Witamy wydajność, produktywność i jakość dzięki zarządzaniu cyklem projektu

Zarządzanie projektami polega na planowaniu, wykonywaniu i dostarczaniu najlepszych możliwych usług Twoim klientom. Każdy projekt jest ważny, jeśli chodzi o pomyślne zakończenie, tam gdzie największe znaczenie ma satysfakcja beneficjentów i interesariuszy. Zarządzanie cyklem projektu jest jednym z takich podejść, w którym priorytetem jest zadowolenie interesariuszy.

Powszechnie wiadomo również, że projekt przechodzi szereg kroków, aby osiągnąć końcowy etap. Tak więc, bez względu na to, do jakiego rodzaju projektu masz prawo, posiadanie wszechstronnej wiedzy na temat cyklu życia zarządzania projektami, faz projektu i grup zarządzających jest koniecznością.

Fazy ​​zarządzania projektem sprawiają, że Twój projekt od samego początku jest bardziej zorganizowany i dobrze wykonany. Podstawowym celem całego zarządzania i planowania jest sprawienie, aby obciążenie pracą było bardziej znośne i łatwe. Projekt jest podzielony na małe kroki, tak aby zadania były równomiernie rozłożone pomiędzy menedżerów i ich zespoły. Dzięki temu projekt pozostaje sprawny i kontrolowany finansowo, a terminowa dostawa jest możliwa.

Podejścia do zarządzania projektami są zróżnicowane. Dla każdego projektu kierownicy projektów i ich zespoły stosują różne podejścia. Te podejścia do zarządzania projektami są wybierane zgodnie z wymaganiami i preferencjami interesariuszy.

Co to jest zarządzanie cyklem projektu?

Zarządzanie cyklem projektowym to metodyka zarządzania i podnoszenia jakości powierzonych projektów. Proces ten pomaga ustrukturyzować cały projekt, angażując w każdy szczegół interesariuszy. To ostatecznie pomaga zoptymalizować wydajność i ostateczną dostawę.

PCM to podejście do zarządzania projektami zaprojektowane w oparciu o lata rozwoju. Podstawową ideą tego podejścia do zarządzania jest zorganizowanie projektu od początku przez planowanie do realizacji i wreszcie ewaluacji.

Aby to uprościć, PCM polega na rozwiązywaniu złożoności dowolnego projektu na wszystkich etapach lub krokach. Ponadto, zajmując się złożonością, celem jest zachowanie zgodności ze strategiami i celami wyznaczonymi przez beneficjentów.

Dzięki takiemu podejściu do zarządzania projektami kierownicy projektów i ich zespoły mogą bezpośrednio pracować nad poszczególnymi projektami. Prawidłowe tworzenie i struktura zadań projektowych z różnymi krokami zdziała cuda w dotrzymaniu terminu. Wreszcie, realizacja końcowa jest również zgodna z oczekiwaniami interesariuszy ze względu na ich zaangażowanie.

Fazy ​​zarządzania cyklem projektu:

1. Programowanie:

Programowanie to w zasadzie faza „negocjacji”, w której cele są wyjaśniane. W tej początkowej fazie problemy, ograniczenia i możliwości są również identyfikowane i ważone. Wszystkie te wstępne szczegóły pozwalają kierownikowi cyklu projektowego wybrać odpowiednie pomysły projektowe oraz oszacować czas i budżet wymagany do realizacji projektu.

Programowanie pomaga również zidentyfikować główny cel lub cel projektu. Pomaga również ocenić priorytety i wykonalne ramy w celu efektywnej realizacji projektu.

Faza programowania pozwala kierownikom projektów i zespołom na ustalenie priorytetów rozwojowych. Z całą jasnością kierownik cyklu projektu może teraz opracować plan strategiczny i program, aby skutecznie i wydajnie wykonać przydzielone zadanie.

2. Identyfikacja:

W kolejnej fazie PCM analizowana jest „trafność” fazy identyfikacji. Problemy, potrzeby i pomysły zidentyfikowane w fazie programowania są tutaj ponownie analizowane, aby upewnić się, że pomysły projektowe są wykonalne i korzystne pod każdym względem.

Ponadto w fazie identyfikacji konsultowane są interesariusze i inni specjaliści w celu przeanalizowania problemów, rozwiązania problemów i rozwiązania problemu. Wszystkie te kroki prowadzą do raportu identyfikacyjnego projektu.

