คู่มือผู้จัดการโครงการในการดำเนินการแมป

ความคิดที่ไม่มีแผนคือความฝัน คุณอาจอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องการเปิดตัวกลยุทธ์ใหม่สำหรับบริษัทหรือองค์กรของคุณ แต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ในการทำให้ความคิดของคุณเป็นจริง คุณต้องจัดระเบียบและวางแผนก่อน

แผนผังกระบวนการช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจากบนลงล่าง เป็นวิธีที่ธุรกิจปรับขนาดการดำเนินงานเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา กระบวนการตั้งค่าจะเป็นไปตามการจัดตั้งธุรกิจหรือทีมใหม่ภายในบริษัทอย่างรวดเร็ว

แม้แต่ในบริษัทที่จัดตั้งขึ้นอย่างดีซึ่งมีพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในกระบวนการภายใน เอกสารของเวิร์กโฟลว์ก็เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ฝึกอบรมพนักงานใหม่ และระบุโอกาสในการปรับปรุง ด้วยเหตุนี้ ไม่ว่าบริษัทจะใหม่หรือก่อตั้ง การทำแผนที่กระบวนการจะเป็นประโยชน์

สำรวจว่าการแมปกระบวนการสามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร คำแนะนำเกี่ยวกับการแมปกระบวนการของเราจะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการทำงานของการแมปกระบวนการ (พร้อมตัวอย่าง) ประโยชน์ของการแมปกระบวนการ และวิธีสร้างแผนผังกระบวนการเพื่อปรับปรุงการวางแผนโครงการและการสื่อสารของทีมของคุณ

หากคุณต้องการทราบสาเหตุที่บางโครงการของคุณล้มเหลว บรรลุความพึงพอใจของลูกค้า หรือวางแผนวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ การทำแผนที่กระบวนการคือขั้นตอนในการเริ่มต้น

การทำแผนที่กระบวนการคืออะไร?

การทำแผนที่กระบวนการเป็นกลยุทธ์ภาพที่ใช้เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีการทำงานของกระบวนการได้ดีขึ้น โดยปกติแล้วจะมีไดอะแกรมที่แสดงเวิร์กโฟลว์หรือขั้นตอนทั้งหมดในกระบวนการทางธุรกิจ

เป้าหมายของการแมปกระบวนการซึ่งใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์คือการทำความเข้าใจให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่ากระบวนการหรือชุดของกระบวนการเกี่ยวข้องและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพอย่างไร การทำแผนที่กระบวนการของคุณจะทำให้คุณทราบสิ่งต่อไปนี้:

• กำหนดลักษณะสิ่งที่บริษัททำ
• รับทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในสิ่งที่อยู่ในกระบวนการ
• กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ (ผลลัพธ์หรือผลลัพธ์สุดท้ายของกระบวนการ)
• จำแนกลักษณะที่นำไปสู่ ​​(หรือป้องกัน) ความสำเร็จของกระบวนการ

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจยังทำให้คุณสามารถเลือกวัตถุประสงค์เฉพาะและวิธีการวัด ติดตาม และเปรียบเทียบกับเป้าหมายสูงสุดของธุรกิจของคุณ ซึ่งรวมถึงการพิจารณาว่ากระบวนการเฉพาะนั้นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และการทำงานโดยรวมของบริษัทหรือไม่

แม้ว่าการแมปกระบวนการสามารถใช้เพื่อแสดงภาพกระบวนการประเภทใดก็ได้ แต่มักใช้สำหรับการวิเคราะห์กระบวนการ การฝึกอบรม การผสานรวม และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์ในการสื่อสารกระบวนการที่ซับซ้อน จัดการกับปัญหาที่เกิดซ้ำภายในกระบวนการที่กำหนด หรือการประสานงานความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมหลายคน

ความสำคัญของการทำแผนที่กระบวนการเพื่อความสำเร็จทางธุรกิจ

การแมปกระบวนการช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่ากระบวนการทำงานอย่างไร สามารถปรับปรุงหรือจำกัดกระบวนการได้อย่างไร และต้องใช้กี่ขั้นตอนในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น กระบวนการทางธุรกิจใดๆ สามารถได้รับประโยชน์จากการทำแผนที่

