Gestión de calidad de proyectos: una guía de introducción para equipos ágiles

Entregaste los productos/servicios, todo estuvo a tiempo y todos trabajaron duro, pero algo anda mal. Tal vez falta la calidad del producto, o el proyecto en sí no era de muy alta calidad.

A menudo estamos tan concentrados en entregar los productos/servicios a tiempo que olvidamos un aspecto muy esencial del proyecto. Gestión de la calidad del proyecto.

La calidad precede a la cantidad; ese ha sido el lema durante años. Sin embargo, la naturaleza en constante cambio del mercado global y las demandas que fluctúan rápidamente han tenido un impacto masivo en la forma en que trabajamos. Producir nuevos productos, funciones, etc., se ha convertido en el objetivo universal de todas las empresas y, en esa carrera, a veces renunciamos al mantenimiento de la calidad.

¿Recuerdas cuando decimos que la calidad no es solo la calidad de los productos que fabricas, sino la calidad del proceso en sí? La necesidad constante de desarrollarse cada vez más ha dejado atrás a la calidad. Pero, ¿cómo progresaremos si renunciamos a mantener la calidad?

Mantener la calidad durante todo el ciclo de vida es tan esencial como la calidad del producto en sí. Con la gestión de la calidad del proyecto, usted determina la calidad de los entregables producidos y se asegura de que todo sea perfecto.

No te preocupes. Estamos llegando al punto. Este artículo es nuestro intento de ayudarlo a comprender la gestión de la calidad del proyecto, qué es y cómo funciona.

¿Qué es la gestión de la calidad del proyecto?

La calidad es una medida de lo bueno o malo que es un proyecto. Cuanto mejor sea la calidad, mejor será el proyecto. La gestión de la calidad se refiere al mantenimiento de la calidad estándar. La gestión de la calidad es el ámbito de la gestión de proyectos y se refiere al mantenimiento de la calidad durante el ciclo de vida de un proyecto.

Project Management Institute (PMI) lo define en las siguientes palabras:

“La planificación, el alcance, la implementación y el seguimiento de la calidad en todas las fases del proyecto, desde el concepto hasta los aspectos de entrega del trabajo. La gestión de calidad implica formar y gestionar un equipo de personas para lograr un objetivo cualitativo dentro de un marco de tiempo y costo efectivo, lo que dará como resultado la producción de un producto o servicio de calidad. Implica seleccionar los parámetros de especificación junto con los sistemas y procedimientos necesarios para asegurar que la calidad se ejecute correctamente en todas las fases”.

Así como la gestión de proyectos no es un solo paso o una fase, la gestión de la calidad es un proceso, un ciclo repetitivo de medir la calidad, hacer cambios para mejorar, monitorear el proceso, hacer cambios nuevamente, etc. El proceso continúa hasta que se logra la calidad deseada.

Puntos clave para recordar:

Uno de los principios fundamentales de la gestión de la calidad es garantizar que el proyecto cumpla o supere las expectativas de las partes interesadas. Cumplir con los requisitos es lo primero para satisfacer a las partes interesadas; para hacer eso, saber lo que desean es de vital importancia.

Si el proyecto encuentra alguna dificultad o las partes interesadas desaprueban algo, tendrá que volver al proceso y empezar de nuevo. Para ahorrarse todos esos problemas, puede obtener claridad sobre las necesidades de las partes interesadas y asegurarse de que, en cada paso del camino, su proyecto cumpla con todos los estándares de calidad establecidos por el cliente.

Una vez que lo haya hecho bien, estamos seguros de que su proyecto será un éxito total.

En segundo lugar, más vale prevenir que curar. Ese concepto no se pierde en la gestión de proyectos. De hecho, se ajusta a los principios de la gestión de calidad. ¿Preferirá comenzar de nuevo haciendo las revisiones correctas en el momento adecuado durante el proceso? Estamos adivinando, NO.

Mejorar la calidad del proceso mientras está en curso es más factible para todos. No solo le ahorrará a su equipo el estrés de comenzar de nuevo, sino que también ayudará a reducir los costos adicionales. Y esa es la manera correcta de hacer las cosas.

