Proje Yöneticisinin Süreç Eşleştirme Kılavuzu

Planı olmayan bir fikir, bir rüyadan başka bir şey değildir. Şirketiniz veya kuruluşunuz için yeni bir strateji oluşturmak istediğiniz ancak nereden başlayacağınızdan emin olamadığınız bir durumda olabilirsiniz. Fikirlerinizi gerçeğe dönüştürmek için önce onları organize etmeli ve bir plan yapmalısınız.

Bir süreç haritası, tüm iş akışını yukarıdan aşağıya optimize etmenize olanak tanır. İşletmeler, son teslim tarihlerini karşılamak için operasyonlarını bu şekilde ölçeklendirir. Süreçlerin kurulması, bir şirket içinde bir işletmenin veya yeni bir ekibin kurulmasını hızlı bir şekilde takip eder.

Dahili süreçlerde bilgili bir işgücüne sahip köklü şirketlerde bile, uyumu sağlamak, yeni çalışanları eğitmek ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için iş akışlarının belgelenmesi gerekir. Bu nedenle, bir şirket ister yeni ister kurulmuş olsun, süreç haritalaması faydalıdır.

Süreç haritalamanın kuruluşunuza nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin. Süreç haritalama konusundaki kılavuzumuz, süreç haritalamanın nasıl çalıştığını (örneklerle), süreç haritalamanın faydalarını ve ekibinizin proje planlamasını ve iletişimini geliştirmek için bir süreç haritasının nasıl oluşturulacağını öğrenmenize yardımcı olacaktır.

Bazı projelerinizin neden başarısız olduğunu bilmek, müşteri memnuniyetini sağlamak veya stratejik bir vizyon planlamak istiyorsanız, süreç haritalaması başlamanız gereken adımdır.

Süreç Haritalama Nedir?

Süreç haritalama, bir sürecin nasıl çalışacağını daha iyi anlamak için kullanılan görsel bir stratejidir. Genellikle iş akışını veya bir iş sürecindeki tüm aşamaları gösteren bir diyagram içerir.

Bir iş akışı diyagramını kullanan süreç haritalamanın amacı, bir süreç veya süreçler dizisinin nasıl ilişkili olduğu ve etkili bir şekilde nasıl çalıştığı hakkında daha derin bir anlayış elde etmektir. Süreçlerinizi haritalandırarak aşağıdakileri öğrenebilirsiniz:

• Bir şirketin ne yaptığını karakterize edin.
• Süreçte olanlardan kimin sorumlu olduğunu kabul edin.
• Bir sürecin başlangıcını ve bitiş noktalarını belirleyin (bir sürecin çıktısı veya nihai sonucu)
• Bir sürecin başarısına katkıda bulunan (veya engelleyen) yönleri sınıflandırın.

İş süreci haritalaması ayrıca, belirli bir hedef ve onu işletmenizin nihai amacı ile ölçme, izleme ve karşılaştırma yöntemi seçmenizi sağlar. Bu, belirli bir sürecin şirketin genel amaçları ve işlevselliği ile uyumlu olup olmadığının belirlenmesini içerir.

Süreç haritalama her tür süreci görselleştirmek için kullanılabilse de, en sık süreç analizi, eğitim, entegrasyon ve sürekli iyileştirmeler için kullanılır. Karmaşık bir süreci iletmek, belirli bir süreç içinde tekrar eden bir sorunu ele almak veya birden fazla ekip üyesinin sorumluluklarını koordine etmek için kullanışlıdırlar.

İş Başarısı için Süreç Haritalamanın Önemi

Süreç haritalama, süreçlerin nasıl çalıştığını, nasıl geliştirilebileceğini veya daraltılabileceğini ve süreci tamamlamak için kaç adım gerektiğini hızlı bir şekilde anlamanıza olanak tanır. Herhangi bir iş süreci haritalamadan yararlanabilir.

Özellikle iş süreci iyileştirme hakkında bilgi edinmek istiyorsanız, şuna göz atın:

İş Süreçlerini İyileştirme: Nedir ve Nasıl Uygulanır?

Prosedürel görevler için bazı kuruluşlar, iş akışı diyagramlarına benzer süreç haritaları kullanır, böylece çalışanlar bir süreç iş akışında hangi önlemleri alacaklarını bilirler. Süreç eşleme genellikle şirket yürütme standartlarını veya prosedürlerini tanımlamak için kullanılır.

