ยินดีต้อนรับประสิทธิภาพ ผลผลิต และคุณภาพด้วยการจัดการวงจรโครงการ

การจัดการโครงการคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการวางแผน การดำเนินการ และการให้บริการที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าของคุณ โครงการใด ๆ และทุกโครงการมีความสำคัญเมื่อต้องบรรลุผลสำเร็จโดยที่ความพึงพอใจของผู้รับผลประโยชน์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความสำคัญมากที่สุด การจัดการวงจรโครงการเป็นแนวทางหนึ่งที่ให้ความสำคัญกับความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าโครงการต้องผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อไปถึงขั้นตอนสุดท้าย ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะมีสิทธิ์ในโครงการประเภทใด การมีความรู้ที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวงจรการจัดการโครงการ ขั้นตอนของโครงการ และกลุ่มการจัดการเป็นสิ่งจำเป็น

ขั้นตอนการจัดการโครงการทำให้โครงการของคุณมีระเบียบและดำเนินการได้ดียิ่งขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น เป้าหมายพื้นฐานของการจัดการและการวางแผนทั้งหมดคือการทำให้ปริมาณงานสามารถทนทานและง่ายขึ้น โครงการแบ่งออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ เพื่อให้งานมีการกระจายอย่างเท่าเทียมกันระหว่างผู้จัดการและทีมที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น โครงการจึงมีความคล่องตัวและควบคุมทางการเงิน และส่งมอบได้ทันเวลา

แนวทางการบริหารโครงการมีความหลากหลาย ผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขาใช้แนวทางที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละโครงการ แนวทางการจัดการโครงการเหล่านี้ได้รับการคัดเลือกตามข้อกำหนดและความชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การจัดการวงจรโครงการคืออะไร?

การจัดการวงจรโครงการเป็นวิธีการจัดการและปรับปรุงคุณภาพของโครงการที่ได้รับมอบหมาย กระบวนการนี้ช่วยจัดโครงสร้างทั้งโครงการในขณะที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทุกรายละเอียด ในที่สุดสิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการส่งมอบขั้นสุดท้าย

PCM เป็นแนวทางการจัดการโครงการที่ออกแบบตามระยะเวลาหลายปีของการพัฒนา แนวคิดพื้นฐานของแนวทางการจัดการนี้คือการจัดโครงการตั้งแต่เริ่มแรกจนถึงการวางแผนจนถึงการดำเนินการ และสุดท้ายคือการประเมินผล

เพื่อให้ง่ายขึ้น PCM เกี่ยวกับการจัดการความซับซ้อนของโครงการผ่านทุกขั้นตอนหรือขั้นตอน นอกจากนี้ ขณะจัดการกับความซับซ้อน เป้าหมายคือต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ที่กำหนดโดยผู้รับผลประโยชน์

ด้วยวิธีการจัดการโครงการนี้ ผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขาสามารถทำงานแบบตัวต่อตัวในโครงการที่เกี่ยวข้องได้ การก่อตัวและการจัดโครงสร้างที่ดีของงานโครงการด้วยขั้นตอนต่างๆ จะทำให้เกิดความอัศจรรย์ในการบรรลุตามเส้นตาย สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด การส่งมอบปลายทางก็เท่าเทียมกับความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเนื่องจากการมีส่วนร่วมของพวกเขา

ขั้นตอนของการจัดการวงจรโครงการ:

1. การเขียนโปรแกรม:

การเขียนโปรแกรมนั้นเป็นขั้นตอน 'การเจรจา' ซึ่งมีเป้าหมายที่ชัดเจน ในระยะเริ่มต้นนี้ ปัญหา ข้อจำกัด และโอกาสจะได้รับการระบุและชั่งน้ำหนักด้วย รายละเอียดเบื้องต้นทั้งหมดนี้ช่วยให้ผู้จัดการวงจรโครงการสามารถเลือกแนวคิดโครงการที่เหมาะสม และประมาณการเวลาและงบประมาณที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น

การเขียนโปรแกรมยังช่วยในการระบุเป้าหมายหลักหรือวัตถุประสงค์ของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยในการประเมินลำดับความสำคัญและกรอบการทำงานที่เป็นไปได้เพื่อดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการเขียนโปรแกรมช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของการพัฒนาได้ ด้วยความชัดเจน ผู้จัดการวงจรโครงการสามารถพัฒนาแผนกลยุทธ์และโปรแกรมเพื่อดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

