Panduan Manajer Proyek untuk Pemetaan Proses

Sebuah ide tanpa rencana hanyalah mimpi. Anda mungkin berada dalam situasi di mana Anda ingin meluncurkan strategi baru untuk perusahaan atau organisasi Anda tetapi tidak yakin harus mulai dari mana. Untuk mewujudkan ide-ide Anda, Anda harus terlebih dahulu mengaturnya dan menyusun rencana.

Peta proses memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan seluruh alur kerja dari atas ke bawah. Begitulah cara bisnis menskalakan operasi mereka untuk memenuhi tenggat waktu. Menyiapkan proses dengan cepat mengikuti pembentukan bisnis atau tim baru dalam perusahaan.

Bahkan di perusahaan mapan dengan tenaga kerja yang berpengalaman dalam proses internal, dokumentasi alur kerja diperlukan untuk memastikan kepatuhan, melatih karyawan baru, dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Itulah sebabnya, baik perusahaan baru atau mapan, pemetaan proses bermanfaat

Jelajahi bagaimana pemetaan proses dapat membantu organisasi Anda. Panduan kami tentang pemetaan proses akan membantu Anda mempelajari cara kerja pemetaan proses (dengan contoh), manfaat pemetaan proses, dan cara membuat peta proses untuk meningkatkan perencanaan dan komunikasi proyek tim Anda.

Jika Anda ingin tahu mengapa beberapa proyek Anda gagal, mencapai kepuasan pelanggan, atau merencanakan visi strategis, pemetaan proses adalah langkah untuk memulai.

Apa itu Pemetaan Proses?

Pemetaan proses adalah strategi visual yang digunakan untuk lebih memahami bagaimana suatu proses akan bekerja. Biasanya mencakup diagram yang menggambarkan alur kerja atau semua tahapan dalam proses bisnis.

Tujuan pemetaan proses, yang menggunakan diagram alur kerja, adalah untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang bagaimana suatu proses atau serangkaian proses berhubungan dan beroperasi secara efektif. Dengan memetakan proses Anda, Anda dapat mengetahui hal berikut:

• Mengkarakterisasi apa yang dilakukan perusahaan.
• Mengakui siapa yang bertanggung jawab atas apa yang ada dalam proses.
• Menentukan awal dan titik akhir suatu proses (output atau hasil akhir dari suatu proses)
• Mengklasifikasikan aspek-aspek yang berkontribusi (atau mencegah) keberhasilan suatu proses.

Pemetaan proses bisnis juga memungkinkan Anda memilih tujuan dan cara tertentu untuk mengukur, melacak, dan membandingkannya dengan tujuan akhir bisnis Anda. Ini termasuk menentukan apakah proses tertentu sejalan dengan tujuan dan fungsionalitas perusahaan secara keseluruhan.

Meskipun pemetaan proses dapat digunakan untuk memvisualisasikan semua jenis proses, ini paling sering digunakan untuk analisis proses, pelatihan, integrasi, dan peningkatan berkelanjutan. Mereka berguna untuk mengomunikasikan proses yang kompleks, menangani masalah yang berulang dalam proses tertentu, atau mengoordinasikan tanggung jawab beberapa anggota tim.

Signifikansi Pemetaan Proses untuk Pencapaian Bisnis

Pemetaan proses memungkinkan Anda untuk dengan cepat memahami bagaimana proses bekerja, bagaimana mereka dapat ditingkatkan atau dibatasi, dan berapa banyak langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses. Setiap proses bisnis dapat mengambil manfaat dari pemetaan.

Jika Anda secara khusus ingin tahu tentang peningkatan proses bisnis, lihat ini:

Peningkatan Proses Bisnis: Apa itu dan Bagaimana Menerapkannya?

Untuk tugas prosedural, beberapa organisasi menggunakan peta proses, yang mirip dengan diagram alur kerja, sehingga karyawan tahu langkah-langkah mana yang harus diambil dalam alur kerja proses. Pemetaan proses biasanya digunakan untuk menentukan standar atau prosedur pelaksanaan perusahaan.

