نرحب بالكفاءة والإنتاجية والجودة مع إدارة دورة المشروع

تتمحور إدارة المشروع حول التخطيط والتنفيذ وتقديم أفضل الخدمات الممكنة لعملائك. كل مشروع مهم عندما يتعلق الأمر بإنجاز ناجح حيث يكون إرضاء المستفيدين وأصحاب المصلحة أكثر أهمية. إدارة دورة المشروع هي أحد هذه الأساليب حيث يتم إعطاء الأولوية لإرضاء أصحاب المصلحة.

من الثابت أيضًا أن المشروع يمر بسلسلة من الخطوات للوصول إلى المرحلة النهائية. لذلك ، بغض النظر عن نوع المشروع الذي يحق لك الحصول عليه ، فإن امتلاك معرفة شاملة بدورة حياة إدارة المشروع ومراحل المشروع ومجموعات الإدارة أمر لا بد منه.

تجعل مراحل إدارة المشروع مشروعك أكثر تنظيماً وتنفيذاً جيداً منذ البداية. الهدف الأساسي من كل الإدارة والتخطيط هو جعل عبء العمل أكثر تحملاً وسهولة. ينقسم المشروع إلى خطوات صغيرة بحيث يتم توزيع المهام بالتساوي بين المديرين وفرقهم الخاصة. ومن ثم ، يظل المشروع مبسطًا وخاضعًا للسيطرة المالية ، ويمكن التسليم في الوقت المناسب.

مناهج إدارة المشروع متنوعة. يتم استخدام أساليب مختلفة من قبل مديري المشاريع وفرقهم لكل مشروع. يتم اختيار نهج إدارة المشروع هذه وفقًا لمتطلبات أصحاب المصلحة وتفضيلاتهم.

ما هي إدارة دورة المشروع؟

إدارة دورة المشروع هي منهجية لإدارة وتحسين جودة المشاريع المعينة. تساعد العملية في هيكلة المشروع بأكمله مع إشراك أصحاب المصلحة في كل التفاصيل. هذا يساعد في النهاية في تحسين الأداء والتسليم النهائي.

PCM هو نهج إدارة مشروع مصمم على أساس سنوات من التطوير. الفكرة الأساسية لنهج الإدارة هذا هي تنظيم المشروع من البداية إلى التخطيط إلى التنفيذ ، وأخيراً التقييم.

لتبسيط الأمر ، يتعلق PCM بمعالجة تعقيدات أي مشروع من خلال جميع المراحل أو الخطوات. علاوة على ذلك ، أثناء معالجة التعقيدات ، يتمثل الهدف في الحفاظ على اتساقها مع الاستراتيجيات والأهداف التي حددها المستفيدون.

باستخدام نهج إدارة المشروع هذا ، يمكن لمديري المشاريع وفرقهم العمل بشكل مباشر في المشاريع المعنية. إن التشكيل الجيد لهيكلة مهام المشروع بخطوات مختلفة ستعمل على العجائب في الوفاء بالموعد النهائي. أخيرًا وليس آخرًا ، يكون التسليم النهائي أيضًا على قدم المساواة مع توقعات أصحاب المصلحة بسبب مشاركتهم.

مراحل إدارة دورة المشروع:

1. البرمجة:

البرمجة هي في الأساس مرحلة "التفاوض" التي يتم فيها توضيح الأهداف. في هذه المرحلة الأولية ، يتم أيضًا تحديد المشكلات والقيود والفرص وتقييمها. تسمح كل هذه التفاصيل الأولية لمدير دورة المشروع باختيار أفكار المشروع المناسبة وتقدير الوقت والميزانية اللازمين لإكمال المشروع.

تساعد البرمجة أيضًا في تحديد الهدف أو الهدف الرئيسي للمشروع. كما أنه يساعد في تقييم الأولويات والإطار العملي لتنفيذ المشروع بكفاءة.

تسمح مرحلة البرمجة لمديري المشروع وفرق العمل بتحديد أولويات التطوير. بكل وضوح ، يمكن لمدير دورة المشروع الآن تطوير خطة استراتيجية وبرنامج لتنفيذ المهمة المعينة بفعالية وكفاءة.

2. التعريف:

في المرحلة التالية من PCM ، يتم تحليل "أهمية" مرحلة تحديد الهوية. تتم مراجعة المشكلات والاحتياجات والأفكار المحددة في مرحلة البرمجة هنا للتأكد من أن أفكار المشروع مجدية ومفيدة في كل جانب.

علاوة على ذلك ، في مرحلة التحديد ، يتم استشارة أصحاب المصلحة وغيرهم من المتخصصين لتحليل المشاكل ومعالجة القضايا وحل المشكلة. كل هذه الخطوات تؤدي إلى تقرير تعريف المشروع.

