Guía del administrador de proyectos para el mapeo de procesos

Una idea sin un plan no es más que un sueño. Es posible que se encuentre en una situación en la que desee implementar una nueva estrategia para su empresa u organización, pero no esté seguro de por dónde empezar. Para hacer realidad tus ideas, primero debes organizarlas y diseñar un plan.

Un mapa de procesos le permite optimizar todo el flujo de trabajo de arriba a abajo. Es la forma en que las empresas escalan sus operaciones para cumplir con los plazos. La configuración de procesos sigue rápidamente al establecimiento de un negocio o un nuevo equipo dentro de una empresa.

Incluso en empresas bien establecidas con una fuerza laboral que conoce bien los procesos internos, se requiere la documentación de los flujos de trabajo para garantizar el cumplimiento, capacitar a los nuevos empleados e identificar oportunidades de mejora. Es por eso que, ya sea una empresa nueva o establecida, el mapeo de procesos es beneficioso

Explore cómo el mapeo de procesos puede ayudar a su organización. Nuestra guía sobre mapeo de procesos lo ayudará a aprender cómo funciona el mapeo de procesos (con ejemplos), los beneficios del mapeo de procesos y cómo crear un mapa de procesos para mejorar la planificación y comunicación de proyectos de su equipo.

Si desea saber por qué algunos de sus proyectos están fallando, lograr la satisfacción del cliente o planificar una visión estratégica, el mapeo de procesos es el paso para comenzar.

¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos es una estrategia visual que se utiliza para comprender mejor cómo funcionará un proceso. Por lo general, incluye un diagrama que representa el flujo de trabajo o todas las etapas de un proceso comercial.

El objetivo del mapeo de procesos, que utiliza un diagrama de flujo de trabajo, es obtener una comprensión más profunda de cómo un proceso o un conjunto de procesos se relacionan y funcionan de manera efectiva. Al mapear sus procesos, puede llegar a saber lo siguiente:

• Caracterizar lo que hace una empresa.
• Reconocer quién está a cargo de lo que está en el proceso.
• Determinar los puntos inicial y final de un proceso (la salida o el resultado final de un proceso)
• Clasificar los aspectos que contribuyen (o impiden) al éxito de un proceso.

El mapeo de procesos comerciales también le permite seleccionar un objetivo particular y una forma de medirlo, rastrearlo y compararlo con el objetivo final de su negocio. Esto incluye determinar si un proceso específico está en línea con la funcionalidad y los objetivos generales de la empresa.

Aunque el mapeo de procesos se puede usar para visualizar cualquier tipo de proceso, se usa con más frecuencia para análisis de procesos, capacitación, integración y mejoras continuas. Son útiles para comunicar un proceso complejo, abordar un problema recurrente dentro de un proceso determinado o coordinar las responsabilidades de varios miembros del equipo.

Importancia del mapeo de procesos para el logro empresarial

El mapeo de procesos le permite comprender rápidamente cómo funcionan los procesos, cómo se pueden mejorar o restringir y cuántos pasos se requieren para completar el proceso. Cualquier proceso comercial puede beneficiarse del mapeo.

Si desea saber específicamente sobre la mejora de los procesos comerciales, consulte esto:

Mejora de Procesos de Negocio: ¿Qué es y Cómo Implementarlo?

Para las tareas de procedimiento, algunas organizaciones usan mapas de procesos, que son similares a los diagramas de flujo de trabajo, para que los empleados sepan qué medidas tomar en un flujo de trabajo de proceso. El mapeo de procesos se usa típicamente para definir los estándares o procedimientos de ejecución de la empresa.

Dado que ya está leyendo sobre el mapeo de procesos, especulamos que conoce al menos algunas ventajas. Sin embargo, lea esta sección detenidamente porque ayudará a tranquilizar a quienes lo rodean.

Dado que ya está leyendo sobre el mapeo de procesos, especulamos que conoce al menos algunas ventajas. Sin embargo, lea esta sección detenidamente porque ayudará a tranquilizar a quienes lo rodean.

• Hace que sea más fácil para los miembros del equipo, las partes interesadas o los clientes comunicarse de manera efectiva sobre el proceso
• Es beneficioso para la prueba de escenarios y contextos hipotéticos.
• Se puede utilizar como herramienta de marketing para demostrar a los inversores o clientes industriales la fiabilidad de sus procesos organizativos.
• Se requiere para muchos tipos de estándares y certificaciones, como ISO 9000.
• Mejora la legibilidad de la documentación del proceso.
• Aumentar la comprensión de los roles y responsabilidades de los involucrados.
• Ayuda a identificar fallas en el proceso y dónde se deben realizar mejoras y ayuda a los equipos a generar ideas para mejorar o nuevos cambios que ayudarán a enfrentar desafíos como la retención de empleados, la disminución de ingresos, etc.
• Ayuda en la reducción de costos asociados al desarrollo de productos y servicios
• Facilita la reducción de costos asociados al proceso de innovación
• Fortalecer el trabajo en equipo y la satisfacción de los empleados
• Se puede utilizar para entrenar a los empleados como material de aprendizaje.
• Ayuda a mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo.