Karena Anda sudah membaca tentang pemetaan proses, kami berspekulasi Anda mengetahui setidaknya beberapa keuntungan. Namun, bacalah bagian ini dengan saksama karena ini akan membantu meyakinkan orang-orang di sekitar Anda!

Karena Anda sudah membaca tentang pemetaan proses, kami berspekulasi Anda mengetahui setidaknya beberapa keuntungan. Namun, bacalah bagian ini dengan saksama karena ini akan membantu meyakinkan orang-orang di sekitar Anda!

• Itu memudahkan anggota tim, pemangku kepentingan, atau pelanggan untuk berkomunikasi secara efektif tentang prosesnya
• Ini bermanfaat untuk pengujian skenario dan konteks bagaimana-jika.
• Dapat digunakan sebagai alat pemasaran untuk menunjukkan kepada investor atau pelanggan industri ketergantungan proses organisasi Anda.
• Diperlukan untuk berbagai jenis standar dan sertifikasi, seperti ISO 9000.
• Meningkatkan keterbacaan dokumentasi proses
• Meningkatkan pemahaman tentang peran dan tanggung jawab mereka yang terlibat.
• Membantu mengidentifikasi kekurangan dalam proses dan di mana perbaikan harus dilakukan dan membantu tim dalam melakukan brainstorming ide untuk perbaikan atau perubahan baru yang akan membantu mengatasi tantangan seperti retensi karyawan, penurunan pendapatan, dan sebagainya.
• Membantu dalam pengurangan biaya yang terkait dengan pengembangan produk dan layanan
• Memfasilitasi pengurangan biaya yang terkait dengan proses inovasi
• Memperkuat kerja tim dan kepuasan karyawan
• Dapat digunakan untuk melatih karyawan sebagai bahan pembelajaran.
• Membantu dalam meningkatkan efisiensi proses kerja

Kapan Anda Perlu Membuat Peta Proses

Jika meningkatkan keefektifan adalah prioritas Anda yang jelas, mungkin sudah saatnya untuk membuat peta proses untuk mendapatkan gambaran besar tentang proses Anda sebelum menyelam ke kemajuan yang lebih rinci.

Meskipun menyewa konsultan untuk mengevaluasi proses Anda mungkin menguntungkan, ini juga dapat dilakukan secara internal menggunakan pembuat alur kerja kode rendah.

Sebuah peta proses diperlukan dalam situasi berikut, selain efisiensi:

• Ketika lebih banyak spesifikasi tentang suatu proses diperlukan
• Ketika tim harus menghasilkan ide-ide perbaikan proses
• Ketika sebuah kelompok berusaha untuk meningkatkan konektivitas,
• Ketika dokumentasi proses kurang
• Ketika tim harus mendeteksi kesalahan yang menyebabkan penundaan, ketidakpastian, atau pengerjaan ulang.

Contoh Pemetaan Proses

Anda dapat mulai membuat dokumentasi proses dalam berbagai cara untuk merancang suatu proses. Anda dapat menggunakan diagram alur, diagram, peta pikiran, atau apa pun yang muncul dalam imajinasi Anda, tetapi ada beberapa metodologi yang digunakan dan diakui secara luas.

Berikut ini adalah daftar berbagai jenis peta proses, bersama dengan deskripsi singkat kapan masing-masing dapat digunakan. Pilih jenis peta proses yang tepat untuk target utama Anda.

1. Diagram Alir Dasar

Flowchart dasar adalah peta sederhana yang menggambarkan langkah-langkah proses serta input dan outputnya. Sebuah flowchart dapat sesederhana representasi visual dari langkah-langkah proses atau serumit penyebaran atau flowchart top-down.

Kapan melamar:

• Untuk merancang proyek baru
• Untuk membuat dan mendokumentasikan proses pemecahan masalah
• Untuk membantu tim mengomunikasikan ide dengan lebih baik
• Analisis dan manajemen alur kerja

Menggambar Instruksi:

Berikut adalah gambar diagram alur sederhana untuk membantu Anda mempelajari cara membuatnya.

