Proje Döngüsü Yönetimi ile Hoş Geldiniz Verimlilik, Verimlilik ve Kalite

Proje yönetimi, müşterilerinize mümkün olan en iyi hizmetleri planlamak, yürütmek ve sunmakla ilgilidir. Faydalanıcıların ve paydaşların memnuniyetinin en önemli olduğu yerde başarılı bir şekilde tamamlanması söz konusu olduğunda her proje önemlidir. Proje döngüsü yönetimi, paydaşların memnuniyetinin ön planda tutulduğu bir yaklaşımdır.

Bir projenin nihai aşamaya ulaşmak için bir dizi adımdan geçtiği de iyi bilinmektedir. Bu nedenle, ne tür bir projeye hakkınız olursa olsun, proje yönetimi yaşam döngüsü, proje aşamaları ve yönetim grupları hakkında kapsamlı bir bilgiye sahip olmak bir zorunluluktur.

Proje yönetimi aşamaları, projenizi en başından itibaren daha organize ve iyi yürütülür hale getirir. Tüm yönetim ve planlamanın temel amacı, iş yükünü daha katlanılabilir ve kolay hale getirmektir. Proje, görevlerin yöneticiler ve ilgili ekipleri arasında eşit olarak dağıtılması için küçük adımlara bölünmüştür. Bu nedenle, proje akıcı ve finansal olarak kontrol edilir ve zamanında teslimat mümkün olur.

Proje yönetimi yaklaşımları çeşitlidir. Proje yöneticileri ve ekipleri tarafından her proje için farklı yaklaşımlar kullanılmaktadır. Bu proje yönetimi yaklaşımları, paydaşların gereksinimleri ve tercihlerine göre seçilir.

Proje Döngüsü Yönetimi Nedir?

Proje döngüsü yönetimi, atanan projelerin kalitesini yönetmek ve iyileştirmek için bir metodolojidir. Süreç, paydaşları her ayrıntıya dahil ederken tüm projenin yapılandırılmasına yardımcı olur. Bu sonuçta performansı ve nihai teslimatı optimize etmeye yardımcı olur.

PCM, yılların gelişimine dayalı olarak tasarlanmış bir proje yönetimi yaklaşımıdır. Bu yönetim yaklaşımının temel fikri, projeyi başlangıcından planlamaya, yürütmeye ve son olarak da değerlendirmeye kadar organize etmektir.

Basitleştirmek için, PCM, tüm aşamalar veya adımlar boyunca herhangi bir projenin karmaşıklıklarını ele almakla ilgilidir. Ayrıca, karmaşıklıkları ele alırken amaç, yararlanıcılar tarafından belirlenen stratejiler ve hedeflerle uyumlu kalmaktır.

Bu proje yönetimi yaklaşımı ile proje yöneticileri ve ekipleri ilgili projeler üzerinde kafa kafaya çalışabilirler. Proje görevlerinin farklı adımlarla iyi şekillendirilmesi ve yapılandırılması, son teslim tarihine ulaşmada harikalar yaratacaktır. Son olarak, nihai teslimat, katılımları nedeniyle paydaşların beklentileriyle de eşittir.

Proje Döngüsü Yönetiminin Aşamaları:

1. Programlama:

Programlama temel olarak hedeflerin netleştirildiği 'müzakere' aşamasıdır. Bu ilk aşamada, sorunlar, kısıtlamalar ve fırsatlar da belirlenir ve tartılır. Tüm bu ön ayrıntılar, proje döngüsü yöneticisinin uygun proje fikirlerini seçmesine ve projeyi tamamlamak için gereken zaman ve bütçeyi tahmin etmesine olanak tanır.

Programlama ayrıca projenin ana amacını veya hedefini belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca projeyi verimli bir şekilde yürütmek için öncelikleri ve uygulanabilir çerçeveyi değerlendirmeye yardımcı olur.

Programlama aşaması, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin gelişim önceliklerini belirlemesine olanak tanır. Tüm açıklıkla, proje döngüsü yöneticisi artık atanan görevi etkin ve verimli bir şekilde yerine getirmek için stratejik bir plan ve program geliştirebilir.

2. Tanımlama:

PCM'nin bir sonraki aşamasında, tanımlama aşamasının 'ilgisi' analiz edilir. Proje fikirlerinin her açıdan uygulanabilir ve faydalı olduğundan emin olmak için programlama aşamasında belirlenen problemler, ihtiyaçlar ve fikirler burada tekrar gözden geçirilir.

Ayrıca, tanımlama aşamasında, sorunları analiz etmek, sorunları ele almak ve sorunu çözmek için paydaşlara ve diğer uzmanlara danışılır. Tüm bu adımlar proje tanımlama raporuna yol açar.

Proje tanımlama raporu, hangi projenin takip edilmesi gerektiğini önerir ve tüm detayları ve hesaplamaları ile tavsiyenin arkasındaki mantığı açıklar. Tüm tartışmalardan sonra, teklif ya kabul edilir ya da reddedilir ya da finansmana izin verecek şekilde değiştirilir, vb.

