프로세스 매핑을 위한 프로젝트 관리자 가이드

계획이 없는 아이디어는 꿈에 불과합니다. 회사나 조직을 위해 새로운 전략을 실행하고 싶지만 어디서부터 시작해야 할지 불확실한 상황에 처할 수 있습니다. 아이디어를 실현하려면 먼저 아이디어를 정리하고 계획을 세워야 합니다.

프로세스 맵을 사용하면 위에서 아래로 전체 워크플로를 최적화할 수 있습니다. 기업이 마감일을 맞추기 위해 운영을 확장하는 방법입니다. 프로세스 설정은 회사 내에서 비즈니스 또는 새 팀을 설립한 후 신속하게 이루어집니다.

내부 프로세스에 정통한 인력이 있는 잘 정립된 회사에서도 규정 준수를 보장하고 신입 직원을 교육하며 개선 기회를 식별하기 위해 워크플로를 문서화해야 합니다. 그렇기 때문에 신규 기업이든 설립 기업이든 프로세스 매핑이 유용합니다.

프로세스 매핑이 조직에 어떻게 도움이 되는지 알아보세요. 프로세스 매핑에 대한 가이드는 프로세스 매핑이 작동하는 방식(예제 포함), 프로세스 매핑의 이점, 팀의 프로젝트 계획 및 커뮤니케이션을 개선하기 위해 프로세스 맵을 만드는 방법을 배우는 데 도움이 됩니다.

일부 프로젝트가 실패하는 이유를 알고 싶거나 고객 만족을 달성하거나 전략적 비전을 계획하고 싶다면 프로세스 매핑이 시작하는 단계입니다.

프로세스 매핑이란 무엇입니까?

프로세스 매핑은 프로세스가 어떻게 작동하는지 더 잘 이해하기 위해 사용되는 시각적 전략입니다. 일반적으로 비즈니스 프로세스의 워크플로 또는 모든 단계를 나타내는 다이어그램이 포함됩니다.

워크플로 다이어그램을 사용하는 프로세스 매핑의 목표는 프로세스 또는 프로세스 집합이 어떻게 관련되고 효과적으로 작동하는지 더 깊이 이해하는 것입니다. 프로세스를 매핑하면 다음을 알 수 있습니다.

• 회사가 하는 일을 특성화하십시오.
• 진행 중인 작업을 누가 담당하는지 확인합니다.
• 프로세스의 시작과 끝점 결정(프로세스의 출력 또는 최종 결과)
• 프로세스의 성공에 기여(또는 방지)하는 측면을 분류합니다.

또한 비즈니스 프로세스 매핑을 사용하면 특정 목표와 측정, 추적 및 비즈니스의 궁극적인 목표와 비교할 방법을 선택할 수 있습니다. 여기에는 특정 프로세스가 회사의 전체 목표 및 기능에 부합하는지 여부를 결정하는 것이 포함됩니다.

프로세스 매핑은 모든 유형의 프로세스를 시각화하는 데 사용할 수 있지만 프로세스 분석, 교육, 통합 및 지속적인 개선에 가장 자주 사용됩니다. 복잡한 프로세스를 전달하거나 지정된 프로세스 내에서 반복되는 문제를 해결하거나 여러 팀 구성원의 책임을 조정하는 데 유용합니다.

사업성취를 위한 프로세스 매핑의 의의

프로세스 매핑을 사용하면 프로세스가 작동하는 방식, 프로세스를 향상 또는 축소할 수 있는 방법, 프로세스를 완료하는 데 필요한 단계 수를 빠르게 이해할 수 있습니다. 모든 비즈니스 프로세스는 매핑의 이점을 얻을 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 개선에 대해 구체적으로 알고 싶다면 다음을 확인하십시오.

비즈니스 프로세스 개선: 그것이 무엇이며 어떻게 구현합니까?

절차적 작업의 경우 일부 조직에서는 워크플로 다이어그램과 유사한 프로세스 맵을 사용하므로 직원은 프로세스 워크플로에서 어떤 조치를 취해야 하는지 알 수 있습니다. 프로세스 매핑은 일반적으로 회사 실행 표준 또는 절차를 정의하는 데 사용됩니다.

