Selamat Datang Efisiensi, Produktivitas, dan Kualitas Dengan Manajemen Siklus Proyek

Manajemen proyek adalah tentang perencanaan, pelaksanaan, dan memberikan layanan terbaik kepada klien Anda. Setiap dan setiap proyek penting dalam hal penyelesaian yang berhasil di mana kepuasan penerima manfaat dan pemangku kepentingan paling penting. Manajemen siklus proyek adalah salah satu pendekatan di mana kepuasan pemangku kepentingan diprioritaskan.

Hal ini juga mapan bahwa sebuah proyek melewati serangkaian langkah untuk mencapai tahap akhir. Jadi, apa pun jenis proyek yang menjadi hak Anda, memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang siklus hidup manajemen proyek, fase proyek, dan grup manajemen adalah suatu keharusan.

Fase manajemen proyek membuat proyek Anda lebih terorganisir dan dijalankan dengan baik sejak awal. Tujuan dasar dari semua manajemen dan perencanaan adalah untuk membuat beban kerja lebih tertahankan dan santai. Proyek ini dibagi menjadi langkah-langkah kecil sehingga tugas didistribusikan secara merata di antara manajer dan tim masing-masing. Oleh karena itu, proyek tetap efisien dan terkendali secara finansial, dan pengiriman tepat waktu dimungkinkan.

Pendekatan manajemen proyek bervariasi. Pendekatan yang berbeda digunakan oleh manajer proyek dan tim mereka untuk setiap proyek. Pendekatan manajemen proyek ini dipilih mengikuti kebutuhan dan preferensi pemangku kepentingan.

Apa itu Manajemen Siklus Proyek?

Manajemen siklus proyek adalah metodologi untuk mengelola dan meningkatkan kualitas proyek yang ditugaskan. Proses ini membantu menyusun keseluruhan proyek sambil melibatkan pemangku kepentingan dalam setiap detail. Ini pada akhirnya membantu dalam mengoptimalkan kinerja dan pengiriman akhir.

PCM adalah pendekatan manajemen proyek yang dirancang berdasarkan tahun pengembangan. Ide dasar dari pendekatan manajemen ini adalah untuk mengatur proyek dari awal hingga perencanaan hingga pelaksanaan dan, akhirnya, evaluasi.

Untuk menyederhanakannya, PCM adalah tentang menangani kompleksitas proyek apa pun melalui semua fase atau langkah. Selain itu, sambil mengatasi kompleksitas, tujuannya adalah untuk tetap selaras dengan strategi dan tujuan yang ditetapkan oleh penerima manfaat.

Dengan pendekatan manajemen proyek ini, manajer proyek dan tim mereka dapat bekerja langsung pada proyek masing-masing. Pembentukan dan penataan tugas proyek yang baik dengan langkah-langkah yang berbeda akan bekerja sangat baik dalam memenuhi tenggat waktu. Last but not least, pengiriman akhir juga sesuai dengan harapan pemangku kepentingan karena keterlibatan mereka.

Tahapan Manajemen Siklus Proyek:

1. Pemrograman:

Pemrograman pada dasarnya adalah fase 'negosiasi' di mana tujuan diklarifikasi. Pada tahap awal ini, masalah, kendala, dan peluang juga diidentifikasi dan ditimbang. Semua rincian awal ini memungkinkan manajer siklus proyek untuk memilih ide proyek yang sesuai dan memperkirakan waktu dan anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Pemrograman juga membantu mengidentifikasi tujuan atau sasaran utama proyek. Ini juga membantu untuk mengevaluasi prioritas dan kerangka kerja yang layak untuk melaksanakan proyek secara efisien.

Fase pemrograman memungkinkan manajer proyek dan tim untuk menetapkan prioritas pengembangan. Dengan semua kejelasan, manajer siklus proyek sekarang dapat mengembangkan rencana dan program strategis untuk melaksanakan tugas yang diberikan secara efektif dan efisien.

2. Identifikasi:

Pada fase PCM berikutnya, 'relevansi' fase identifikasi dianalisis. Masalah, kebutuhan, dan ide yang diidentifikasi dalam fase pemrograman ditinjau kembali di sini untuk memastikan bahwa ide proyek layak dan bermanfaat dalam setiap aspek.

Selain itu, pada tahap identifikasi, pemangku kepentingan dan spesialis lainnya dikonsultasikan untuk menganalisis masalah, mengatasi masalah, dan menyelesaikan masalah. Semua langkah ini mengarah pada laporan identifikasi proyek.

Laporan identifikasi proyek mengusulkan proyek mana yang relevan untuk dikejar dan menjelaskan alasan di balik rekomendasi dengan semua perincian dan perhitungan. Setelah semua diskusi, proposal diterima atau ditolak atau dimodifikasi untuk memungkinkan pembiayaan, dll.

