Project Quality Management: una guida introduttiva per i team Agile

Hai consegnato il prodotto/servizi, tutto è stato puntuale e tutti hanno lavorato sodo, ma qualcosa non va. Forse la qualità del prodotto è carente, o il progetto in sé non era di altissima qualità.

Spesso siamo così concentrati sulla consegna dei prodotti/servizi in tempo che dimentichiamo un aspetto molto essenziale del progetto. Gestione della qualità del progetto.

La qualità precede la quantità; questo è il motto da anni. Tuttavia, la natura in continua evoluzione del mercato globale e le richieste in rapida fluttuazione hanno avuto un impatto enorme sul modo in cui lavoriamo. Sfornare nuovi prodotti, funzionalità, ecc., è diventato l'obiettivo universale di tutte le aziende e, in quella corsa, a volte rinunciamo al mantenimento della qualità.

Ricordi quando diciamo che la qualità non è solo la qualità dei prodotti che fai, ma la qualità del processo stesso? La necessità costante di svilupparsi sempre più ha eliminato la qualità nel sedile posteriore. Ma come potremo mai progredire se rinunciamo a mantenere la qualità?

Mantenere la qualità durante tutto il ciclo di vita è essenziale quanto la qualità del prodotto stesso. Con la gestione della qualità del progetto, determini la qualità dei risultati finali prodotti e ti assicuri che tutto sia perfetto.

Non preoccuparti. Stiamo arrivando al punto. Questo articolo è il nostro tentativo di aiutarti a comprendere la gestione della qualità del progetto, cos'è e come funziona.

Che cos'è la gestione della qualità del progetto?

La qualità è una misura di quanto sia buono o cattivo un progetto. Migliore è la qualità, migliore è il progetto. La gestione della qualità si riferisce al mantenimento della qualità standard. La gestione della qualità è il regno della gestione del progetto e si riferisce al mantenimento della qualità durante il ciclo di vita di un progetto.

Project Management Institute (PMI) lo definisce con le seguenti parole:

“La pianificazione, l'ambito, l'implementazione e il monitoraggio della qualità in tutte le fasi del progetto dall'ideazione fino agli aspetti di consegna del lavoro. La gestione della qualità implica la formazione e la gestione di un team di persone per raggiungere un obiettivo qualitativo entro un lasso di tempo e di costi effettivi, che si tradurrà nella produzione di un prodotto o servizio di qualità. Implica la selezione dei parametri delle specifiche insieme ai sistemi e alle procedure necessari per garantire che la qualità sia eseguita correttamente in tutte le fasi".

Proprio come la gestione del progetto non è un singolo passaggio o una fase, la gestione della qualità è un processo, un ciclo ripetitivo di misurazione della qualità, apportare modifiche per il miglioramento, monitorare il processo, apportare nuovamente modifiche e così via. Il processo continua fino al raggiungimento della qualità desiderata.

Punti chiave da ricordare:

Uno dei principi fondamentali della gestione della qualità è garantire che il progetto soddisfi o superi le aspettative degli stakeholder. Soddisfare i requisiti è il primo per soddisfare gli stakeholder; per farlo, sapere cosa desiderano è di fondamentale importanza.

Se il progetto incontra difficoltà o le parti interessate disapprovano qualcosa, dovrai tornare al processo e ricominciare da capo. Per salvarti da tutti quei problemi, puoi fare chiarezza sulle esigenze degli stakeholder e assicurarti che in ogni fase il tuo progetto soddisfi tutti gli standard di qualità dichiarati dal cliente.

Una volta che hai capito bene, siamo sicuri che il tuo progetto sarà un successo in tutto e per tutto.

In secondo luogo, prevenire è meglio che curare. Questo concetto non è perso nella gestione dei progetti. In effetti, si adatta ai principi della gestione della qualità. Preferisci ricominciare da capo per apportare le revisioni giuste al momento giusto durante il processo? Stiamo indovinando, NO.

Migliorare la qualità del processo mentre è in corso è più fattibile per tutti. Non solo salverà la tua squadra dallo stress di ricominciare da capo, ma aiuterà anche a ridurre i costi aggiuntivi. E questo è il modo giusto di fare le cose.