หากคุณต้องการทราบเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจโดยเฉพาะ ให้ตรวจสอบสิ่งนี้:

การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ: มันคืออะไรและจะนำไปใช้อย่างไร

สำหรับงานตามขั้นตอน บางองค์กรใช้แผนผังกระบวนการ ซึ่งคล้ายกับไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ ดังนั้นพนักงานจึงทราบว่าต้องใช้มาตรการใดในเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการ การทำแผนที่กระบวนการมักใช้เพื่อกำหนดมาตรฐานหรือขั้นตอนการดำเนินการของบริษัท

เนื่องจากคุณได้อ่านเกี่ยวกับการแมปกระบวนการแล้ว เราจึงคาดการณ์ว่าคุณทราบถึงข้อดีบางประการเป็นอย่างน้อย อย่างไรก็ตาม อ่านส่วนนี้ให้ละเอียดเพราะจะช่วยสร้างความมั่นใจให้คนรอบข้าง!

เนื่องจากคุณได้อ่านเกี่ยวกับการแมปกระบวนการแล้ว เราจึงคาดการณ์ว่าคุณทราบถึงข้อดีบางประการเป็นอย่างน้อย อย่างไรก็ตาม อ่านส่วนนี้ให้ละเอียดเพราะจะช่วยสร้างความมั่นใจให้คนรอบข้าง!

• ช่วยให้สมาชิกในทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือลูกค้าสามารถสื่อสารเกี่ยวกับกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น
• เป็นประโยชน์สำหรับการทดสอบสถานการณ์สมมติและบริบทแบบ What-if
• สามารถใช้เป็นเครื่องมือทางการตลาดเพื่อแสดงให้นักลงทุนหรือลูกค้าอุตสาหกรรมเห็นถึงความเชื่อถือได้ของกระบวนการในองค์กรของคุณ
• จำเป็นสำหรับมาตรฐานและการรับรองหลายประเภท เช่น ISO 9000
• ปรับปรุงความสามารถในการอ่านเอกสารกระบวนการ
• เพิ่มความเข้าใจในบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้อง
• ช่วยระบุข้อบกพร่องในกระบวนการและจุดที่ควรปรับปรุง และช่วยทีมในการระดมความคิดเพื่อการปรับปรุงหรือการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ที่จะช่วยจัดการกับความท้าทายต่างๆ เช่น การรักษาพนักงาน รายได้ที่ลดลง และอื่นๆ
• ช่วยในการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการ
• อำนวยความสะดวกในการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนวัตกรรม
• เสริมสร้างการทำงานเป็นทีมและความพึงพอใจของพนักงาน
• สามารถใช้อบรมพนักงานเป็นสื่อการเรียนรู้ได้
• ช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน

คุณต้องสร้าง Process Map เมื่อใด

หากการเพิ่มประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณ อาจถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องสร้างแผนผังกระบวนการเพื่อดูภาพรวมของกระบวนการของคุณก่อนที่จะลงลึกไปสู่ความก้าวหน้าที่มีรายละเอียดมากขึ้น

แม้ว่าการจ้างที่ปรึกษาเพื่อประเมินกระบวนการของคุณอาจเป็นประโยชน์ แต่ก็สามารถทำได้ภายในองค์กรโดยใช้ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีโค้ดน้อย

จำเป็นต้องมีแผนผังกระบวนการในสถานการณ์ต่อไปนี้ นอกเหนือจากประสิทธิภาพ:

• เมื่อต้องการข้อมูลจำเพาะเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการ
• เมื่อทีมต้องสร้างแนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการ
• เมื่อกลุ่มพยายามที่จะปรับปรุงการเชื่อมต่อ
• เมื่อเอกสารกระบวนการขาด
• เมื่อทีมต้องตรวจพบข้อผิดพลาดที่นำไปสู่ความล่าช้า ความไม่แน่นอน หรือการทำงานซ้ำ

