Ghidul managerului de proiect pentru maparea proceselor

O idee fără plan nu este altceva decât un vis. Este posibil să vă aflați într-o situație în care doriți să implementați o nouă strategie pentru compania sau organizația dvs., dar nu sunteți sigur de unde să începeți. Pentru ca ideile tale să devină realitate, trebuie mai întâi să le organizezi și să elaborezi un plan.

O hartă a proceselor vă permite să optimizați întregul flux de lucru de sus în jos. Acesta este modul în care companiile își extind operațiunile pentru a respecta termenele limită. Configurarea proceselor urmează rapid înființarea unei afaceri sau a unei noi echipe în cadrul unei companii.

Chiar și în companiile bine stabilite, cu o forță de muncă care este bine versată în procesele interne, documentarea fluxurilor de lucru este necesară pentru a asigura conformitatea, formarea de noi angajați și identificarea oportunităților de îmbunătățire. De aceea, indiferent dacă o companie este nouă sau stabilită, cartografierea proceselor este benefică

Explorați modul în care maparea proceselor vă poate ajuta organizația. Ghidul nostru despre maparea proceselor vă va ajuta să învățați cum funcționează maparea proceselor (cu exemple), beneficiile mapării proceselor și cum să creați o hartă a proceselor pentru a îmbunătăți planificarea și comunicarea proiectelor echipei dvs.

Dacă doriți să știți de ce unele dintre proiectele dvs. eșuează, să obțineți satisfacția clienților sau să planificați o viziune strategică, maparea proceselor este pasul de început.

Ce este Process Mapping?

Maparea proceselor este o strategie vizuală folosită pentru a înțelege mai bine cum va funcționa un proces. De obicei, include o diagramă care descrie fluxul de lucru sau toate etapele unui proces de afaceri.

Scopul mapării proceselor, care utilizează o diagramă a fluxului de lucru, este de a obține o înțelegere mai profundă a modului în care un proces sau un set de procese se relaționează și funcționează eficient. Prin maparea proceselor dvs., puteți ajunge să cunoașteți următoarele:

• Caracterizați ceea ce face o companie.
• Recunoașteți cine este responsabil de ceea ce este în proces.
• Determinați începutul și finalul unui proces (ieșirea sau rezultatul final al unui proces)
• Clasificați aspectele care contribuie la (sau împiedică) succesul unui proces.

Maparea proceselor de afaceri vă permite, de asemenea, să selectați un anumit obiectiv și un mod de măsurare, urmărire și comparare cu scopul final al afacerii dvs. Aceasta include determinarea dacă un anumit proces este în conformitate cu obiectivele generale și funcționalitatea companiei.

Deși maparea proceselor poate fi utilizată pentru a vizualiza orice tip de proces, este folosită cel mai frecvent pentru analiza proceselor, instruire, integrare și îmbunătățiri continue. Ele sunt utile pentru comunicarea unui proces complex, abordarea unei probleme recurente în cadrul unui proces dat sau coordonarea responsabilităților mai multor membri ai echipei.

Semnificația cartografierii proceselor pentru realizarea afacerii

Maparea proceselor vă permite să înțelegeți rapid cum funcționează procesele, cum pot fi îmbunătățite sau restrânse și câți pași sunt necesari pentru a finaliza procesul. Orice proces de afaceri poate beneficia de cartografiere.

Dacă doriți în mod special să aflați despre îmbunătățirea procesului de afaceri, verificați acest lucru:

Îmbunătățirea proceselor de afaceri: ce este și cum să o implementați?

Pentru sarcini procedurale, unele organizații folosesc hărți de proces, care sunt similare cu diagramele fluxului de lucru, astfel încât angajații să știe ce măsuri să ia într-un flux de lucru de proces. Maparea proceselor este utilizată de obicei pentru a defini standardele sau procedurile de execuție ale companiei.

