Proje Kalite Yönetimi: Çevik Ekipler İçin Başlangıç ​​Kılavuzu

Ürün/hizmetleri teslim ettiniz, her şey zamanında geldi ve herkes çok çalıştı ama bir şeyler ters gitti. Belki ürünün kalitesi eksiktir ya da projenin kendisi çok kaliteli değildir.

Genellikle ürünleri/hizmetleri zamanında teslim etmeye o kadar odaklanıyoruz ki, projenin çok önemli bir yönünü unutuyoruz. Proje kalite yönetimi.

Nitelik nicelikten önce gelir; yıllardır mottosu bu. Ancak, küresel pazarın sürekli değişen doğası ve hızla dalgalanan talepler, çalışma şeklimiz üzerinde büyük bir etkiye sahip oldu. Yeni ürünler, özellikler vb. ortaya çıkarmak tüm işletmelerin evrensel hedefi haline geldi ve bu yarışta bazen kalitenin korunmasından vazgeçiyoruz.

Kalitenin sadece yaptığınız ürünlerin kalitesi değil, sürecin kendisinin kalitesi olduğunu söylediğimizi hatırlıyor musunuz? Sürekli gelişme ihtiyacı, arka koltuktaki kaliteyi aşıyor. Ama kaliteyi korumaktan vazgeçersek nasıl ilerleyeceğiz?

Yaşam döngüsü boyunca kaliteyi korumak, ürünün kalitesi kadar önemlidir. Proje kalite yönetimi ile üretilen çıktıların kalitesini belirler ve her şeyin yerinde olduğundan emin olursunuz.

Merak etme. noktaya geliyoruz. Bu makale, proje kalite yönetimini, ne olduğunu ve nasıl çalıştığını anlamanıza yardımcı olma girişimimizdir.

Proje Kalite Yönetimi Nedir?

Kalite, bir projenin ne kadar iyi veya kötü olduğunun bir ölçüsüdür. Kalite ne kadar iyi olursa, proje o kadar iyi olur. Kalite yönetimi, standart kalitenin korunmasını ifade eder. Kalite yönetimi, proje yönetimi alanıdır ve bir projenin yaşam döngüsü boyunca kalitenin korunmasını ifade eder.

Project Management Institute (PMI) bunu şu sözlerle tanımlıyor:

“Konseptten işin teslim yönlerine kadar projenin tüm aşamalarında kalitenin planlanması, kapsamının belirlenmesi, uygulanması ve izlenmesi. Kalite Yönetimi, kaliteli bir ürün veya hizmetin üretilmesiyle sonuçlanacak, etkili bir maliyet ve zaman çerçevesinde niteliksel bir hedefe ulaşmak için bir ekip oluşturmayı ve yönetmeyi içerir. Kalitenin tüm aşamalarda uygun şekilde yürütülmesini sağlamak için gerekli sistem ve prosedürlerle birlikte spesifikasyon parametrelerinin seçilmesini gerektirir.”

Proje yönetimi tek bir adım veya aşama olmadığı gibi, kalite yönetimi de bir süreçtir, kaliteyi ölçmek, iyileştirme için değişiklikler yapmak, süreci izlemek, değişiklikleri yeniden yapmak vb. için tekrarlanan bir döngüdür. İstenilen kalite elde edilene kadar süreç devam eder.

Hatırlanması Gereken Önemli Noktalar:

Kalite yönetiminin temel ilkelerinden biri, projenin paydaşların beklentilerini karşılamasını veya aşmasını sağlamaktır. Gereksinimleri karşılamak, paydaşları memnun etmenin ilk şartıdır; Bunu yapmak için, ne istediklerini bilmek kritik öneme sahiptir.

Proje herhangi bir zorlukla karşılaşırsa veya paydaşlar herhangi bir şeyi onaylamazsa, sürece geri dönüp baştan başlamanız gerekecektir. Kendinizi tüm bu sıkıntılardan kurtarmak için, paydaşların ihtiyaçları konusunda netlik kazanabilir ve yolun her adımında projenizin müşteri tarafından belirtilen tüm kalite standartlarını karşıladığından emin olabilirsiniz.

Bunu doğru yaptığınızda, projenizin baştan sona başarılı olacağından eminiz.

İkincisi, önleme tedaviden daha iyidir. Bu kavram proje yönetiminde kaybolmaz. Aslında, kalite yönetiminin ilkelerine uyar. Süreç içerisinde doğru zamanda doğru revizyonları yapmak için baştan başlamayı mı tercih edersiniz? Tahmin ediyoruz, HAYIR.

Sürecin kalitesini geliştirmek, devam ederken herkes için daha uygundur. Sadece ekibinizi yeniden başlama stresinden kurtarmakla kalmayacak, aynı zamanda ek maliyetleri düşürmeye de yardımcı olacaktır. Ve bu, işleri yapmanın doğru yolu.

