Руководство руководителя проекта по картированию процессов

Идея без плана — не что иное, как мечта. Вы можете оказаться в ситуации, когда хотите внедрить новую стратегию для своей компании или организации, но не знаете, с чего начать. Чтобы воплотить свои идеи в жизнь, вы должны сначала организовать их и разработать план.

Карта процесса позволяет оптимизировать весь рабочий процесс сверху донизу. Это то, как предприятия масштабируют свою деятельность, чтобы уложиться в сроки. Настройка процессов быстро следует за созданием бизнеса или новой команды внутри компании.

Даже в хорошо зарекомендовавших себя компаниях с персоналом, хорошо разбирающимся во внутренних процессах, требуется документирование рабочих процессов для обеспечения соответствия, обучения новых сотрудников и выявления возможностей для улучшения. Вот почему, независимо от того, является ли компания новой или устоявшейся, картирование процессов полезно.

Узнайте, как картирование процессов может помочь вашей организации. Наше руководство по картированию процессов поможет вам узнать, как работает картирование процессов (с примерами), о преимуществах картирования процессов и о том, как создать карту процесса, чтобы улучшить планирование проекта и коммуникацию вашей команды.

Если вы хотите узнать, почему некоторые из ваших проектов терпят неудачу, добиться удовлетворенности клиентов или спланировать стратегическое видение, картирование процессов — это первый шаг к началу.

Что такое картирование процессов?

Картирование процесса — это визуальная стратегия, используемая для лучшего понимания того, как будет работать процесс. Обычно он включает диаграмму, которая изображает рабочий процесс или все этапы бизнес-процесса.

Цель картирования процессов, в котором используется диаграмма рабочего процесса, состоит в том, чтобы получить более глубокое понимание того, как процесс или набор процессов взаимодействуют между собой и работают эффективно. Сопоставляя свои процессы, вы можете узнать следующее:

• Охарактеризуйте деятельность компании.
• Признайте, кто отвечает за то, что происходит в процессе.
• Определить начальную и конечную точки процесса (выход или конечный результат процесса)
• Классифицируйте аспекты, которые способствуют (или препятствуют) успеху процесса.

Картирование бизнес-процессов также позволяет вам выбрать конкретную цель и способ ее измерения, отслеживания и сравнения с конечной целью вашего бизнеса. Это включает в себя определение того, соответствует ли конкретный процесс общим целям и функциям компании.

Хотя картирование процессов можно использовать для визуализации любого типа процессов, чаще всего оно используется для анализа процессов, обучения, интеграции и непрерывных улучшений. Они полезны для информирования о сложном процессе, решения повторяющихся проблем в рамках данного процесса или координации обязанностей нескольких членов команды.

Значение картирования процессов для достижения успеха в бизнесе

Картирование процессов позволяет быстро понять, как работают процессы, как их можно улучшить или ограничить, а также сколько шагов требуется для завершения процесса. Любой бизнес-процесс может выиграть от картирования.

Если вы конкретно хотите узнать об улучшении бизнес-процессов, ознакомьтесь с этим:

Улучшение бизнес-процессов: что это такое и как это реализовать?

Для процедурных задач в некоторых организациях используются карты процессов, похожие на диаграммы рабочих процессов, чтобы сотрудники знали, какие меры необходимо предпринять в рабочем процессе процесса. Картирование процессов обычно используется для определения стандартов или процедур компании.

Поскольку вы уже читали о картировании процессов, мы предполагаем, что вы знаете по крайней мере несколько преимуществ. Тем не менее, внимательно прочитайте этот раздел, потому что он поможет успокоить окружающих!

Поскольку вы уже читали о картировании процессов, мы предполагаем, что вы знаете по крайней мере несколько преимуществ. Тем не менее, внимательно прочитайте этот раздел, потому что он поможет успокоить окружающих!

• Это облегчает членам команды, заинтересованным сторонам или клиентам эффективное общение о процессе.
• Это полезно для тестирования сценариев и контекстов «что, если».
• Может использоваться в качестве маркетингового инструмента для демонстрации инвесторам или промышленным клиентам надежности ваших организационных процессов.
• Требуется для многих типов стандартов и сертификатов, таких как ISO 9000.
• Улучшает читаемость документации процесса
• Повысить понимание ролей и обязанностей вовлеченных лиц.
• Помогает выявить недостатки в процессе и области, в которых следует внести улучшения, а также помогает командам проводить мозговой штурм идей по улучшению или новым изменениям, которые помогут решить такие проблемы, как удержание сотрудников, снижение доходов и т. д.
• Помогает в снижении затрат, связанных с разработкой продуктов и услуг
• Способствует снижению затрат, связанных с инновационным процессом
• Укрепление командной работы и удовлетворенности сотрудников
• Может использоваться для обучения сотрудников в качестве учебного материала.
• Способствует повышению эффективности рабочих процессов

Когда вам нужно создать карту процесса

Если повышение эффективности является вашим очевидным приоритетом, возможно, пришло время создать карту процесса, чтобы получить общее представление о вашем процессе, прежде чем углубляться в более подробные усовершенствования.