이미 프로세스 매핑에 대해 읽고 있으므로 최소한 몇 가지 이점을 알고 있다고 추측합니다. 그러나 이 부분은 주변 사람들을 안심시키는 데 도움이 될 것이므로 철저히 읽으십시오!

이미 프로세스 매핑에 대해 읽고 있으므로 최소한 몇 가지 이점을 알고 있다고 추측합니다. 그러나 이 부분은 주변 사람들을 안심시키는 데 도움이 될 것이므로 철저히 읽으십시오!

• 팀 구성원, 이해 관계자 또는 고객이 프로세스에 대해 효과적으로 의사 소통할 수 있도록 합니다.
• 시나리오 테스트 및 가정 컨텍스트에 유용합니다.
• 투자자 또는 산업 고객에게 조직 프로세스의 신뢰성을 입증하기 위한 마케팅 도구로 사용할 수 있습니다.
• ISO 9000과 같은 다양한 유형의 표준 및 인증에 필요합니다.
• 프로세스 문서의 가독성 향상
• 관련된 사람들의 역할과 책임에 대한 이해를 높입니다.
• 프로세스의 결함과 개선해야 할 부분을 식별하고 직원 유지, 수익 감소 등과 같은 문제를 해결하는 데 도움이 될 개선 또는 새로운 변경에 대한 아이디어를 브레인스토밍하는 데 팀을 지원합니다.
• 제품 및 서비스 개발과 관련된 비용 절감에 도움
• 혁신 프로세스와 관련된 비용 절감 촉진
• 팀워크 및 직원 만족도 강화
• 직원을 학습 자료로 교육하는 데 사용할 수 있습니다.
• 작업 프로세스의 효율성 향상에 도움

프로세스 맵을 생성해야 하는 경우

효율성을 높이는 것이 분명한 우선 순위인 경우 더 자세한 개선 사항에 대해 알아보기 전에 프로세스를 크게 볼 수 있는 프로세스 맵을 만들어야 할 수 있습니다.

컨설턴트를 고용하여 프로세스를 평가하는 것이 유리할 수 있지만 이는 로우 코드 워크플로 빌더를 사용하여 사내에서 수행할 수도 있습니다.

효율성 외에도 다음과 같은 상황에서 프로세스 맵이 필요합니다.

• 프로세스에 대한 추가 사양이 필요한 경우
• 팀이 프로세스 개선 아이디어를 생성해야 하는 경우
• 그룹이 연결성을 강화하기 위해 노력할 때,
• 프로세스 문서가 부족한 경우
• 팀이 지연, 불확실성 또는 재작업으로 이어지는 결함을 감지해야 하는 경우.

프로세스 매핑 예

다양한 방법으로 프로세스 문서 작성을 시작하여 프로세스를 설계할 수 있습니다. 순서도, 다이어그램, 마인드 맵 또는 상상하는 모든 것을 사용할 수 있지만 널리 사용되고 인정되는 몇 가지 방법론을 사용할 수 있습니다.

다음은 다양한 유형의 프로세스 맵 목록과 각각을 사용할 수 있는 경우에 대한 간략한 설명입니다. 주요 대상에 적합한 유형의 프로세스 맵을 선택하십시오.

1. 기본 순서도

기본 순서도는 프로세스의 단계와 입력 및 출력을 나타내는 간단한 맵입니다. 순서도는 프로세스 단계를 시각적으로 표현하는 것처럼 간단할 수도 있고 배포 또는 하향식 순서도처럼 복잡할 수도 있습니다.

신청 시기:

• 새로운 프로젝트를 고안하기 위해
• 문제 해결을 위한 프로세스를 만들고 문서화하기 위해
• 팀이 아이디어를 더 잘 전달할 수 있도록 지원
• 워크플로 분석 및 관리

그리기 지침:

다음은 만드는 방법을 배우는 데 도움이 되는 간단한 순서도 그림입니다.

