Premiers pas avec la structure organisationnelle du projet

La structure organisationnelle d'un projet est cruciale pour spécifier la hiérarchie des employés, leurs tâches, le flux de travail et le processus de reporting. C'est un facteur commercial qui joue un rôle clé en influençant et en façonnant la façon dont l'organisation mène ses activités.

Sans structure organisationnelle de projet, les organisations courent le risque de planter sur des projets complexes et chronophages.

Une structure organisationnelle de projet a trois compétences et responsabilités clés :

• Chef de projet - Le chef de projet est en charge de la gestion du projet
• Équipe de projet - L'équipe de projet est en charge de la mise en œuvre du projet
• Comité de projet - Le comité de projet est l'organe décisionnel qui évalue si le successeur d'un projet doit être résilié.

Pourquoi avoir une structure organisationnelle de projet est-il nécessaire ?

Pour fonctionner efficacement et atteindre son objectif avec moins de risques et de défis, chaque organisation doit avoir une structure organisationnelle bien définie.

Pour survivre et se développer sur le marché actuel, les entreprises doivent être hautement compétitives, efficaces et dynamiques. Les parties prenantes sont devenues très informées et exigeantes, et elles veulent des réponses rapides.

En conséquence, pour répondre aux besoins du client tout en restant compétitif, toute organisation doit créer une structure organisationnelle capable de soutenir au mieux sa raison d'être.

Une entreprise peut grandement bénéficier d'un modèle organisationnel approprié. Parmi ces avantages, citons :

• Permettre aux entreprises de se développer.
• Maintenir des objectifs stratégiques clairs plutôt que de laisser chaque département se concentrer et se limiter à sa mission.
• Rassembler un groupe de personnes et les orienter vers un même objectif.
• Offrir aux employés des occasions de développer leurs capacités.
• Accroître l'efficacité, la fluidité et la rapidité de la prise de décision.
• Promouvoir la spécialisation des employés
• Permettre un meilleur contrôle et une meilleure utilisation des ressources.
• Faciliter une communication plus simple et meilleure, ce qui facilite le règlement des différends.
• Permettre aux employés d'être plus responsables.
• Accompagnement des salariés dans leur évolution professionnelle
• Aider à l'identification claire et précise des rôles et des responsabilités.

Types de structure organisationnelle

Différentes structures organisationnelles de projet sont définies en fonction de l'industrie principale de l'organisation et du domaine dans lequel elle est en concurrence.

Si une organisation s'occupe d'emplois saisonniers, la structure s'occupera presque certainement mieux du recrutement et de la résiliation au besoin.

Si, au contraire, l'organisation fait partie d'une chaîne de production qui exige de la continuité, la structure sera différente. Dans cette situation, la tâche assignée sera de soutenir le personnel sur une période prolongée pour atteindre les objectifs de l'organisation.

Approfondissons les nombreux types de structures organisationnelles pour bien visualiser les choses.

Divers éléments influencent la structure organisationnelle, notamment le style de gouvernement, le style de leadership, le type d'organisation, le flux de travail, la hiérarchie, etc.

Le PMBOK classe les structures organisationnelles en huit catégories :

• Une organisation organique ou simple
• Structure organisationnelle : fonctionnelle ou centralisée
• Organisation multi-divisions
• Matrice Organisation forte, faible ou équilibrée
• Structure organisationnelle dédiée au projet (composite ou hybride)
• Organisation virtuelle hybride
• PMO (Bureau de gestion de projet)

Le tableau ci-dessous décrit plus en détail les rôles et les caractéristiques de chaque type de structure organisationnelle.

Examinons-les de plus près maintenant.

1. Structure organisationnelle naturelle ou simple

C'est le système d'organisation le plus élémentaire. Cette catégorie regroupe les entreprises dirigées par une seule personne.

Les indépendants sont également inclus dans cette forme d'organisation. Bien entendu, le propriétaire ou le professionnel qui gère personnellement les flux de travail remplit certaines des fonctions du chef de projet.

2. Structure fonctionnelle ou centralisée

C'est la structure organisationnelle la plus répandue. Une structure organisationnelle fonctionnelle divise l'organisation en plusieurs sections où sont regroupés des employés aux capacités comparables. Il s'agit de la structure organisationnelle traditionnelle dans laquelle les employés sont organisés en secteurs et départements tels que les ventes, le marketing et les finances.

Cette structure est utile pour améliorer l'efficacité de chaque groupe de travail.