Deoarece citiți deja despre maparea proceselor, speculăm că sunteți conștient de cel puțin câteva avantaje. Cu toate acestea, citiți cu atenție această secțiune, deoarece vă va ajuta să îi liniștiți pe cei din jur!

Deoarece citiți deja despre maparea proceselor, speculăm că sunteți conștient de cel puțin câteva avantaje. Cu toate acestea, citiți cu atenție această secțiune, deoarece vă va ajuta să îi liniștiți pe cei din jur!

• Îi face mai ușor pentru membrii echipei, părțile interesate sau clienți să comunice eficient despre proces
• Este benefic pentru testarea scenariilor și contextele ce se întâmplă dacă.
• Poate fi folosit ca instrument de marketing pentru a demonstra investitorilor sau clienților industriali fiabilitatea proceselor dumneavoastră organizaționale.
• Este necesar pentru multe tipuri de standarde și certificări, cum ar fi ISO 9000.
• Îmbunătățește lizibilitatea documentației procesului
• Creșteți înțelegerea rolurilor și responsabilităților celor implicați.
• Ajută la identificarea defectelor în proces și a locurilor în care ar trebui făcute îmbunătățiri și ajută echipele să facă brainstorming idei de îmbunătățire sau noi schimbări care vor ajuta la abordarea provocărilor precum păstrarea angajaților, scăderea veniturilor și așa mai departe.
• Ajută la reducerea costurilor asociate cu dezvoltarea produselor și serviciilor
• Facilitează reducerea costurilor afiliate procesului de inovare
• Consolidați munca în echipă și satisfacția angajaților
• Poate fi folosit pentru instruirea angajaților ca material de învățare.
• Ajută la îmbunătățirea eficienței proceselor de lucru

Când trebuie să generați o hartă de proces

Dacă creșterea eficienței este prioritatea dvs. evidentă, poate fi timpul să creați o hartă a procesului pentru a obține o imagine de ansamblu a procesului dvs. înainte de a vă scufunda în progrese mai detaliate.

Deși angajarea de consultanți pentru a vă evalua procesele poate fi avantajoasă, acest lucru poate fi realizat și în interior, folosind un generator de flux de lucru cu cod redus.

O hartă a procesului este necesară în următoarele situații, pe lângă eficiență:

• Când sunt necesare mai multe specificații despre un proces
• Când echipele trebuie să genereze idei de îmbunătățire a proceselor
• Când un grup se străduiește să îmbunătățească conectivitatea,
• Când documentația procesului lipsește
• Când echipele trebuie să detecteze defecțiuni care duc la întârzieri, incertitudine sau reluare.

Exemple de cartografiere a proceselor

Puteți începe să creați documentația procesului într-o varietate de moduri de a proiecta un proces. Puteți folosi diagrame de flux, diagrame, hărți mentale sau orice vă vine imaginația, dar există unele metodologii utilizate pe scară largă și recunoscute.

Următoarea este o listă a diferitelor tipuri de hărți de proces, împreună cu o scurtă descriere a momentului în care fiecare poate fi utilizată. Alegeți tipul potrivit de hartă a proceselor pentru obiectivele dvs. cheie.

1. Diagrame de bază

O diagramă de flux de bază este o hartă simplă care descrie etapele unui proces, precum și intrările și ieșirile acestuia. O diagramă poate fi la fel de simplă ca o reprezentare vizuală a etapelor procesului sau la fel de complexă ca o diagramă de implementare sau de sus în jos.

Când să aplici:

• Pentru a concepe noi proiecte
• Pentru a crea și a documenta un proces de rezolvare a problemelor
• Pentru a ajuta echipele să comunice mai bine ideile
• Analiza și managementul fluxului de lucru

Instructiuni de desen:

Iată o diagramă simplă care vă va ajuta să învățați cum să le faceți.