Jika Anda ingin lebih spesifik tentang pemetaan diagram alir, cobalah salah satu dari ini

1. Pemetaan proses tinggi
2. Pemetaan proses terperinci
3. Lintas Fungsional

2. SIPOC

Diagram SIPOC adalah peta proses tingkat tinggi yang menghasilkan diagram terperinci. Meskipun tampak sulit pada awalnya, ini adalah salah satu metode yang paling intuitif dan praktis untuk memahami fase proses dengan cepat ketika segala sesuatunya dimulai dan diakhiri dengan input dan output.

Kapan harus menggunakan:

• Identifikasi elemen kunci dari suatu proses sebelum membuat peta terperinci
• Untuk menentukan ruang lingkup proses yang kompleks.
• Dalam mengukur tahapan metodologi DMAIC

Cara menggambar?

Untuk membuat dan memahami diagram SIPOC, gunakan petunjuk berikut di setiap fase untuk lebih memahami tujuan aliran:

• Pemasok: siapa yang memasukkan data untuk memulai proses?
• Masukan: Apa yang dimasukkan orang ini?
• Proses: Apa yang akan Anda lakukan dengan informasi ini?
• Output: Apa hasil dari pemrosesan?
• Pelanggan: Kepada siapa Anda mengirimkan data yang telah diproses? Periksa diagram SIPOC dengan manajer proyek dan pemangku kepentingan lainnya.

Kerangka kerja untuk diagram SIPOC saat diimplementasikan ditunjukkan di bawah ini:

3. Diagram Value Stream Mapping (VSM)

Diagram Value Stream Mapping (VSM) adalah salah satu dari tujuh prinsip Lean, yang merupakan metodologi untuk terus meningkatkan proses bisnis dengan memetakan nilai proses bisnis. Ini adalah representasi visual dari semua interaksi pelanggan dan nilai yang mereka berikan.

Kapan melamar:

• Untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan meningkatkan aliran informasi dan materi
• Untuk merekam metrik input dan output langkah proses
• Untuk memperoleh wawasan tentang pengambilan keputusan dan aliran proses
• Untuk menentukan di mana proyek atau subproyek masa depan harus difokuskan

Cara menggambar?

Peta aliran nilai mengintegrasikan semua langkah ini, memberikan visualisasi gambaran besar dari semua nilai tambah atau praktik pemborosan, dan memungkinkan Anda menganalisis dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan proses penyampaian nilai.

Sebuah VSM muncul sebagai berikut:

4. Diagram BPM

BPMN adalah metodologi pemetaan proses yang paling banyak digunakan, dan menggunakan simbol diagram alur untuk membuat representasi grafis dari proses, seperti oval untuk awal dan titik akhir, persegi panjang untuk tugas/langkah, berlian untuk titik keputusan, dan panah untuk menunjukkan proses. arah aliran.

Kapan Menggunakan

• Ini dapat digunakan untuk memahami status As-Is Anda, model To-Be dapat dibuat saat proyek berlangsung.
• Model awal kemungkinan besar akan menjadi representasi tingkat tinggi dari proses.
• BPMN digunakan ketika sangat penting untuk memahami langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, urutan langkah-langkah yang harus diselesaikan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan.

Terkait:

Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Agile BPM di 2022

Cara menggambar?

Hasilnya terlihat seperti ini.

5. Peta Proses Jalur Berenang

Peta proses jalur renang dapat membantu Anda dalam melacak pekerjaan yang disampaikan antar tim atau departemen. Tugas, dokumen, data, dan item lainnya dapat disertakan. Sesuai dengan namanya, proses yang dipilih dipetakan dari kiri ke kanan dan menyerupai jalur renang kolam. Inilah saatnya harus digunakan

Kapan Menggunakan

• Untuk Menggambarkan tanggung jawab individu atau departemen tertentu
• Untuk Mengidentifikasi kemacetan, redundansi, dan langkah-langkah asing untuk merampingkan proses
• Untuk memastikan bahwa semua pihak yang diperlukan dilibatkan dalam suatu proses
• Untuk Membuat proses kerja standar dan mendokumentasikannya dalam format yang dapat dibagikan dengan mudah

Cara menggambar?

