คู่มือผู้จัดการโครงการ Agile สำหรับการจัดการทีมแบบไฮบริด

คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับการจัดการโครงการที่คล่องตัวหรือการจัดการทีมแบบไฮบริดมาก่อนหรือไม่? แม้ว่าคำอาจดูยากและซับซ้อน แต่เรารับรองว่าไม่ใช่ อันที่จริง การจัดการโปรเจ็กต์ที่คล่องตัวอาจทำให้คุณและทีมไฮบริดของคุณทำโปรเจ็กต์เสร็จได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ทีมไฮบริดได้ปรากฏตัวขึ้นในแนวธุรกิจอันเป็นผลมาจากการแนะนำการพัฒนาเทคโนโลยีและความกดดันด้านต้นทุนที่เกิดจากโลกาภิวัตน์ที่มากขึ้น อัตราการนำไปใช้นี้เพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อเราเข้าสู่ช่วงหลังการระบาดของโรค เนื่องจากโมเดลนี้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น แม้แต่พนักงานก็ยังยอมรับมัน

จากการสำรวจความคิดเห็นของพนักงาน 9,000 คนของ Accenture พบว่า 83 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานชอบทำงานแบบทีมผสม

นอกจากความยืดหยุ่นในการทำงานแล้ว การจัดการทีมแบบไฮบริดยังมีข้อดีอื่นๆ อีกมากมาย รวมถึงการเข้าถึงผู้มีความสามารถจากทั่วโลก ค่าใช้จ่ายในการจัดหาทรัพยากรที่ลดลง ค่าโสหุ้ยด้านอสังหาริมทรัพย์ที่ลดลง และอื่นๆ

อย่างไรก็ตาม การนำทีมไฮบริดได้นำเสนอปัญหาใหม่ๆ ที่ไม่เคยมีอยู่ในสำนักงานแบบเดิมๆ เช่น ความเหลื่อมล้ำของเขตเวลาอย่างต่อเนื่อง ความแตกต่างทางวัฒนธรรม การขาดการติดต่อแบบเห็นหน้ากัน และอื่นๆ หากปัญหาเหล่านี้ไม่ได้รับการแก้ไขในทันที ความคืบหน้าของโครงการก็อาจเป็นหายนะได้

ผู้จัดการโครงการจึงต้องติดอาวุธด้วยการผสมผสานกลยุทธ์ของความสามารถทางเทคนิคและความสามารถที่อ่อนนุ่มเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ให้ประสบความสำเร็จและเป็นผู้นำทีมไฮบริด

ปัญหาพื้นฐานที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อเป็นผู้นำทีมไฮบริดได้เน้นย้ำในบทความนี้พร้อมกับแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุด

เราเชื่อมัน คุณเคยให้ความสนใจหรือไม่? มาดูข้อมูลสำคัญทั้งหมดสำหรับผู้จัดการโครงการที่คล่องตัวเกี่ยวกับการจัดการทีมแบบไฮบริดกัน

การจัดการทีมไฮบริดคืออะไร?

ดังนั้น เรามากำหนดทีมไฮบริดกันก่อนดีกว่า

ทีมไฮบริดประกอบด้วยพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลจากสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก ทีมงานอาจประกอบด้วยทั้งพนักงานเต็มเวลาและนอกเวลาพร้อม ๆ กัน โดยพนักงานบางคนทำงานจากที่บ้านและคนอื่น ๆ ในสำนักงานที่ตั้งอยู่ร่วมกัน

โครงสร้างทีมแบบไฮบริดมีมานานแล้วในโลกธุรกิจ แต่ไม่ใช่ทุกธุรกิจหรือทุกองค์กรที่ตอบสนองต่อสถานที่ทำงานแบบผสมผสาน แม้แต่บริษัทที่ลังเลใจก็เริ่มหันมาใช้โมเดลไฮบริดในช่วงหลังโควิด โดยค่อยๆ กลับสู่บรรทัดฐาน

นอกจากนี้ ความรู้สึกของพนักงานยังขัดแย้งกับการกลับไปทำงานอีกด้วย

ตัวอย่างเช่น จากข้อมูลของ Gallup คนงานชาวอเมริกัน 59 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขาต้องการทำงานจากที่บ้าน ในขณะที่อีก 41 เปอร์เซ็นต์ต้องการกลับไปทำงานที่สำนักงาน

กล่าวโดยสรุป ทีมไฮบริดได้กลายเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับองค์กรหลายแห่ง เราจะเข้าใจว่าทำไมในเวลาเพียงไม่กี่นาที...

คุณต้องเข้าใจก่อนว่าการจัดการทีมแบบไฮบริดคืออะไรและทำงานอย่างไร กุญแจสำคัญในการทำความเข้าใจแนวคิดนี้คือคำว่า "ลูกผสม" ไฮบริดถูกกำหนดให้เป็น "การมีหรือสร้างขึ้นโดยส่วนผสมของส่วนประกอบที่แยกจากกันตั้งแต่สองชิ้นขึ้นไป" โดย Merriam-Webster

ด้วยการผสมผสานแนวทางการจัดการโครงการตั้งแต่สองวิธีขึ้นไป การจัดการโครงการแบบผสมผสานจะสร้างวิธีการใหม่เอี่ยมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คำถามที่ต้องอยู่ในใจของคุณคือ: วิธีการต่างๆ ที่อาจรวมกันได้? ไม่มีการขาดทางเลือก เทคนิคการจัดการโครงการที่มีชื่อเสียงที่สุดคือ:

ซึ่งผสมผสานเทคนิคการจัดการโครงการ Waterfall แบบดั้งเดิมและเข้มงวดมากขึ้น (โดยระบุกิจกรรมตามลำดับเชิงเส้น เช่น น้ำตก) เข้ากับความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัวของการจัดการโครงการที่คล่องตัว

ทำไมต้องเลือกระบบไฮบริด และทีมไฮบริดมีประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร?

