทำตามแผน

Agile ช่วยให้สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างต่อเนื่องตลอดอายุของโครงการที่กำหนด การวิ่งแต่ละครั้งให้โอกาสที่เท่าเทียมกันสำหรับหลักสูตรและทบทวนการแก้ไข ค่านี้เป็นหนึ่งในความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดจากการจัดการโครงการแบบเดิม ก่อนหน้านี้ในวันนั้น การเปลี่ยนแปลงถูกมองว่าเป็นค่าใช้จ่ายและเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

4. ความร่วมมือกับลูกค้าที่ง่ายในการเจรจาสัญญา

ลูกค้าของคุณเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่ทรงพลังที่สุดที่คุณเคยรู้จัก ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในหรือภายนอก การทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของแผนตลอดกระบวนการสามารถช่วยให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์สุดท้ายตรงตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประโยชน์ของการจัดการโครงการแบบ Agile คืออะไร?

การจัดการโครงการแบบ Agile อาจดูเหมือนเป็นเพียงวิธีการจัดการโครงการที่ทันสมัยอีกวิธีหนึ่ง อย่างไรก็ตาม มันได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นมากกว่าแค่แฟลชในถาด

ต่อไปนี้คือประโยชน์บางส่วนที่รายงานโดยทั่วไปของการจัดการโครงการที่คล่องตัว

1. ปรับตัวได้มากขึ้นและริคน้อยลง

ประโยชน์อันดับต้นๆ ของวิธีการแบบ Agile คือความสามารถในการจัดการลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงไป ด้วยวิธีการวนซ้ำของ Agile และการเน้นที่การป้อนกลับอย่างต่อเนื่อง คุณจะได้รับข้อมูลที่คุณต้องการในระหว่างกระบวนการพัฒนาและไม่ใช่หลังจากนั้น ทำให้ทีมสร้างตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามสภาพจริง ไม่ใช่แค่เงื่อนไขที่คาดการณ์ไว้เท่านั้น

นอกเหนือจากรอบการวิ่งระยะสั้นที่กำหนดไว้ การมองเห็นโครงการที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และการอัปเดตการรายงานเป็นประจำแล้ว ทีมสามารถปรับปรุงการคาดการณ์และลดความเสี่ยงได้อย่างง่ายดาย

2. การควบคุมที่ดีขึ้น

Agile ช่วยให้ผู้จัดการสามารถควบคุมโครงการได้ดีขึ้นเนื่องจากความโปร่งใส คุณลักษณะการควบคุมคุณภาพ การผสานรวมคำติชม ฯลฯ รับประกันคุณภาพตลอดขั้นตอนการดำเนินการของโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเหล่านี้มีส่วนร่วมในกระบวนการด้วยรายงานความคืบหน้ารายวันผ่านเครื่องมือการรายงานขั้นสูง และเทคนิคต่างๆ

3. ความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น

เมื่อใดก็ตามที่ Agile ถูกนำไปใช้อย่างแท้จริงในทีมโครงการ จะช่วยให้พวกเขามีความยืดหยุ่นมากขึ้น ทีมงานมักจะทำงานทีละน้อยๆ และเสริมด้วยผลตอบรับที่สม่ำเสมอตลอดจนการมีส่วนร่วมของเจ้าของผลิตภัณฑ์ การเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการโครงการอื่นๆ มักจะใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง

อย่างไรก็ตาม Agile แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นการวิ่งระยะสั้นที่สามารถจัดการได้และยืดหยุ่นพอที่จะทำให้ทีมสามารถดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้ในเวลาอันสั้น ความยืดหยุ่นที่ไม่มีใครเทียบได้เป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่องค์กรแบบไดนามิกต้องการใช้ Agile ในโครงการของตน

4. ตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องมากขึ้น

เมตริกที่ใช้โดยทีมที่คล่องตัวในการประมาณเวลาและต้นทุน และการวัดประสิทธิภาพของโครงการมีความเกี่ยวข้องและแม่นยำมากกว่าที่ใช้ในวิธีการแบบเดิม Agile มุ่งเน้นไปที่การสร้างผลลัพธ์และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ในขณะที่ตัวชี้วัดแสดงให้เห็นว่าโครงการกำลังติดตามอย่างใกล้ชิดกับต้นทุนและเวลาโดยประมาณ

