Leitfaden für Projektmanager zur Prozessabbildung

Eine Idee ohne Plan ist nichts als ein Traum. Möglicherweise befinden Sie sich in einer Situation, in der Sie eine neue Strategie für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation einführen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Um Ihre Ideen Wirklichkeit werden zu lassen, müssen Sie sie zunächst organisieren und einen Plan erstellen.

Eine Prozesslandkarte ermöglicht es Ihnen, den gesamten Workflow von oben nach unten zu optimieren. Auf diese Weise skalieren Unternehmen ihre Abläufe, um Fristen einzuhalten. Nach der Gründung eines Unternehmens oder eines neuen Teams innerhalb eines Unternehmens folgt schnell das Aufsetzen von Prozessen.

Auch in etablierten Unternehmen mit einer Belegschaft, die sich mit internen Prozessen auskennt, ist eine Dokumentation der Arbeitsabläufe erforderlich, um Compliance sicherzustellen, neue Mitarbeiter zu schulen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Daher ist die Prozessabbildung unabhängig davon, ob ein Unternehmen neu oder etabliert ist, von Vorteil

Erfahren Sie, wie die Prozesszuordnung Ihrem Unternehmen helfen kann. Unser Leitfaden zur Prozessabbildung hilft Ihnen zu lernen, wie die Prozessabbildung funktioniert (mit Beispielen), die Vorteile der Prozessabbildung und wie Sie eine Prozessabbildung erstellen, um die Projektplanung und Kommunikation Ihres Teams zu verbessern.

Wenn Sie wissen möchten, warum einige Ihrer Projekte scheitern, Kundenzufriedenheit erreichen oder eine strategische Vision planen möchten, ist die Prozessabbildung der erste Schritt.

Was ist Prozess-Mapping?

Process Mapping ist eine visuelle Strategie, die verwendet wird, um besser zu verstehen, wie ein Prozess funktionieren wird. Es enthält normalerweise ein Diagramm, das den Workflow oder alle Phasen eines Geschäftsprozesses darstellt.

Das Ziel der Prozessabbildung, die ein Workflow-Diagramm verwendet, besteht darin, ein tieferes Verständnis dafür zu erlangen, wie ein Prozess oder eine Reihe von Prozessen zusammenhängen und effektiv funktionieren. Durch die Abbildung Ihrer Prozesse können Sie Folgendes erfahren:

• Charakterisieren Sie, was ein Unternehmen tut.
• Bestätigen Sie, wer für was im Prozess verantwortlich ist.
• Bestimmen Sie den Anfangs- und Endpunkt eines Prozesses (das Ergebnis oder Endergebnis eines Prozesses)
• Klassifizieren Sie die Aspekte, die zum Erfolg eines Prozesses beitragen (oder verhindern).

Die Abbildung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Ihnen auch, ein bestimmtes Ziel und eine Methode zur Messung, Verfolgung und zum Vergleich mit dem endgültigen Ziel Ihres Unternehmens auszuwählen. Dazu gehört die Feststellung, ob ein bestimmter Prozess mit den Gesamtzielen und der Funktionalität des Unternehmens übereinstimmt.

Obwohl die Prozessabbildung zur Visualisierung jeder Art von Prozess verwendet werden kann, wird sie am häufigsten für die Prozessanalyse, Schulung, Integration und kontinuierliche Verbesserung verwendet. Sie sind nützlich, um einen komplexen Prozess zu kommunizieren, ein wiederkehrendes Problem innerhalb eines bestimmten Prozesses anzugehen oder die Verantwortlichkeiten mehrerer Teammitglieder zu koordinieren.

Bedeutung der Prozessabbildung für den Geschäftserfolg

Mit der Prozessabbildung können Sie schnell nachvollziehen, wie Prozesse funktionieren, wie sie verbessert oder eingeschränkt werden können und wie viele Schritte erforderlich sind, um den Prozess abzuschließen. Jeder Geschäftsprozess kann von Mapping profitieren.

Wenn Sie speziell etwas über die Verbesserung von Geschäftsprozessen wissen möchten, sehen Sie sich dies an:

Geschäftsprozessverbesserung: Was ist das und wie wird es umgesetzt?

Für prozedurale Aufgaben verwenden einige Organisationen Prozesslandkarten, die Workflow-Diagrammen ähneln, damit die Mitarbeiter wissen, welche Maßnahmen in einem Prozessablauf zu ergreifen sind. Die Prozesszuordnung wird normalerweise verwendet, um Unternehmensausführungsstandards oder -verfahren zu definieren.