Teklifin onaylanmadan önce iyi çalışıldığından ve kapsamlı bir şekilde araştırıldığından emin olmak için tüm araştırmalar bu aşamada gerçekleştirilir. Bu aşamada, projenin yapısal prosedürü de formüle edilir.

3. Formülasyon:

Formülasyon aşaması daha çok bu proje yönetimi yaklaşımının 'finansman' aşamasına benzer. Bu aşamada, finansman teklifinin kalite değerlendirmesi de yapılır. Bazı değişikliklere ihtiyaç duyarsa önerilerde bulunulur. Finansman teklifindeki öneriler ve değişikliklerden sonra ilgili merciler tarafından kabul veya reddedilir.

Finansman teklifi kabul edilirse, bir sonraki adım, müşteri ile uygulayıcı makamlar arasında nihai anlaşmanın hazırlanması, müzakere edilmesi ve imzalanmasıdır.

Formülasyon veya finansman aşaması, projenin finansal olarak uygulanabilir olup olmadığını belirler. Ayrıca, idari ve teknik hükümlerle birlikte projenin potansiyel faydalarını da inceler.

4. Uygulama:

Finansman aşamasından sonraki aşama ise uygulamadır. Bu aşama, projenin doğasına bağlı olarak, bazen yıllara kadar uzayabilen en uzun aşama olabilir.

Uygulama aşaması ayrıca, başlangıç ​​veya başlangıç ​​dönemi, ana uygulama ve kapanış dönemi olmak üzere üç adıma bölünmüştür.

Uygulama aşaması, tüm projeyi güncellemek ve iyileştirmek için planlama ve yeniden planlama, bütçeleme ve yeniden bütçelemeyi içerir. Bu aşama, projenin zaman içinde raydan çıkmamasını sağlamak için izleme ve raporlamayı da içerir. Paydaşları tüm gelişmelerden haberdar ederken ilerleme raporunu izlemek için raporlar oluşturulur.

Önerilen sonuca ulaşıldığını ve kaynakların teklife uygun olarak iyi bir şekilde muhafaza edildiğini varsayalım. Bu durumda, finansmanın devam ettirilip ettirilmeyeceğini veya değişikliklerin tercih edilip edilmeyeceğini belirleyen bir yıllık faaliyet planı sunulur.

5. Değerlendirme ve Denetim:

Son adım, belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını görmek için projenin sistematik olarak analiz edildiği 'değerlendirme' aşamasıdır. Değerlendirme aşaması, her şeyin en başından dikkatle incelenmesini sağlamak için uygulama aşaması harekete geçirildiği andan itibaren başlatılabilir. Proje sonunda da analiz edilebilir.

Değerlendirme ve denetim, zaman içindeki etkiyi analiz etmek ve değerlendirmek için yıllık olarak da yapılabilir. Ancak, değerlendirme şu beş kritere odaklanmalıdır: etki, uygunluk, verimlilik, etkililik ve sürdürülebilirlik.

Değerlendirme, ayrıntılara ve projenin nasıl gittiğine bakar. Hedeflere ulaştı mı? Engeller nelerdi? Daha iyi ne yapılabilirdi? Boşluklar nelerdi? Ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı. Değerlendirmeden sonra öğrenilen dersler daha sonra kalan projeye veya halihazırda boru hattında olan yeni projelere uygulanır.

Proje Döngüsü Yönetimini (PCM) Uygulamanın Faydaları:

1. Geliştirilmiş Verimlilik

Geliştirilmiş üretkenlik ile, sürecin projeyi mümkün olan her şekilde organize ve yapılandırılmış hale getirmesini kastediyoruz. Bu da yöneticilerin ve ekiplerin kaliteyi iyileştirmesine yardımcı olurken, bütçe veya zaman gibi diğer her yönün kontrol altında olmasını sağlar.

Ayrıca, süreç daha küçük ve daha kolay adımlara dağıtıldığında verimlilik ve üretkenlik artar. Ekipler, görevi yerine getirme ve onu mükemmel bir şekilde tamamlama konusunda daha yetkin ve kendinden emin hale gelir.

2. Müşterilerin Katılımı ve Beklentilerin Karşılanması

Bu proje yönetimi yaklaşımının en faydalı yönlerinden biri, yararlanıcıların ve paydaşların katılımıdır. Ekip liderleri, beklentilerinin iyi anlaşılması için her adımda müşterilerle iletişim kurar.

Paydaşları dahil etmek, liderlerin ve ekip üyelerinin gereksinimleri takip ederek çalışmasına olanak tanır ve dolayısıyla beklentiler karşılanır.

3. Standart Araçlarla Standart Yaklaşım

PCM, standartlaştırılmış araçlarla standartlaştırılmış bir yaklaşımdır. Tüm süreç, daha basit ve daha kolay çalışılması için daha küçük adımlar halinde oluşturulmuştur.