Por lo tanto, si desea recibir una lluvia de elogios en lugar de recibir una reacción violenta por su bajo rendimiento, la gestión de calidad es el camino a seguir.

Por último, recuerde que la gestión de la calidad no es algo de una sola vez. Aunque hayas hecho un proyecto mil veces, puede que encuentres cosas nuevas la mil y una vez que lo hagas con gestión de calidad.

La gestión de la calidad es un proceso continuo. Ya sea que hagas pequeños cambios o des un gran salto, te guiará como la estrella polar, asegurando que cada paso que des te acerque a tu meta.

La gestión de calidad presenta opciones que pueden ayudarlo a mejorar su proceso. Puedes hacer que tu proyecto sea tan impecable como quieras. Todo lo que necesita hacer es evaluar constantemente su desempeño, identificar brechas y lagunas de sus debilidades, actualizar y actualizar el proceso, medir el desempeño y repetir.

¡Cuanto más sabes, más creces!

Gestión de la calidad del proyecto: ¿cómo funciona?

A diferencia de lo que pueda creer, la gestión de la calidad no es una etapa final del proceso. Muy al contrario, es un proceso en sí mismo. Un proceso que está incrustado en el ciclo de vida del proyecto y se mueve junto con él. Como proceso, la gestión de la calidad se divide en tres fases principales:

1. Planificación
2. Garantía
3. Control

Si es nuevo en la gestión de calidad, puede leer la siguiente sección y aprender cómo implementar la gestión de calidad de proyectos en su organización. El proceso es simple y fácil de seguir. Vamos a ver cómo funciona.

1. Planificación de la calidad:

Los proyectos siempre comienzan con el establecimiento de metas. Lo mismo es cierto para la gestión de la calidad.

Lo primero es lo primero, identifica y define tus objetivos. ¿Cómo se determina si el proyecto es de buena calidad o no? ¿Qué KPI utiliza para medir la satisfacción de las partes interesadas con el proyecto? Etcétera.

Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a determinar los estándares de calidad que desea alcanzar en su proyecto. Una vez que haya aclarado esto, puede comenzar a trabajar para lograr esos objetivos o alcanzar ese estándar.

Antes de comenzar a trabajar en los objetivos, asegúrese de que los objetivos sean claros en todo el equipo u organización. La planificación no funcionará hasta que comunique estos objetivos a los miembros de su equipo. Una vez que todos tengan claro eso, puede comenzar a delegar tareas a los recursos y poner el plan en marcha.

Estos objetivos serán su luz de guía para el proyecto, ayudándole a asegurarse de que todo va por buen camino.

2. Garantía de calidad:

La siguiente fase en la implementación de la gestión de la calidad es el aseguramiento de la calidad. Este no es uno de esos pasos que suele ocupar el último lugar en las listas de las organizaciones. El aseguramiento de la calidad, como un paso en la gestión de la calidad, es su forma de garantizar que las partes interesadas estén satisfechas con la forma en que avanza el proyecto.

Con garantía de calidad, obtiene la confianza de las partes interesadas. Es un sello que garantiza que tu proyecto cumplió con todos los requisitos durante el proceso. Los estándares de calidad establecidos en la fase de planificación guían este proceso.

Con KPI relevantes y otros estándares de medición, usted mide si el proyecto cumple o no con esos estándares. Si su proyecto cumple con todos los estándares y las partes interesadas están satisfechas con el progreso de las cosas, entonces su proyecto está listo para comenzar.

Sin embargo, si falta de una forma u otra, es hora de tomar las medidas pertinentes para garantizar que todo no se desperdicie. Una vez que obtenga la luz verde de esta fase, puede pasar a la siguiente, es decir, el control de calidad.

3. Control de calidad:

El control de calidad es la última fase del proceso. Diferenciar entre este paso y el anterior es fundamental porque la gente suele confundir uno con otro. Piense en la diferencia de esta manera, si la garantía de calidad es la acción, entonces el control de calidad es la reacción.

