Bun venit eficiență, productivitate și calitate cu managementul ciclului de proiect

Managementul proiectelor se referă la planificarea, executarea și furnizarea celor mai bune servicii posibile clienților dumneavoastră. Orice proiect este important atunci când vine vorba de finalizarea cu succes, acolo unde satisfacția beneficiarilor și a părților interesate contează cel mai mult. Managementul ciclului de proiect este o astfel de abordare în care satisfacția părților interesate este prioritară.

De asemenea, este bine stabilit că un proiect parcurge o serie de pași pentru a ajunge la etapa finală. Deci, indiferent de tipul de proiect la care aveți dreptul, este necesar să aveți o cunoaștere cuprinzătoare a ciclului de viață al managementului de proiect, a fazelor proiectului și a grupurilor de management.

Fazele de management al proiectelor vă fac proiectul mai organizat și mai bine executat chiar de la început. Scopul de bază al tuturor managementului și planificării este de a face volumul de muncă mai suportabil și mai ușor. Proiectul este împărțit în pași mici, astfel încât sarcinile să fie distribuite în mod egal între manageri și echipele respective. Prin urmare, proiectul rămâne raționalizat și controlat financiar, iar livrarea la timp este posibilă.

Abordările de management de proiect sunt variate. Managerii de proiect și echipele lor folosesc abordări diferite pentru fiecare proiect. Aceste abordări de management de proiect sunt alese în funcție de cerințele și preferințele părților interesate.

Ce este managementul ciclului de proiect?

Managementul ciclului de proiect este o metodologie pentru gestionarea și îmbunătățirea calității proiectelor alocate. Procesul ajută la structurarea întregului proiect, implicând în același timp părțile interesate în fiecare detaliu. Acest lucru ajută în cele din urmă la optimizarea performanței și a livrării finale.

PCM este o abordare de management de proiect concepută pe baza unor ani de dezvoltare. Ideea de bază a acestei abordări de management este organizarea proiectului de la început până la planificare până la execuție și, în final, evaluare.

Pentru a o simplifica, PCM se referă la abordarea complexității oricărui proiect prin toate fazele sau pașii. Mai mult, în timp ce abordăm complexitățile, scopul este de a rămâne aliniat cu strategiile și obiectivele stabilite de beneficiari.

Cu această abordare de management de proiect, managerii de proiect și echipele lor pot lucra direct la proiectele respective. O bună formare și structurare a sarcinilor proiectului cu diferiți pași vor face minuni în respectarea termenului limită. Nu în ultimul rând, livrarea finală este, de asemenea, la egalitate cu așteptările părților interesate datorită implicării acestora.

Etape ale managementului ciclului de proiect:

1. Programare:

Programarea este practic faza de „negociere” în care obiectivele sunt clarificate. În această fază inițială, problemele, constrângerile și oportunitățile sunt de asemenea identificate și cântărite. Toate aceste detalii preliminare permit managerului ciclului de proiect să aleagă ideile de proiect potrivite și să estimeze timpul și bugetul necesar pentru finalizarea proiectului.

Programarea ajută, de asemenea, la identificarea scopului sau obiectivului principal al proiectului. De asemenea, ajută la evaluarea priorităților și a cadrului fezabil pentru realizarea eficientă a proiectului.

Faza de programare permite managerilor de proiect și echipelor să stabilească priorități de dezvoltare. Cu toată claritatea, managerul ciclului de proiect poate dezvolta acum un plan strategic și un program pentru a îndeplini sarcina atribuită în mod eficient și eficient.

2. Identificare:

În următoarea fază a PCM, se analizează „relevanța” fazei de identificare. Problemele, nevoile și ideile identificate în faza de programare sunt revizuite aici pentru a ne asigura că ideile de proiect sunt fezabile și benefice din fiecare aspect.

Mai mult, în faza de identificare, părțile interesate și alți specialiști sunt consultați pentru a analiza problemele, a aborda problemele și a rezolva problema. Toți acești pași duc la raportul de identificare a proiectului.

Raportul de identificare a proiectului propune care proiect este relevant de urmat și explică rațiunea din spatele recomandării cu toate detaliile și calculele. După toată discuția, propunerea este fie acceptată, fie respinsă, fie modificată pentru a permite finanțare etc.

