Guia do Gerente de Projeto para Mapeamento de Processos

Uma ideia sem um plano não passa de um sonho. Você pode estar em uma situação em que deseja implantar uma nova estratégia para sua empresa ou organização, mas não sabe por onde começar. Para tornar suas ideias realidade, você deve primeiro organizá-las e elaborar um plano.

Um mapa de processo permite otimizar todo o fluxo de trabalho de cima para baixo. É como as empresas dimensionam suas operações para cumprir prazos. A configuração de processos acompanha rapidamente o estabelecimento de um negócio ou de uma nova equipe dentro de uma empresa.

Mesmo em empresas bem estabelecidas com uma força de trabalho bem versada em processos internos, a documentação dos fluxos de trabalho é necessária para garantir a conformidade, treinar novos funcionários e identificar oportunidades de melhoria. É por isso que, seja uma empresa nova ou estabelecida, o mapeamento de processos é benéfico

Explore como o mapeamento de processos pode ajudar sua organização. Nosso guia sobre mapeamento de processos ajudará você a aprender como o mapeamento de processos funciona (com exemplos), os benefícios do mapeamento de processos e como criar um mapa de processos para melhorar o planejamento e a comunicação do projeto de sua equipe.

Se você deseja saber por que alguns de seus projetos estão falhando, alcançar a satisfação do cliente ou planejar uma visão estratégica, o mapeamento de processos é o passo a seguir.

O que é Mapeamento de Processos?

O mapeamento de processos é uma estratégia visual usada para entender melhor como um processo funcionará. Geralmente inclui um diagrama que descreve o fluxo de trabalho ou todos os estágios de um processo de negócios.

O objetivo do mapeamento de processos, que usa um diagrama de fluxo de trabalho, é obter uma compreensão mais profunda de como um processo ou conjunto de processos se relaciona e opera de forma eficaz. Ao mapear seus processos, você pode conhecer o seguinte:

• Caracterizar o que uma empresa faz.
• Reconheça quem é responsável pelo que está no processo.
• Determinar o início e os pontos finais de um processo (a saída ou resultado final de um processo)
• Classifique os aspectos que contribuem (ou impedem) o sucesso de um processo.

O mapeamento de processos de negócios também permite que você selecione um objetivo específico e uma maneira de medi-lo, rastreá-lo e compará-lo com o objetivo final do seu negócio. Isso inclui determinar se um processo específico está alinhado com os objetivos gerais e a funcionalidade da empresa.

Embora o mapeamento de processos possa ser usado para visualizar qualquer tipo de processo, é mais frequentemente usado para análise de processos, treinamento, integração e melhorias contínuas. Eles são úteis para comunicar um processo complexo, abordar um problema recorrente em um determinado processo ou coordenar as responsabilidades de vários membros da equipe.

Importância do Mapeamento de Processos para Realização de Negócios

O mapeamento de processos permite compreender rapidamente como os processos funcionam, como eles podem ser aprimorados ou reduzidos e quantas etapas são necessárias para concluir o processo. Qualquer processo de negócios pode se beneficiar do mapeamento.

Se você deseja saber especificamente sobre melhoria de processos de negócios, confira:

Melhoria de processos de negócios: o que é e como implementá-la?

Para tarefas processuais, algumas organizações usam mapas de processo, que são semelhantes aos diagramas de fluxo de trabalho, para que os funcionários saibam quais medidas tomar em um fluxo de trabalho de processo. O mapeamento de processos é normalmente usado para definir padrões ou procedimentos de execução da empresa.

Como você já está lendo sobre mapeamento de processos, estamos especulando que você conhece pelo menos algumas vantagens. No entanto, leia esta seção com atenção porque ela ajudará a tranquilizar aqueles ao seu redor!

Como você já está lendo sobre mapeamento de processos, estamos especulando que você conhece pelo menos algumas vantagens. No entanto, leia esta seção com atenção porque ela ajudará a tranquilizar aqueles ao seu redor!