¿Cuándo necesita generar un mapa de procesos?

Si aumentar la efectividad es su prioridad obvia, puede ser el momento de crear un mapa de procesos para obtener una vista general de su proceso antes de sumergirse en avances más detallados.

Si bien contratar consultores para evaluar sus procesos puede ser ventajoso, esto también se puede lograr internamente utilizando un generador de flujo de trabajo de código bajo.

Se requiere un mapa de procesos en las siguientes situaciones, además de la eficiencia:

• Cuando se necesitan más especificaciones sobre un proceso
• Cuando los equipos deben generar ideas de mejora de procesos
• Cuando un grupo se esfuerza por mejorar la conectividad,
• Cuando falta la documentación del proceso
• Cuando los equipos deben detectar fallas que provocan retrasos, incertidumbre o reelaboración.

Ejemplos de mapeo de procesos

Puede comenzar a crear la documentación del proceso en una variedad de formas de diseñar un proceso. Puede usar diagramas de flujo, diagramas, mapas mentales o lo que se le ocurra, pero hay algunas metodologías ampliamente utilizadas y reconocidas disponibles.

La siguiente es una lista de varios tipos de mapas de procesos, junto con una breve descripción de cuándo se puede usar cada uno. Elija el tipo correcto de mapa de procesos para sus objetivos clave.

1. Diagramas de flujo básicos

Un diagrama de flujo básico es un mapa simple que representa los pasos de un proceso, así como sus entradas y salidas. Un diagrama de flujo puede ser tan simple como una representación visual de los pasos del proceso o tan complejo como un diagrama de flujo de implementación o de arriba hacia abajo.

Cuándo aplicar:

• Para idear nuevos proyectos.
• Crear y documentar un proceso para la resolución de problemas.
• Para ayudar a los equipos a comunicar mejor sus ideas
• Análisis y gestión del flujo de trabajo

Instrucciones de dibujo:

Aquí hay una imagen de diagrama de flujo simple para ayudarlo a aprender cómo hacerlos.

Si desea ser más específico sobre el mapeo de diagramas de flujo, pruebe uno de estos

1. Mapeo de alto proceso
2. Mapeo detallado del proceso
3. multifuncional

2. SIPOC

Un diagrama SIPOC es un mapa de procesos de alto nivel que da como resultado un diagrama detallado. Aunque parece difícil al principio, es uno de los métodos más intuitivos y prácticos para comprender rápidamente las fases de un proceso cuando las cosas comienzan y terminan con entradas y salidas.

Cuándo usar:

• Identificar los elementos clave de un proceso antes de crear un mapa detallado
• Definir el alcance de procesos complejos.
• En etapas de medida de la metodología DMAIC

¿Como dibujar?

Para crear y comprender un diagrama SIPOC, use las siguientes indicaciones en cada fase para comprender mejor el propósito del flujo:

• Proveedor: ¿quién ingresa los datos para iniciar el proceso?
• Entrada: ¿Qué pone esta persona?
• Proceso: ¿Qué vas a hacer con esta información?
• Salida: ¿Cuál es el resultado del procesamiento?
• Cliente: ¿A quién entregaste los datos procesados? Verifique el diagrama SIPOC con el gerente del proyecto y otras partes interesadas.

El marco para un diagrama SIPOC cuando se implementa se muestra a continuación:

3. Diagrama de Mapeo de Flujo de Valor (VSM)

Un diagrama de mapeo de flujo de valor (VSM) es uno de los siete principios Lean, que es una metodología para mejorar continuamente los procesos comerciales mediante el mapeo del valor de un proceso comercial. Es una representación visual de todas las interacciones con los clientes y el valor que proporcionan.

Cuándo aplicar:

• Documentar, analizar y mejorar el flujo de información y materiales.
• Para registrar métricas de entradas y salidas de pasos del proceso
• Adquirir información sobre la toma de decisiones y el flujo de procesos.
• Para determinar dónde deben enfocarse los proyectos o subproyectos futuros

¿Como dibujar?

Un mapa de flujo de valor integra todos estos pasos, proporciona una visualización general de todo el valor agregado o las prácticas derrochadoras, y le permite analizar e identificar formas de mejorar el proceso de entrega de valor.