3. Une organisation avec plusieurs divisions

Dans ce type d'organisation, vous pouvez avoir plusieurs divisions fonctionnelles avec peu de centralisation.

La plupart du temps, ces divisions ne sont pas liées les unes aux autres.

Une organisation est divisée en divisions dans lesquelles des personnes aux talents variés sont liées entre elles par un produit, un service ou un emplacement similaire.

Chaque division dispose des ressources dont elle a besoin pour fonctionner et peut accomplir le travail par elle-même.

Structure organisationnelle matricielle

Une structure organisationnelle matricielle est disposée sur une grille pour montrer les modèles de rapport du personnel à de nombreuses autorités. Cette structure est une combinaison de structures fonctionnelles et organisationnelles, les chefs de projet partageant le pouvoir avec d'autres chefs de programme.

Une structure matricielle peut être l'une des trois variétés, selon la capacité de prise de décision du chef de projet : faible, équilibrée ou forte.

1. Structure faible

Une structure faible est une structure organisationnelle fonctionnelle dans laquelle la coordination s'effectue horizontalement entre les membres du personnel en l'absence d'un chef de projet désigné. La différence essentielle entre une matrice faible et une structure fonctionnelle est que le projet est coordonné par le personnel du département plutôt que par des responsables fonctionnels

2. Matrice équilibrée

Dans une matrice équilibrée, le chef de projet occupe également un poste d'état-major et n'emploie pas pleinement la fonction de gestion de projet.

Le chef de projet conserve un contrôle limité sur les choix de projet, les budgets et le personnel, et sert principalement de point de contact et de facilitateur.

3. Matrice forte

Une matrice puissante ressemble le plus à une structure organisationnelle de projet. Un chef de projet dédié est rattaché à un service fonctionnel de gestion de projet, dispose d'un personnel transverse dédié et est épaulé par un chef de projet.

Organisation composite ou hybride

Chaque tâche dans ce type d'organisation est traitée comme un projet. Dans ce cas, le chef de projet a tout le pouvoir pour terminer le projet efficacement, un rôle à temps plein, un contrôle budgétaire et un personnel à temps plein disponible.

1. Organisation commerciale virtuelle

Cette structure est également appelée communauté virtuelle. L'organisation principale est liée à d'autres organisations (telles que des fournisseurs, des clients et des collègues) via une connexion réseau, permettant le développement et le succès de l'entreprise. Cette structure permet à une organisation de fonctionner comme un tout.

Dans une structure virtuelle, l'organisation conserve son cœur de métier tout en externalisant le reste des activités

2. Hybride

Une organisation hybride peut utiliser une combinaison des types structurels mentionnés ci-dessus.

Selon l'organisation, la responsabilité, le pouvoir et d'autres facteurs sont également entremêlés.

3. BP

Le bureau de gestion de projet (PMO) est également une structure organisationnelle mixte, mais dans ce cas, le chef de projet a le plus d'autorité, contrôle le budget et a tout un personnel sous ses ordres.

Il n'existe pas de système d'organisation parfait. Au lieu de cela, un chef de projet doit considérer les avantages et les inconvénients de l'allocation et de l'optimisation des ressources au sein de chaque structure avant de décider de la meilleure structure.

Le choix d'une structure pour un projet n'est que la première étape de l'organisation du projet. Le vrai travail consiste à mettre cette organisation de projet en action. C'est pourquoi un organigramme du projet est indispensable. Il formalise les liens entre le chef de projet, l'équipe projet, l'organisme de développement, le projet et les parties prenantes.

Voici quelques suggestions pour vous aider à démarrer avec les organigrammes de projet

Caractéristiques de la structure organisationnelle

Les éléments d'une structure organisationnelle établissent les devoirs et les interactions entre les membres du projet ainsi qu'entre les projets. L'autorité, les réseaux de communication, la collaboration, la surveillance et les responsabilités jouent tous un rôle dans ces partenariats.

Voici les principales caractéristiques d'une structure organisationnelle ;

• La hiérarchie doit identifier les tâches de prise de décision et délimiter une voie de contrôle claire.
• Cela concerne le travail lié aux tâches
• Définissez ici qui supervise qui. Ce concept servira de base aux structures de rapport.
• Un poste de ligne est un membre de l'équipe qui travaille directement avec le produit.
• La centralisation décrit comment les décisions sont prises. Peu de personnes possèdent des choix dans un projet centralisé, alors que le pouvoir de décision est dispersé dans toute l'organisation dans un projet décentralisé.