ตัวอย่างการทำแผนที่กระบวนการ

คุณสามารถเริ่มสร้างเอกสารประกอบกระบวนการได้หลายวิธีในการออกแบบกระบวนการ คุณสามารถใช้ผังงาน ไดอะแกรม แผนที่ความคิด หรืออะไรก็ตามที่จินตนาการของคุณสร้างขึ้น แต่มีวิธีการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายและเป็นที่ยอมรับ

ต่อไปนี้คือรายการแผนผังกระบวนการประเภทต่างๆ พร้อมด้วยคำอธิบายสั้นๆ ว่าเมื่อใดจึงจะสามารถใช้งานได้ เลือกประเภทแผนผังกระบวนการที่เหมาะสมสำหรับเป้าหมายหลักของคุณ

1. ผังงานพื้นฐาน

ผังงานพื้นฐานคือแผนผังอย่างง่ายที่แสดงขั้นตอนของกระบวนการตลอดจนอินพุตและเอาต์พุต ผังงานสามารถทำได้ง่ายพอๆ กับการแสดงภาพขั้นตอนของกระบวนการ หรือซับซ้อนเท่าการปรับใช้หรือผังงานจากบนลงล่าง

สมัครเมื่อ:

• เพื่อคิดค้นโครงการใหม่
• เพื่อสร้างและจัดทำเอกสารกระบวนการแก้ปัญหา
• เพื่อช่วยให้ทีมสื่อสารความคิดได้ดีขึ้น
• การวิเคราะห์และการจัดการเวิร์กโฟลว์

คำแนะนำการวาดภาพ:

ต่อไปนี้คือรูปภาพผังงานง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีสร้าง

หากคุณต้องการเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับการทำแผนที่ผังงาน ให้ลองใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

1. การทำแผนที่กระบวนการสูง
2. การทำแผนที่กระบวนการโดยละเอียด
3. ข้ามฟังก์ชัน

2. SIPOC

ไดอะแกรม SIPOC เป็นแผนผังกระบวนการระดับสูงที่ส่งผลให้ไดอะแกรมแบบละเอียด แม้ว่าจะดูยากในตอนแรก แต่ก็เป็นหนึ่งในวิธีการที่ใช้งานง่ายและใช้งานได้จริงที่สุดสำหรับการทำความเข้าใจขั้นตอนของกระบวนการอย่างรวดเร็ว เมื่อสิ่งต่างๆ เริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยอินพุตและเอาต์พุต

ควรใช้เมื่อใด:

• ระบุองค์ประกอบหลักของกระบวนการก่อนสร้างแผนที่โดยละเอียด
• เพื่อกำหนดขอบเขตของกระบวนการที่ซับซ้อน
• ในขั้นตอนการวัดของวิธีการ DMAIC

วาดอย่างไร?

ในการสร้างและทำความเข้าใจไดอะแกรม SIPOC ให้ใช้ข้อความแจ้งต่อไปนี้ตลอดแต่ละขั้นตอนเพื่อให้เข้าใจจุดประสงค์ของโฟลว์มากขึ้น:

• ซัพพลายเออร์: ใครเป็นคนป้อนข้อมูลเพื่อเริ่มกระบวนการ?
• Input: คนนี้ใส่อะไร?
• กระบวนการ: คุณจะทำอย่างไรกับข้อมูลนี้
• ผลลัพธ์: ผลลัพธ์ของการประมวลผลคืออะไร?
• ลูกค้า: คุณส่งมอบข้อมูลที่ประมวลผลให้ใคร ตรวจสอบไดอะแกรม SIPOC กับผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

กรอบงานสำหรับไดอะแกรม SIPOC เมื่อนำมาใช้แสดงอยู่ด้านล่าง:

3. ไดอะแกรมของ Value Stream Mapping (VSM)

