Managementul calității proiectelor: un ghid introductiv pentru echipele agile

Ai livrat produsul/serviciile, totul a fost la timp și toată lumea a muncit din greu, dar ceva nu este în regulă. Poate că calitatea produsului lipsește sau proiectul în sine nu a fost foarte de înaltă calitate.

Adesea suntem atât de concentrați pe livrarea produselor/serviciilor la timp încât uităm un aspect foarte esențial al proiectului. Managementul calitatii proiectelor.

Calitatea precede cantitatea; asta a fost motto-ul de ani de zile. Cu toate acestea, natura în continuă schimbare a pieței globale și cererile care fluctua rapid au avut un impact masiv asupra modului în care lucrăm. Producerea de noi produse, caracteristici etc. a devenit obiectivul universal al tuturor afacerilor și, în această cursă, renunțăm uneori la menținerea calității.

Vă amintiți când spunem că calitatea nu este doar calitatea produselor pe care le faceți, ci calitatea procesului în sine? Nevoia constantă de a se dezvolta din ce în ce mai mult are calitatea pe bancheta din spate. Dar cum vom progresa vreodată dacă renunțăm la menținerea calității?

Menținerea calității pe tot parcursul ciclului de viață este la fel de esențială ca și calitatea produsului în sine. Cu managementul calității proiectelor, determinați calitatea livrabilelor produse și vă asigurați că totul este perfect.

Nu vă faceți griji. Ajungem la obiect. Acest articol este încercarea noastră de a vă ajuta să înțelegeți managementul calității proiectului, ce este acesta și cum funcționează.

Ce este managementul calității proiectelor?

Calitatea este o măsură a cât de bun sau rău este un proiect. Cu cât calitatea este mai bună, cu atât proiectul este mai bun. Managementul calității se referă la menținerea calității standard. Managementul calității este domeniul managementului de proiect și se referă la menținerea calității pe parcursul ciclului de viață al unui proiect.

Project Management Institute (PMI) îl definește în următoarele cuvinte:

„Planificarea, definirea, implementarea și monitorizarea calității în toate fazele proiectului, de la concept până la aspectele de livrare ale lucrării. Managementul calității implică formarea și gestionarea unei echipe de oameni pentru a atinge un obiectiv calitativ într-un cost și un interval de timp eficient, care va avea ca rezultat producerea unui produs sau serviciu de calitate. Aceasta presupune selectarea parametrilor de specificație împreună cu sistemele și procedurile necesare pentru a asigura că calitatea este executată corect în toate fazele.”

Așa cum managementul de proiect nu este un singur pas sau o fază, managementul calității este un proces, un ciclu repetitiv de măsurare a calității, de a face modificări pentru îmbunătățire, de a monitoriza procesul, de a face din nou modificări și așa mai departe. Procesul continuă până când se obține calitatea dorită.

Puncte cheie de reținut:

Unul dintre principiile principale ale managementului calității este asigurarea faptului că proiectul îndeplinește sau depășește așteptările părților interesate. Îndeplinirea cerințelor este prima pentru satisfacerea părților interesate; pentru a face asta, a ști ce își doresc este de o importanță critică.

Dacă proiectul întâmpină vreo dificultate sau părțile interesate dezaprobă ceva, va trebui să reveniți la proces și să o luați de la capăt. Pentru a vă feri de toate aceste probleme, puteți obține claritate cu privire la nevoile părților interesate și vă puteți asigura că, la fiecare pas, proiectul dvs. îndeplinește toate standardele de calitate declarate de client.

Odată ce ai înțeles corect, suntem siguri că proiectul tău va fi un succes până la capăt.

În al doilea rând, este mai bine să previi decât să vindeci. Acest concept nu se pierde în managementul proiectelor. De fapt, se potrivește principiilor managementului calității. Veți prefera să începeți de la capăt să faceți revizuirile potrivite la momentul potrivit în timpul procesului? Bănuim, NU.

Îmbunătățirea calității procesului în timp ce acesta este în desfășurare este mai fezabilă pentru toată lumea. Nu numai că vă va salva echipa de stresul de a începe de la capăt, dar va ajuta și la reducerea costurilor suplimentare. Și acesta este modul corect de a face lucrurile.