Toate cercetările sunt efectuate în această fază pentru a se asigura că propunerea este bine studiată și cercetată amănunțit înainte de a fi aprobată. În această fază se formulează și procedura structurală a proiectului.

3. Formulare:

Faza de formulare seamănă mai mult cu faza de „finanțare” a acestei abordări de management de proiect. În această fază, se întreprinde și o evaluare a calității propunerii de finanțare. Dacă are nevoie de unele modificări, se fac recomandări. După recomandări și modificări ale propunerii de finanțare, autoritățile relevante o acceptă sau o resping.

Dacă propunerea de finanțare este acceptată, următorul pas este pregătirea, negocierea și semnarea acordului final între client și autoritățile de implementare.

Faza de formulare sau de finanțare determină dacă proiectul este fezabil financiar sau nu. De asemenea, analizează beneficiile potențiale ale proiectului, împreună cu prevederile administrative și tehnice.

4. Implementare:

În urma fazei de finanțare, următoarea fază este implementarea. Această fază poate fi cea mai lungă, uneori extinzându-se la ani, în funcție de natura proiectului.

Faza de implementare este împărțită în trei etape, începutul sau perioada de pornire, implementarea principală și perioada de închidere.

Faza de implementare implică planificarea și replanificarea, bugetarea și rebugetarea pentru a actualiza și rafina întregul proiect. Această fază include, de asemenea, monitorizarea și raportarea pentru a se asigura că proiectul nu este deraiat în timp. Rapoartele sunt generate pentru a urmări raportul de progres, ținând în același timp părțile interesate la curent cu toată dezvoltarea.

Să presupunem că rezultatul propus este atins și resursele sunt bine întreținute în conformitate cu propunerea. În acest caz, se depune un plan anual de operare, care determină dacă finanțarea urmează să fie continuată sau dacă se preferă modificările.

5. Evaluare și audit:

Ultimul pas este faza de „evaluare”, în care proiectul este analizat sistematic pentru a vedea dacă obiectivele stabilite sunt atinse. Faza de evaluare poate fi începută încă din momentul în care faza de implementare este pusă în mișcare pentru a menține totul controlat încă de la început. Poate fi analizat și la finalul proiectului.

Evaluarea și auditul pot fi, de asemenea, efectuate anual pentru a analiza și a evalua impactul în timp. Cu toate acestea, evaluarea ar trebui să se concentreze pe aceste cinci criterii: impact, relevanță, eficiență, eficacitate și durabilitate.

Evaluarea analizează detaliile și modul în care a decurs proiectul. A atins obiectivele? Care au fost obstacolele? Ce s-ar fi putut face mai bine? Care au fost lacunele? Și dacă obiectivele au fost sau nu îndeplinite. Lecțiile învățate după evaluare sunt apoi aplicate proiectului rămas sau proiectelor noi deja în curs de desfășurare.

Beneficiile implementării managementului ciclului de proiect (PCM):

1. Productivitate îmbunătățită

Prin productivitate îmbunătățită, înțelegem că procesul face ca proiectul să fie organizat și structurat în toate modurile posibile. Acest lucru, la rândul său, ajută managerii și echipele să îmbunătățească calitatea, asigurându-se în același timp că orice alt aspect este sub control, fie că este vorba de buget sau de timp.

În plus, eficiența și productivitatea se îmbunătățesc atunci când procesul este descentralizat în pași mai mici și mai simpli. Echipele devin mai competente și mai încrezătoare în îndeplinirea sarcinii și în îndeplinirea ei cu excelență.

2. Participarea Clientilor si satisfacerea asteptarilor

Unul dintre cele mai benefice aspecte ale acestei abordări de management de proiect este implicarea beneficiarilor și a părților interesate. Liderii de echipă ajung să comunice cu clienții la fiecare pas, astfel încât așteptările lor să fie bine înțelese.

Implicarea părților interesate permite liderilor și membrilor echipei să lucreze în conformitate cu cerințele și, prin urmare, așteptările sunt îndeplinite.

3. Abordare standardizată cu instrumente standardizate

PCM este o abordare standardizată cu instrumente standardizate. Întregul proces este construit în pași mai mici, făcându-l mai simplu și mai ușor de lucrat.