ไดอะแกรม Value Stream Mapping (VSM) เป็นหนึ่งในเจ็ดหลักการของ Lean ซึ่งเป็นวิธีการในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างต่อเนื่องโดยการจับคู่มูลค่าของกระบวนการทางธุรกิจ เป็นการแสดงภาพของการโต้ตอบกับลูกค้าทั้งหมดและคุณค่าที่พวกเขาให้

สมัครเมื่อ:

• เพื่อจัดทำเอกสาร วิเคราะห์ และปรับปรุงการไหลของข้อมูลและวัสดุ
• เพื่อบันทึกเมตริกของอินพุตและเอาต์พุตขั้นตอนของกระบวนการ
• เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการตัดสินใจและขั้นตอนของกระบวนการ
• เพื่อกำหนดว่าโครงการในอนาคตหรือโครงการย่อยควรมุ่งเน้นที่ใด

วาดอย่างไร?

แผนผังสายธารคุณค่ารวมขั้นตอนเหล่านี้ทั้งหมด ให้ภาพขนาดใหญ่ของมูลค่าเพิ่มทั้งหมดหรือแนวทางปฏิบัติที่สิ้นเปลือง และช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์และระบุวิธีในการปรับปรุงกระบวนการส่งมอบมูลค่า

VSM ปรากฏขึ้นดังนี้:

4. BPNM ไดอะแกรม

BPMN เป็นวิธีการทำแผนที่กระบวนการที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด และใช้สัญลักษณ์ผังงานเพื่อสร้างการแสดงภาพกราฟิกของกระบวนการ เช่น วงรีสำหรับจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด สี่เหลี่ยมสำหรับงาน/ขั้นตอน เพชรสำหรับจุดตัดสินใจ และลูกศรเพื่อระบุกระบวนการ ทิศทางการไหล

เมื่อใดควรใช้

• สามารถใช้เพื่อทำความเข้าใจสถานะ As-Is ของคุณ แบบจำลอง A To-Be สามารถสร้างได้ในขณะที่โครงการดำเนินไป
• โมเดลแรกๆ มักจะเป็นการแสดงถึงกระบวนการในระดับสูง
• BPMN ใช้เมื่อจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจขั้นตอนที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น ลำดับที่ขั้นตอนเหล่านั้นต้องเสร็จสิ้น และใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำงานให้เสร็จ

ที่เกี่ยวข้อง:

ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ Agile BPM ในปี 2022

วาดอย่างไร?

ผลลัพธ์จะออกมาประมาณนี้

5. แผนที่กระบวนการว่ายน้ำเลน

แผนที่กระบวนการช่องทางว่ายน้ำสามารถช่วยคุณติดตามงานที่ส่งระหว่างทีมหรือแผนกต่างๆ งาน เอกสาร ข้อมูล และรายการอื่นๆ อาจรวมอยู่ด้วย ตามชื่อที่สื่อถึง กระบวนการที่เลือกจะถูกจับคู่จากซ้ายไปขวาและคล้ายกับเลนว่ายน้ำในสระ นี่คือเวลาที่ควรใช้

เมื่อใดควรใช้

• เพื่อกำหนดความรับผิดชอบของบุคคลหรือหน่วยงานเฉพาะ
• เพื่อระบุปัญหาคอขวด ความซ้ำซ้อน และขั้นตอนที่ไม่เกี่ยวข้องในการปรับปรุงกระบวนการ
• เพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่จำเป็นจะรวมอยู่ในกระบวนการ
• เพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ได้มาตรฐานและจัดทำเอกสารในรูปแบบที่สามารถแชร์ได้ง่าย

วาดอย่างไร?

นี่คือวิธีการทำงาน:

นักแสดงต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการนี้จะแสดงรายการทางด้านซ้าย พวกเขาเร่งกระบวนการ ผลลัพธ์ของกระบวนการจะแสดงทางด้านขวา

เลนว่ายน้ำจริงตั้งอยู่ตรงกลาง ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีใช้ไดอะแกรมเลนว่ายน้ำเพื่อทำแผนที่กระบวนการที่ซับซ้อน

จะสร้างแผนผังกระบวนการได้อย่างไร?