2. บัตรประจำตัว:

ในระยะต่อไปของ PCM จะมีการวิเคราะห์ 'ความเกี่ยวข้อง' ของระยะการระบุตัวตน ปัญหา ความต้องการ และแนวคิดที่ระบุในขั้นตอนการเขียนโปรแกรมจะถูกทบทวนที่นี่ เพื่อให้แน่ใจว่าแนวคิดของโครงการมีความเป็นไปได้และเป็นประโยชน์ในทุกด้าน

นอกจากนี้ ในขั้นตอนการระบุตัวตน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เชี่ยวชาญจะได้รับคำปรึกษาเพื่อวิเคราะห์ปัญหา แก้ไขปัญหา และแก้ไขปัญหา ขั้นตอนทั้งหมดนี้นำไปสู่รายงานการระบุโครงการ

รายงานการระบุโครงการจะเสนอโครงการที่เกี่ยวข้องกับการติดตามและอธิบายเหตุผลเบื้องหลังคำแนะนำพร้อมรายละเอียดและการคำนวณทั้งหมด หลังจากการอภิปรายทั้งหมด ข้อเสนอจะได้รับการยอมรับหรือปฏิเสธหรือแก้ไขเพื่อให้การจัดหาเงินทุน ฯลฯ

การวิจัยทั้งหมดดำเนินการในขั้นตอนนี้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอได้รับการศึกษาและวิจัยอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ ในขั้นตอนนี้มีการกำหนดขั้นตอนโครงสร้างของโครงการด้วย

3. สูตร:

ระยะการกำหนดเป็นเหมือนระยะ 'การจัดหาเงินทุน' ของแนวทางการจัดการโครงการนี้ ในระหว่างขั้นตอนนี้ จะมีการประเมินคุณภาพของข้อเสนอทางการเงินด้วย หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง จะมีการเสนอแนะ หลังจากข้อเสนอแนะและการเปลี่ยนแปลงในข้อเสนอทางการเงิน หน่วยงานที่เกี่ยวข้องยอมรับหรือปฏิเสธ

หากข้อเสนอทางการเงินได้รับการยอมรับ ขั้นตอนต่อไปคือการจัดเตรียม การเจรจา และการลงนามในข้อตกลงขั้นสุดท้ายระหว่างลูกค้าและหน่วยงานที่ดำเนินการ

ขั้นตอนการกำหนดหรือการจัดหาเงินทุนกำหนดว่าโครงการมีความเป็นไปได้ทางการเงินหรือไม่ นอกจากนี้ยังพิจารณาถึงประโยชน์ที่เป็นไปได้ของโครงการพร้อมกับข้อกำหนดด้านการบริหารและด้านเทคนิค

4. การดำเนินการ:

ต่อจากเฟสการเงิน ขั้นตอนต่อไปคือการนำไปปฏิบัติ ระยะนี้อาจยาวที่สุด บางครั้งก็ขยายเป็นปี ขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ

ระยะการนำไปปฏิบัติยังแบ่งออกเป็นสามขั้นตอน คือ ช่วงเริ่มต้นหรือช่วงเริ่มต้น การนำไปใช้หลัก และระยะเวลาการปิด

ขั้นตอนการนำไปปฏิบัติเกี่ยวข้องกับการวางแผนและการวางแผนใหม่ การจัดทำงบประมาณ และการจัดทำงบประมาณใหม่เพื่อปรับปรุงและปรับแต่งโครงการทั้งหมด ระยะนี้ยังรวมถึงการตรวจสอบและการรายงานเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะไม่ตกรางเมื่อเวลาผ่านไป มีการสร้างรายงานเพื่อติดตามรายงานความคืบหน้าในขณะที่รักษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ทันกับการพัฒนาทั้งหมด

สมมติว่าบรรลุผลตามที่เสนอและทรัพยากรได้รับการดูแลอย่างดีตามข้อเสนอ ในกรณีดังกล่าว จะมีการเสนอแผนปฏิบัติการประจำปี โดยพิจารณาว่าการจัดหาเงินทุนจะดำเนินต่อไปหรือต้องการการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

5. การประเมินและการตรวจสอบ:

ขั้นตอนสุดท้ายคือขั้นตอน 'การประเมิน' ซึ่งโครงการได้รับการวิเคราะห์อย่างเป็นระบบเพื่อดูว่าบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ ขั้นตอนการประเมินสามารถเริ่มต้นได้เร็วที่สุดเท่าที่ขั้นตอนการดำเนินการได้กำหนดไว้เพื่อให้ทุกอย่างได้รับการพิจารณาตั้งแต่เริ่มต้น นอกจากนี้ยังสามารถวิเคราะห์ได้เมื่อสิ้นสุดโครงการ

การประเมินและการตรวจสอบสามารถทำได้ทุกปีเพื่อวิเคราะห์และประเมินผลกระทบเมื่อเวลาผ่านไป อย่างไรก็ตาม การประเมินควรเน้นที่เกณฑ์ห้าข้อนี้: ผลกระทบ ความเกี่ยวข้อง ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความยั่งยืน

การประเมินจะพิจารณารายละเอียดและวิธีการที่โครงการดำเนินไป บรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่? อะไรคืออุปสรรค? สิ่งที่สามารถทำได้ดีกว่า? อะไรคือช่องโหว่? และหากบรรลุวัตถุประสงค์แล้วหรือไม่ บทเรียนที่ได้รับหลังจากการประเมินจะถูกนำไปใช้กับโครงการที่เหลืออยู่หรือโครงการใหม่ที่อยู่ในไปป์ไลน์แล้ว

ประโยชน์ของการนำ Project Cycle Management (PCM):

1. ปรับปรุงประสิทธิภาพ

ด้วยความสามารถในการผลิตที่ปรับปรุง เราหมายความว่ากระบวนการทำให้โครงการมีระเบียบและจัดโครงสร้างในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ ในทางกลับกัน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการและทีมปรับปรุงคุณภาพในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าด้านอื่นๆ อยู่ภายใต้การควบคุม ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณหรือเวลา

นอกจากนี้ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลจะดีขึ้นเมื่อกระบวนการกระจายอำนาจเป็นขั้นตอนที่เล็กลงและง่ายขึ้น ทีมงานมีความชำนาญและมั่นใจในการปฏิบัติงานและทำให้สำเร็จลุล่วงด้วยความเป็นเลิศ

2. การมีส่วนร่วมของลูกค้าและบรรลุความคาดหวัง

แง่มุมที่เป็นประโยชน์มากที่สุดประการหนึ่งของแนวทางการจัดการโครงการนี้คือการมีส่วนร่วมของผู้รับผลประโยชน์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หัวหน้าทีมจะสื่อสารกับลูกค้าในทุกขั้นตอนเพื่อให้เข้าใจถึงความคาดหวังของพวกเขาเป็นอย่างดี

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยให้ผู้นำและสมาชิกในทีมทำงานได้ตามข้อกำหนดและด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปตามความคาดหวัง

3. แนวทางมาตรฐานด้วยเครื่องมือที่ได้มาตรฐาน

PCM เป็นแนวทางที่ได้มาตรฐานพร้อมเครื่องมือที่ได้มาตรฐาน กระบวนการทั้งหมดสร้างเป็นขั้นตอนที่เล็กกว่า ทำให้การทำงานง่ายขึ้นและง่ายขึ้น

4. เรียนรู้จากโครงงานเดียวและนำไปประยุกต์ใช้กับผู้อื่น

แนวทางนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขาเรียนรู้จากโครงการหนึ่งและนำบทเรียนเหล่านั้นไปใช้กับโครงการในอนาคตเพื่อการส่งมอบโครงการที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ด้วยการขจัดความเสี่ยง ผู้เชี่ยวชาญสามารถจัดการโครงการได้อย่างมั่นใจมากขึ้น

5. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

ด้วยโครงสร้างที่เป็นระเบียบมากขึ้น การสื่อสารและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ ทรัพยากรเช่นเวลาและค่าใช้จ่ายจะได้รับการบันทึกในระดับที่มากขึ้น

6. ความชัดเจนในเป้าหมาย

ความชัดเจนในเป้าหมายสำเร็จได้เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วม และความพึงพอใจของพวกเขาเป็นข้อบังคับ เมื่อทีมของคุณนำไปสู่การติดต่อผู้รับผลประโยชน์ พวกเขาเข้าใจว่าลูกค้าคาดหวังอะไรจากการส่งมอบขั้นสุดท้าย ทำให้เป้าหมายชัดเจนและชัดเจนยิ่งขึ้น กระบวนการจึงคล่องตัวขึ้น

7. การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

จุดมุ่งหมายหนึ่งของการจัดการโครงการที่มีโครงสร้างคือการจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้เป็นไปได้ การสื่อสารกับผู้รับผลประโยชน์มีประโยชน์มาก คุณต้องระบุการพัฒนาของแต่ละขั้นตอน และเฉพาะลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้นที่จะหมายถึงการย้ายไปยังขั้นตอนถัดไป

นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการและผู้เชี่ยวชาญมีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และรู้ว่าควรลงทุนเวลาและพลังงานไปที่ใด

8. ลดความซับซ้อนของโครงการ

PCM นำไปสู่การลดความซับซ้อนของโครงการ งานมีการกระจายอย่างเท่าเทียมกันโดยแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ นี่หมายความว่าทีมสามารถรับภาระงานและส่งมอบงานที่ได้รับมอบหมายได้ทันเวลา

แม้แต่ความซับซ้อนของงานก็ได้รับการแก้ไขเมื่อผู้นำทำให้โครงการง่ายขึ้นด้วยการทำลายมันลง กระบวนการทั้งหมดจะราบรื่นและง่ายต่อการจัดการ

9. การกำหนดแต่ละเฟสเพื่อความโปร่งใส

ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญอีกประการหนึ่งในการส่งมอบโครงการ แต่ละขั้นตอนในการจัดการวงจรโครงการมีความชัดเจน ทีมและสมาชิกคนอื่นๆ สามารถสื่อสารกันได้ตลอดทางเพื่อเอาชนะความยากลำบากใดๆ ไม่เพียงเท่านั้น แต่ความโปร่งใสยังหมายถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและฝ่ายที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เชื่อมโยงกันตลอดทั้งงาน การสื่อสารนี้ช่วยให้บรรลุเป้าหมายและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสียและผู้รับผลประโยชน์

เหตุใดจึงควรใช้การจัดการวงจรโครงการ

คุณลักษณะที่น่าพึงพอใจที่สุดประการหนึ่งของแนวทางการจัดการโครงการนี้คือลักษณะเชิงเส้น เรียบง่าย และก้าวหน้า เมื่อแต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถไปยังขั้นตอนต่อไปและทำให้การเดินทางของคุณราบรื่นจนถึงที่สุด

วัฏจักรนี้ยังทำให้โครงการอยู่ในวัตถุประสงค์ของนโยบายขององค์กรในขณะที่มีความเกี่ยวข้องกับความต้องการของลูกค้า แนวทางนี้ยังมองหาความเป็นไปได้ของโครงการด้วย การจัดการวงจรยังคำนวณการใช้ทรัพยากรและความได้เปรียบที่เกี่ยวข้อง

การจัดการวงจรโครงการเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการสร้างผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จและเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าและองค์กร ระบบได้พิสูจน์แล้วว่าคุ้มค่าจากทั่วโลกในอุตสาหกรรมต่างๆ แนวทางที่ชาญฉลาดไม่เพียงแค่ง่ายเท่านั้น แต่ยังเน้นไปที่ผลลัพธ์อีกด้วย ด้วยการวิจัยเชิงลึกของโครงการ การวางแผน การเริ่มต้น การนำไปปฏิบัติ และการประเมินอย่างเหมาะสม หัวหน้าทีมและสมาชิกคนอื่นๆ สามารถดึงโครงการใดๆ ออกมาได้อย่างประสบความสำเร็จ

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

• PDCA Cycle คืออะไรและใช้งานอย่างไรในการบริหารโครงการ?
• ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ S-Curve ในการบริหารโครงการ
• คู่มือ 2022 ของคุณในการสร้างเส้นทางที่สำคัญสำหรับการจัดการโครงการ
• แผนภูมิ PERT – คู่มือที่ครอบคลุมสำหรับเครื่องมือแผนภูมิ PERT ออนไลน์สำหรับปี 2022
• Scrum Effort Points – คืออะไรและมีความสำคัญอย่างไร
• แผนภูมิความเร็วในการบริหารโครงการ – มันคืออะไรและทำงานอย่างไร
• 13 วิธีคัดเลือกโครงการสู่ความสำเร็จ