Agile สร้างตัวชี้วัดที่สำคัญ เช่น รอบเวลาและระยะเวลารอคอยสินค้า และตลอดนั้น จะช่วยวัดประสิทธิภาพของทีม ตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก และระบุปัญหาคอขวดและแก้ไข เฟรมเวิร์กที่คล่องตัวช่วยสมาชิกในทีม ผู้จัดการ และลูกค้า

5. ขวัญกำลังใจของทีมดีขึ้น

ทีม Agile มักจะจัดการตนเองและจัดระเบียบตนเองอยู่เสมอ พวกเขาได้ปรับปรุงความเป็นอิสระและอำนาจเหนือการตัดสินใจของพวกเขา ผู้จัดการโครงการต้องปกป้องทีมจากการแทรกแซงจากผู้สนับสนุนและผู้บริหาร

เนื่องจากขนาดทีมมีจำกัด Agile จึงมีสภาพแวดล้อมที่ทีมมีความแน่นแฟ้นและสามารถมีโครงสร้างทีมที่ยืดหยุ่นได้ ทีมจะประชุมกันบ่อยครั้งเพื่อหารือเกี่ยวกับความท้าทายและสถานะ เพื่อให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ลักษณะการทำงานข้ามสายงานของทีมยังช่วยให้สมาชิกได้เรียนรู้ทักษะการจัดการโครงการใหม่ๆ และเติบโตในบทบาทปัจจุบัน

6. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

ในเวิร์กโฟลว์แบบ Agile ลูกค้ามักเกี่ยวข้องกับกระบวนการตัดสินใจ ซึ่งนำไปสู่การรักษาลูกค้าที่มากขึ้น ลูกค้ามีส่วนร่วมในขั้นตอนการวางแผนมากกว่าและไม่มีอิทธิพลต่อการดำเนินการซึ่งส่งผลต่อความยืดหยุ่นและการปรับตัว เมื่อคุณรักษาลูกค้าให้อยู่ในวงจรและทำการเปลี่ยนแปลงตามคำติชมของพวกเขา คุณจะมอบคุณค่าให้กับลูกค้าและรับรองว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายนั้นตรงตามข้อกำหนดของพวกเขาอย่างแท้จริง

ประโยชน์อีกประการของการจัดการโครงการที่คล่องตัวคือการเข้าสู่ตลาดลดลงอย่างมาก ซึ่งช่วยให้เจ้าของผลิตภัณฑ์ใช้ประโยชน์จากโอกาสและเพลิดเพลินไปกับข้อได้เปรียบของผู้เสนอญัตติแรก

องค์ประกอบสำคัญของการจัดการโครงการแบบ Agile

1. สปรินต์

การวิ่งระยะสั้นเป็นการวนซ้ำสั้นๆ โดยปกติ 1-3 สัปดาห์จึงจะเสร็จสมบูรณ์ โดยทีมต่างๆ จะได้รับการพิจารณาในการประชุมวางแผนการวิ่ง ในขณะที่คุณก้าวไปข้างหน้า แนวคิดก็คือการวิ่งซ้ำอย่างต่อเนื่องจนกว่าผลิตภัณฑ์ของคุณจะพร้อมสำหรับอนาคต เมื่อการวิ่งสิ้นสุดลง คุณจะตรวจทานผลิตภัณฑ์และตรวจสอบว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและสิ่งใดใช้ไม่ได้ เพียงทำการปรับเปลี่ยนและเริ่มวิ่งใหม่เพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการ

2. กระดานเปรียว

กระดาน Agile ช่วยให้ทีมของคุณติดตามความคืบหน้าของโครงการ ซึ่งสามารถทำได้สะดวกด้วยบันทึกย่อช่วยเตือน บอร์ด Kanban หรือฟังก์ชันภายในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ

ค้นหาเครื่องมือ Kanban ที่ดีที่สุดที่นี่:

20 เครื่องมือ Kanban ที่ดีที่สุดที่จะใช้วันนี้

3. Backlog

การจัดการงานในมือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัว เนื่องจากคำขอโครงการจะถูกเพิ่มผ่านระบบการรับเข้าของคุณเสมอ คำขอเหล่านั้นจึงกลายเป็นเรื่องราวที่โดดเด่นในงานในมือ ในระหว่างช่วงการวางแผน Agile ทีมของคุณจะประเมินจุดเรื่องราวสำหรับแต่ละงาน ในระหว่างการวางแผนการวิ่ง เรื่องราวใน Backlog จะถูกย้ายไปยัง Sprint เพื่อให้เสร็จสิ้นในระหว่างการทำซ้ำ

ดู:

7 เครื่องมือจัดการ Backlog ของผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดที่จะใช้

4. การประชุมแบบยืนขึ้น

การประชุมแบบสแตนด์อัพรายวันภายใน 10 นาที หรือที่เรียกว่าการประชุม Scrum รายวัน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับรองว่าทุกคนจะติดตามและรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ การโต้ตอบในแต่ละวันเหล่านี้เรียกว่าการยืนขึ้น เนื่องจากผู้เข้าร่วมต้องยืน ซึ่งช่วยให้การประชุมสั้นและตรงประเด็น

ทำอย่างไรถึงจะคล่องแคล่ว?

ผลลัพธ์คุณภาพสูงขึ้น ลูกค้าและผู้ใช้ที่พึงพอใจมากขึ้น และขวัญกำลังใจของทีมอาจฟังดูดีเกินจริง อย่างไรก็ตาม มันทำได้อย่างสมบูรณ์

หากคุณสงสัยว่าจะเป็นคนคล่องแคล่วว่องไวได้อย่างไร นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ!

• หาคนที่เหมาะสมมาร่วมงาน – วิธีการจัดการโปรเจ็กต์แบบ Agile มักอาศัยการจ้างคนที่เหมาะสมและส่งเสริมให้พวกเขาทำงานให้ดีที่สุด มันถูกระบุไว้แม้กระทั่งในค่านิยมหลักที่เปรียว ผู้คนมากกว่ากระบวนการ
• รับการรับรอง – มีความเข้าใจผิดทั่วไปที่ว่า agile เป็นอะไรที่ฟรีสำหรับทุกคน อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่กรณี Agile ไม่ใช่การขาดวิธีการ มันเป็นประเภทของกรอบในตัวเอง
• ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสม – คุณต้องค้นหาเครื่องมือที่สนับสนุนวิธีการทำงานของคุณ มากกว่าที่จะกำหนดตามคำบอก nTask มีทุกสิ่งที่คุณกำลังมองหาและจำเป็นต้องมอบให้กับทีมของคุณ กล่าวคือ การมองเห็น ความยืดหยุ่น และการทำงานร่วมกันที่จำเป็นเพื่อให้งานดำเนินต่อไป ไม่ว่าคุณจะกำลังมองหากระดาน Scrum หรือ Kanban – และเมื่อถึงเวลาที่ต้องปรับขนาด ก็สามารถปรับขนาดให้เหมาะสมกับคุณได้

เริ่มต้นใช้งาน Agile Project Management ตอนนี้

นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดบางส่วนในคู่มือผู้จัดการโครงการที่คล่องตัวเพื่อความสำเร็จของโครงการ ในขณะที่ทีมของคุณเปลี่ยนไปใช้ระเบียบวิธี ซอฟต์แวร์ และเครื่องมือที่คล่องตัว พวกเขาจะช่วยให้คุณเปลี่ยนกรอบความคิดและเริ่มทำงานร่วมกันเพื่อให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้นและปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการโครงการ Agile:

• 13 เครื่องมือการจัดการโครงการ Agile ที่ดีที่สุด
• 15 ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเอเจนซี่ที่ดีที่สุดสำหรับทีม Agile
• 17 เครื่องมือ Agile ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการ
• เครื่องมือ Scrum ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการแบบ Agile
• 7 เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการการเปิดตัวอย่างมีประสิทธิภาพในโครงการ