Begini Cara kerjanya:

Berbagai aktor yang terlibat dalam proses tercantum di sebelah kiri. Mereka mengkatalisasi proses. Hasil dari suatu proses ditampilkan di sebelah kanan.

Jalur berenang yang sebenarnya terletak di tengah. Berikut adalah contoh bagaimana menggunakan diagram jalur berenang untuk memetakan proses yang kompleks

Bagaimana Membuat Peta Proses?

Sekarang Anda tahu apa simbol pemetaan proses dan jenis peta proses apa yang ada? Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk membuat peta proses yang efisien

Langkah 1: Fokus pada Proses yang Harus Dipetakan

Tentukan di mana Anda ingin memulai. Apakah proses itu sendiri yang gagal? Apakah proses yang menjadi perhatian strategi baru Anda? Ataukah proses yang berdampak langsung pada kepuasan pelanggan?

Setelah itu, beri nama.

Langkah 2: Buat Tim yang Tepat

Setiap orang yang terlibat dalam proses harus berkontribusi untuk memastikan bahwa ketika memetakannya, setiap aspek dari proses tercakup. Mereka yang melakukan pekerjaan, mengelola proses, dan memberikan umpan balik semuanya harus berada di tim yang tepat.

Langkah 3: Kompilasi Semua Data yang Diperlukan

• Di mana prosedur dimulai dan di mana berhenti?
• Apa langkah-langkah antara dua posisi ini?
• Apa input dan output dari proses?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk apa? Kapan, dimana, dan bagaimana?

Langkah 4: Atur langkah-langkah dalam urutan logis

Mintalah tim Anda mengatur setiap langkah secara berurutan dari awal hingga akhir.

Langkah 5: Buat Peta Proses Dasar.

Buat peta proses yang menggambarkan peta seperti yang ada saat ini.

Langkah 6: Buat dan Lacak Peningkatan

Mulailah dengan menerapkan perubahan pada skala yang lebih kecil. Jika terbukti lebih efektif, mereka dapat digunakan dalam skala yang lebih besar. Periksa proses baru dan lebih baik untuk melihat cara kerjanya dan apakah perlu ditingkatkan lebih lanjut.

Terkait:

Manajemen Proses Vs Proyek – Perbedaan Utama

Daftar Periksa untuk Pemetaan Proses

• Mulailah dengan mengidentifikasi titik awal dan akhir proses sebelum mengidentifikasi langkah-langkah proses. Ini membantu membentuk batasan.
• Buat peta proses Anda semudah mungkin dibaca dan dipahami oleh semua orang di organisasi Anda.
• Hanya sertakan informasi yang diperlukan di peta Anda. Tidak kurang atau lebih dari apa yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan
• Pastikan Anda mengikuti prosedur yang benar. Untuk menghindari kebingungan, gunakan simbol peta saat menggambar.
• Libatkan semua pemangku kepentingan utama dalam proses pemetaan untuk menghindari kehilangan informasi atau langkah penting.
• Untuk efisiensi, gunakan perangkat lunak pemetaan proses bisnis yang memungkinkan Anda dengan cepat menggambar dan berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time.

Kata terakhir tentang pemetaan proses

Pemetaan proses tidak hanya penting untuk dokumentasi proses; mereka juga merupakan metodologi perbaikan proses bisnis yang populer.

Ikuti panduan untuk membuat peta proses bisnis yang efisien dan bagikan kekhawatiran apa pun yang Anda miliki, bahkan jika Anda menggunakan teknik pemetaan proses lain.

Lebih Banyak Sumber Daya:

• 10 Ulasan Perangkat Lunak Manajemen Proses Terbaik 2022
• 10 Alat Peningkatan Proses Teratas yang Anda Butuhkan
• Pelajari Tentang Proses Evaluasi Proyek
• Perangkat Lunak Manajemen Proses – 8 Alat Terbaik Untuk Digunakan Pada 2022