Da Sie bereits über Prozess-Mapping lesen, gehen wir davon aus, dass Sie sich zumindest einiger Vorteile bewusst sind. Lesen Sie diesen Abschnitt jedoch gründlich durch, da er dazu beitragen wird, Ihre Mitmenschen zu beruhigen!

Da Sie bereits über Prozess-Mapping lesen, gehen wir davon aus, dass Sie sich zumindest einiger Vorteile bewusst sind. Lesen Sie diesen Abschnitt jedoch gründlich durch, da er dazu beitragen wird, Ihre Mitmenschen zu beruhigen!

• Es erleichtert Teammitgliedern, Stakeholdern oder Kunden die effektive Kommunikation über den Prozess
• Es ist vorteilhaft für Szenariotests und Was-wäre-wenn-Kontexte.
• Kann als Marketinginstrument eingesetzt werden, um Investoren oder Industriekunden die Zuverlässigkeit Ihrer Organisationsprozesse zu demonstrieren.
• Wird für viele Arten von Standards und Zertifizierungen benötigt, z. B. ISO 9000.
• Verbessert die Lesbarkeit der Prozessdokumentation
• Verbessern Sie das Verständnis für die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten.
• Hilft bei der Identifizierung von Fehlern im Prozess und wo Verbesserungen vorgenommen werden sollten, und unterstützt Teams beim Brainstorming von Ideen für Verbesserungen oder neue Änderungen, die dazu beitragen, Herausforderungen wie Mitarbeiterbindung, Umsatzrückgang usw. zu bewältigen.
• Hilft bei der Reduzierung der Kosten im Zusammenhang mit der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen
• Erleichtert die Reduzierung der mit dem Innovationsprozess verbundenen Kosten
• Stärkung der Teamarbeit und Mitarbeiterzufriedenheit
• Kann zur Schulung der Mitarbeiter als Lernmaterial verwendet werden.
• Hilft bei der Verbesserung der Effizienz von Arbeitsprozessen

Wann müssen Sie eine Prozesskarte erstellen?

Wenn die Steigerung der Effektivität Ihre offensichtliche Priorität ist, ist es möglicherweise an der Zeit, eine Prozesslandkarte zu erstellen, um einen Gesamtüberblick über Ihren Prozess zu erhalten, bevor Sie sich mit detaillierteren Fortschritten befassen.

Die Einstellung von Beratern zur Bewertung Ihrer Prozesse kann zwar vorteilhaft sein, dies kann jedoch auch intern mit einem Low-Code-Workflow-Builder erfolgen.

Eine Prozesslandkarte ist neben der Effizienz in folgenden Situationen erforderlich:

• Wenn weitere Spezifikationen zu einem Prozess benötigt werden
• Wenn Teams Ideen zur Prozessverbesserung generieren müssen
• Wenn eine Gruppe danach strebt, die Konnektivität zu verbessern,
• Bei fehlender Prozessdokumentation
• Wenn Teams Fehler erkennen müssen, die zu Verzögerungen, Unsicherheit oder Nacharbeit führen.

Beispiele für Prozesszuordnungen

Sie können auf verschiedene Arten mit der Erstellung einer Prozessdokumentation beginnen, um einen Prozess zu entwerfen. Sie können Flussdiagramme, Diagramme, Mindmaps oder was immer Sie sich vorstellen, verwenden, aber es gibt einige weit verbreitete und anerkannte Methoden.

Im Folgenden finden Sie eine Liste verschiedener Arten von Prozessabbildungen zusammen mit einer kurzen Beschreibung, wann sie verwendet werden können. Wählen Sie die richtige Art von Prozesslandkarte für Ihre wichtigsten Ziele.

1. Grundlegende Flussdiagramme

Ein einfaches Flussdiagramm ist eine einfache Karte, die die Schritte eines Prozesses sowie seine Eingaben und Ausgaben darstellt. Ein Flussdiagramm kann so einfach wie eine visuelle Darstellung von Prozessschritten oder so komplex wie ein Bereitstellungs- oder Top-Down-Flussdiagramm sein.

Wann bewerben:

• Um neue Projekte zu entwickeln
• Erstellen und Dokumentieren eines Prozesses zur Problemlösung
• Um Teams dabei zu unterstützen, Ideen besser zu kommunizieren
• Workflow-Analyse und -Management

Zeichenanleitung:

Hier ist ein einfaches Flussdiagramm, das Ihnen hilft, zu lernen, wie man sie herstellt.