Bu nedenle, düşük performans için tepki almak yerine övgü yağmuruna tutulmak istiyorsanız, kalite yönetimi gitmeniz gereken yoldur.

Son olarak, kalite yönetiminin tek seferlik bir şey olmadığını unutmayın. Bir projeyi bin kere yapmış olsanız bile kalite yönetimi ile bin bir kere yaptığınızda yeni şeyler bulabilirsiniz.

Kalite yönetimi devam eden bir süreçtir. İster küçük değişiklikler yapın, ister büyük bir adım atın, Kuzey yıldızı gibi size rehberlik edecek, attığınız her adımın sizi hedefinize bir adım daha yaklaştırmasını sağlayacaktır.

Kalite yönetimi, sürecinizi iyileştirmenize yardımcı olabilecek seçenekler sunar. Projenizi istediğiniz kadar kusursuz hale getirebilirsiniz. Yapmanız gereken tek şey sürekli olarak performansınızı ölçmek, zayıf yönlerinizdeki boşlukları ve boşlukları belirlemek, süreci yükseltmek ve güncellemek, performansı ölçmek ve tekrarlamak.

Ne kadar çok bilirsen, o kadar büyürsün!

Proje Kalite Yönetimi – Nasıl Çalışır?

İnanabileceğinizin aksine, kalite yönetimi bir sürecin sonu aşaması değildir. Tam tersine, bu bir sürecin kendisidir. Projenin yaşam döngüsüne gömülü olan ve onunla birlikte hareket eden bir süreç. Bir süreç olarak kalite yönetimi üç ana aşamaya ayrılır:

1. Planlama
2. Güvence
3. Kontrol

Kalite yönetiminde yeniyseniz, aşağıdaki bölümü okuyabilir ve proje kalite yönetiminin kuruluşunuzda nasıl uygulanacağını öğrenebilirsiniz. İşlem basit ve takip edilmesi kolaydır. Nasıl çalıştığını görelim.

1. Kalite Planlaması:

Projeler her zaman hedef belirlemekle başlar. Aynı durum kalite yönetimi için de geçerlidir.

Her şeyden önce, hedeflerinizi belirleyin ve tanımlayın. Projenin kaliteli olup olmadığına nasıl karar veriyorsunuz? Paydaşların projeden memnuniyetini ölçmek için hangi KPI'ları kullanıyorsunuz? Ve diğerleri.

Bu soruların cevapları, projenizde ulaşmak istediğiniz kalite standartlarını belirlemenize yardımcı olur. Bunları doğru bir şekilde belirledikten sonra, bu hedeflere ulaşmak veya bu standarda ulaşmak için çalışmaya başlayabilirsiniz.

Hedefler üzerinde çalışmaya başlamadan önce, ekip veya organizasyon aracılığıyla hedeflerin net olduğundan emin olun. Bu hedefleri ekip üyelerinize iletmediğiniz sürece planlama çalışmayacaktır. Herkes bu konuda netleştiğinde, kaynaklara görevleri devretmeye başlayabilir ve planı harekete geçirebilirsiniz.

Bu hedefler, proje için yol gösterici ışığınız olacak ve her şeyin yolunda olduğundan emin olmanıza yardımcı olacaktır.

2. Kalite Güvencesi:

Kalite yönetiminin uygulanmasındaki bir sonraki aşama kalite güvencesidir. Bu, genellikle kuruluşların listelerinde son sırada yer alan adımlardan biri değildir. Kalite yönetiminde bir adım olarak kalite güvencesi, paydaşların projenin ilerleyişinden memnun olmalarını sağlama yolunuzdur.

Kalite güvencesi ile paydaşların güvenini kazanırsınız. Projenizin süreç boyunca tüm gereksinimleri karşıladığını garanti eden bir mühürdür. Planlama aşamasında belirlenen kalite standartları bu sürece rehberlik eder.

İlgili KPI'lar ve diğer ölçüm standartları ile projenin bu standartları karşılayıp karşılamadığını ölçersiniz. Projeniz tüm standartları karşılıyorsa ve paydaşlar işlerin gidişatından memnunsa, projeniz devam ediyor demektir.

Ancak, bir şekilde eksikse, her şeyin boşa gitmemesini sağlamak için gerekli önlemleri alma zamanıdır. Bu aşamadan yeşil ışığı aldıktan sonra, bir sonraki aşamaya, yani kalite kontrole geçebilirsiniz.

3. Kalite Kontrol:

Kalite kontrol, sürecin son aşamasıdır. Bu adım ile bir önceki adım arasında ayrım yapmak çok önemlidir, çünkü insanlar genellikle birini diğeriyle karıştırır. Farkı şu şekilde düşünün, eğer kalite güvencesi eylemse, kalite kontrol de tepkidir.