Хотя наем консультантов для оценки ваших процессов может быть выгодным, это также может быть выполнено собственными силами с помощью построителя рабочего процесса с низким кодом.

Карта процесса требуется в следующих ситуациях, помимо эффективности:

• Когда требуется больше спецификаций процесса
• Когда команды должны генерировать идеи по улучшению процессов
• Когда группа стремится улучшить взаимодействие,
• Когда документация процесса отсутствует
• Когда команды должны обнаруживать ошибки, ведущие к задержкам, неопределенности или переделке.

Примеры отображения процессов

Вы можете начать создавать документацию процесса различными способами, чтобы спроектировать процесс. Вы можете использовать блок-схемы, диаграммы, интеллект-карты или все, что придет вам в голову, но есть несколько широко используемых и признанных доступных методологий.

Ниже приведен список различных типов карт процессов, а также краткое описание того, когда каждый из них можно использовать. Выберите правильный тип карты процесса для ваших ключевых целей.

1. Основные блок-схемы

Базовая блок-схема — это простая карта, отображающая этапы процесса, а также его входы и выходы. Блок-схема может быть как простой, как визуальное представление шагов процесса, так и сложной, как развертывание или блок-схема сверху вниз.

Когда подавать заявку:

• Для разработки новых проектов
• Создать и задокументировать процесс решения проблем
• Чтобы помочь командам лучше обмениваться идеями
• Анализ и управление рабочим процессом

Инструкции по рисованию:

Вот простая блок-схема, которая поможет вам научиться их делать.

Если вы хотите получить более подробную информацию о картировании блок-схем, попробуйте один из этих способов.

1. Высокотехнологичное картирование
2. Детальное картирование процесса
3. Многофункциональный

2. СИПОК

Диаграмма SIPOC — это высокоуровневая карта процесса, результатом которой является подробная диаграмма. Хотя поначалу это кажется трудным, это один из наиболее интуитивно понятных и практичных методов для быстрого понимания фаз процесса, когда все начинается и заканчивается вводом и выводом.

Когда использовать:

• Определите ключевые элементы процесса перед созданием подробной карты
• Для определения объема сложных процессов.
• На этапах измерения методологии DMAIC

Как нарисовать?

Чтобы создать и понять диаграмму SIPOC, используйте следующие подсказки на каждом этапе, чтобы лучше понять цель потока:

• Поставщик: кто вводит данные, чтобы начать процесс?
• Исходные данные: Что вставляет этот человек?
• Процесс: Что вы собираетесь делать с этой информацией?
• Выход: каков результат обработки?
• Заказчик: Кому вы передавали обработанные данные? Проверьте диаграмму SIPOC с руководителем проекта и другими заинтересованными сторонами.

Структура диаграммы SIPOC при реализации показана ниже:

3. Схема картирования потока создания ценности (VSM)

Диаграмма картирования потока создания ценности (VSM) — это один из семи принципов бережливого производства, который представляет собой методологию постоянного улучшения бизнес-процессов путем картирования ценности бизнес-процесса. Это визуальное представление всех взаимодействий с клиентами и ценности, которую они обеспечивают.

Когда подавать заявку:

• Документировать, анализировать и улучшать поток информации и материалов
• Для записи метрик входных и выходных данных шага процесса
• Чтобы получить представление о принятии решений и потоке процессов
• Чтобы определить, на чем следует сосредоточить внимание будущим проектам или подпроектам

Как нарисовать?

Карта потока создания ценности объединяет все эти этапы, обеспечивает визуализацию всей добавленной стоимости или расточительных практик и позволяет анализировать и определять способы улучшения процесса создания ценности.

VSM выглядит следующим образом:

4. Диаграмма BPNM

BPMN является наиболее широко используемой методологией отображения процессов, и в ней используются символы блок-схем для создания графического представления процесса, такие как овалы для начальной и конечной точек, прямоугольники для задач/шагов, ромбы для точек принятия решений и стрелки для обозначения процесса. направление потока.

