การจัดการคุณภาพโครงการ: คู่มือเริ่มต้นใช้งานสำหรับทีม Agile

คุณส่งมอบผลิตภัณฑ์/บริการ ทุกอย่างตรงเวลา และทุกคนทำงานหนัก แต่มีบางอย่างผิดปกติ บางทีคุณภาพของผลิตภัณฑ์อาจขาดหายไป หรือตัวโครงการเองก็ไม่ได้คุณภาพสูงมาก

บ่อยครั้งที่เรามุ่งความสนใจไปที่การส่งมอบผลิตภัณฑ์/บริการตรงเวลาจนเราลืมส่วนสำคัญของโครงการไป การจัดการคุณภาพโครงการ

คุณภาพมาก่อนปริมาณ ที่เป็นคติประจำใจมาหลายปี อย่างไรก็ตาม ธรรมชาติของตลาดโลกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและความต้องการที่ผันผวนอย่างรวดเร็วได้ส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่อวิธีการทำงานของเรา การผลิตผลิตภัณฑ์ ฟีเจอร์ใหม่ ฯลฯ ได้กลายเป็นเป้าหมายสากลของทุกธุรกิจ และในการแข่งขันนั้น บางครั้งเราละเลยการรักษาคุณภาพ

จำได้ไหมว่าเมื่อเราพูดว่าคุณภาพไม่ใช่แค่คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่คุณทำ แต่ยังรวมถึงคุณภาพของกระบวนการเองด้วย? ความจำเป็นในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องทำให้คุณภาพในเบาะหลังออกมา แต่เราจะก้าวหน้าไปได้อย่างไรหากเราละทิ้งการรักษาคุณภาพ?

การรักษาคุณภาพตลอดวงจรชีวิตมีความสำคัญพอๆ กับคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ด้วยการจัดการคุณภาพโครงการ คุณจะกำหนดคุณภาพของผลงานที่ผลิตได้ และทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงจุด

ไม่ต้องกังวล. เรากำลังเข้าสู่ประเด็น บทความนี้เป็นความพยายามของเราที่จะช่วยให้คุณเข้าใจการจัดการคุณภาพโครงการ มันคืออะไร และทำงานอย่างไร

การจัดการคุณภาพโครงการคืออะไร?

คุณภาพเป็นตัววัดว่าโครงการดีหรือไม่ดี ยิ่งคุณภาพยิ่งดีโครงการยิ่งดี การจัดการคุณภาพหมายถึงการรักษาคุณภาพมาตรฐาน การจัดการคุณภาพเป็นขอบเขตของการจัดการโครงการและหมายถึงการรักษาคุณภาพระหว่างวงจรชีวิตของโครงการ

Project Management Institute (PMI) กำหนดไว้ในคำต่อไปนี้:

“การวางแผน กำหนดขอบเขต การดำเนินการ และการตรวจสอบคุณภาพในทุกขั้นตอนของโครงการตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงด้านการส่งมอบงาน การจัดการคุณภาพ เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งและจัดการทีมงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงคุณภาพภายในกรอบเวลาและต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลให้การผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีคุณภาพ มันเกี่ยวข้องกับการเลือกพารามิเตอร์ข้อมูลจำเพาะพร้อมกับระบบและขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าคุณภาพจะได้รับการดำเนินการอย่างเหมาะสมในทุกขั้นตอน”

เช่นเดียวกับการจัดการโครงการไม่ใช่ขั้นตอนหรือขั้นตอนเดียว การจัดการคุณภาพเป็นกระบวนการ วัฏจักรซ้ำๆ ของการประเมินคุณภาพ การเปลี่ยนแปลงเพื่อการปรับปรุง การตรวจสอบกระบวนการ การเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง และอื่นๆ กระบวนการจะดำเนินต่อไปจนกว่าจะได้คุณภาพที่ต้องการ

ประเด็นสำคัญที่ต้องจำ:

หลักการสำคัญประการหนึ่งของการจัดการคุณภาพคือการทำให้มั่นใจว่าโครงการตรงตามหรือเกินความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การปฏิบัติตามข้อกำหนดถือเป็นสิ่งแรกในการสร้างความพึงพอใจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การทำเช่นนี้ การรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาต้องการมีความสำคัญอย่างยิ่ง

หากโครงการประสบปัญหาหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เห็นด้วยในสิ่งใด คุณจะต้องกลับไปที่กระบวนการและเริ่มต้นใหม่ เพื่อช่วยตัวคุณเองให้พ้นจากปัญหาเหล่านั้น คุณสามารถทำความเข้าใจความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ชัดเจน และทำให้แน่ใจว่าในทุกขั้นตอนของโครงการ โครงการของคุณเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพทั้งหมดที่ลูกค้าระบุไว้

เมื่อคุณทำถูกต้องแล้ว เรามั่นใจว่าโครงการของคุณจะประสบความสำเร็จตลอดไป

ประการที่สอง การป้องกันดีกว่าการรักษา แนวคิดดังกล่าวไม่สูญหายไปในการจัดการโครงการ อันที่จริง มันสอดคล้องกับหลักการของการจัดการคุณภาพ คุณต้องการเริ่มต้นใหม่เพื่อทำการแก้ไขที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมระหว่างกระบวนการนี้หรือไม่? เราเดาว่าไม่

การปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการในขณะที่กำลังดำเนินการอยู่นั้นเป็นไปได้สำหรับทุกคน ไม่เพียงแต่จะช่วยทีมของคุณจากความเครียดในการเริ่มต้นใหม่ แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกด้วย และนั่นคือวิธีที่ถูกต้องในการทำสิ่งต่างๆ

ดังนั้น หากคุณต้องการได้รับคำชมแทนการได้รับฟันเฟืองจากผลงานที่แย่ การจัดการคุณภาพเป็นวิธีที่จะไป

สุดท้ายนี้ อย่าลืมว่าการจัดการคุณภาพไม่ได้เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แม้ว่าคุณจะทำโปรเจ็กต์เป็นพันๆ ครั้งแล้ว คุณอาจพบสิ่งใหม่ๆ ในพันครั้งและครั้งเดียวที่คุณทำกับการจัดการคุณภาพ

การจัดการคุณภาพเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ไม่ว่าคุณจะทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยหรือก้าวกระโดดครั้งใหญ่ มันจะนำทางคุณเหมือนดาวเหนือ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกย่างก้าวที่คุณทำจะพาคุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น

การจัดการคุณภาพนำเสนอทางเลือกที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการของคุณ คุณสามารถทำให้โครงการของคุณสมบูรณ์แบบได้ตามที่คุณต้องการ สิ่งที่คุณต้องทำคือวัดประสิทธิภาพของคุณอย่างต่อเนื่อง ระบุช่องว่างและช่องโหว่ของจุดอ่อนของคุณ อัปเกรดและอัปเดตกระบวนการ วัดประสิทธิภาพ และทำซ้ำ

ยิ่งรู้ ยิ่งโต!

การจัดการคุณภาพโครงการ – มันทำงานอย่างไร?

แตกต่างจากสิ่งที่คุณอาจเชื่อ การจัดการคุณภาพไม่ใช่ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการ ตรงกันข้ามมันเป็นกระบวนการเอง กระบวนการที่ฝังอยู่ในวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์และเคลื่อนไหวควบคู่ไปกับมัน ในกระบวนการ การจัดการคุณภาพแบ่งออกเป็นสามขั้นตอนหลัก:

1. การวางแผน
2. ความมั่นใจ
3. ควบคุม

หากคุณยังใหม่ต่อการจัดการคุณภาพ คุณสามารถอ่านส่วนต่อไปนี้และเรียนรู้วิธีใช้การจัดการคุณภาพโครงการในองค์กรของคุณ กระบวนการนี้ง่ายและง่ายต่อการปฏิบัติตาม เรามาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร

1. การวางแผนคุณภาพ:

โครงการเริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมายเสมอ เช่นเดียวกับการจัดการคุณภาพ

อันดับแรก ระบุและกำหนดเป้าหมายของคุณ คุณจะทราบได้อย่างไรว่าโครงการมีคุณภาพดีหรือไม่? คุณใช้ KPI ใดในการวัดความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่อโครงการ เป็นต้น.