Kalite güvencesi, varsa bir sorunu belirleme sürecini değerlendirir. Kalite kontrol ise problem ortaya çıktıktan sonra işler. Boşluğu düzeltmek ve kaliteyi yükseltmek için düzeltici önlemler önerir.

Kalite kontrol, sorunu tanımlamayı, analiz etmeyi ve çözmeyi içerir. Kalite kontrol ile projenin önceden belirlenen gereksinimleri karşılayıp karşılamadığı tespit edilir. Potansiyel risklerin belirlenmesi, bu risklerin azaltılması ve projeyi olumsuz etkileyen faktörlerin ortadan kaldırılması da bu aşamaya dahildir.

Kalite kontrol ile projenin zamanında ve bütçe dahilinde olmasını da sağlayabilirsiniz. Akran değerlendirmeleri ve testler yoluyla projenin kalitesini sağlayabilirsiniz. Herhangi bir tutarsızlık fark edilirse, sonucun etkilenmemesini sağlamak için derhal düzeltici önlemler alabilirsiniz.

Bu aşama iki aşamalı bir süreçtir:

1. Düşük kalitenin nedenini belirleyin ve proje kalitesini iyileştirmek için gerekli önlemleri alın
2. Proje çıktılarının, planlama aşamasında paydaşlar tarafından belirlenen kalite standartlarına uygun olduğundan emin olun.

Kalite kontrol genellikle en sonda yapılsa da, işlemi orta kısımda da yapabilirsiniz, çünkü bu, herhangi bir sorunu, kırılması zor bir somun haline gelmeden önce ayıklamanıza olanak tanır. Unutmayın, erken kalkan solucanı yakalar.

Kalite Nasıl Tanımlanır?

Silbaştan!

Kaliteyi tanımlamak kalite yönetiminin merkezindedir ve elbette, neyin iyi kalite ve neyin kötü kalite olarak nitelendirildiğini belirlemek biraz zor olabilir. Kaliteyi nasıl tanımlarsınız? Bir sürecin kaliteli olarak kabul edilebilmesi için hangi standartları karşılaması gerekir?

İşte cevabı projenizin kalitesini ölçmenize yardımcı olacak birkaç soru:

• Önceden belirlenen standartları karşılıyor mu?
• Paydaşlar tarafından ortaya konan tüm gerekliliklere uygun mu?
• Olumlu sonuçlar veriyor mu?
• İdeale ne kadar yakın?
• Kabul kriterleri aralığında mı?
• Zamanla tekrarlanırsa iyi sonuçlar doğurur mu?

Yukarıda sıralanan soruların çoğunun cevabı neşeliyse, tebrikler, kalite yönetimini çoktan aştınız.

Süreç Size Nasıl Faydalı?

Süreci işletmenizde uygulamanın sayısız faydası vardır; Süreci harekete geçirir geçirmez onları toplamaya başlayacağınızdan eminiz. Olduğu söyleniyor, işte onu gerçekten buna değer kılan avantajlarından birkaçı!

• Daha kaliteli bir süreç, daha kaliteli ürünlere dönüşür. Sürecin kalitesi ne kadar iyi olursa, üretilen çıktıların kalitesi de o kadar iyi olur.
• Müşteriler her zaman daha kaliteli ürünler için arayış içindedir. Onlara bunu verirseniz, sonuçta tamamen memnun müşterilere giden yolu açmış olursunuz.
• Kalite yönetimi verimliliğinizi artırır. Her adımda performansınızı optimize ettiğiniz için daha kaliteli ürünleri daha hızlı üretmeye başlarsınız.
• Kalite yönetimi, büyük paralardan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Bir süreci yeniden başlatmak için büyük miktarda para harcamak yerine, devam eden işlemi yeniden ayarlamak için daha az harcayabilir ve yine de büyük bir fark yaratabilirsiniz.
• Kalite yönetiminin yan etkileri ekibinize de ulaşacaktır. Performans silolarını ortadan kaldırarak ekibiniz birlikte daha iyi çalışabilecek ve daha iyi sonuçlar üretebilecektir.

Kalite Yönetim Yazılımını Kullanma:

Kalite yönetimi yutulması zor bir hap gibi görünüyorsa, her zaman kalite yönetimi araçlarından yardım alabilirsiniz. Piyasada kalite yönetimi sürecini verimli bir şekilde planlamanıza, izlemenize ve yürütmenize yardımcı olmak için tasarlanmış nTask gibi özel araçlar bulunmaktadır.

Elinizde iyi bir araç ile maliyetleri düşürebilir, zamandan tasarruf edebilir, herkesi aynı sayfada bir araya getirebilir ve sağlıklı bir iyileştirme mekanizması uygulayabilirsiniz. Nasıl çalıştığını görmek için nTask'a veya seçtiğiniz başka bir araca kaydolun.

İyi şanslar!