Deci, dacă doriți să fiți plin de laude în loc să primiți reacții pentru performanțe slabe, managementul calității este calea de urmat.

În cele din urmă, amintiți-vă că managementul calității nu este un lucru unic. Chiar dacă ai realizat un proiect de o mie de ori, s-ar putea să găsești lucruri noi de o mie de o dată când o faci cu managementul calității.

Managementul calității este un proces continuu. Fie că faci mici schimbări sau faci un salt mare, te va ghida ca steaua nordică, asigurându-te că fiecare pas pe care îl faci te va apropia de obiectivul tău.

Managementul calității prezintă opțiuni care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți procesul. Puteți face proiectul dvs. cât de impecabil doriți. Tot ce trebuie să faceți este să vă evaluați în mod constant performanța, să identificați lacunele și lacunele dvs. slabe, să actualizați și să actualizați procesul, să măsurați performanța și să repetați.

Cu cât știi mai multe, cu atât crești mai mult!

Managementul calității proiectului – Cum funcționează?

Spre deosebire de ceea ce ați putea crede, managementul calității nu este o etapă de la sfârșitul procesului. Dimpotrivă, este un proces în sine. Un proces care este încorporat în ciclul de viață al proiectului și se mișcă în tandem cu acesta. Ca proces, managementul calității este împărțit în trei faze principale:

1. Planificare
2. Asigurare
3. Control

Dacă sunteți nou în managementul calității, puteți doar să citiți următoarea secțiune și să aflați cum să implementați managementul calității proiectelor în organizația dvs. Procesul este simplu și ușor de urmat. Să vedem cum funcționează.

1. Planificarea calității:

Proiectele încep întotdeauna cu stabilirea obiectivelor. Același lucru este valabil și pentru managementul calității.

În primul rând, identificați și definiți-vă obiectivele. Cum stabiliți dacă proiectul este de bună calitate sau nu? Ce KPI-uri folosiți pentru a măsura satisfacția părților interesate față de proiect? Si asa mai departe.

Răspunsurile la aceste întrebări vă ajută să determinați standardele de calitate pe care doriți să le atingeți în proiectul dumneavoastră. Odată ce le-ați clarificat, puteți începe să lucrați pentru atingerea acestor obiective sau atingerea acelui standard.

Înainte de a începe efectiv să lucrați la obiective, asigurați-vă claritatea obiectivelor prin echipă sau organizație. Planificarea nu va funcționa până când sau dacă nu comunicați aceste obiective membrilor echipei. Odată ce toată lumea are clar acest lucru, puteți începe să delegați sarcini resurselor și să puneți planul în mișcare.

Aceste obiective vor fi lumina ta călăuzitoare pentru proiect, ajutându-te să te asiguri că totul este pe drumul cel bun.

2. Asigurarea calității:

Următoarea fază în implementarea managementului calității este asigurarea calității. Acesta nu este unul dintre acei pași care de obicei ocupă ultimul loc pe listele organizațiilor. Asigurarea calității, ca pas, în managementul calității, este modalitatea dumneavoastră de a vă asigura că părțile interesate sunt mulțumite de modul în care proiectul progresează.

Cu asigurarea calității, obțineți încrederea părților interesate. Este un sigiliu care garantează că proiectul dumneavoastră a îndeplinit toate cerințele în timpul procesului. Standardele de calitate stabilite în faza de planificare ghidează acest proces.

Cu KPI-uri relevante și alte standarde de măsurare, puteți evalua dacă proiectul îndeplinește sau nu aceste standarde. Dacă proiectul dvs. îndeplinește toate standardele și părțile interesate sunt mulțumite de modul în care evoluează lucrurile, atunci proiectul dvs. este gata să meargă.

Cu toate acestea, dacă lipsește într-un fel sau altul, este timpul să luăm măsuri relevante pentru a ne asigura că totul nu se irosește. Odată ce obțineți undă verde din această fază, puteți trece la următoarea, adică controlul calității.

3. Controlul calității:

Controlul calității este ultima fază a procesului. Diferenția dintre acest pas și cel precedent este esențială pentru că oamenii confundă adesea unul cu celălalt. Gândiți-vă la diferența în acest fel, dacă asigurarea calității este acțiunea, atunci controlul calității este reacția.