순서도 매핑에 대해 더 자세히 알고 싶다면 다음 중 하나를 시도해 보십시오.

1. 하이 프로세스 매핑
2. 세부 프로세스 매핑
3. 교차 기능

2. SIPOC

SIPOC 다이어그램은 상세한 다이어그램을 생성하는 상위 레벨 프로세스 맵입니다. 처음에는 어려워 보이지만 입력과 출력으로 시작하고 끝나는 프로세스 단계를 빠르게 이해할 수 있는 가장 직관적이고 실용적인 방법 중 하나입니다.

사용 시기:

• 상세한 지도를 만들기 전에 프로세스의 핵심 요소를 식별합니다.
• 복잡한 프로세스의 범위를 정의합니다.
• DMAIC 방법론의 측정 단계에서

그리는 방법?

SIPOC 다이어그램을 만들고 파악하려면 각 단계에서 다음 프롬프트를 사용하여 흐름의 목적을 더 잘 이해하십시오.

• 공급자: 프로세스를 시작하기 위해 누가 데이터를 입력합니까?
• 입력: 이 사람은 무엇을 넣습니까?
• 프로세스: 이 정보로 무엇을 하시겠습니까?
• 출력: 처리 결과는 무엇입니까?
• 고객: 처리된 데이터를 누구에게 전달했습니까? 프로젝트 관리자 및 기타 이해 관계자와 함께 SIPOC 다이어그램을 확인하십시오.

구현된 SIPOC 다이어그램의 프레임워크는 다음과 같습니다.

3. 가치 흐름 매핑(VSM)의 다이어그램

VSM(Value Stream Mapping) 다이어그램은 비즈니스 프로세스의 가치를 매핑하여 비즈니스 프로세스를 지속적으로 개선하는 방법론인 7가지 린 원칙 중 하나입니다. 이는 모든 고객 상호 작용과 그들이 제공하는 가치를 시각적으로 표현한 것입니다.

신청 시기:

• 정보 및 자료의 흐름을 문서화, 분석 및 개선하기 위해
• 프로세스 단계 입력 및 출력의 메트릭을 기록하려면
• 의사 결정 및 프로세스 흐름에 대한 통찰력 획득
• 향후 프로젝트 또는 하위 프로젝트에 초점을 맞춰야 하는 위치를 결정하려면

그리는 방법?

가치 흐름 맵은 이러한 모든 단계를 통합하고 모든 부가 가치 또는 낭비 관행에 대한 큰 그림을 시각화하고 가치 전달 프로세스를 개선하는 방법을 분석하고 식별할 수 있도록 합니다.

VSM은 다음과 같이 나타납니다.

4. BPNM 다이어그램

BPMN은 가장 널리 사용되는 프로세스 매핑 방법이며 순서도 기호를 사용하여 시작 및 끝점을 위한 타원, 작업/단계를 위한 직사각형, 결정 지점을 위한 다이아몬드, 프로세스를 나타내는 화살표와 같은 프로세스의 그래픽 표현을 생성합니다. 흘러가는 방향.

사용 시기

• As-Is 상태를 이해하는 데 사용할 수 있으며 프로젝트가 진행됨에 따라 To-Be 모델을 만들 수 있습니다.
• 초기 모델은 프로세스의 상위 수준 표현일 가능성이 큽니다.
• BPMN은 작업을 완료하는 데 필요한 단계, 해당 단계를 완료해야 하는 순서 및 작업 완료 책임을 이해하는 것이 중요할 때 사용됩니다.

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그리는 방법?

결과는 다음과 같습니다.

5. 스윔 레인 프로세스 맵

스윔 레인 프로세스 맵은 팀이나 부서 간에 전달되는 작업을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 작업, 문서, 데이터 및 기타 항목이 포함될 수 있습니다. 이름에서 알 수 있듯이 선택한 프로세스는 왼쪽에서 오른쪽으로 매핑되며 수영장 수영 레인과 유사합니다. 다음은 사용해야 할 때입니다.