Когда использовать

• Его можно использовать для понимания вашего состояния «как есть». Модель «будет» может быть создана по мере продвижения проекта.
• Ранние модели, скорее всего, будут высокоуровневыми представлениями процесса.
• BPMN используется, когда важно понять шаги, необходимые для выполнения задачи, порядок, в котором эти шаги должны быть выполнены, и кто несет ответственность за выполнение работы.

Связанный:

Все, что вам нужно знать об Agile BPM в 2022 году

Как нарисовать?

Результат выглядит примерно так.

5. Карта процесса плавательных дорожек

Карта процесса плавательной дорожки может помочь вам в отслеживании работы, которая передается между командами или отделами. Могут быть включены задачи, документы, данные и другие элементы. Как следует из названия, выбранный процесс отображается слева направо и напоминает плавательные дорожки в бассейне. Вот когда его следует использовать

Когда использовать

• Определить обязанности конкретных лиц или отделов
• Выявление узких мест, избыточности и лишних шагов для оптимизации процессов
• Чтобы гарантировать, что все необходимые стороны включены в процесс
• Создавать стандартизированные рабочие процессы и документировать их в форматах, которыми можно легко поделиться.

Как нарисовать?

Вот как это работает:

Различные действующие лица, участвующие в процессе, перечислены слева. Они катализируют процесс. Результат процесса показан справа.

Настоящие плавательные дорожки расположены в центре. Вот пример того, как использовать диаграмму плавательных дорожек для отображения сложного процесса.

Как построить карту процесса?

Теперь, когда вы знаете, что такое символы отображения процессов и какие типы карт процессов существуют? Вот шаги, которые вы должны предпринять, чтобы составить эффективную карту процесса

Шаг 1. Сосредоточьтесь на процессах, которые необходимо отобразить

Определите, с чего вы хотите начать. Не работает ли сам процесс? Это процесс, которым занимается ваша новая стратегия? Или это процесс, который оказывает непосредственное влияние на удовлетворенность клиентов?

После этого дайте ему имя.

Шаг 2: Создайте соответствующую команду

Каждый, кто участвует в процессе, должен внести свой вклад в обеспечение того, чтобы при составлении карты были охвачены все аспекты процесса. Те, кто выполняет работу, управляет процессом и обеспечивает обратную связь, должны быть в правильной команде.

Шаг 3: Соберите все необходимые данные

• Где процедура начинается и где заканчивается?
• Каковы шаги между этими двумя позициями?
• Каковы входы и выходы процесса?
• Кто за что отвечает? Когда, где и как?

Шаг 4. Расположите шаги в логическом порядке

Попросите вашу команду организовать каждый шаг в последовательном порядке от начала до конца.

Шаг 5: Создайте базовую карту процесса.

Создайте карту процесса, отображающую существующую карту.

Шаг 6: Создание и отслеживание улучшений

Начните с внедрения изменений в меньшем масштабе. Если они окажутся более эффективными, их можно будет использовать в более широком масштабе. Изучите новый и улучшенный процесс, чтобы увидеть, как он работает и нуждается ли он в дальнейшем улучшении.

Связанный:

Управление проектами и процессами — ключевые отличия

Контрольный список для картирования процессов

• Прежде чем определять этапы процесса, начните с определения начальной и конечной точек процесса. Это помогает формировать ограничения.
• Сделайте карты процессов как можно более простыми для чтения и понимания всеми сотрудниками вашей организации.
• Включайте на карту только ту информацию, которая необходима. Не меньше и не больше, чем требуется для выявления областей для улучшения
• Убедитесь, что вы следуете надлежащей процедуре. Во избежание путаницы используйте символы карты при рисовании.
• Включите все ключевые заинтересованные стороны в процесс картирования, чтобы не упустить важную информацию или шаги.
• Для повышения эффективности используйте программное обеспечение для картирования бизнес-процессов, которое позволяет вам быстро рисовать и сотрудничать с вашей командой в режиме реального времени.

Заключительное слово о картировании процессов

Картирование процесса необходимо не только для документирования процесса; они также являются популярной методологией улучшения бизнес-процессов.

Следуйте руководству, чтобы создавать эффективные карты бизнес-процессов и делиться любыми проблемами, которые у вас есть, даже если вы используете другой метод картирования процессов.

Дополнительные ресурсы:

• 10 лучших обзоров программного обеспечения для управления процессами 2022 года
• 10 лучших инструментов для улучшения процессов, которые вам нужны
• Узнайте о процессе оценки проекта
• Программное обеспечение для управления процессами — 8 лучших инструментов для использования в 2022 году