Raport identyfikujący projekt proponuje, który projekt jest istotny do realizacji i wyjaśnia uzasadnienie zalecenia ze wszystkimi szczegółami i obliczeniami. Po całej dyskusji propozycja zostaje zaakceptowana lub odrzucona lub zmodyfikowana w celu umożliwienia finansowania itp.

Wszystkie badania są prowadzone na tym etapie, aby upewnić się, że propozycja jest dobrze przestudiowana i dokładnie zbadana przed jej zatwierdzeniem. W tej fazie formułowana jest również procedura strukturalna projektu.

3. Formuła:

Faza formułowania przypomina bardziej fazę „finansowania” tego podejścia do zarządzania projektem. Na tym etapie przeprowadzana jest również ocena jakości propozycji finansowania. Jeśli wymaga pewnych zmian, robione są zalecenia. Po rekomendacjach i zmianach w propozycji finansowania odpowiednie organy akceptują ją lub odrzucają.

Jeżeli propozycja finansowania zostanie zaakceptowana, kolejnym krokiem jest przygotowanie, negocjacje i podpisanie ostatecznej umowy pomiędzy klientem a instytucjami wdrażającymi.

Faza formułowania lub finansowania określa, czy projekt jest finansowo wykonalny, czy nie. Analizuje również potencjalne korzyści projektu wraz z przepisami administracyjnymi i technicznymi.

4. Wdrożenie:

Po fazie finansowania następną fazą jest wdrożenie. Ten etap może być najdłuższy, czasem nawet latami, w zależności od charakteru projektu.

Faza realizacji jest dalej podzielona na trzy etapy, okres początkowy lub początkowy, główne wdrożenie i okres zamknięcia.

Faza wdrożenia obejmuje planowanie i ponowne planowanie, budżetowanie i ponowne budżetowanie w celu aktualizacji i udoskonalenia całego projektu. Ta faza obejmuje również monitorowanie i raportowanie, aby zapewnić, że projekt nie zostanie wykolejony w czasie. Raporty są generowane w celu śledzenia raportu z postępów, jednocześnie informując interesariuszy o wszystkich zmianach.

Załóżmy, że osiągnięto proponowany wynik, a zasoby są dobrze utrzymywane zgodnie z propozycją. W takim przypadku składany jest roczny plan operacyjny określający, czy finansowanie ma być kontynuowane, czy też preferowane są zmiany.

5. Ocena i audyt:

Ostatnim krokiem jest faza „oceny”, podczas której projekt jest systematycznie analizowany pod kątem osiągnięcia wyznaczonych celów. Faza ewaluacji może rozpocząć się już w fazie wdrażania, aby wszystko było analizowane od samego początku. Można go również przeanalizować pod koniec projektu.

Ewaluację i audyt można również przeprowadzać co roku w celu analizy i oceny wpływu w czasie. Jednak ocena powinna koncentrować się na tych pięciu kryteriach: wpływie, trafności, wydajności, skuteczności i trwałości.

Ocena dotyczy szczegółów i przebiegu projektu. Czy osiągnął cele? Jakie były przeszkody? Co można było zrobić lepiej? Jakie były luki? I czy cele zostały osiągnięte, czy nie. Wnioski wyciągnięte z oceny są następnie stosowane do pozostałych projektów lub nowych projektów, które są już w przygotowaniu.

Korzyści z wdrożenia zarządzania cyklem projektu (PCM):

1. Poprawiona produktywność

Przez poprawę produktywności rozumiemy, że proces sprawia, że ​​projekt jest zorganizowany i ustrukturyzowany w każdy możliwy sposób. To z kolei pomaga menedżerom i zespołom poprawić jakość, zapewniając jednocześnie kontrolę nad każdym innym aspektem, czy to budżetem, czy czasem.

Co więcej, wydajność i produktywność poprawiają się, gdy proces jest zdecentralizowany na mniejsze i łatwiejsze etapy. Zespoły stają się bardziej sprawne i pewne siebie w wykonywaniu zadania i doskonaleniu go.

2. Uczestnictwo klientów i spełnianie oczekiwań

Jednym z najbardziej korzystnych aspektów tego podejścia do zarządzania projektami jest zaangażowanie beneficjentów i interesariuszy. Liderzy zespołów komunikują się z klientami na każdym kroku, aby ich oczekiwania były dobrze zrozumiane.

Zaangażowanie interesariuszy pozwala liderom i członkom zespołu na pracę zgodnie z wymaganiami, a tym samym spełnienie oczekiwań.

3. Podejście standaryzowane za pomocą standardowych narzędzi

PCM to ustandaryzowane podejście z ustandaryzowanymi narzędziami. Cały proces składa się z mniejszych kroków, dzięki czemu praca nad nim jest prostsza i łatwiejsza.