• Torna mais fácil para os membros da equipe, partes interessadas ou clientes se comunicarem efetivamente sobre o processo
• É benéfico para teste de cenário e contextos hipotéticos.
• Pode ser usado como ferramenta de marketing para demonstrar a investidores ou clientes industriais a confiabilidade de seus processos organizacionais.
• É necessário para muitos tipos de normas e certificações, como a ISO 9000.
• Melhora a legibilidade da documentação do processo
• Aumentar a compreensão dos papéis e responsabilidades dos envolvidos.
• Ajuda a identificar falhas no processo e onde as melhorias devem ser feitas e auxilia as equipes no brainstorming de ideias para melhorias ou novas mudanças que ajudarão a enfrentar desafios como retenção de funcionários, receita em declínio e assim por diante.
• Auxilia na redução de custos associados ao desenvolvimento de produtos e serviços
• Facilita a redução de custos associados ao processo de inovação
• Fortaleça o trabalho em equipe e a satisfação dos funcionários
• Pode ser usado para treinar os funcionários como material de aprendizagem.
• Auxilia na melhoria da eficiência dos processos de trabalho

Quando você precisa gerar o mapa do processo

Se aumentar a eficácia é sua prioridade óbvia, talvez seja hora de criar um mapa de processo para obter uma visão geral do seu processo antes de mergulhar em avanços mais detalhados.

Embora a contratação de consultores para avaliar seus processos possa ser vantajosa, isso também pode ser feito internamente usando um construtor de fluxo de trabalho de baixo código.

Um mapa de processos é necessário nas seguintes situações, além da eficiência:

• Quando são necessárias mais especificações sobre um processo
• Quando as equipes devem gerar ideias de melhoria de processos
• Quando um grupo se esforça para melhorar a conectividade,
• Quando a documentação do processo está faltando
• Quando as equipes devem detectar falhas que levam a atrasos, incertezas ou retrabalho.

Exemplos de mapeamento de processos

Você pode começar a criar a documentação do processo de várias maneiras para projetar um processo. Você pode usar fluxogramas, diagramas, mapas mentais ou o que sua imaginação vier, mas existem algumas metodologias amplamente utilizadas e reconhecidas disponíveis.

A seguir está uma lista de vários tipos de mapas de processo, juntamente com uma breve descrição de quando cada um pode ser usado. Escolha o tipo certo de mapa de processo para seus principais alvos.

1. Fluxogramas Básicos

Um fluxograma básico é um mapa simples que descreve as etapas de um processo, bem como suas entradas e saídas. Um fluxograma pode ser tão simples quanto uma representação visual das etapas do processo ou tão complexo quanto uma implantação ou um fluxograma de cima para baixo.

Quando aplicar:

• Para elaborar novos projetos
• Para criar e documentar um processo para solução de problemas
• Para ajudar as equipes a comunicar melhor as ideias
• Análise e gerenciamento de fluxo de trabalho

Instruções de desenho:

Aqui está uma imagem de fluxograma simples para ajudá-lo a aprender como fazê-los.

Se você quiser ser mais específico sobre o mapeamento de fluxograma, experimente um destes

1. Mapeamento de alto processo
2. Mapeamento detalhado do processo
3. Cross funcional

2. SIPOC

Um diagrama SIPOC é um mapa de processo de alto nível que resulta em um diagrama detalhado. Embora pareça difícil no início, é um dos métodos mais intuitivos e práticos para entender rapidamente as fases de um processo quando as coisas começam e terminam com entradas e saídas.

Quando usar:

• Identifique os elementos-chave de um processo antes de criar um mapa detalhado
• Definir o escopo de processos complexos.
• Em etapas de medição da metodologia DMAIC

Como desenhar?

Para criar e compreender um diagrama SIPOC, use os seguintes prompts em cada fase para entender melhor a finalidade do fluxo:

• Fornecedor: quem insere os dados para iniciar o processo?
• Entrada: O que essa pessoa coloca?
• Processo: O que você vai fazer com essa informação?
• Saída: Qual é o resultado do processamento?
• Cliente: A quem você entregou os dados processados? Verifique o diagrama SIPOC com o gerente de projeto e outras partes interessadas.

A estrutura para um diagrama SIPOC quando implementado é mostrada abaixo:

3. Diagrama de Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM)

Um diagrama de Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) é um dos sete princípios Lean, que é uma metodologia para melhorar continuamente os processos de negócios mapeando o valor de um processo de negócios. É uma representação visual de todas as interações com o cliente e o valor que elas fornecem.

Quando aplicar:

• Documentar, analisar e melhorar o fluxo de informações e materiais
• Para registrar as métricas das entradas e saídas das etapas do processo
• Adquirir insights sobre a tomada de decisões e o fluxo do processo
• Para determinar onde futuros projetos ou subprojetos devem ser focados

Como desenhar?

Um mapa de fluxo de valor integra todas essas etapas, fornece uma visualização geral de todas as práticas de valor agregado ou desperdício e permite analisar e identificar maneiras de melhorar o processo de entrega de valor.