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยคุณกำหนดมาตรฐานคุณภาพที่คุณต้องการบรรลุในโครงการของคุณ เมื่อคุณกำหนดสิ่งเหล่านี้ได้ถูกต้องแล้ว คุณสามารถเริ่มทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นหรือไปถึงมาตรฐานนั้นได้

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับเป้าหมายจริงๆ ให้ตรวจสอบความชัดเจนของเป้าหมายผ่านทีมหรือองค์กร การวางแผนจะไม่ทำงานจนกว่าคุณจะสื่อสารเป้าหมายเหล่านี้กับสมาชิกในทีมของคุณ เมื่อทุกคนเข้าใจตรงกันแล้ว คุณสามารถเริ่มมอบหมายงานให้กับทรัพยากรและตั้งค่าแผนได้

เป้าหมายเหล่านี้จะเป็นแสงนำทางสำหรับโปรเจ็กต์ ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน

2. การประกันคุณภาพ:

ขั้นตอนต่อไปในการดำเนินการจัดการคุณภาพคือการประกันคุณภาพ นี่ไม่ใช่ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งที่มักจะครองตำแหน่งสุดท้ายในรายชื่อองค์กร การประกันคุณภาพเป็นขั้นตอนหนึ่งในการจัดการคุณภาพ เป็นวิธีการของคุณในการสร้างความมั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพอใจกับความคืบหน้าของโครงการ

ด้วยการประกันคุณภาพ คุณจะได้รับความมั่นใจจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เป็นตราประทับที่รับประกันว่าโครงการของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดในระหว่างกระบวนการ มาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้ในขั้นตอนการวางแผนจะเป็นแนวทางในกระบวนการนี้

ด้วย KPI ที่เกี่ยวข้องและมาตรฐานการวัดอื่นๆ คุณจะวัดว่าโครงการเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านั้นหรือไม่ หากโครงการของคุณเป็นไปตามมาตรฐานทั้งหมด และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียพอใจกับความคืบหน้าของสิ่งต่างๆ แสดงว่าโครงการของคุณพร้อมแล้ว

อย่างไรก็ตาม หากขาดไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ก็ถึงเวลาที่ต้องใช้มาตรการที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะไม่สูญเปล่า เมื่อคุณได้ไฟเขียวจากเฟสนี้แล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนถัดไปได้ เช่น การควบคุมคุณภาพ

3. การควบคุมคุณภาพ:

การควบคุมคุณภาพเป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการ การแยกความแตกต่างระหว่างขั้นตอนนี้กับขั้นตอนก่อนหน้านี้เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากผู้คนมักสับสนระหว่างขั้นตอนหนึ่งกับอีกขั้นตอนหนึ่ง ลองนึกถึงความแตกต่างในลักษณะนี้ หากการประกันคุณภาพคือการดำเนินการ การควบคุมคุณภาพก็คือปฏิกิริยา

การประกันคุณภาพจะประเมินกระบวนการเพื่อระบุปัญหา หากมี ในทางกลับกัน การควบคุมคุณภาพจะทำงานหลังจากวางปัญหาแล้ว เสนอมาตรการแก้ไขเพื่อแก้ไขช่องว่างและขยายคุณภาพ

การควบคุมคุณภาพเกี่ยวข้องกับการระบุปัญหา วิเคราะห์ และแก้ไขปัญหา ด้วยการควบคุมคุณภาพ จะได้รับการวินิจฉัยว่าโครงการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือไม่ รวมถึงในขั้นตอนนี้คือการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น การลดความเสี่ยงเหล่านี้ และการกำจัดปัจจัยใดๆ ที่มีผลกระทบต่อโครงการในทางลบ

ด้วยการควบคุมคุณภาพ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการจะตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ คุณสามารถรับรองคุณภาพของโครงการผ่านการทบทวนและการทดสอบโดยเพื่อน หากสังเกตเห็นความคลาดเคลื่อน คุณสามารถใช้มาตรการแก้ไขทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์สุดท้ายจะไม่ได้รับผลกระทบ

ขั้นตอนนี้เป็นกระบวนการสองขั้นตอน:

1. ระบุสาเหตุของคุณภาพต่ำและดำเนินการที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงคุณภาพโครงการ
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลงานของโครงการเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในขั้นตอนการวางแผน

แม้ว่าการควบคุมคุณภาพมักจะทำในตอนท้าย แต่คุณก็สามารถดำเนินการตรงกลางได้เช่นกัน เนื่องจากจะช่วยให้คุณขจัดปัญหาต่างๆ ออกไปก่อนที่จะกลายเป็นถั่วที่ยากต่อการแตกหัก จำไว้ว่านกที่ตื่นเช้าจับตัวหนอนได้

วิธีการกำหนดคุณภาพ?