El control de calidad evalúa el proceso para identificar un problema, si lo hubiera. El control de calidad, por otro lado, funciona después de que se ha colocado el problema. Sugiere medidas correctivas para corregir la brecha y aumentar la calidad.

El control de calidad implica identificar el problema, analizarlo y resolverlo. Con el control de calidad se diagnostica si el proyecto cumple o no con los requisitos establecidos de antemano. También se incluye en esta etapa la identificación de riesgos potenciales, la mitigación de estos riesgos y la eliminación de cualquier factor que afecte negativamente al proyecto.

Con el control de calidad, también puede asegurarse de que el proyecto esté a tiempo y dentro del presupuesto. Puede garantizar la calidad del proyecto a través de revisiones y pruebas por pares. Si observa alguna discrepancia, puede tomar medidas correctivas de inmediato para asegurarse de que el resultado final no se vea afectado.

Esta fase es un proceso de dos pasos:

1. Identificar la causa de la mala calidad y tomar las medidas necesarias para mejorar la calidad del proyecto.
2. Asegurarse de que los entregables del proyecto cumplan con los estándares de calidad establecidos por las partes interesadas en la fase de planificación

Aunque el control de calidad generalmente se realiza al final, también puede realizar el proceso en el medio, ya que le permitirá eliminar cualquier problema antes de que se convierta en un hueso duro de roer. Recuerde, el que madruga atrapa al gusano.

¿Cómo definir la calidad?

¡Volver al punto de partida!

Definir la calidad es fundamental para la gestión de la calidad y, por supuesto, puede ser un poco complicado identificar qué califica como buena calidad y qué es mala calidad. ¿Cómo defines la calidad? ¿Qué estándares debe cumplir un proceso para que se considere de buena calidad?

Aquí hay algunas preguntas, cuya respuesta lo ayudará a medir la calidad de su proyecto:

• ¿Cumple con los estándares establecidos de antemano?
• ¿Cumple con todos los requisitos planteados por los stakeholders?
• ¿Produce resultados favorables?
• ¿Qué tan cerca está del ideal?
• ¿Se encuentra dentro del rango de criterios de aceptación?
• ¿Conseguirá buenos resultados si se repite en el tiempo?

Si la respuesta a la mayoría de las preguntas enumeradas anteriormente es alegre, felicidades, ya ha superado la gestión de calidad.

¿Cómo es el proceso beneficioso para usted?

Existen innumerables beneficios de implementar el proceso en su negocio; estamos seguros de que comenzarás a cosecharlos tan pronto como pongas en marcha el proceso. Dicho esto, aquí hay algunas de sus ventajas que hacen que realmente valga la pena.

• Un proceso de mejor calidad se traduce en productos de mejor calidad. Cuanto mejor sea la calidad del proceso, mejor será la calidad de los entregables producidos.
• Los clientes siempre buscan productos de mejor calidad. Si les da eso, en última instancia, está allanando el camino hacia clientes completamente satisfechos.
• La gestión de la calidad mejora su productividad. Dado que optimiza su rendimiento en cada paso, comienza a producir productos de mejor calidad más rápido.
• La gestión de calidad puede ayudarlo a ahorrar mucho dinero. En lugar de gastar grandes cantidades de dinero reiniciando un proceso, puede gastar menos en reajustar la operación en curso y seguir marcando una gran diferencia.
• Las secuelas de la gestión de la calidad también llegarán a su equipo. Al eliminar los silos de rendimiento, su equipo podrá trabajar mejor en conjunto y producir mejores resultados.

Uso del software de gestión de calidad:

Si la gestión de calidad parece una píldora difícil de tragar, siempre puede recibir ayuda de las herramientas de gestión de calidad. Existen herramientas dedicadas en el mercado, como nTask, diseñadas para ayudarlo a planificar, monitorear y ejecutar el proceso de gestión de calidad de manera eficiente.

Con una buena herramienta en la mano, puede reducir costos, ahorrar tiempo, reunir a todos en la misma página e implementar un mecanismo de mejora saludable. Regístrese en nTask, o en cualquier otra herramienta de su elección, para ver cómo funciona.

¡La mejor de las suertes!