Halihazırda süreç haritalama hakkında bir şeyler okuduğunuz için, en azından birkaç avantajın farkında olduğunuzu tahmin ediyoruz. Ancak bu bölümü baştan sona okuyun çünkü çevrenizdekilere güven vermenize yardımcı olacaktır!

Halihazırda süreç haritalama hakkında bir şeyler okuduğunuz için, en azından birkaç avantajın farkında olduğunuzu tahmin ediyoruz. Ancak bu bölümü baştan sona okuyun çünkü çevrenizdekilere güven vermenize yardımcı olacaktır!

• Ekip üyelerinin, paydaşların veya müşterilerin süreç hakkında etkili bir şekilde iletişim kurmasını kolaylaştırır
• Senaryo testi ve durum bağlamları için faydalıdır.
• Kurumsal süreçlerinizin güvenilirliğini yatırımcılara veya endüstriyel müşterilere göstermek için bir pazarlama aracı olarak kullanılabilir.
• ISO 9000 gibi birçok standart ve sertifika türü için gereklidir.
• Süreç belgelerinin okunabilirliğini iyileştirir
• İlgili kişilerin rol ve sorumluluklarını daha iyi anlayın.
• Süreçteki kusurları ve iyileştirmelerin nerede yapılması gerektiğini belirlemeye yardımcı olur ve ekiplere iyileştirme veya yeni değişiklikler için beyin fırtınası yaparak çalışanları elde tutma, azalan gelir vb. gibi zorlukların üstesinden gelmeye yardımcı olur.
• Ürün ve hizmetlerin geliştirilmesiyle ilgili maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olur
• İnovasyon sürecine bağlı maliyetlerin azaltılmasını kolaylaştırır
• Ekip çalışmasını ve çalışan memnuniyetini güçlendirin
• Çalışanları eğitim materyali olarak eğitmek için kullanılabilir.
• İş süreçlerinin verimliliğini artırmaya yardımcı olur

Süreç Haritasını Ne Zaman Oluşturmanız Gerekir?

Etkinliği artırmak bariz önceliğinizse, daha ayrıntılı ilerlemelere dalmadan önce sürecinizin büyük resmini elde etmek için bir süreç haritası oluşturmanın zamanı gelmiş olabilir.

Süreçlerinizi değerlendirmek için danışmanları işe almak avantajlı olabilir, ancak bu, düşük kodlu bir iş akışı oluşturucu kullanılarak şirket içinde de gerçekleştirilebilir.

Verimliliğe ek olarak aşağıdaki durumlarda bir süreç haritası gereklidir:

• Bir süreç hakkında daha fazla spesifikasyon gerektiğinde
• Ekiplerin süreç iyileştirme fikirleri üretmesi gerektiğinde
• Bir grup bağlantıyı geliştirmeye çalıştığında,
• Süreç dokümantasyonu eksik olduğunda
• Ekiplerin gecikmelere, belirsizliğe veya yeniden çalışmaya neden olan hataları tespit etmesi gerektiğinde.

Süreç Eşleme Örnekleri

Bir süreci tasarlamak için çeşitli yollarla süreç belgeleri oluşturmaya başlayabilirsiniz. Akış çizelgelerini, diyagramları, zihin haritalarını veya hayal gücünüzün ortaya çıkardığı her şeyi kullanabilirsiniz, ancak yaygın olarak kullanılan ve bilinen bazı metodolojiler mevcuttur.

Aşağıda, her birinin ne zaman kullanılabileceğine dair kısa bir açıklama ile birlikte çeşitli süreç haritalarının bir listesi bulunmaktadır. Ana hedefleriniz için doğru süreç haritası türünü seçin.

1. Temel Akış Şemaları

Temel akış şeması, bir sürecin adımlarını, girdi ve çıktılarını gösteren basit bir haritadır. Bir akış şeması, süreç adımlarının görsel bir temsili kadar basit veya bir dağıtım veya yukarıdan aşağıya akış şeması kadar karmaşık olabilir.

Ne zaman başvurulur:

• Yeni projeler tasarlamak için
• Problem çözme için bir süreç oluşturmak ve belgelemek
• Ekiplerin daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak için fikirler
• İş akışı analizi ve yönetimi

Çizim Talimatları:

Bunları nasıl yapacağınızı öğrenmenize yardımcı olacak basit bir akış şeması resmi.

Akış şeması eşlemesi hakkında daha spesifik olmak istiyorsanız, bunlardan birini deneyin.