Dacă doriți să fiți mai precis despre maparea diagramei flux, încercați una dintre acestea

1. Cartografierea procesului ridicat
2. Cartografiere detaliată a procesului
3. Cross-funcțional

2. SIPOC

O diagramă SIPOC este o hartă de proces la nivel înalt care are ca rezultat o diagramă detaliată. Deși pare dificil la început, este una dintre cele mai intuitive și practice metode de înțelegere rapidă a fazelor unui proces când lucrurile încep și se termină cu intrări și ieșiri.

Când să utilizați:

• Identificați elementele cheie ale unui proces înainte de a crea o hartă detaliată
• Pentru a defini domeniul de aplicare al proceselor complexe.
• În etapele de măsură ale metodologiei DMAIC

Cum să desenezi?

Pentru a crea și a înțelege o diagramă SIPOC, utilizați următoarele solicitări în fiecare fază pentru a înțelege mai bine scopul fluxului:

• Furnizor: cine introduce datele pentru a începe procesul?
• Intrare: Ce pune această persoană?
• Proces: Ce vei face cu aceste informații?
• Rezultat: Care este rezultatul procesării?
• Client: Cui i-ați livrat datele prelucrate? Verificați diagrama SIPOC cu managerul de proiect și cu alte părți interesate.

Cadrul pentru o diagramă SIPOC atunci când este implementată este prezentat mai jos:

3. Diagrama de mapare a fluxului de valori (VSM)

O diagramă Value Stream Mapping (VSM) este unul dintre cele șapte principii Lean, care este o metodologie pentru îmbunătățirea continuă a proceselor de afaceri prin maparea valorii unui proces de afaceri. Este o reprezentare vizuală a tuturor interacțiunilor cu clienții și a valorii pe care acestea o oferă.

Când să aplici:

• Pentru a documenta, analiza și îmbunătăți fluxul de informații și materiale
• Pentru a înregistra valorile intrărilor și ieșirilor etapelor de proces
• Pentru a obține o perspectivă asupra procesului de luare a deciziilor și a fluxului de proces
• Pentru a determina unde ar trebui să se concentreze proiectele sau subproiectele viitoare

Cum să desenezi?

O hartă a fluxului de valoare integrează toți acești pași, oferă o imagine de ansamblu a tuturor practicilor cu valoare adăugată sau risipitoare și vă permite să analizați și să identificați modalități de îmbunătățire a procesului de livrare a valorii.

Un VSM apare după cum urmează:

4. Diagrama BPNM

BPMN este cea mai utilizată metodologie de cartografiere a procesului și folosește simboluri de diagramă de flux pentru a crea o reprezentare grafică a procesului, cum ar fi ovale pentru punctul de început și punctul final, dreptunghiuri pentru sarcini/pași, romburi pentru punctele de decizie și săgeți pentru a indica procesul. directie de curgere.

Când să utilizați

• Poate fi folosit pentru a înțelege starea dvs. așa cum este, un model To-Be poate fi creat pe măsură ce proiectul progresează.
• Modelele timpurii vor fi cel mai probabil reprezentări la nivel înalt ale procesului.
• BPMN este utilizat atunci când este esențial să înțelegem pașii necesari pentru a finaliza o sarcină, ordinea în care acești pași trebuie finalizați și cine este responsabil pentru finalizarea lucrării.

Legate de:

Tot ce trebuie să știți despre Agile BPM în 2022

Cum să desenezi?

Rezultatul arată cam așa.

5. Harta procesului pentru banda de înot

O hartă a procesului de cale de înot vă poate ajuta să urmăriți munca care este transmisă între echipe sau departamente. Pot fi incluse sarcini, documente, date și alte elemente. După cum sugerează și numele, procesul ales este mapat de la stânga la dreapta și seamănă cu benzile de înot din piscină. Iată când ar trebui folosit

Când să utilizați

• Pentru a delimita responsabilitățile specifice ale persoanelor sau departamentelor
• Pentru a identifica blocajele, redundanțele și pașii externi pentru eficientizarea proceselor
• Pentru a se asigura că toate părțile necesare sunt incluse într-un proces
• Pentru a crea procese de lucru standardizate și a le documenta în formate care pot fi partajate cu ușurință

Cum să desenezi?