Comment créer un organigramme pour un projet ?

Pour créer un organigramme de projet, analysez d'abord les objectifs du projet, puis identifiez l'équipe principale et confiez-lui des tâches liées au projet. Créez l'organigramme en détaillant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.

Au cours de la phase d'initiation du projet, le PM élaborera un tableau systématique afin que le chef de projet puisse interagir avec les membres de l'équipe avant le début du projet. L'équipe l'utilisera ensuite pour aider à répartir les tâches entre les membres de l'équipe tout au long de la phase de planification du projet.

Cela offre une connaissance claire de chaque rôle, permet aux membres de l'équipe de s'approprier leurs rôles et favorise le respect des autres rangs au sein du projet, ce qui favorise la confiance instantanément.

La création d'un organigramme de projet comprend les six étapes principales énumérées ci-dessous

1. Lier le Projet à la stratégie de l'Organisation

Le chef de projet doit avoir une connaissance approfondie de la manière dont les objectifs du projet correspondent à la stratégie globale de l'entreprise ou du service. Cela mettra l'équipe en place dès le début, développera une compréhension mutuelle entre les membres de l'équipe et permettra l'exécution de projet la plus transparente.

2. Examiner les projets dans un contexte organisationnel

Si une entreprise n'a pas de PMO, le chef de projet doit évaluer le nombre et la variété des projets tout en décidant d'une structure organisationnelle.

3. Attribuez des rôles et des responsabilités.

Avant d'évaluer les employés, hiérarchisez les activités et les tâches requises. Si un chef de projet peut choisir qui ferait partie de l'équipe, il est essentiel de rechercher les membres potentiels de l'équipe afin de localiser les meilleurs individus pour le projet.

4. Disposez le graphique

Évaluez le flux de travail, les rapports et les rôles hiérarchiques pour déterminer si une autre structure organisationnelle pourrait être plus appropriée. Selon votre style d'apprentissage, il peut être avantageux d'utiliser des notes autocollantes pour déplacer les membres de l'équipe avant de rédiger votre structure en ligne.

Pendant que vous planifiez, assurez-vous de partager le travail équitablement entre les membres de l'équipe.

5. Complétez l'organigramme.

Créer et terminer la représentation visuelle de l'organigramme. Inclure les noms et coordonnées des membres de l'équipe afin qu'ils puissent facilement communiquer entre eux pendant le projet.

6. Engagez votre équipe

Le nombre de membres de l'équipe qui connaissent un organigramme de projet détermine son utilité. La communication permettra aux membres de l'équipe non seulement de comprendre leur fonction avant d'effectuer la tâche, mais aussi de poser des questions lorsqu'ils imaginent comment leur travail sera effectué en temps réel.

Pendant ce temps, le chef de projet et l'équipe peuvent également décider de la manière dont la hiérarchie du projet sera gérée.

Meilleures pratiques pour concevoir une structure et développer un graphique

Le chef de projet développe la structure du projet, qui doit répondre aux exigences du projet à toutes les étapes. La structure organisationnelle du projet, en revanche, ne peut être ni rigide ni trop flexible, mais doit trouver le juste équilibre entre les deux.

L'objectif d'une organisation de projet est d'aider l'équipe à atteindre l'objectif du projet et à faire de son mieux. Par conséquent, un chef de projet doit évaluer les points forts des membres de son équipe dès le début et, le cas échéant, leur demander s'ils sont à l'aise avec leurs responsabilités.

Bien que l'organigramme du projet favorise la coopération de manière rentable en éliminant les doubles emplois et les chevauchements de travail, son utilisation est limitée.

Emballer

La structure organisationnelle du projet garantit que votre entreprise fonctionne efficacement et comme prévu. Cela devrait être envisagé au début de la création de votre entreprise, mais gardez à l'esprit que le type qui vous convient le mieux peut changer à mesure que votre organisation se développe.

Avec les nombreuses structures organisationnelles disponibles, il est simple de déterminer ce dont vous avez besoin. Malgré les limites de chaque forme, les grandes entreprises complexes utilisent l'organisation matricielle.

La structure organisationnelle de la ligne et des employés est simple et simple. En conséquence, il est utilisé dans les organisations de base. Les organisations virtuelles sont fréquemment utilisées par les sociétés de logiciels et de technologies de l'information.

Choisir la bonne organisation, quelle que soit sa forme, garantit que vous réussissez bien sur le marché.