4. Uczenie się z jednego projektu i aplikowanie do innych

Takie podejście pozwala kierownikom projektów i ich zespołom uczyć się z jednego projektu i zastosować te lekcje do przyszłych projektów w celu wydajnej i efektywnej realizacji projektów. Eliminując ryzyko, profesjonaliści mogą pewniej zarządzać projektami.

5. Oszczędność czasu i kosztów

Dzięki bardziej zorganizowanej strukturze, efektywnej komunikacji i zarządzaniu, zasoby takie jak czas i koszty są oszczędzane w większym stopniu.

6. Przejrzystość w celach

Jasność celów osiąga się, gdy zaangażowani są interesariusze, a ich satysfakcja jest obowiązkowa. Kiedy Twój zespół prowadzi do kontaktu z beneficjentami, rozumieją oni, czego oczekują klienci od końcowej dostawy. To sprawia, że ​​cele są jaśniejsze i bardziej zdefiniowane. W związku z tym proces staje się bardziej usprawniony.

7. Wydajne i efektywne zarządzanie zasobami

Jednym z celów ustrukturyzowanego zarządzania projektami jest efektywne i wydajne zarządzanie zasobami. Aby było to możliwe, bardzo przydatna jest komunikacja z beneficjentami. Możesz określić rozwój każdej fazy, a tylko zatwierdzenie przez klientów lub interesariuszy oznaczałoby przejście do następnej fazy.

Ponadto kierownicy projektów i specjaliści jasno określają oczekiwania interesariuszy i wiedzą, w co inwestować swój czas i energię.

8. Uproszczenie projektu

PCM prowadzi do uproszczenia projektu. Zadania są rozdzielane równomiernie, dzieląc cały projekt na mniejsze części. Oznacza to, że zespoły mogą wziąć na siebie ciężar pracy i dostarczyć przydzielone zadanie na czas.

Nawet zawiłości zadań są rozwiązywane, gdy liderzy upraszczają projekt, rozbijając go. Cały proces staje się płynny i łatwy w zarządzaniu.

9. Definiowanie każdej fazy dla przejrzystości

Przejrzystość to kolejny klucz do realizacji projektu. Każdy krok w zarządzaniu cyklem projektu jest dobrze zdefiniowany. Zespoły i inni członkowie mogą komunikować się ze sobą po drodze, aby przezwyciężyć wszelkie trudności. Nie tylko to, ale także przejrzystość oznacza również, że interesariusze i inne istotne strony są ze sobą połączone przez cały czas trwania zadania. Komunikacja ta pomaga spełnić cele i oczekiwania interesariuszy i beneficjentów.

Dlaczego należy stosować zarządzanie cyklem projektu?

Jedną z najbardziej satysfakcjonujących cech tego podejścia do zarządzania projektami jest jego liniowy, uproszczony i progresywny charakter. Po pomyślnym zakończeniu każdego kroku możesz przejść do następnego kroku i usprawnić swoją podróż do końca.

Cykl utrzymuje również projekt w ramach celów polityki organizacji, będąc jednocześnie adekwatnym do potrzeb klienta. W tym podejściu poszukuje się również wykonalności projektu. Zarządzanie cyklem oblicza również wykorzystanie zasobów i odpowiednią korzyść.

Zarządzanie cyklem projektu to skuteczne i wydajne podejście do osiągania pomyślnych i korzystnych wyników dla klienta i organizacji. System sprawdził się na całym świecie w różnych branżach. Podejście stopniowe jest nie tylko łatwe, ale jest zorientowane na wyniki. Dzięki dogłębnej analizie projektu, właściwemu planowaniu, inicjowaniu, wdrażaniu i ocenie, liderzy zespołów i inni członkowie mogą zrealizować każdy projekt z lśniącym sukcesem.

Więcej zasobów:

• Co to jest cykl PDCA i jak go używać w zarządzaniu projektami?
• Wszystko, co musisz wiedzieć o krzywej S w zarządzaniu projektami
• Twój przewodnik 2022 po generatorze ścieżek krytycznych do zarządzania projektami
• Wykres PERT – kompleksowy przewodnik po narzędziach wykresów PERT online na rok 2022
• Punkty wysiłku Scrum – czym są i jakie są ich znaczenie
• Wykres prędkości w zarządzaniu projektami – co to jest i jak działa?
• 13 metod wyboru projektów prowadzących do pomyślnego zakończenia