Guía de gerentes de proyectos ágiles para la gestión de equipos híbridos

¿Has oído hablar de la gestión ágil de proyectos o la gestión de equipos híbridos antes? Aunque las palabras puedan parecer difíciles y complicadas, te aseguramos que no lo son. De hecho, la gestión ágil de proyectos podría incluso facilitar y acelerar la finalización de los proyectos para usted y su equipo híbrido.

Los equipos híbridos han surgido en el panorama empresarial como resultado de la introducción de desarrollos tecnológicos y la presión de costos provocada por una mayor globalización. Esta tasa de adopción ha aumentado drásticamente a medida que pasamos al período posterior a la pandemia. Debido a la mayor flexibilidad de este modelo, incluso los empleados lo están adoptando.

Según una encuesta de Accenture a 9000 trabajadores, el 83 % de los empleados prefieren trabajar en un enfoque de equipo híbrido.

Además de la flexibilidad laboral, la gestión de equipos híbridos tiene muchas otras ventajas, incluido el acceso a talentos de todo el mundo, menores gastos de recursos, menores gastos generales inmobiliarios y más.

Sin embargo, liderar un equipo híbrido también presenta nuevas dificultades que no existían en un entorno de oficina convencional, como disparidades continuas de zonas horarias, diferencias culturales, falta de contacto cara a cara y más. Si estos problemas no se solucionan de inmediato, el progreso de los proyectos podría ser desastroso.

Por lo tanto, los gerentes de proyecto deben armarse con una combinación estratégica de habilidades técnicas y blandas para abordar con éxito estos problemas y liderar un equipo híbrido.

En este artículo se destacan las dificultades fundamentales que encuentran los gerentes de proyecto al liderar un equipo híbrido, junto con las mejores soluciones.

Lo creímos. ¿Has estado prestando atención? Repasemos toda la información esencial para los gerentes de proyectos ágiles sobre la gestión de equipos híbridos.

¿Qué es la gestión de equipos híbridos?

Por lo tanto, primero definamos un equipo híbrido antes de continuar.

Un equipo híbrido está formado por empleados que operan de forma remota desde varios lugares del mundo. El equipo puede estar formado por personal de tiempo completo y de medio tiempo simultáneamente, con algunos empleados que trabajan desde casa y otros en oficinas ubicadas en el mismo lugar.

La estructura de equipo híbrido ha existido durante mucho tiempo en el mundo corporativo. Pero no todas las empresas u organizaciones se prestaban a un lugar de trabajo híbrido. Incluso las empresas indecisas han comenzado a adoptar el modelo híbrido en el período posterior a COVID a medida que volvían gradualmente a la norma.

Además, los sentimientos de los empleados están en conflicto sobre el regreso al trabajo.

Según Gallup, por ejemplo, el 59 por ciento de los trabajadores estadounidenses dicen que les gustaría trabajar desde casa, mientras que el 41 por ciento restante quiere volver a la oficina.

En resumen, los equipos híbridos se han convertido en una opción popular para muchas empresas. Entenderemos por qué en unos minutos...

Primero debe comprender qué es la gestión de equipos híbridos y cómo funciona. La clave para comprender esta idea es la palabra “híbrido”. Híbrido se define como "que tiene o creado por una mezcla de dos o más componentes separados" por Merriam-Webster.

Al fusionar dos o más enfoques de gestión de proyectos separados, la gestión de proyectos híbridos crea efectivamente una metodología completamente nueva.

La pregunta que debe haber surgido en su mente es: ¿Qué diversas metodologías se pueden combinar? No hay falta de opciones. Las técnicas de gestión de proyectos más reconocidas son:

Esto combina la técnica más tradicional y estricta de la gestión de proyectos en cascada (donde las actividades se establecen en orden lineal, como una cascada) con la flexibilidad y adaptabilidad de la gestión ágil de proyectos.

¿Por qué elegir un sistema híbrido y cómo es beneficioso un equipo híbrido para una empresa?

Hay varios desafíos para adoptar Agile por completo. Dicho anteriormente, el modelo de equipo híbrido ha ganado popularidad ya que proporciona varios beneficios tanto para las personas como para las organizaciones.

La perspectiva de los empleados les da la libertad de elegir su lugar de trabajo. Pueden trabajar totalmente desde casa o desde la oficina, o pueden lograr un equilibrio visitando el lugar de trabajo en días específicos de la semana. Esto les permite lograr el equilibrio ideal entre el trabajo y la vida. Las mamás que trabajan, por ejemplo, pueden quedarse en casa para cuidar a sus recién nacidos, mientras que el personal especialmente discapacitado puede trabajar cómodamente en sus oficinas en el hogar.