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าสัญลักษณ์การแมปกระบวนการคืออะไรและมีแผนผังกระบวนการประเภทใดบ้าง นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อสร้างแผนผังกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 1: มุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่ต้องจับคู่

กำหนดตำแหน่งที่คุณต้องการเริ่มต้น มันเป็นกระบวนการที่ล้มเหลวหรือไม่? เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ใหม่ของคุณหรือไม่? หรือเป็นกระบวนการที่ส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า?

หลังจากนั้นให้ตั้งชื่อ

ขั้นตอนที่ 2: สร้างทีมที่เหมาะสม

ทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการต้องมีส่วนร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าเมื่อทำแผนที่ จะครอบคลุมทุกแง่มุมของกระบวนการ ผู้ที่ทำงาน จัดการกระบวนการ และให้คำติชมควรอยู่ในทีมที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 3: รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

• ขั้นตอนเริ่มต้นที่ไหนและสิ้นสุดที่ไหน?
• อะไรคือขั้นตอนระหว่างสองตำแหน่งนี้?
• อินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการคืออะไร?
• ใครรับผิดชอบอะไร? เมื่อไหร่ ที่ไหน และอย่างไร?

ขั้นตอนที่ 4: จัดเรียงขั้นตอนตามลำดับตรรกะ

ขอให้ทีมของคุณจัดการแต่ละขั้นตอนตามลำดับตั้งแต่ต้นจนจบ

ขั้นตอนที่ 5: สร้างแผนผังกระบวนการพื้นฐาน

สร้างแผนผังกระบวนการที่แสดงแผนที่ตามที่มีอยู่ในปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 6: สร้างและติดตามการปรับปรุง

เริ่มต้นด้วยการนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ในระดับที่เล็กกว่า หากพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถนำมาใช้ในขนาดที่ใหญ่ขึ้นได้ ตรวจสอบกระบวนการใหม่และปรับปรุงเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไรและต้องปรับปรุงเพิ่มเติมหรือไม่

ที่เกี่ยวข้อง:

การจัดการโครงการกับกระบวนการ – ความแตกต่างที่สำคัญ

รายการตรวจสอบสำหรับการแมปกระบวนการ

• เริ่มต้นด้วยการระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการก่อนที่จะระบุขั้นตอนของกระบวนการ ซึ่งจะช่วยในการสร้างขีดจำกัด
• ทำให้แผนที่กระบวนการของคุณอ่านและเข้าใจได้ง่ายที่สุดสำหรับทุกคนในองค์กรของคุณ
• รวมเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นบนแผนที่ของคุณ ไม่น้อยกว่าหรือมากกว่าสิ่งที่จำเป็นในการระบุจุดที่ต้องปรับปรุง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำตามขั้นตอนที่ถูกต้อง เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ใช้สัญลักษณ์แผนที่เมื่อวาด
• รวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทั้งหมดในกระบวนการสร้างแผนที่เพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดข้อมูลหรือขั้นตอนที่สำคัญ
• เพื่อประสิทธิภาพ ให้ใช้ซอฟต์แวร์การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจที่ช่วยให้คุณวาดและทำงานร่วมกับทีมของคุณแบบเรียลไทม์ได้อย่างรวดเร็ว

คำสุดท้ายเกี่ยวกับการทำแผนที่กระบวนการ

การแมปกระบวนการไม่เพียงจำเป็นสำหรับเอกสารกระบวนการเท่านั้น พวกเขายังเป็นวิธีการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นที่นิยม

ทำตามคำแนะนำเพื่อสร้างแผนที่กระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและแบ่งปันข้อกังวลใดๆ ที่คุณมี แม้ว่าคุณจะใช้เทคนิคการแมปกระบวนการอื่นก็ตาม

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

• 10 รีวิวซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการที่ดีที่สุด 2022
• 10 เครื่องมือปรับปรุงกระบวนการยอดนิยมที่คุณต้องการ
• เรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการประเมินโครงการ
• ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการ – 8 เครื่องมือที่ดีที่สุดที่จะใช้ในปี 2022