Semua penelitian dilakukan pada fase ini untuk memastikan bahwa proposal dipelajari dengan baik dan diteliti secara menyeluruh sebelum disetujui. Pada fase ini, prosedur struktural proyek juga dirumuskan.

3. Formulasi:

Fase perumusan lebih seperti fase 'pembiayaan' dari pendekatan manajemen proyek ini. Selama fase ini, penilaian kualitas proposal pembiayaan juga dilakukan. Jika perlu beberapa perubahan, rekomendasi dibuat. Setelah rekomendasi dan perubahan proposal pembiayaan, otoritas terkait menerima atau menolaknya.

Jika proposal pembiayaan diterima, langkah selanjutnya adalah persiapan, negosiasi, dan penandatanganan kesepakatan akhir antara klien dan otoritas pelaksana.

Tahap perumusan atau pembiayaan menentukan apakah proyek tersebut layak secara finansial atau tidak. Ini juga melihat potensi manfaat proyek bersama dengan ketentuan administratif dan teknis.

4. Implementasi:

Setelah fase pembiayaan, fase selanjutnya adalah implementasi. Fase ini bisa menjadi yang terlama, terkadang hingga bertahun-tahun, tergantung pada sifat proyek.

Fase implementasi selanjutnya dibagi menjadi tiga langkah, periode permulaan atau start-up, implementasi utama, dan periode penutupan.

Tahap implementasi melibatkan perencanaan dan perencanaan ulang, penganggaran, dan penganggaran ulang untuk memperbarui dan menyempurnakan keseluruhan proyek. Fase ini juga mencakup pemantauan dan pelaporan untuk memastikan bahwa proyek tidak tergelincir dari waktu ke waktu. Laporan dibuat untuk melacak laporan kemajuan sambil menjaga para pemangku kepentingan mengikuti semua perkembangan.

Misalkan hasil yang diusulkan tercapai dan sumber daya terpelihara dengan baik sesuai dengan proposal. Dalam hal ini, rencana operasi tahunan diajukan, untuk menentukan apakah pembiayaan akan dilanjutkan atau perubahan lebih disukai.

5. Evaluasi dan Audit:

Langkah terakhir adalah fase 'penilaian', di mana proyek dianalisis secara sistematis untuk melihat apakah tujuan yang ditetapkan tercapai. Tahap evaluasi dapat dimulai sedini mungkin sejak tahap implementasi digerakkan untuk menjaga agar segala sesuatunya dicermati sejak awal. Itu juga dapat dianalisis di akhir proyek.

Evaluasi dan audit juga dapat dilakukan setiap tahun untuk menganalisis dan menilai dampak dari waktu ke waktu. Namun, evaluasi harus fokus pada lima kriteria ini: dampak, relevansi, efisiensi, efektivitas, dan keberlanjutan.

Evaluasi melihat detail dan bagaimana proyek berjalan. Apakah itu mencapai tujuan? Apa saja rintangannya? Apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik? Apa celahnya? Dan apakah tujuan telah tercapai atau tidak. Pelajaran yang didapat setelah evaluasi kemudian diterapkan pada proyek yang tersisa atau proyek baru yang sudah ada di jalur pipa.

Manfaat Menerapkan Manajemen Siklus Proyek (PCM):

1. Peningkatan Produktivitas

Dengan peningkatan produktivitas, yang kami maksud adalah bahwa proses membuat proyek terorganisir dan terstruktur dengan segala cara yang memungkinkan. Ini, pada gilirannya, membantu para manajer dan tim untuk meningkatkan kualitas sambil memastikan setiap aspek lainnya terkendali, baik itu anggaran atau waktu.

Selanjutnya, efisiensi dan produktivitas meningkat ketika proses didesentralisasi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih mudah. Tim menjadi lebih mahir dan percaya diri dalam melaksanakan tugas dan menyelesaikannya dengan sempurna.

2. Partisipasi Klien dan Memenuhi Harapan

Salah satu aspek yang paling menguntungkan dari pendekatan manajemen proyek ini adalah keterlibatan penerima manfaat dan pemangku kepentingan. Pemimpin tim dapat berkomunikasi dengan klien di setiap langkah sehingga harapan mereka dipahami dengan baik.

Melibatkan pemangku kepentingan memungkinkan para pemimpin dan anggota tim untuk bekerja mengikuti persyaratan, dan karenanya harapan terpenuhi.

3. Pendekatan Standar dengan Alat Standar

PCM adalah pendekatan standar dengan alat standar. Seluruh proses dibangun menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, membuatnya lebih sederhana dan lebih mudah untuk dikerjakan.