Los empleados son más productivos y comprometidos cuando pueden desarrollar una sinergia entre el trabajo y la vida. Esto les permite trabajar más eficazmente hacia los objetivos del proyecto y, como resultado, mejorar su calidad general. Además, aumentará la felicidad del cliente, lo que se traducirá en una mayor rentabilidad.

Veamos algunos desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos ágiles en la gestión de equipos híbridos.

Obstáculos para los directores de proyectos durante la gestión de equipos híbridos

Como se dijo anteriormente, los problemas en un equipo híbrido son sustancialmente más complicados, ya que los gerentes de proyecto deben tratar con personas de numerosas divisiones, ubicaciones remotas, diversos antecedentes, etc. Todas estas dificultades tienen una influencia directa en los límites del proyecto y tienen el potencial de degradar su calidad.

Aquí hay una lista de las barreras más importantes:

1. Fallos de comunicación

El éxito de cada proyecto depende de una comunicación eficaz. Cuando los miembros del equipo están dispersos a través de los límites, pueden surgir brechas de comunicación.

Debido a la barrera de comunicación, es posible que el director del proyecto no reciba información en tiempo real del personal que trabaja de forma remota o a tiempo parcial. Como resultado, si hay diferencias en las tareas del proyecto, los gerentes no podrán tomar medidas rápidas, lo que provocará retrasos en el proyecto y, en el peor de los casos, el descarrilamiento del proyecto. Además, los miembros del equipo pueden fallar ocasionalmente en comprender adecuadamente los objetivos del proyecto y las interdependencias, interrumpiendo el flujo del proyecto y la cohesión general del equipo.

2. Programación de recursos ineficiente debido a diferentes zonas horarias

La programación precisa de los recursos es fundamental para garantizar que el recurso correcto funcione en el trabajo correcto y que no se utilice en exceso o de forma insuficiente. Cuando los recursos están presentes en espacios de oficina coubicados, programarlos se vuelve mucho más fácil. Los gerentes pueden simplemente empujarlos en sus estaciones de trabajo para conocer sus fechas límite. Sin embargo, se vuelve difícil cuando el personal está disperso entre fronteras y zonas horarias.

En casos raros, las variaciones de zona horaria pueden ser de hasta 10 u 11 horas. Si los gerentes no conocen las ubicaciones de sus empleados, puede generar incertidumbre sobre los plazos del proyecto, lo que hace que el cronograma del proyecto se vea afectado. Simultáneamente, el equipo híbrido puede tener un recurso a tiempo parcial que trabaja solo en días específicos. Si los gerentes no saben quién es un empleado a tiempo parcial y terminan programando actividades urgentes para ellos aunque sean empleados a tiempo completo, existe el riesgo de retrasos.

3. Incertidumbre en las tareas y responsabilidades de un equipo híbrido

Antes de que comience el proyecto, los gerentes de proyecto deben definir explícitamente las responsabilidades y expectativas de los miembros de su equipo. Sin embargo, se vuelve problemático para ellos ya que deben administrar varias unidades dispersas geográficamente. Como resultado, los trabajadores se desvinculan porque carecen de un sentido de propósito y no son conscientes de su contribución al objetivo final. Esto puede reducir la productividad y, en consecuencia, la eficacia del equipo.

Los empleados de un equipo híbrido que operan en una organización matricial tendrán aún más dificultades para entender sus trabajos porque tienen varias líneas de responsabilidad. Esto podría conducir a una variación en su trabajo y en el resultado proyectado, lo que reduciría aún más la calidad del proyecto.

4. Actualizaciones inadecuadas de métricas de proyectos en tiempo real

Las métricas del proyecto ayudan a los administradores de proyectos a determinar el estado de un proyecto. Cuando algunos trabajadores trabajan desde la oficina y el resto trabaja desde casa, los gerentes de proyecto enfrentan una barrera importante para brindar actualizaciones en tiempo real sobre los KPI del proyecto. Además, empeorará la situación si los gerentes no equipan la tecnología adecuada para obtener estos conocimientos basados ​​en datos en tiempo real.

Los gerentes de proyecto no podrán reducir los peligros ya que no estarán al tanto del estado del proyecto, ya sea de avance o de seguimiento. Los recursos pueden estar infrautilizados o sobreutilizados, y el proyecto puede tardar más de lo previsto en completarse. De manera similar, el proyecto puede detenerse si el presupuesto del proyecto excede el monto adeudado en cualquier momento y no se notifica a la gerencia.

5. Ayuda tecnológica insuficiente

Los equipos híbridos dependen en gran medida de la tecnología actual. Sin embargo, un software y hardware insuficientes para complementar un entorno de trabajo híbrido podría afectar la productividad de los empleados. Por ejemplo, las tecnologías obsoletas y las bajas tasas de Internet pueden ser impedimentos importantes para el gerente del proyecto y los miembros del equipo.