يقترح تقرير تعريف المشروع المشروع المناسب للمتابعة ويشرح الأساس المنطقي للتوصية بكل التفاصيل والحسابات. بعد كل المناقشة ، يتم قبول الاقتراح أو رفضه أو تعديله للسماح بالتمويل ، إلخ.

يتم إجراء جميع الأبحاث في هذه المرحلة للتأكد من أن الاقتراح مدروس جيدًا وبحث شامل قبل الموافقة عليه. في هذه المرحلة ، تتم أيضًا صياغة الإجراء الهيكلي للمشروع.

3 - الصياغة:

تشبه مرحلة الصياغة إلى حد كبير مرحلة "التمويل" لنهج إدارة المشروع هذا. خلال هذه المرحلة ، يتم أيضًا إجراء تقييم جودة مقترح التمويل. إذا كانت بحاجة إلى بعض التغييرات ، يتم تقديم التوصيات. بعد التوصيات والتغييرات في عرض التمويل ، تقبله السلطات المختصة أو ترفضه.

إذا تم قبول عرض التمويل ، فإن الخطوة التالية هي الإعداد والتفاوض وتوقيع الاتفاقية النهائية بين العميل والسلطات المنفذة.

تحدد مرحلة الصياغة أو التمويل ما إذا كان المشروع مجديًا ماليًا أم لا. كما يبحث في الفوائد المحتملة للمشروع إلى جانب الأحكام الإدارية والفنية.

4. التنفيذ:

بعد مرحلة التمويل ، فإن المرحلة التالية هي التنفيذ. يمكن أن تكون هذه المرحلة الأطول ، وقد تمتد أحيانًا إلى سنوات ، اعتمادًا على طبيعة المشروع.

وتنقسم مرحلة التنفيذ كذلك إلى ثلاث خطوات ، مرحلة البداية أو البداية ، والتنفيذ الرئيسي ، وفترة الإغلاق.

تتضمن مرحلة التنفيذ التخطيط وإعادة التخطيط والميزنة وإعادة الميزنة لتحديث وتحسين المشروع بأكمله. تشمل هذه المرحلة أيضًا المراقبة والإبلاغ لضمان عدم خروج المشروع عن مساره بمرور الوقت. يتم إنشاء التقارير لتتبع تقرير التقدم مع إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بكل التطورات.

افترض أن النتيجة المقترحة قد تحققت وأن الموارد تمت صيانتها جيدًا وفقًا للاقتراح. في هذه الحالة ، يتم تقديم خطة تشغيل سنوية تحدد ما إذا كان التمويل سيستمر أو إذا كانت التغييرات مفضلة.

5. التقييم والمراجعة:

الخطوة الأخيرة هي مرحلة "التقييم" ، حيث يتم تحليل المشروع بشكل منهجي لمعرفة ما إذا تم الوصول إلى الأهداف المحددة. يمكن بدء مرحلة التقييم بمجرد بدء مرحلة التنفيذ لإبقاء كل شيء قيد الفحص منذ البداية. يمكن أيضًا تحليلها في نهاية المشروع.

يمكن أيضًا إجراء التقييم والمراجعة سنويًا لتحليل وتقييم التأثير بمرور الوقت. ومع ذلك ، يجب أن يركز التقييم على هذه المعايير الخمسة: الأثر ، والملاءمة ، والكفاءة ، والفعالية ، والاستدامة.

ينظر التقييم في التفاصيل وكيف سار المشروع. هل حققت الأهداف؟ ما هي العوائق؟ ما كان يمكن القيام به على نحو أفضل؟ ما هي الثغرات؟ وإذا كانت الأهداف قد تحققت أم لا. ثم يتم تطبيق الدروس المستفادة بعد التقييم على المشروع المتبقي أو المشاريع الجديدة قيد الإعداد.

فوائد تنفيذ إدارة دورة المشروع (PCM):

1. تحسين الإنتاجية

من خلال تحسين الإنتاجية ، فإننا نعني أن العملية تجعل المشروع منظمًا ومنظمًا بكل طريقة ممكنة. وهذا بدوره يساعد المديرين والفرق على تحسين الجودة مع ضمان التحكم في كل جانب آخر ، سواء كانت الميزانية أو الوقت.

علاوة على ذلك ، تتحسن الكفاءة والإنتاجية عندما تكون العملية لامركزية إلى خطوات أصغر وأسهل. تصبح الفرق أكثر كفاءة وثقة في تنفيذ المهمة وإتمامها بامتياز.

2. مشاركة العملاء وتلبية التوقعات

أحد الجوانب الأكثر فائدة لنهج إدارة المشروع هذا هو إشراك المستفيدين وأصحاب المصلحة. يتواصل قادة الفريق مع العملاء في كل خطوة حتى يتم فهم توقعاتهم جيدًا.

يسمح إشراك أصحاب المصلحة للقادة وأعضاء الفريق بالعمل وفقًا للمتطلبات ، وبالتالي يتم تلبية التوقعات.

