Benvenuto Efficienza, produttività e qualità con la gestione del ciclo di progetto

La gestione dei progetti riguarda la pianificazione, l'esecuzione e la fornitura dei migliori servizi possibili ai tuoi clienti. Qualsiasi progetto è importante quando si tratta di un completamento con successo dove la soddisfazione dei beneficiari e delle parti interessate conta di più. La gestione del ciclo di progetto è uno di questi approcci in cui viene data la priorità alla soddisfazione degli stakeholder.

È inoltre assodato che un progetto passa attraverso una serie di passaggi per raggiungere la fase finale. Quindi, indipendentemente dal tipo di progetto a cui hai diritto, avere una conoscenza completa del ciclo di vita della gestione del progetto, delle fasi del progetto e dei gruppi di gestione è un must.

Le fasi di gestione del progetto rendono il tuo progetto più organizzato e ben eseguito fin dall'inizio. L'obiettivo fondamentale di tutta la gestione e pianificazione è rendere il carico di lavoro più sopportabile e accomodante. Il progetto è suddiviso in piccoli passaggi in modo che i compiti siano equamente distribuiti tra i manager e i rispettivi team. Pertanto, il progetto rimane snello e controllato finanziariamente e la consegna tempestiva è possibile.

Gli approcci alla gestione dei progetti sono vari. Approcci diversi vengono utilizzati dai project manager e dai loro team per ogni progetto. Questi approcci di gestione del progetto sono scelti in base ai requisiti e alle preferenze delle parti interessate.

Che cos'è la gestione del ciclo di progetto?

La gestione del ciclo di progetto è una metodologia per gestire e migliorare la qualità dei progetti assegnati. Il processo aiuta a strutturare l'intero progetto coinvolgendo gli stakeholder in ogni dettaglio. Questo in definitiva aiuta a ottimizzare le prestazioni e la consegna finale.

PCM è un approccio di gestione del progetto progettato sulla base di anni di sviluppo. L'idea di base di questo approccio gestionale è organizzare il progetto dall'inizio alla pianificazione fino all'esecuzione e, infine, alla valutazione.

Per semplificarlo, PCM si occupa di affrontare le complessità di qualsiasi progetto attraverso tutte le fasi o passaggi. Inoltre, pur affrontando le complessità, l'obiettivo è rimanere in linea con le strategie e gli obiettivi fissati dai beneficiari.

Con questo approccio di gestione del progetto, i project manager e i loro team possono lavorare frontalmente sui rispettivi progetti. La buona formazione e la strutturazione delle attività del progetto con diverse fasi farà miracoli nel rispettare la scadenza. Infine, ma non meno importante, anche la consegna finale è all'altezza delle aspettative degli stakeholder grazie al loro coinvolgimento.

Fasi della gestione del ciclo di progetto:

1. Programmazione:

La programmazione è fondamentalmente la fase di 'negoziazione' in cui vengono chiariti gli obiettivi. In questa fase iniziale vengono individuati e valutati anche problemi, vincoli e opportunità. Tutti questi dettagli preliminari consentono al project cycle manager di scegliere idee progettuali adatte e stimare il tempo e il budget necessari per completare il progetto.

La programmazione aiuta anche a identificare l'obiettivo principale o l'obiettivo del progetto. Aiuta anche a valutare le priorità e il quadro fattibile per eseguire il progetto in modo efficiente.

La fase di programmazione consente ai project manager e ai team di stabilire le priorità di sviluppo. Con tutta la chiarezza, il project cycle manager può ora sviluppare un piano strategico e un programma per svolgere il compito assegnato in modo efficace ed efficiente.

2. Identificazione:

Nella fase successiva del PCM viene analizzata la 'rilevanza' della fase di identificazione. I problemi, i bisogni e le idee individuati nella fase di programmazione vengono qui rivisitati per assicurarsi che le idee progettuali siano fattibili e vantaggiose sotto ogni aspetto.

Inoltre, nella fase di identificazione, le parti interessate e altri specialisti vengono consultati per analizzare i problemi, affrontare i problemi e risolvere il problema. Tutti questi passaggi portano al rapporto di identificazione del progetto.