Si los trabajadores remotos y el personal de la oficina no pueden interactuar sin esfuerzo, se producirán retrasos y desigualdades en el proyecto a lo largo del proyecto. Además, la tecnología insuficiente haría que los juicios basados ​​en datos correctos fueran imposibles para el gerente del proyecto. En cambio, tendrían que confiar en suposiciones y estimaciones informadas.

¿Cómo los gerentes de proyectos ágiles pueden superar estos desafíos?

Los gerentes de proyecto tienen una amplia gama de talentos que les permiten cumplir con sus tareas y obligaciones. Una estructura de trabajo mixta tiene obstáculos que los gerentes deben sortear para obtener los mejores resultados. Estos son algunos de los métodos para gestionar un equipo híbrido.

1. Establecer expectativas claras para todos los miembros del equipo

Los gerentes de proyecto deben comunicar adecuadamente las expectativas a los miembros individuales del equipo híbrido. Permite a los empleados comprender claramente sus deberes y cómo su trabajo contribuye a la finalización exitosa de los proyectos. Los mantiene enfocados en el objetivo final y aumenta su productividad.

La definición de roles y deberes mejora la responsabilidad y la eficiencia. Para abordar las discrepancias de zona horaria, los gerentes pueden idear una estrategia que reúna a todos los miembros del equipo híbrido en un horario específico que funcione para el horario de todos.

2. Crear una estrategia de recursos efectiva para la fuerza laboral mixta

Los gerentes deben conocer las variaciones de zona horaria de un equipo híbrido. Antes de desarrollar una estrategia de recursos, se deben evaluar con precisión las horas de trabajo de los recursos a tiempo parcial y las capacidades de trabajo remoto de los trabajadores. Una asignación de recursos bien planificada garantiza que el personal no esté sobreutilizado o infrautilizado.

Antes de crear programas de recursos, los administradores deben examinar la disponibilidad de cada recurso. Si es necesario, incluso pueden mejorar el horario aplicando métodos como la nivelación o el alisado. Pueden llevar a cabo todas estas tareas en una sola plataforma utilizando un sistema de gestión de recursos. Ofrece una visibilidad sin igual del conjunto de recursos de la empresa y muchas funciones. En consecuencia, los gerentes pueden asignar mejor los recursos, predecir y maximizar el uso eficiente para completar con éxito el proyecto.

3. Permitir horarios de trabajo flexibles

La productividad de los empleados no se mide por el número de horas trabajadas. En cambio, se evalúa en función de la tarea completada durante las horas asignadas. La flexibilidad laboral y la autonomía son dos ventajas importantes de elegir un enfoque de trabajo híbrido. Como resultado, los gerentes deben alentar a los empleados a aprovechar este beneficio cultivando la confianza y compartiendo la responsabilidad.

Esta técnica infunde confianza en los empleados y los anima a asumir una mayor responsabilidad en el lugar de trabajo. Aumenta la productividad, lo que asegura la calidad del proyecto mientras se mantiene dentro del cronograma. Como resultado, los miembros del equipo del proyecto pueden lograr sus mayores niveles de desempeño mientras mantienen un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

4. Obtenga información sobre los indicadores de recursos para impulsar la producción

Al adherirse al presupuesto y al cronograma planificados, el gerente del proyecto mantiene el proyecto en marcha. Deben poder monitorear el desarrollo de cada recurso para que sea factible. Con una herramienta de gestión de recursos, los administradores pueden obtener datos en tiempo real sobre diversas variables relacionadas con los recursos que determinan el rendimiento de un proyecto.

5. Crear pautas formales para la cooperación y la comunicación

Las organizaciones deben crear procedimientos para garantizar que los equipos híbridos operen de manera eficiente. La colaboración se lleva a cabo a través de varias herramientas basadas en la nube para trabajadores remotos, contratados y de tiempo completo. Independientemente de la ubicación o el estado de tiempo parcial, los gerentes de proyecto pueden especificar cuándo la persona debe estar accesible para reuniones de pie o scrums.

En una palabra…

En el entorno corporativo dirigido por proyectos, los gerentes de proyectos pueden atraer a personas de todo el mundo. Además, debido a que las fronteras geográficas son irrelevantes en la gestión de equipos híbridos, las empresas pueden buscar recursos globales rentables sin sacrificar la calidad. Dichos enfoques permiten a las empresas mantener bajos los gastos del proyecto y los gastos generales administrativos al mínimo, manteniendo la calidad. Por lo tanto, los equipos híbridos vienen con los peros y los peros, pero todos los desafíos se pueden superar con las metodologías disponibles en esta era.

Dicho esto, el modelo de trabajo híbrido es una alternativa viable para las empresas, ya que ofrece varios beneficios en términos de retención de empleados, felicidad y ventaja competitiva. Y además de todo, los gerentes de proyectos ágiles siempre pueden consultar este artículo para obtener una guía definitiva sobre la gestión de equipos híbridos.