Quindi, se desideri essere inondato di elogi invece di ricevere contraccolpi per prestazioni inferiori, la gestione della qualità è la strada da percorrere.

Infine, ricorda che la gestione della qualità non è una cosa una tantum. Anche se hai realizzato un progetto migliaia di volte, potresti trovare cose nuove mille e una volta che lo fai con la gestione della qualità.

La gestione della qualità è un processo continuo. Che tu apporti piccoli cambiamenti o fai un grande salto, ti guiderà come la stella polare, assicurandoti che ogni passo che farai ti porterà più vicino al tuo obiettivo.

La gestione della qualità presenta scelte che possono aiutarti a migliorare il tuo processo. Puoi rendere il tuo progetto impeccabile come vuoi. Tutto quello che devi fare è misurare costantemente le tue prestazioni, identificare lacune e scappatoie dei tuoi punti deboli, aggiornare e aggiornare il processo, misurare le prestazioni e ripetere.

Più sai, più cresci!

Gestione della qualità del progetto: come funziona?

A differenza di quanto si potrebbe credere, la gestione della qualità non è una fase di fine processo. Al contrario, è un processo stesso. Un processo che è incorporato nel ciclo di vita del progetto e si muove in tandem con esso. Come processo, la gestione della qualità è suddivisa in tre fasi principali:

1. Pianificazione
2. Assicurazione
3. Controllo

Se non conosci la gestione della qualità, puoi semplicemente leggere la sezione seguente e imparare come implementare la gestione della qualità dei progetti nella tua organizzazione. Il processo è semplice e facile da seguire. Vediamo come funziona.

1. Pianificazione della qualità:

I progetti iniziano sempre con la definizione degli obiettivi. Lo stesso vale per la gestione della qualità.

Per prima cosa, identifica e definisci i tuoi obiettivi. Come si determina se il progetto è di buona qualità o meno? Quali KPI utilizzi per misurare la soddisfazione degli stakeholder per il progetto? E così via.

Le risposte a queste domande ti aiutano a determinare gli standard di qualità che desideri raggiungere nel tuo progetto. Una volta che li hai messi in chiaro, puoi iniziare a lavorare per raggiungere quegli obiettivi o raggiungere quello standard.

Prima di iniziare effettivamente a lavorare sugli obiettivi, assicurati la chiarezza degli obiettivi attraverso il team o l'organizzazione. La pianificazione non funzionerà fino a quando o a meno che non comunichi questi obiettivi ai membri del tuo team. Una volta che tutti saranno chiari su questo, puoi iniziare a delegare i compiti alle risorse e mettere in moto il piano.

Questi obiettivi saranno la tua luce guida per il progetto, aiutandoti a garantire che tutto sia sulla buona strada.

2. Garanzia di qualità:

La fase successiva nell'attuazione della gestione della qualità è la garanzia della qualità. Questo non è uno di quei passaggi che di solito occupano l'ultimo posto negli elenchi delle organizzazioni. La garanzia della qualità, come passaggio, nella gestione della qualità, è il tuo modo per garantire che le parti interessate siano soddisfatte del modo in cui il progetto sta procedendo.

Con la garanzia della qualità, ottieni la fiducia delle parti interessate. È un sigillo che garantisce che il tuo progetto abbia soddisfatto tutti i requisiti durante il processo. Gli standard di qualità fissati in fase di progettazione guidano questo processo.

Con i KPI pertinenti e altri standard di misurazione, valuti se il progetto soddisfa o meno tali standard. Se il tuo progetto soddisfa tutti gli standard e le parti interessate sono soddisfatte di come stanno procedendo le cose, allora il tuo progetto è a posto.

Tuttavia, se manca in un modo o nell'altro, è tempo di prendere le misure necessarie per garantire che tutto non vada sprecato. Una volta ottenuto il via libera da questa fase, si può passare a quella successiva, ovvero il controllo qualità.

3. Controllo di qualità:

Il controllo di qualità è l'ultima fase del processo. La differenziazione tra questo passaggio e il precedente è essenziale perché le persone spesso confondono l'uno con l'altro. Pensa alla differenza in questo modo, se la garanzia della qualità è l'azione, allora il controllo della qualità è la reazione.