4. Învățarea dintr-un proiect și aplicarea altora

Această abordare permite managerilor de proiect și echipelor lor să învețe dintr-un singur proiect și să aplice acele lecții la proiectele viitoare pentru o livrare eficientă și eficientă a proiectelor. Prin eliminarea riscurilor, profesioniștii pot gestiona proiectele cu mai multă încredere.

5. Economie de timp și costuri

Cu o structură mai organizată, comunicare eficientă și management, resurse precum timpul și costurile sunt economisite într-o măsură mai mare.

6. Claritate în obiective

Claritatea obiectivelor este realizată atunci când părțile interesate sunt implicate, iar satisfacția acestora este obligatorie. Când echipa dvs. conduce să contacteze beneficiarii, aceștia înțeleg ce așteaptă clienții de la livrarea finală. Acest lucru face ca obiectivele să fie mai clare și mai definite. Prin urmare, procesul devine mai eficient.

7. Management eficient și eficient al resurselor

Unul dintre obiectivele managementului de proiect structurat este managementul eficient și eficient al resurselor. Pentru a face acest lucru posibil, comunicarea cu beneficiarii este foarte utilă. Ajungi să precizezi desfășurarea fiecărei etape, iar doar aprobat de clienți sau de părțile interesate ar însemna trecerea la următoarea fază.

Mai mult, managerii de proiect și profesioniștii sunt clari cu privire la așteptările părților interesate și știu unde să-și investească timpul și energia.

8. Simplificarea Proiectului

PCM duce la simplificarea proiectului. Sarcinile sunt distribuite uniform prin împărțirea întregului proiect în bucăți mai mici. Acest lucru implică faptul că echipele își pot asuma povara volumului de muncă și își pot livra sarcina atribuită la timp.

Chiar și complexitățile sarcinilor sunt rezolvate atunci când liderii simplifică proiectul prin defalcarea acestuia. Întregul proces devine ușor și ușor de gestionat.

9. Definirea fiecărei etape pentru transparență

Transparența este o altă cheie în realizarea proiectului. Fiecare pas în managementul ciclului de proiect este bine definit. Echipele și ceilalți membri pot comunica între ei pe parcurs pentru a depăși orice dificultate. Nu numai asta, ci și transparența înseamnă că părțile interesate și alte părți relevante sunt conectate pe parcursul sarcinii. Această comunicare ajută la îndeplinirea obiectivelor și așteptărilor părților interesate și ale beneficiarilor.

De ce ar trebui utilizat managementul ciclului de proiect?

Una dintre cele mai satisfăcătoare caracteristici ale acestei abordări de management de proiect este natura sa liniară, simplificată și progresivă. Odată cu finalizarea cu succes a fiecărui pas, puteți trece la pasul următor și vă puteți netezi călătoria până la sfârșit.

De asemenea, ciclul menține proiectul în cadrul obiectivelor politicii organizației, fiind în același timp relevant pentru nevoile clientului. Această abordare urmărește și fezabilitatea proiectului. Managementul ciclului calculează, de asemenea, utilizarea resurselor și avantajul corespunzător.

Managementul ciclului de proiect este o abordare eficientă și eficientă pentru a produce rezultate de succes și benefice pentru client și organizație. Sistemul și-a dovedit valoarea în întreaga lume în diverse industrii. Abordarea treptată nu este doar ușoară, dar este orientată spre rezultate. Cu o cercetare aprofundată a proiectului, o planificare, inițiere, implementare și evaluare adecvate, liderii de echipă și alți membri pot realiza orice proiect cu succes strălucitor.

Mai multe resurse:

• Ce este ciclul PDCA și cum să-l folosești în managementul proiectelor?
• Tot ce trebuie să știți despre S-Curve în managementul proiectelor
• Ghidul tău 2022 pentru generatorul de căi critice pentru managementul proiectelor
• Diagramă PERT – Un ghid cuprinzător pentru instrumentele online de diagrame PERT pentru 2022
• Puncte de efort Scrum - Ce sunt acestea și importanța lor
• Diagrama de viteză în managementul proiectelor - Ce este și cum funcționează?
• 13 Metode de selecție a proiectelor către finalizarea cu succes