1. Yüksek süreç Haritalama
2. Detaylı süreç Haritalama
3. Çapraz Fonksiyonel

2. SIPOC

Bir SIPOC diyagramı, ayrıntılı bir diyagramla sonuçlanan yüksek seviyeli bir süreç haritasıdır. İlk başta zor gibi görünse de, bir sürecin girdi ve çıktılarla başlayıp bittiği aşamaları hızlı bir şekilde anlamak için en sezgisel ve pratik yöntemlerden biridir.

Ne zaman kullanılır:

• Ayrıntılı bir harita oluşturmadan önce bir sürecin temel unsurlarını belirleyin
• Karmaşık süreçlerin kapsamını tanımlamak.
• DMAIC metodolojisinin ölçüm aşamalarında

Nasıl çizilir?

Bir SIPOC diyagramı oluşturmak ve kavramak için, akışın amacını daha iyi anlamak için her aşamada aşağıdaki komutları kullanın:

• Tedarikçi: süreci başlatmak için verileri kim giriyor?
• Girdi: Bu kişi ne koyuyor?
• Süreç: Bu bilgilerle ne yapacaksınız?
• Çıktı: İşlemenin sonucu nedir?
• Müşteri: İşlenen verileri kime teslim ettiniz? Proje yöneticisi ve diğer paydaşlarla birlikte SIPOC diyagramını kontrol edin.

Uygulandığında bir SIPOC diyagramının çerçevesi aşağıda gösterilmiştir:

3. Değer Akışı Eşleme Şeması (VSM)

Değer Akışı Haritalama (VSM) diyagramı, bir iş sürecinin değerini haritalayarak iş süreçlerini sürekli olarak iyileştirmeye yönelik bir metodoloji olan yedi Yalın ilkeden biridir. Tüm müşteri etkileşimlerinin ve sağladıkları değerin görsel bir temsilidir.

Ne zaman başvurulur:

• Bilgi ve materyal akışını belgelemek, analiz etmek ve iyileştirmek
• Proses adımı girdi ve çıktılarının ölçümlerini kaydetmek için
• Karar verme ve süreç akışı hakkında bilgi edinmek için
• Gelecekteki projelerin veya alt projelerin nereye odaklanması gerektiğini belirlemek

Nasıl çizilir?

Bir değer akış haritası, tüm bu adımları birleştirir, tüm katma değer veya israf uygulamalarının büyük resmi bir görselleştirmesini sağlar ve değer sağlama sürecini iyileştirmenin yollarını analiz etmenize ve belirlemenize olanak tanır.

Aşağıdaki gibi bir VSM görünür:

4. BPNM Diyagramı

BPMN en yaygın olarak kullanılan süreç haritalama metodolojisidir ve başlangıç ​​ve bitiş noktası için ovaller, görevler/adımlar için dikdörtgenler, karar noktaları için elmaslar ve süreci belirtmek için oklar gibi sürecin grafik temsilini oluşturmak için akış şeması sembollerini kullanır. akış yönü.

Ne Zaman Kullanılır

• Mevcut durumunuzu anlamak için kullanılabilir, proje ilerledikçe bir To-Be modeli oluşturulabilir.
• İlk modeller büyük olasılıkla sürecin üst düzey temsilleri olacaktır.
• BPMN, bir görevi tamamlamak için gereken adımları, bu adımların hangi sırayla tamamlanması gerektiğini ve işi tamamlamaktan kimin sorumlu olduğunu anlamak kritik olduğunda kullanılır.

İlişkili:

2022'de Çevik BPM Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Nasıl çizilir?

Sonuç şöyle bir şeye benziyor.

5. Yüzme Yolu Süreç Haritası

Yüzme kulvarı süreç haritası, ekipler veya departmanlar arasında iletilen işi izlemede size yardımcı olabilir. Görevler, belgeler, veriler ve diğer öğeler dahil edilebilir. Adından da anlaşılacağı gibi, seçilen süreç soldan sağa doğru eşlenir ve havuz yüzme şeritlerine benzer. İşte ne zaman kullanılması gerektiği

Ne Zaman Kullanılır

• Belirli bireylerin veya departmanların sorumluluklarını tanımlamak
• Süreçleri düzene sokmak için darboğazları, fazlalıkları ve gereksiz adımları belirlemek
• Gerekli tüm tarafların bir sürece dahil edilmesini sağlamak
• Standartlaştırılmış iş süreçleri oluşturmak ve bunları kolayca paylaşılabilecek formatlarda belgelemek

Nasıl çizilir?