La garanzia della qualità valuta il processo per identificare un problema, se presente. Il controllo di qualità, d'altra parte, funziona dopo che il problema è stato posto. Suggerisce misure correttive per correggere il divario e amplificare la qualità.

Il controllo di qualità implica l'identificazione del problema, l'analisi e la risoluzione. Con il controllo di qualità, viene diagnosticato se il progetto soddisfa o meno i requisiti stabiliti in precedenza. In questa fase è incluso anche l'identificazione dei potenziali rischi, la mitigazione di questi rischi e l'eliminazione di tutti i fattori che influiscono negativamente sul progetto.

Con il controllo di qualità, puoi anche assicurarti che il progetto sia puntuale e nel rispetto del budget. È possibile garantire la qualità del progetto attraverso revisioni e test tra pari. Se si nota una discrepanza, è possibile adottare immediatamente misure correttive per garantire che il risultato finale non venga alterato.

Questa fase è un processo in due fasi:

1. Identificare la causa della scarsa qualità e intraprendere le azioni necessarie per migliorare la qualità del progetto
2. Assicurarsi che i risultati del progetto rispettino gli standard di qualità stabiliti dagli stakeholder nella fase di pianificazione

Sebbene il controllo di qualità venga solitamente eseguito alla fine, puoi anche eseguire il processo nel mezzo, poiché ti consentirà di eliminare eventuali problemi prima che diventino difficili da decifrare. Ricorda, il mattiniero cattura il verme.

Come definire la qualità?

Torna al punto di partenza!

La definizione della qualità è fondamentale per la gestione della qualità e, in ogni caso, può essere un po' complicato identificare ciò che si qualifica come di buona qualità e ciò che è di cattiva qualità. Come si definisce la qualità? Quali standard deve soddisfare un processo per essere considerato di buona qualità?

Ecco alcune domande, la cui risposta ti aiuterà a misurare la qualità del tuo progetto:

• Soddisfa gli standard fissati in precedenza?
• Risponde a tutti i requisiti posti dagli stakeholder?
• Produce risultati favorevoli?
• Quanto è vicino all'ideale?
• Rientra nella gamma dei criteri di accettazione?
• Costruirà buoni risultati se si ripete nel tempo?

Se la risposta alla maggior parte delle domande sopra elencate è allegra, congratulazioni, hai già superato la gestione della qualità.

In che modo il processo è vantaggioso per te?

Ci sono innumerevoli vantaggi nell'implementazione del processo nella tua azienda; siamo sicuri che inizierai a raccoglierli non appena avvierai il processo. Detto questo, ecco alcuni dei suoi vantaggi che ne valgono davvero la pena!

• Un processo di migliore qualità si traduce in prodotti di migliore qualità. Migliore è la qualità del processo, migliore è la qualità dei risultati finali prodotti.
• I clienti sono sempre alla ricerca di prodotti di migliore qualità. Se gli dai questo, alla fine stai aprendo la strada a clienti pienamente soddisfatti.
• La gestione della qualità migliora la tua produttività. Poiché ottimizzi le tue prestazioni in ogni fase, inizi a produrre prodotti di qualità migliore più velocemente.
• La gestione della qualità può aiutarti a risparmiare un sacco di soldi. Invece di spendere grandi somme di denaro per riavviare un processo, puoi spendere meno per riaggiustare l'operazione in corso e fare comunque una grande differenza.
• Gli effetti collaterali della gestione della qualità raggiungeranno anche il tuo team. Eliminando i silos di prestazioni, il tuo team sarà in grado di lavorare meglio insieme e produrre risultati migliori.

Utilizzo del software di gestione della qualità:

Se la gestione della qualità sembra una pillola difficile da ingoiare, puoi sempre avvalerti degli strumenti di gestione della qualità. Sul mercato sono disponibili strumenti dedicati, come nTask, progettati per aiutarti a pianificare, monitorare ed eseguire in modo efficiente il processo di gestione della qualità.

Con un buon strumento in mano, puoi tagliare i costi, risparmiare tempo, riunire tutti sulla stessa pagina e implementare un sano meccanismo di miglioramento. Iscriviti a nTask, o qualsiasi altro strumento di tua scelta, per vedere come funziona.

Buona fortuna!