Wenn Sie genauer auf die Flussdiagrammzuordnung eingehen möchten, probieren Sie eine davon aus

1. Hohes Prozess-Mapping
2. Detailliertes Prozess-Mapping
3. Funktionsübergreifend

2. SIPOC

Ein SIPOC-Diagramm ist eine übergeordnete Prozesskarte, die zu einem detaillierten Diagramm führt. Obwohl es zunächst schwierig erscheint, ist es eine der intuitivsten und praktischsten Methoden, um Phasen eines Prozesses schnell zu verstehen, wenn Dinge mit Ein- und Ausgängen beginnen und enden.

Wann verwenden:

• Identifizieren Sie die Schlüsselelemente eines Prozesses, bevor Sie eine detaillierte Karte erstellen
• Um den Umfang komplexer Prozesse zu definieren.
• In Maßstufen der DMAIC-Methodik

Wie man zeichnet?

Um ein SIPOC-Diagramm zu erstellen und zu verstehen, verwenden Sie in jeder Phase die folgenden Eingabeaufforderungen, um den Zweck des Flusses besser zu verstehen:

• Lieferant: Wer gibt die Daten ein, um den Prozess zu starten?
• Input: Was gibt diese Person ein?
• Prozess: Was werden Sie mit diesen Informationen tun?
• Output: Was ist das Ergebnis der Verarbeitung?
• Kunde: An wen haben Sie die verarbeiteten Daten geliefert? Überprüfen Sie das SIPOC-Diagramm mit dem Projektmanager und anderen Beteiligten.

Der Rahmen für ein SIPOC-Diagramm, wenn es implementiert ist, ist unten dargestellt:

3. Diagramm der Wertstromanalyse (VSM)

Ein Value Stream Mapping (VSM)-Diagramm ist eines der sieben Lean-Prinzipien, das eine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen darstellt, indem der Wert eines Geschäftsprozesses abgebildet wird. Es ist eine visuelle Darstellung aller Kundeninteraktionen und des Werts, den sie bieten.

Wann bewerben:

• Dokumentation, Analyse und Verbesserung des Informations- und Materialflusses
• Aufzeichnen von Metriken der Inputs und Outputs von Prozessschritten
• Einblick in die Entscheidungsfindung und den Prozessablauf gewinnen
• Um zu bestimmen, wo zukünftige Projekte oder Teilprojekte fokussiert werden sollten

Wie man zeichnet?

Eine Wertstromkarte integriert alle diese Schritte, bietet eine umfassende Visualisierung aller Mehrwerte oder verschwenderischen Praktiken und ermöglicht es Ihnen, Wege zur Verbesserung des Wertschöpfungsprozesses zu analysieren und zu identifizieren.

Ein VSM sieht wie folgt aus:

4. BPNM-Diagramm

BPMN ist die am weitesten verbreitete Methode zur Prozessabbildung und verwendet Flussdiagrammsymbole, um eine grafische Darstellung des Prozesses zu erstellen, z. B. Ovale für den Start- und Endpunkt, Rechtecke für Aufgaben/Schritte, Rauten für Entscheidungspunkte und Pfeile zur Kennzeichnung des Prozesses Durchflussrichtung.

Wann zu verwenden

• Es kann verwendet werden, um Ihren Ist-Zustand zu verstehen. Im Verlauf des Projekts kann ein Soll-Modell erstellt werden.
• Frühe Modelle werden höchstwahrscheinlich Darstellungen des Prozesses auf hoher Ebene sein.
• BPMN wird verwendet, wenn es wichtig ist, die Schritte zu verstehen, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind, die Reihenfolge, in der diese Schritte ausgeführt werden müssen, und wer für die Fertigstellung der Arbeit verantwortlich ist.

Verwandt:

Alles, was Sie über Agile BPM im Jahr 2022 wissen müssen

Wie man zeichnet?

Das Ergebnis sieht in etwa so aus.

5. Swimlane-Prozesskarte

Eine Swimlane-Prozesskarte kann Ihnen dabei helfen, die Arbeit zu verfolgen, die zwischen Teams oder Abteilungen übertragen wird. Aufgaben, Dokumente, Daten und andere Elemente können enthalten sein. Wie der Name schon sagt, wird der gewählte Prozess von links nach rechts abgebildet und ähnelt Schwimmbahnen im Schwimmbecken. Hier ist, wann es verwendet werden sollte

Wann zu verwenden

• Um die Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen oder Abteilungen abzugrenzen
• Identifizieren von Engpässen, Redundanzen und irrelevanten Schritten zur Rationalisierung von Prozessen
• Sicherstellen, dass alle notwendigen Parteien in einen Prozess einbezogen werden
• Erstellen Sie standardisierte Arbeitsprozesse und dokumentieren Sie diese in Formaten, die leicht geteilt werden können

Wie man zeichnet?