Il rapporto di identificazione del progetto propone quale progetto è rilevante perseguire e spiega la logica alla base della raccomandazione con tutti i dettagli e i calcoli. Dopo tutta la discussione, la proposta viene accettata o rifiutata o modificata per consentire finanziamenti, ecc.

Tutta la ricerca viene condotta in questa fase per garantire che la proposta sia ben studiata e studiata a fondo prima di essere approvata. In questa fase viene formulata anche la procedura strutturale del progetto.

3. Formulazione:

La fase di formulazione è più simile alla fase di "finanziamento" di questo approccio di gestione del progetto. Durante questa fase viene effettuata anche una valutazione della qualità della proposta di finanziamento. Se ha bisogno di alcune modifiche, vengono fornite raccomandazioni. Dopo le raccomandazioni e le modifiche alla proposta di finanziamento, le autorità competenti la accettano o la rifiutano.

Se la proposta di finanziamento viene accettata, il passo successivo è la preparazione, la negoziazione e la firma dell'accordo finale tra il cliente e le autorità esecutive.

La fase di formulazione o finanziamento determina se il progetto è finanziariamente fattibile o meno. Esamina anche i potenziali benefici del progetto insieme alle disposizioni amministrative e tecniche.

4. Attuazione:

Dopo la fase di finanziamento, la fase successiva è l'attuazione. Questa fase può essere la più lunga, a volte si estende per anni, a seconda della natura del progetto.

La fase di attuazione è ulteriormente suddivisa in tre fasi: inizio o periodo di avvio, attuazione principale e periodo di chiusura.

La fase di implementazione prevede la pianificazione e la riprogrammazione, il budgeting e il re-budgeting per aggiornare e perfezionare l'intero progetto. Questa fase include anche il monitoraggio e il reporting per garantire che il progetto non venga fatto deragliare nel tempo. I rapporti vengono generati per tenere traccia del rapporto sullo stato di avanzamento mantenendo le parti interessate al passo con tutto lo sviluppo.

Supponiamo che il risultato proposto sia raggiunto e che le risorse siano ben mantenute in conformità con la proposta. In tal caso viene presentato un piano operativo annuale, determinando se il finanziamento deve essere proseguito o se si preferiscono le modifiche.

5. Valutazione e audit:

L'ultimo passaggio è la fase di "valutazione", in cui il progetto viene analizzato sistematicamente per vedere se gli obiettivi prefissati vengono raggiunti. La fase di valutazione può essere avviata già quando viene avviata la fase di attuazione per mantenere tutto sotto controllo sin dall'inizio. Può anche essere analizzato alla fine del progetto.

La valutazione e l'audit possono essere effettuati anche annualmente per analizzare e valutare l'impatto nel tempo. Tuttavia, la valutazione dovrebbe concentrarsi su questi cinque criteri: impatto, pertinenza, efficienza, efficacia e sostenibilità.

La valutazione esamina i dettagli e come è andato il progetto. Ha raggiunto gli obiettivi? Quali erano gli ostacoli? Cosa si poteva fare meglio? Quali erano le scappatoie? E se gli obiettivi sono stati raggiunti o meno. Le lezioni apprese dopo la valutazione vengono quindi applicate al progetto rimanente o ai nuovi progetti già in cantiere.

Vantaggi dell'implementazione della gestione del ciclo di progetto (PCM):

1. Produttività migliorata

Per produttività migliorata, intendiamo che il processo rende il progetto organizzato e strutturato in ogni modo possibile. Questo, a sua volta, aiuta i manager e i team a migliorare la qualità assicurando che ogni altro aspetto sia sotto controllo, che si tratti del budget o del tempo.

Inoltre, l'efficienza e la produttività migliorano quando il processo viene decentralizzato in fasi più piccole e più facili. I team diventano più competenti e fiduciosi nello svolgere il compito e nel portarlo a termine con eccellenza.