Asa functioneaza:

Diferiții actori implicați în proces sunt enumerați în stânga. Ele catalizează procesul. Rezultatul unui proces este afișat în dreapta.

Benzile de înot efective sunt situate în centru. Iată un exemplu despre cum să utilizați o diagramă a benzii de înot pentru a mapa un proces complex

Cum se construiește o hartă a procesului?

Acum că știți ce simboluri de mapare a proceselor sunt și ce tipuri de hărți de proces există? Iată pașii pe care trebuie să-i faceți pentru a realiza o hartă eficientă a procesului

Pasul 1: Concentrați-vă pe procesele care trebuie mapate

Stabilește de unde vrei să începi. Este procesul în sine cel care eșuează? Este procesul de care se referă noua ta strategie? Sau este procesul care are un impact direct asupra satisfacției clienților?

După aceea, dă-i un nume.

Pasul 2: Creați echipa corespunzătoare

Toți cei implicați în proces trebuie să contribuie pentru a se asigura că, la cartografierea acestuia, fiecare aspect al procesului este acoperit. Cei care fac munca, gestionează procesul și oferă feedback ar trebui să fie cu toții în echipa potrivită.

Pasul 3: compilați toate datele necesare

• Unde începe procedura și unde se oprește?
• Care sunt pașii dintre aceste două poziții?
• Care sunt intrările și ieșirile procesului?
• Cine este responsabil pentru ce? Când, unde și cum?

Pasul 4: Aranjați pașii într-o ordine logică

Solicitați ca echipa dvs. să aranjeze fiecare pas în ordine secvențială de la început până la sfârșit.

Pasul 5: Creați o hartă a procesului de referință.

Creați o hartă a procesului care ilustrează harta așa cum există în prezent.

Pasul 6: Creați și urmăriți îmbunătățirile

Începeți prin a implementa modificările la o scară mai mică. Dacă se dovedesc a fi mai eficiente, pot fi folosite la scară mai mare. Examinați procesul nou și îmbunătățit pentru a vedea cum funcționează și dacă trebuie îmbunătățit în continuare.

Legate de:

Managementul proiectelor vs. proceselor – diferențe cheie

Lista de verificare pentru maparea proceselor

• Începeți prin a identifica punctele de început și de sfârșit ale procesului înainte de a identifica pașii procesului. Acest lucru ajută la formarea limitelor.
• Faceți hărțile de proces cât mai ușor de citit și de înțeles posibil pentru toată lumea din organizația dvs.
• Includeți doar informațiile necesare pe harta dvs. Nu mai puțin și nici mai mult decât ceea ce este necesar pentru a identifica zonele de îmbunătățire
• Asigurați-vă că urmați procedura corectă. Pentru a evita confuzia, utilizați simbolurile hărții când desenați.
• Includeți toate părțile interesate cheie în procesul de cartografiere pentru a evita pierderea unor informații sau pași importanți.
• Pentru eficiență, utilizați un software de cartografiere a proceselor de afaceri care vă permite să desenați rapid și să colaborați cu echipa dvs. în timp real.

Un ultim cuvânt despre maparea proceselor

Maparea proceselor nu este esențială doar pentru documentarea procesului; sunt, de asemenea, o metodologie populară de îmbunătățire a proceselor de afaceri.

Urmați ghidul pentru a crea hărți eficiente de proces de afaceri și pentru a împărtăși orice preocupări pe care le aveți, chiar dacă utilizați o altă tehnică de mapare a proceselor.

Mai multe resurse:

• Cele mai bune 10 recenzii ale software-ului de management al proceselor din 2022
• 10 Top instrumente de îmbunătățire a proceselor de care aveți nevoie
• Aflați despre procesul de evaluare a proiectului
• Software de management al proceselor – Cele mai bune 8 instrumente de utilizat în 2022