3. نهج موحد مع أدوات موحدة

PCM هو نهج موحد مع أدوات موحدة. تم دمج العملية بأكملها في خطوات أصغر ، مما يجعل العمل عليها أبسط وأسهل.

4. التعلم من مشروع واحد والتطبيق على الآخرين

يسمح هذا النهج لمديري المشاريع وفرقهم بالتعلم من مشروع واحد وتطبيق هذه الدروس على المشاريع المستقبلية من أجل تسليم المشروع بكفاءة وفعالية. من خلال القضاء على المخاطر ، يمكن للمهنيين إدارة المشاريع بثقة أكبر.

5. توفير الوقت والتكلفة

مع وجود هيكل أكثر تنظيماً واتصالات وإدارة فعالة ، يتم توفير الموارد مثل الوقت والتكلفة إلى حد كبير.

6. الوضوح في الأهداف

يتم تحقيق الوضوح في الأهداف عندما يشارك أصحاب المصلحة ، ورضاهم إلزامي. عندما يقود فريقك إلى الاتصال بالمستفيدين ، فهم يفهمون ما يتوقعه العملاء من التسليم النهائي. هذا يجعل الأهداف أكثر وضوحًا وأكثر تحديدًا. وبالتالي ، تصبح العملية أكثر بساطة.

7. كفاءة وفعالية إدارة الموارد

أحد أهداف إدارة المشاريع المنظمة هو إدارة الموارد بكفاءة وفعالية. لجعل ذلك ممكنًا ، يكون التواصل مع المستفيدين في متناول اليد. يمكنك تحديد تطور كل مرحلة ، والموافقة عليها فقط من قبل العملاء أو أصحاب المصلحة تعني الانتقال إلى المرحلة التالية.

علاوة على ذلك ، فإن مديري المشاريع والمهنيين واضحون بشأن توقعات أصحاب المصلحة ويعرفون أين يستثمرون وقتهم وطاقتهم.

8. تبسيط المشروع

PCM يؤدي إلى تبسيط المشروع. يتم توزيع المهام بالتساوي عن طريق تقسيم المشروع بأكمله إلى أجزاء أصغر. وهذا يعني أنه يمكن للفرق تحمل عبء العمل وتسليم المهمة الموكلة إليها في الوقت المناسب.

حتى تعقيدات المهام يتم حلها عندما يبسط القادة المشروع عن طريق تقسيمه. تصبح العملية برمتها سلسة وسهلة الإدارة.

9. تحديد كل مرحلة من أجل الشفافية

الشفافية هي مفتاح آخر في تسليم المشروع. كل خطوة في إدارة دورة المشروع محددة جيدًا. يمكن للفرق والأعضاء الآخرين التواصل مع بعضهم البعض على طول الطريق للتغلب على أي صعوبة. ليس هذا فقط ، ولكن الشفافية تعني أيضًا أن أصحاب المصلحة والأطراف الأخرى ذات الصلة مرتبطون طوال المهمة. يساعد هذا الاتصال على تلبية أهداف وتوقعات أصحاب المصلحة والمستفيدين.

لماذا يجب استخدام إدارة دورة المشروع؟

واحدة من أكثر الميزات إرضاءً لنهج إدارة المشروع هذا هي طبيعته الخطية والمبسطة والتقدمية. مع الانتهاء بنجاح من كل خطوة ، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية وتسهيل رحلتك حتى النهاية.

كما تحافظ الدورة على المشروع ضمن أهداف سياسة المنظمة بينما تكون ذات صلة باحتياجات العميل. هذا النهج يبحث أيضا عن جدوى المشروع. تحسب إدارة الدورة أيضًا استخدام الموارد والميزة المقابلة.

إدارة دورة المشروع هي نهج فعال وكفء لتحقيق نتائج ناجحة ومفيدة للعميل والمؤسسة. لقد أثبت النظام قيمته في جميع أنحاء العالم في مختلف الصناعات. النهج التدريجي ليس سهلاً فحسب ، بل إنه موجه نحو النتائج. من خلال البحث المتعمق للمشروع ، والتخطيط السليم ، والبدء ، والتنفيذ ، والتقييم ، يمكن لقيادة الفريق والأعضاء الآخرين إنجاز أي مشروع بنجاح باهر.

المزيد من الموارد:

• ما هي دورة PDCA وكيفية استخدامها في إدارة المشروع؟
• كل ما تحتاج لمعرفته حول S-Curve في إدارة المشاريع
• دليلك لعام 2022 لمولد المسار الحرج لإدارة المشروع
• مخطط بيرت - دليل شامل لأدوات مخطط بيرت عبر الإنترنت لعام 2022
• نقاط جهد سكروم - ما هي وأهميتها
• مخطط السرعة في إدارة المشروع - ما هو وكيف يعمل؟
• 13 طرق اختيار المشروع نحو الانتهاء بنجاح