4. Bir Projeden Öğrenmek ve Diğerlerine Uygulamak

Bu yaklaşım, proje yöneticilerinin ve ekiplerinin bir projeden öğrenmelerine ve bu dersleri verimli ve etkili proje teslimi için gelecekteki projelere uygulamalarına olanak tanır. Profesyoneller, riskleri ortadan kaldırarak projeleri daha güvenle yönetebilir.

5. Zamandan ve Maliyetten Tasarruf

Daha organize bir yapı, etkin iletişim ve yönetim ile zaman ve maliyet gibi kaynaklardan büyük ölçüde tasarruf edilir.

6. Hedeflerde Netlik

Hedeflerdeki netlik, paydaşlar dahil olduğunda sağlanır ve memnuniyetleri zorunludur. Ekibiniz yararlanıcılarla iletişime geçtiğinde, müşterilerin nihai teslimattan ne beklediğini anlarlar. Bu, hedefleri daha net ve daha tanımlı hale getirir. Böylece süreç daha akıcı hale geliyor.

7. Verimli ve Etkili Kaynak Yönetimi

Yapılandırılmış proje yönetiminin amaçlarından biri etkin ve verimli kaynak yönetimidir. Bunu mümkün kılmak için, yararlanıcılarla iletişim çok kullanışlı oluyor. Her aşamanın gelişimini belirtirsiniz ve yalnızca müşteriler veya paydaşlar tarafından onaylanır, bir sonraki aşamaya geçmek anlamına gelir.

Ayrıca proje yöneticileri ve profesyoneller, paydaşların beklentileri konusunda nettir ve zamanlarını ve enerjilerini nereye harcayacaklarını bilirler.

8. Projeyi Basitleştirmek

PCM, projenin basitleştirilmesine yol açar. Görevler, tüm projeyi daha küçük parçalara bölerek eşit olarak dağıtılır. Bu, ekiplerin iş yükünün yükünü üstlenebilecekleri ve kendilerine verilen görevleri zamanında teslim edebilecekleri anlamına gelir.

Liderler projeyi parçalayarak basitleştirdiğinde, görevlerin karmaşıklığı bile çözülür. Tüm süreç pürüzsüz ve yönetimi kolay hale gelir.

9. Her Aşamanın Şeffaflık İçin Tanımlanması

Şeffaflık, projeyi teslim etmenin bir başka anahtarıdır. Proje döngüsünün yönetimindeki her adım iyi tanımlanmıştır. Takımlar ve diğer üyeler, herhangi bir zorluğun üstesinden gelmek için yol boyunca birbirleriyle iletişim kurabilirler. Sadece bu değil, şeffaflık da paydaşların ve diğer ilgili tarafların görev boyunca birbirine bağlı olduğu anlamına gelir. Bu iletişim, paydaşların ve yararlanıcıların amaç ve beklentilerini karşılamaya yardımcı olur.

Proje Döngüsü Yönetimi Neden Kullanılmalıdır?

Bu proje yönetimi yaklaşımının en tatmin edici özelliklerinden biri, doğrusal, basitleştirilmiş ve ilerici doğasıdır. Her adımın başarıyla tamamlanması ile bir sonraki adıma geçebilir ve yolculuğunuzu sonuna kadar pürüzsüzleştirebilirsiniz.

Döngü aynı zamanda projeyi, müşterinin ihtiyaçlarıyla alakalıyken organizasyonun politika hedefleri içinde tutar. Bu yaklaşım aynı zamanda projenin fizibilitesini de araştırır. Döngü yönetimi ayrıca kaynakların kullanımını ve buna karşılık gelen avantajı hesaplar.

Proje döngüsü yönetimi, müşteri ve kuruluş için başarılı ve faydalı sonuçlar üretmeye yönelik etkili ve verimli bir yaklaşımdır. Sistem değerini tüm dünyada çeşitli endüstrilerde kanıtlamıştır. Adım adım yaklaşım sadece kolay değil, aynı zamanda sonuç odaklıdır. Projenin derinlemesine araştırılması, uygun planlama, başlatma, uygulama ve değerlendirme ile ekip liderleri ve diğer üyeler herhangi bir projeyi başarılı bir şekilde başarabilirler.

Daha fazla kaynak:

• PDCA Döngüsü Nedir ve Proje Yönetiminde Nasıl Kullanılır?
• Proje Yönetiminde S-Eğrisi Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey
• 2022 Proje Yönetimi İçin Kritik Yol Oluşturucu Kılavuzunuz
• PERT Şeması – 2022 İçin Çevrimiçi PERT Şeması Araçları için Kapsamlı Bir Kılavuz
• Scrum Efor Puanları – Bunlar Nedir ve Önemi
• Proje Yönetiminde Hız Tablosu – Nedir ve Nasıl Çalışır?
• 13 Başarılı Bitirmeye Yönelik Proje Seçim Yöntemleri