사용 시기

• 특정 개인 또는 부서의 책임을 설명하기 위해
• 병목 현상, 중복 및 프로세스 능률화를 위한 관련 없는 단계 식별
• 모든 필요한 당사자가 프로세스에 포함되도록 하기 위해
• 표준화된 작업 프로세스를 생성하고 쉽게 공유할 수 있는 형식으로 문서화

그리는 방법?

작동 방식은 다음과 같습니다.

프로세스에 관련된 다양한 행위자가 왼쪽에 나열됩니다. 그들은 과정을 촉진합니다. 프로세스의 결과가 오른쪽에 표시됩니다.

실제 수영 레인은 중앙에 있습니다. 다음은 복잡한 프로세스를 매핑하기 위해 스윔 레인 다이어그램을 사용하는 방법의 예입니다.

프로세스 맵을 구성하는 방법?

이제 프로세스 매핑 기호가 무엇이며 어떤 유형의 프로세스 맵이 존재하는지 알았습니다. 효율적인 프로세스 맵을 만들기 위해 수행해야 하는 단계는 다음과 같습니다.

1단계: 매핑해야 하는 프로세스에 집중

시작하려는 위치를 결정합니다. 실패한 프로세스 자체입니까? 새로운 전략과 관련된 프로세스입니까? 아니면 고객 만족도에 직접적인 영향을 미치는 프로세스입니까?

그런 다음 이름을 지정하십시오.

2단계: 적절한 팀 만들기

프로세스에 관련된 모든 사람은 매핑할 때 프로세스의 모든 측면을 다룰 수 있도록 기여해야 합니다. 작업을 수행하고 프로세스를 관리하고 피드백을 제공하는 사람들은 모두 올바른 팀에 있어야 합니다.

3단계: 필요한 모든 데이터 컴파일

• 절차는 어디에서 시작되고 어디에서 종료됩니까?
• 이 두 위치 사이의 단계는 무엇입니까?
• 프로세스의 입력과 출력은 무엇입니까?
• 누가 무엇에 대해 책임이 있습니까? 언제, 어디서, 어떻게?

4단계: 단계를 논리적 순서로 정렬

팀이 각 단계를 처음부터 끝까지 순차적으로 정렬하도록 요청하십시오.

5단계: 기준 프로세스 맵을 만듭니다.

현재 존재하는 맵을 나타내는 프로세스 맵을 만듭니다.

6단계: 개선 사항 생성 및 추적

더 작은 규모로 변경 사항을 구현하는 것부터 시작하십시오. 더 효과적인 것으로 판명되면 더 큰 규모로 사용할 수 있습니다. 새롭고 개선된 프로세스를 검토하여 작동 방식과 추가 개선이 필요한지 확인하십시오.

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프로세스 매핑 체크리스트

• 프로세스 단계를 식별하기 전에 프로세스의 시작과 끝 지점을 식별하는 것으로 시작하십시오. 이것은 한계를 형성하는 데 도움이 됩니다.
• 조직의 모든 사람이 가능한 한 쉽게 읽고 이해할 수 있도록 프로세스 맵을 만드십시오.
• 지도에 필요한 정보만 포함하십시오. 개선할 영역을 식별하는 데 필요한 것 이상도 이하도 아닙니다.
• 적절한 절차를 따르고 있는지 확인하십시오. 혼동을 피하기 위해 그림을 그릴 때 지도 기호를 사용하십시오.
• 중요한 정보나 단계를 놓치지 않도록 매핑 프로세스에 모든 주요 이해 관계자를 포함합니다.
• 효율성을 위해 실시간으로 팀과 빠르게 협업하고 협업할 수 있는 비즈니스 프로세스 매핑 소프트웨어를 사용하십시오.

프로세스 매핑에 대한 마지막 말

프로세스 매핑은 프로세스 문서화에 필수적일 뿐만 아니라; 또한 인기 있는 비즈니스 프로세스 개선 방법론이기도 합니다.

가이드를 따라 효율적인 비즈니스 프로세스 맵을 만들고 다른 프로세스 매핑 기술을 사용하더라도 우려 사항을 공유하십시오.

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