4. Belajar Dari Satu Proyek dan Melamar ke Proyek Lainnya

Pendekatan ini memungkinkan manajer proyek dan tim mereka untuk belajar dari satu proyek dan menerapkan pelajaran tersebut ke proyek masa depan untuk pengiriman proyek yang efisien dan efektif. Dengan menghilangkan risiko, para profesional dapat mengelola proyek dengan lebih percaya diri.

5. Menghemat Waktu Dan Biaya

Dengan struktur yang lebih terorganisir, komunikasi yang efektif, dan manajemen, sumber daya seperti waktu dan biaya dapat dihemat lebih besar.

6. Kejelasan Dalam Tujuan

Kejelasan tujuan tercapai ketika para pemangku kepentingan terlibat, dan kepuasan mereka adalah wajib. Ketika tim Anda memimpin untuk menghubungi penerima manfaat, mereka memahami apa yang diharapkan klien dari pengiriman akhir. Hal ini membuat tujuan lebih jelas dan lebih jelas. Oleh karena itu, prosesnya menjadi lebih efisien.

7. Manajemen Sumber Daya yang Efisien Dan Efektif

Salah satu tujuan dari manajemen proyek terstruktur adalah manajemen sumber daya yang efektif dan efisien. Untuk memungkinkannya, komunikasi dengan penerima manfaat sangat berguna. Anda dapat menyatakan perkembangan setiap fase, dan hanya disetujui oleh klien atau pemangku kepentingan yang berarti pindah ke fase berikutnya.

Selain itu, manajer proyek dan profesional jelas tentang harapan pemangku kepentingan dan tahu di mana harus menginvestasikan waktu dan energi mereka.

8. Menyederhanakan Proyek

PCM mengarah pada penyederhanaan proyek. Tugas didistribusikan secara merata dengan memecah seluruh proyek menjadi potongan-potongan yang lebih kecil. Ini menyiratkan bahwa tim dapat menanggung beban beban kerja dan menyelesaikan tugas yang diberikan tepat waktu.

Bahkan kerumitan tugas diselesaikan ketika para pemimpin menyederhanakan proyek dengan memecahnya. Seluruh proses menjadi lancar dan mudah dikelola.

9. Mendefinisikan Setiap Fase untuk Transparansi

Transparansi adalah kunci lain dalam menyampaikan proyek. Setiap langkah dalam manajemen siklus proyek didefinisikan dengan baik. Tim dan anggota lain dapat berkomunikasi satu sama lain di sepanjang jalan untuk mengatasi kesulitan apa pun. Tidak hanya itu, transparansi juga berarti bahwa para pemangku kepentingan dan pihak terkait lainnya terhubung di seluruh tugas. Komunikasi ini membantu memenuhi tujuan dan harapan pemangku kepentingan dan penerima manfaat.

Mengapa Manajemen Siklus Proyek Harus Digunakan?

Salah satu fitur yang paling memuaskan dari pendekatan manajemen proyek ini adalah sifatnya yang linier, disederhanakan dan progresif. Dengan berhasil menyelesaikan setiap langkah, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya dan memperlancar perjalanan Anda sampai akhir.

Siklus ini juga menjaga proyek tetap dalam tujuan kebijakan organisasi sambil tetap relevan dengan kebutuhan klien. Pendekatan ini juga mencari kelayakan proyek. Manajemen siklus juga menghitung penggunaan sumber daya dan keuntungan yang sesuai.

Manajemen siklus proyek adalah pendekatan yang efektif dan efisien untuk menghasilkan hasil yang sukses dan bermanfaat bagi pelanggan dan organisasi. Sistem ini telah membuktikan nilainya di seluruh dunia dalam berbagai industri. Pendekatan langkah-bijaksana tidak hanya mudah, tetapi berorientasi pada hasil. Dengan penelitian proyek yang mendalam, perencanaan yang tepat, inisiasi, implementasi, dan evaluasi, pemimpin tim dan anggota lainnya dapat melakukan proyek apa pun dengan kesuksesan yang cemerlang.

Lebih Banyak Sumber Daya:

• Apa Itu Siklus PDCA Dan Bagaimana Cara Menggunakannya Dalam Manajemen Proyek?
• Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Kurva S dalam Manajemen Proyek
• Panduan 2022 Anda untuk Generator Jalur Kritis Untuk Manajemen Proyek
• PERT Chart – Panduan Komprehensif untuk Alat Grafik PERT Online Untuk 2022
• Poin Upaya Scrum – Apa Itu dan Pentingnya?
• Bagan Kecepatan dalam Manajemen Proyek - Apa Itu dan Bagaimana Cara Kerjanya?
• 13 Metode Pemilihan Proyek Menuju Penyelesaian yang Sukses