Un VSM aparece de la siguiente manera:

4. Diagrama BPNM

BPMN es la metodología de mapeo de procesos más utilizada y emplea símbolos de diagramas de flujo para crear una representación gráfica del proceso, como óvalos para el punto inicial y final, rectángulos para tareas/pasos, rombos para puntos de decisión y flechas para indicar el proceso. dirección del flujo.

Cuándo usar

• Se puede usar para comprender su estado tal como es. Se puede crear un modelo futuro a medida que avanza el proyecto.
• Lo más probable es que los primeros modelos sean representaciones de alto nivel del proceso.
• BPMN se usa cuando es fundamental comprender los pasos necesarios para completar una tarea, el orden en que se deben completar esos pasos y quién es responsable de completar el trabajo.

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¿Como dibujar?

El resultado se parece a esto.

5. Mapa de procesos de carriles de natación

Un mapa de proceso de carril de natación puede ayudarlo a realizar un seguimiento del trabajo que se transmite entre equipos o departamentos. Se pueden incluir tareas, documentos, datos y otros elementos. Como su nombre lo indica, el proceso elegido se mapea de izquierda a derecha y se parece a los carriles de natación de una piscina. Aquí es cuando se debe usar

Cuándo usar

• Delinear las responsabilidades de los individuos o departamentos específicos
• Para identificar cuellos de botella, redundancias y pasos extraños para agilizar los procesos
• Para garantizar que todas las partes necesarias estén incluidas en un proceso
• Para crear procesos de trabajo estandarizados y documentarlos en formatos que se puedan compartir fácilmente

¿Como dibujar?

Así es como funciona:

Los diversos actores involucrados en el proceso se enumeran a la izquierda. Catalizan el proceso. El resultado de un proceso se muestra a la derecha.

Los carriles de natación reales están ubicados en el centro. Aquí hay un ejemplo de cómo usar un diagrama de carril de natación para mapear un proceso complejo

¿Cómo construir un mapa de procesos?

Ahora que sabe qué son los símbolos de mapeo de procesos y qué tipos de mapas de procesos existen. Estos son los pasos que debe seguir para hacer un mapa de procesos eficiente

Paso 1: Concéntrese en los procesos que deben mapearse

Determina por dónde quieres empezar. ¿Es el proceso mismo el que está fallando? ¿Es el proceso de lo que se ocupa su nueva estrategia? ¿O es el proceso el que tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente?

Después de eso, dale un nombre.

Paso 2: crea el equipo apropiado

Todos los involucrados en el proceso deben contribuir para garantizar que, al mapearlo, se cubran todos los aspectos del proceso. Aquellos que hacen el trabajo, administran el proceso y brindan retroalimentación deben estar todos en el equipo correcto.

Paso 3: Compile todos los datos requeridos

• ¿Dónde comienza y dónde termina el procedimiento?
• ¿Cuáles son los pasos entre estas dos posiciones?
• ¿Cuáles son las entradas y salidas del proceso?
• ¿Quién es responsable de qué? ¿Cuándo, dónde y cómo?

Paso 4: organice los pasos en un orden lógico

Solicite que su equipo organice cada paso en orden secuencial de principio a fin.

Paso 5: Cree un mapa de proceso de línea de base.

Cree un mapa de procesos que represente el mapa tal como existe actualmente.

Paso 6: crear y realizar un seguimiento de las mejoras

Comience implementando los cambios en una escala más pequeña. Si demuestran ser más efectivos, pueden usarse a mayor escala. Examine el proceso nuevo y mejorado para ver cómo está funcionando y si necesita mejorarse más.

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Lista de verificación para el mapeo de procesos

• Comience por identificar los puntos de inicio y finalización del proceso antes de identificar los pasos del proceso. Esto ayuda a formar límites.
• Haga que sus mapas de procesos sean tan fáciles de leer y comprender como sea posible para todos en su organización.
• Solo incluye la información que sea necesaria en tu mapa. Ni menos ni más de lo que se requiere para identificar áreas de mejora
• Asegúrese de seguir el procedimiento adecuado. Para evitar confusiones, utilice símbolos de mapa al dibujar.
• Incluya a todas las partes interesadas clave en el proceso de mapeo para evitar perder información o pasos importantes.
• Para mayor eficiencia, use un software de mapeo de procesos comerciales que le permita dibujar y colaborar rápidamente con su equipo en tiempo real.

Una palabra final sobre el mapeo de procesos

El mapeo de procesos no solo es esencial para la documentación de procesos; también son una metodología popular de mejora de procesos comerciales.

Siga la guía para crear mapas de procesos comerciales eficientes y comparta cualquier inquietud que tenga, incluso si utiliza otra técnica de mapeo de procesos.

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