Asigurarea calității evaluează procesul pentru a identifica o problemă, dacă există. Controlul calității, pe de altă parte, funcționează după ce problema a fost plasată. Acesta sugerează măsuri corective pentru a remedia decalajul și a amplifica calitatea.

Controlul calității implică identificarea problemei, analizarea acesteia și rezolvarea acesteia. Cu controlul calității se diagnostichează dacă proiectul îndeplinește sau nu cerințele stabilite în prealabil. De asemenea, în această etapă este inclusă identificarea riscurilor potențiale, atenuarea acestor riscuri și eliminarea oricăror factori care afectează negativ proiectul.

Cu controlul calității, vă puteți asigura, de asemenea, că proiectul este la timp și în buget. Puteți asigura calitatea proiectului prin evaluări și teste de către colegi. Dacă se observă orice discrepanță, puteți lua imediat măsuri corective pentru a vă asigura că rezultatul final nu este afectat.

Această fază este un proces în două etape:

1. Identificați cauza calității slabe și luați măsurile necesare pentru a îmbunătăți calitatea proiectului
2. Asigurați-vă că livrabilele proiectului respectă standardele de calitate stabilite de părțile interesate în faza de planificare

Deși controlul calității se face de obicei la sfârșit, puteți face procesul și la mijloc, deoarece vă va permite să eliminați orice problemă înainte ca acestea să devină o nucă greu de spart. Amintiți-vă, pasărea timpurie prinde viermele.

Cum se definește calitatea?

De la capăt!

Definirea calității este esențială pentru managementul calității și, prin toate mijloacele, poate fi puțin dificil să identifici ce se califică drept calitate bună și ce este calitate proastă. Cum definiți calitatea? Ce standarde trebuie să îndeplinească un proces pentru ca acesta să fie considerat de bună calitate?

Iată câteva întrebări, răspunsul la care vă va ajuta să măsurați calitatea proiectului dvs.:

• Îndeplinește standardele stabilite în prealabil?
• Respectă toate cerințele propuse de părțile interesate?
• Produce rezultate favorabile?
• Cât de aproape este de ideal?
• Se încadrează în intervalul criteriilor de acceptare?
• Va avea rezultate bune dacă se repetă în timp?

Dacă răspunsul la majoritatea întrebărilor enumerate mai sus este vesel, felicitări, ați trecut deja la managementul calității.

Cum este procesul benefic pentru tine?

Există nenumărate beneficii ale implementării procesului în afacerea dvs.; suntem siguri că veți începe să le culegeți imediat ce veți pune procesul în mișcare. Acestea fiind spuse, iată câteva dintre avantajele sale care îl fac să merite cu adevărat!

• Un proces de calitate mai bună se traduce în produse de mai bună calitate. Cu cât este mai bună calitatea procesului, cu atât mai bună este calitatea livrabilurilor produse.
• Clienții sunt mereu în căutarea unor produse de mai bună calitate. Dacă le oferiți asta, în cele din urmă vă deschideți drumul către clienți pe deplin mulțumiți.
• Managementul calității vă îmbunătățește productivitatea. Deoarece îți optimizezi performanța la fiecare pas, începi să produci mai rapid produse de calitate mai bună.
• Managementul calității vă poate ajuta să economisiți bani mari. În loc să cheltuiți sume mari de bani pentru repornirea unui proces, puteți cheltui mai puțin pentru reajustarea operațiunii în curs și, totuși, puteți face o mare diferență.
• Efectele secundare ale managementului calității vor ajunge și la echipa dumneavoastră. Prin eliminarea silozurilor de performanță, echipa dumneavoastră va putea să lucreze mai bine împreună și să producă rezultate mai bune.

Utilizarea software-ului de management al calității:

Dacă managementul calității pare o pastilă greu de înghițit, puteți oricând să beneficiați de ajutorul instrumentelor de management al calității. Există instrumente dedicate pe piață, cum ar fi nTask, concepute pentru a vă ajuta să planificați, să monitorizați și să executați eficient procesul de management al calității.

Cu un instrument bun în mână, puteți reduce costurile, puteți economisi timp, puteți aduce pe toți împreună pe aceeași pagină și puteți implementa un mecanism de îmbunătățire sănătos. Înscrieți-vă la nTask sau la orice alt instrument la alegere pentru a vedea cum funcționează.

Mult noroc!