กลับสู่ตารางที่หนึ่ง!

การกำหนดคุณภาพคือศูนย์กลางของการจัดการคุณภาพ และอาจเป็นเรื่องยากเล็กน้อยที่จะระบุว่าสิ่งใดมีคุณสมบัติเป็นคุณภาพดีและสิ่งใดคือคุณภาพแย่ คุณกำหนดคุณภาพอย่างไร? กระบวนการต้องปฏิบัติตามมาตรฐานใดบ้างจึงจะถือว่ามีคุณภาพดี

ต่อไปนี้คือคำถามสองสามข้อ คำตอบที่จะช่วยคุณวัดคุณภาพโครงการของคุณ:

• เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือไม่?
• เป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่?
• มันให้ผลลัพธ์ที่ดีหรือไม่?
• ใกล้เคียงกับอุดมคติแค่ไหน?
• อยู่ในเกณฑ์การยอมรับหรือไม่?
• มันจะสร้างผลลัพธ์ที่ดีหรือไม่ถ้าทำซ้ำเมื่อเวลาผ่านไป?

หากคำตอบของคำถามส่วนใหญ่ข้างต้นนั้นร่าเริง ยินดีด้วย คุณผ่านการจัดการคุณภาพแล้ว

กระบวนการนี้มีประโยชน์สำหรับคุณอย่างไร?

การนำกระบวนการไปใช้ในธุรกิจของคุณมีประโยชน์มากมายนับไม่ถ้วน เรามั่นใจว่าคุณจะเริ่มเก็บเกี่ยวทันทีที่คุณเริ่มกระบวนการ อย่างที่กล่าวไปแล้ว นี่คือข้อดีบางประการที่ทำให้คุ้มค่าอย่างแท้จริง!

• กระบวนการที่มีคุณภาพดีขึ้นแปลเป็นผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพดีขึ้น ยิ่งคุณภาพของกระบวนการดีขึ้นเท่าไร คุณภาพของสิ่งที่ส่งมอบก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
• ลูกค้ามักจะมองหาสินค้าที่มีคุณภาพดีกว่า หากคุณให้สิ่งนั้น คุณจะปูทางไปสู่ลูกค้าที่พึงพอใจอย่างเต็มที่ในที่สุด
• การจัดการคุณภาพช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณ เนื่องจากคุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณทุกขั้นตอน คุณจึงเริ่มผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพดีขึ้นได้เร็วยิ่งขึ้น
• การจัดการคุณภาพสามารถช่วยให้คุณประหยัดเงินได้มาก แทนที่จะใช้เงินจำนวนมากในการเริ่มกระบวนการใหม่ คุณสามารถใช้จ่ายน้อยลงในการปรับการดำเนินการที่กำลังดำเนินอยู่ใหม่และยังคงสร้างความแตกต่างอย่างมาก
• ผลที่ตามมาของการจัดการคุณภาพจะไปถึงทีมของคุณด้วย ทีมของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นและให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นด้วยการกำจัดระบบไซโลประสิทธิภาพ

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการคุณภาพ:

หากการจัดการคุณภาพดูเหมือนยากต่อการกลืน คุณสามารถขอความช่วยเหลือจากเครื่องมือการจัดการคุณภาพได้ตลอดเวลา มีเครื่องมือเฉพาะในตลาด เช่น nTask ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณวางแผน ตรวจสอบ และดำเนินการตามกระบวนการจัดการคุณภาพอย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยเครื่องมือที่ดีในมือ คุณสามารถลดต้นทุน ประหยัดเวลา นำทุกคนมารวมกันในหน้าเดียวกัน และใช้กลไกการปรับปรุงที่ดี ลงทะเบียนกับ nTask หรือเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณเลือก เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร

ขอให้โชคดี!