2. Partecipazione dei clienti e rispetto delle aspettative

Uno degli aspetti più vantaggiosi di questo approccio di gestione del progetto è il coinvolgimento dei beneficiari e delle parti interessate. I team leader possono comunicare con i clienti in ogni fase in modo che le loro aspettative siano ben comprese.

Il coinvolgimento degli stakeholder consente ai leader e ai membri del team di lavorare seguendo i requisiti e quindi le aspettative sono soddisfatte.

3. Approccio standardizzato con strumenti standardizzati

Il PCM è un approccio standardizzato con strumenti standardizzati. L'intero processo è costruito in passaggi più piccoli, rendendo più semplice e facile lavorare.

4. Imparare da un progetto e applicarsi agli altri

Questo approccio consente ai project manager e ai loro team di imparare da un progetto e applicare tali lezioni a progetti futuri per una consegna efficiente ed efficace del progetto. Eliminando i rischi, i professionisti possono gestire i progetti con maggiore sicurezza.

5. Risparmiare tempo e costi

Con una struttura più organizzata, una comunicazione e una gestione efficaci, risorse come tempo e costi vengono risparmiate in misura maggiore.

6. Chiarezza negli obiettivi

La chiarezza degli obiettivi si ottiene quando gli stakeholder sono coinvolti e la loro soddisfazione è obbligatoria. Quando il tuo team porta a contattare i beneficiari, capisce cosa si aspettano i clienti dalla consegna finale. Questo rende gli obiettivi più chiari e definiti. Quindi, il processo diventa più snello.

7. Gestione efficiente ed efficace delle risorse

Uno degli obiettivi della gestione strutturata dei progetti è una gestione delle risorse efficace ed efficiente. Per renderlo possibile, la comunicazione con i beneficiari è molto utile. Puoi dichiarare lo sviluppo di ogni fase e solo l'approvazione dei clienti o delle parti interessate significherebbe passare alla fase successiva.

Inoltre, i project manager ei professionisti sono chiari sulle aspettative degli stakeholder e sanno dove investire tempo ed energie.

8. Semplificare il progetto

PCM porta alla semplificazione del progetto. Le attività vengono distribuite in modo uniforme suddividendo l'intero progetto in blocchi più piccoli. Ciò implica che i team possono assumersi l'onere del carico di lavoro e consegnare il compito assegnato in tempo.

Anche le complessità dei compiti vengono risolte quando i leader semplificano il progetto scomponendolo. L'intero processo diventa fluido e facile da gestire.

9. Definire ogni fase per la trasparenza

La trasparenza è un'altra chiave nella realizzazione del progetto. Ogni fase della gestione del ciclo del progetto è ben definita. I team e gli altri membri possono comunicare tra loro lungo il percorso per superare qualsiasi difficoltà. Non solo questo, ma trasparenza significa anche che le parti interessate e le altre parti interessate sono collegate durante l'intera attività. Questa comunicazione aiuta a soddisfare gli obiettivi e le aspettative degli stakeholder e dei beneficiari.

Perché dovrebbe essere utilizzata la gestione del ciclo di progetto?

Una delle caratteristiche più soddisfacenti di questo approccio di project management è la sua natura lineare, semplificata e progressiva. Dopo aver completato con successo ogni passaggio, puoi passare al passaggio successivo e facilitare il tuo viaggio fino alla fine.

Il ciclo mantiene anche il progetto all'interno degli obiettivi politici dell'organizzazione pur essendo pertinente alle esigenze del cliente. Questo approccio cerca anche la fattibilità del progetto. La gestione del ciclo calcola anche l'utilizzo delle risorse e il relativo vantaggio.

La gestione del ciclo di progetto è un approccio efficace ed efficiente per produrre risultati positivi e di successo per il cliente e l'organizzazione. Il sistema ha dimostrato il suo valore in tutto il mondo in vari settori. L'approccio graduale non è solo facile, ma è orientato al risultato. Con una ricerca approfondita del progetto, un'adeguata pianificazione, avvio, implementazione e valutazione, i team leader e gli altri membri possono portare a termine qualsiasi progetto con un brillante successo.

Altre risorse:

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