Bu nasıl çalışır:

Sürece dahil olan çeşitli aktörler solda listelenmiştir. Süreci katalize ederler. Bir işlemin sonucu sağda gösterilir.

Gerçek yüzme şeritleri merkezde bulunur. Karmaşık bir sürecin haritasını çıkarmak için bir yüzme kulvarı diyagramının nasıl kullanılacağına dair bir örnek

Süreç Haritası Nasıl Oluşturulur?

Artık süreç haritalama sembollerinin ne olduğunu ve ne tür süreç haritalarının mevcut olduğunu bildiğinize göre? Verimli bir süreç haritası oluşturmak için atmanız gereken adımlar

Adım 1: Haritalanması Gereken Süreçlere Odaklanın

Nereden başlamak istediğinizi belirleyin. Başarısız olan sürecin kendisi mi? Yeni stratejinizin ilgilendiği süreç mi? Yoksa müşteri memnuniyeti üzerinde doğrudan etkisi olan süreç mi?

Ondan sonra bir isim verin.

2. Adım: Uygun Ekibi Oluşturun

Sürece dahil olan herkes, haritalanırken sürecin her yönünün kapsandığından emin olmak için katkıda bulunmalıdır. İşi yapan, süreci yöneten ve geri bildirimde bulunanların hepsi doğru ekipte olmalıdır.

Adım 3: Gerekli Tüm Verileri Derleyin

• Prosedür nerede başlar ve nerede biter?
• Bu iki pozisyon arasındaki adımlar nelerdir?
• Sürecin girdileri ve çıktıları nelerdir?
• Kim ne için sorumludur? Ne zaman, nerede ve nasıl?

Adım 4: Adımları mantıklı bir sıraya göre düzenleyin

Ekibinizin her adımı baştan sona sırayla düzenlemesini isteyin.

Adım 5: Bir Temel Süreç Haritası oluşturun.

Haritayı mevcut haliyle gösteren bir süreç haritası oluşturun.

6. Adım: İyileştirmeler Oluşturun ve İzleyin

Değişiklikleri daha küçük bir ölçekte uygulayarak başlayın. Daha etkili oldukları kanıtlanırsa, daha büyük ölçekte kullanılabilirler. Nasıl çalıştığını ve daha fazla iyileştirilmesi gerekip gerekmediğini görmek için yeni ve geliştirilmiş süreci inceleyin.

İlişkili:

Proje ve Süreç Yönetimi – Temel Farklar

Süreç Eşleme için Kontrol Listesi

• Süreç adımlarını belirlemeden önce sürecin başlangıç ​​ve bitiş noktalarını belirleyerek başlayın. Bu sınırlar oluşturmaya yardımcı olur.
• Süreç haritalarınızı kuruluşunuzdaki herkes için mümkün olduğunca kolay okunur ve anlaşılır hale getirin.
• Yalnızca haritanızda gerekli olan bilgileri ekleyin. İyileştirme alanlarını belirlemek için gerekenden daha az veya daha fazla değil
• Uygun prosedürü uyguladığınızdan emin olun. Karışıklığı önlemek için çizim yaparken harita sembollerini kullanın.
• Önemli bilgileri veya adımları kaçırmamak için tüm kilit paydaşları haritalama sürecine dahil edin.
• Verimlilik için, ekibinizle gerçek zamanlı olarak hızlı bir şekilde çizim yapmanıza ve işbirliği yapmanıza olanak tanıyan iş süreci haritalama yazılımını kullanın.

Süreç haritalama üzerine son bir söz

Süreç haritalama sadece süreç dokümantasyonu için gerekli değildir; aynı zamanda popüler bir iş süreci iyileştirme metodolojisidir.

Verimli iş süreci haritaları oluşturmak ve başka bir süreç haritalama tekniği kullanıyor olsanız bile endişelerinizi paylaşmak için kılavuzu izleyin.

Daha fazla kaynak:

• En İyi 10 Süreç Yönetimi Yazılım İncelemesi 2022
• İhtiyacınız Olan En İyi 10 Süreç İyileştirme Aracı
• Proje Değerlendirme Süreci Hakkında Bilgi Edinin
• Süreç Yönetimi Yazılımı – 2022'de Kullanılacak En İyi 8 Araç