Um VSM aparece da seguinte forma:

4. Diagrama BPNM

O BPMN é a metodologia de mapeamento de processos mais utilizada e emprega símbolos de fluxograma para criar uma representação gráfica do processo, como ovais para início e fim, retângulos para tarefas/etapas, losangos para pontos de decisão e setas para indicar o processo direção do fluxo.

Quando usar

• Ele pode ser usado para entender seu estado As-Is, um modelo To-Be pode ser criado à medida que o projeto avança.
• Os primeiros modelos provavelmente serão representações de alto nível do processo.
• O BPMN é usado quando é fundamental entender as etapas necessárias para concluir uma tarefa, a ordem em que essas etapas devem ser concluídas e quem é responsável por concluir o trabalho.

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Tudo o que você precisa saber sobre Agile BPM em 2022

Como desenhar?

O resultado é algo assim.

5. Mapa do Processo da Pista de Natação

Um mapa de processo de raia pode ajudá-lo a rastrear o trabalho que é transmitido entre equipes ou departamentos. Tarefas, documentos, dados e outros itens podem ser incluídos. Como o nome indica, o processo escolhido é mapeado da esquerda para a direita e se assemelha a raias de piscina. Aqui é quando deve ser usado

Quando usar

• Para Delinear as responsabilidades de indivíduos ou departamentos específicos
• Para identificar gargalos, redundâncias e etapas estranhas para otimizar processos
• Para garantir que todas as partes necessárias sejam incluídas em um processo
• Para criar processos de trabalho padronizados e documentá-los em formatos que podem ser facilmente compartilhados

Como desenhar?

É assim que funciona:

Os vários atores envolvidos no processo estão listados à esquerda. Eles catalisam o processo. O resultado de um processo é mostrado à direita.

As pistas de natação reais estão localizadas no centro. Aqui está um exemplo de como usar um diagrama de raias para mapear um processo complexo

Como construir um mapa de processos?

Agora que você sabe o que são símbolos de mapeamento de processos e quais tipos de mapas de processos existem? Aqui estão os passos que você deve seguir para fazer um mapa de processo eficiente

Passo 1: Concentre-se nos processos que devem ser mapeados

Determine onde você quer começar. É o próprio processo que está falhando? É com o processo que sua nova estratégia está preocupada? Ou é o processo que tem um impacto direto na satisfação do cliente?

Depois disso, dê-lhe um nome.

Etapa 2: criar a equipe apropriada

Todos os envolvidos no processo devem contribuir para que, ao mapeá-lo, todos os aspectos do processo sejam contemplados. Aqueles que fazem o trabalho, gerenciam o processo e fornecem feedback devem estar na equipe certa.

Etapa 3: compilar todos os dados necessários

• Onde começa o procedimento e onde termina?
• Quais são os passos entre essas duas posições?
• Quais são as entradas e saídas do processo?
• Quem é responsável pelo que? Quando, onde e como?

Etapa 4: Organize as etapas em uma ordem lógica

Solicite que sua equipe organize cada etapa em ordem sequencial do início ao fim.

Etapa 5: criar um mapa de processo de linha de base.

Crie um mapa de processo que descreva o mapa como ele existe atualmente.

Etapa 6: criar e acompanhar melhorias

Comece implementando as mudanças em uma escala menor. Se forem mais eficazes, poderão ser usados ​​em maior escala. Examine o processo novo e aprimorado para ver como ele está funcionando e se precisa ser melhorado ainda mais.

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Lista de verificação para mapeamento de processos

• Comece identificando os pontos inicial e final do processo antes de identificar as etapas do processo. Isso ajuda a formar limites.
• Torne seus mapas de processo tão fáceis de ler e entender quanto possível para todos em sua organização.
• Inclua apenas as informações necessárias em seu mapa. Não menos nem mais do que o necessário para identificar áreas de melhoria
• Certifique-se de seguir o procedimento adequado. Para evitar confusão, use símbolos de mapa ao desenhar.
• Inclua todos os principais interessados ​​no processo de mapeamento para evitar perder informações ou etapas importantes.
• Para maior eficiência, use um software de mapeamento de processos de negócios que permite desenhar e colaborar rapidamente com sua equipe em tempo real.

Uma palavra final sobre mapeamento de processos

O mapeamento do processo não é essencial apenas para a documentação do processo; eles também são uma metodologia popular de melhoria de processos de negócios.

Siga o guia para criar mapas de processos de negócios eficientes e compartilhe quaisquer preocupações que você tenha, mesmo se você usar outra técnica de mapeamento de processos.

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