So funktioniert es:

Die verschiedenen am Prozess beteiligten Akteure sind links aufgeführt. Sie katalysieren den Prozess. Das Ergebnis eines Prozesses wird rechts angezeigt.

Die eigentlichen Schwimmbahnen befinden sich in der Mitte. Hier ist ein Beispiel für die Verwendung eines Swimlane-Diagramms zur Abbildung eines komplexen Prozesses

Wie erstellt man eine Prozesslandkarte?

Jetzt wissen Sie, was Prozessabbildungssymbole sind und welche Arten von Prozessabbildungen es gibt? Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um eine effiziente Prozesslandkarte zu erstellen

Schritt 1: Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse, die abgebildet werden müssen

Bestimmen Sie, wo Sie beginnen möchten. Ist es der Prozess selbst, der fehlschlägt? Ist es der Prozess, um den sich Ihre neue Strategie dreht? Oder ist es der Prozess, der sich direkt auf die Kundenzufriedenheit auswirkt?

Geben Sie ihm danach einen Namen.

Schritt 2: Erstellen Sie das geeignete Team

Alle Prozessbeteiligten müssen dazu beitragen, dass bei der Abbildung alle Aspekte des Prozesses abgedeckt werden. Diejenigen, die die Arbeit erledigen, den Prozess verwalten und Feedback geben, sollten alle im richtigen Team sein.

Schritt 3: Stellen Sie alle erforderlichen Daten zusammen

• Wo beginnt das Verfahren und wo endet es?
• Was sind die Schritte zwischen diesen beiden Positionen?
• Was sind die Inputs und Outputs des Prozesses?
• Wer ist wofür verantwortlich? Wann, wo und wie?

Schritt 4: Ordnen Sie die Schritte in einer logischen Reihenfolge an

Bitten Sie Ihr Team, jeden Schritt in sequentieller Reihenfolge von Anfang bis Ende anzuordnen.

Schritt 5: Erstellen Sie eine Baseline-Prozesslandkarte.

Erstellen Sie eine Prozesslandkarte, die die Landkarte so darstellt, wie sie derzeit existiert.

Schritt 6: Verbesserungen erstellen und verfolgen

Beginnen Sie damit, die Änderungen in kleinerem Umfang umzusetzen. Wenn sie sich als effektiver erweisen, können sie in größerem Umfang eingesetzt werden. Untersuchen Sie den neuen und verbesserten Prozess, um zu sehen, wie er funktioniert und ob er weiter verbessert werden muss.

Verwandt:

Projekt- vs. Prozessmanagement – ​​Hauptunterschiede

Checkliste für die Prozessabbildung

• Beginnen Sie damit, die Start- und Endpunkte des Prozesses zu identifizieren, bevor Sie die Prozessschritte identifizieren. Dies hilft, Grenzen zu bilden.
• Gestalten Sie Ihre Prozesslandkarten für jeden in Ihrer Organisation so leicht lesbar und verständlich wie möglich.
• Nehmen Sie nur die notwendigen Informationen auf Ihrer Karte auf. Nicht weniger und nicht mehr als das, was erforderlich ist, um verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren
• Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Verfahren befolgen. Verwenden Sie beim Zeichnen Kartensymbole, um Verwirrung zu vermeiden.
• Beziehen Sie alle wichtigen Beteiligten in den Kartierungsprozess ein, um zu vermeiden, dass wichtige Informationen oder Schritte verpasst werden.
• Verwenden Sie aus Effizienzgründen eine Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen, mit der Sie schnell zeichnen und in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.

Ein letztes Wort zur Prozessabbildung

Die Prozessabbildung ist nicht nur für die Prozessdokumentation unerlässlich; Sie sind auch eine beliebte Methode zur Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Befolgen Sie den Leitfaden, um effiziente Geschäftsprozessabbildungen zu erstellen, und teilen Sie alle Bedenken mit, die Sie haben, auch wenn Sie eine andere Prozessabbildungstechnik verwenden.

Mehr Ressourcen:

• Die 10 besten Bewertungen von Prozessmanagement-Software 2022
• 10 Top-Tools zur Prozessverbesserung, die Sie brauchen
• Erfahren Sie mehr über den Projektbewertungsprozess
• Prozessmanagement-Software – Die 8 besten Tools für den Einsatz im Jahr 2022