มีความท้าทายหลายประการในการนำ Agile มาใช้อย่างสมบูรณ์ กล่าวก่อนหน้านี้ว่า โมเดลทีมไฮบริดได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากให้ประโยชน์หลายประการแก่ทั้งบุคคลและองค์กร

มุมมองของพนักงานทำให้พวกเขามีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงาน พวกเขาสามารถทำงานจากที่บ้านหรือที่ทำงานโดยสิ้นเชิง หรือพวกเขาสามารถสร้างสมดุลได้โดยการเยี่ยมชมที่ทำงานในวันที่เฉพาะเจาะจงของสัปดาห์ สิ่งนี้ทำให้พวกเขาบรรลุความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตในอุดมคติ ตัวอย่างเช่น คุณแม่ที่ทำงานอยู่สามารถอยู่บ้านเพื่อดูแลทารกแรกเกิด ในขณะที่บุคลากรที่มีปัญหาโดยเฉพาะสามารถทำงานได้อย่างสะดวกสบายในสำนักงานที่บ้าน

พนักงานมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมมากขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถพัฒนาการทำงานร่วมกันระหว่างงานและชีวิต ซึ่งช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามวัตถุประสงค์ของโครงการ และทำให้คุณภาพโดยรวมดีขึ้น นอกจากนี้ยังเพิ่มความสุขของลูกค้าส่งผลให้ผลกำไรเพิ่มขึ้น

มาดูความท้าทายบางอย่างที่ผู้จัดการโครงการเปรียวต้องเผชิญในการจัดการทีมแบบไฮบริด

Roadblock สำหรับผู้จัดการโครงการระหว่างการบริหารทีมแบบไฮบริด

ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ปัญหาในทีมไฮบริดนั้นซับซ้อนกว่ามาก เนื่องจากผู้จัดการโครงการต้องจัดการกับบุคคลจากหลายแผนก สถานที่ห่างไกล ภูมิหลังที่หลากหลาย และอื่นๆ ความยากลำบากเหล่านี้มีผลโดยตรงต่อขีดจำกัดของโครงการและมีศักยภาพในการลดคุณภาพของโครงการ

นี่คือรายการของอุปสรรคที่สำคัญที่สุด:

1. การสื่อสารล้มเหลว

ความสำเร็จของทุกโครงการขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เมื่อสมาชิกในทีมกระจัดกระจายข้ามพรมแดน อาจเกิดช่องว่างในการสื่อสาร

เนื่องจากอุปสรรคในการสื่อสาร ผู้จัดการโครงการอาจไม่ได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์จากบุคลากรที่ทำงานจากระยะไกลหรือทำงานนอกเวลา ดังนั้น หากงานโครงการมีความแตกต่างกัน ผู้จัดการจะไม่สามารถดำเนินการได้ทันที ส่งผลให้โครงการล่าช้า และในกรณีที่เลวร้ายที่สุด โครงการอาจตกราง นอกจากนี้ บางครั้งสมาชิกในทีมอาจล้มเหลวในการทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของโครงการและการพึ่งพาอาศัยกันอย่างเพียงพอ ซึ่งขัดขวางการไหลของโครงการและการทำงานร่วมกันโดยรวมของทีม

2. การจัดกำหนดการทรัพยากรที่ไม่มีประสิทธิภาพเนื่องจากเขตเวลาต่างกัน

การจัดกำหนดการทรัพยากรที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทรัพยากรที่ถูกต้องทำงานได้อย่างถูกต้องและไม่ได้ใช้งานมากเกินไปหรือน้อยเกินไป เมื่อมีทรัพยากรอยู่ในพื้นที่สำนักงานที่ตั้งอยู่ร่วมกัน การจัดกำหนดการทรัพยากรจะง่ายขึ้นมาก ผู้จัดการอาจเพียงแค่สะกิดพวกเขาที่เวิร์กสเตชันเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับกำหนดเวลา อย่างไรก็ตาม เป็นเรื่องยากเมื่อพนักงานกระจัดกระจายข้ามพรมแดนและเขตเวลา

ในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก เขตเวลาอาจเปลี่ยนแปลงได้มากถึง 10 หรือ 11 ชั่วโมง หากผู้จัดการไม่มีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับที่ตั้งของพนักงาน อาจนำไปสู่ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับกำหนดเวลาของโครงการ ซึ่งทำให้ตารางเวลาของโครงการได้รับผลกระทบ ในขณะเดียวกัน ทีมไฮบริดสามารถมีทรัพยากรนอกเวลาซึ่งทำงานเฉพาะบางวันได้ หากผู้จัดการไม่ทราบว่าใครเป็นพนักงานนอกเวลาและลงเอยด้วยการจัดกำหนดการกิจกรรมที่อ่อนไหวต่อเวลาสำหรับพวกเขา ถึงแม้ว่าพวกเขาจะเป็นพนักงานเต็มเวลาก็ตาม ก็มีความเสี่ยงที่จะเกิดความล่าช้า

3. ความไม่แน่นอนในงานและความรับผิดชอบของทีมลูกผสม

ก่อนเริ่มโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องกำหนดความรับผิดชอบและความคาดหวังของสมาชิกในทีมอย่างชัดเจน อย่างไรก็ตาม มันกลายเป็นปัญหาสำหรับพวกเขา เนื่องจากพวกเขาต้องจัดการหน่วยที่กระจัดกระจายตามภูมิศาสตร์หลายแห่ง ผลที่ได้คือ คนงานถูกปลดออกจากงานเนื่องจากขาดความรู้สึกถึงจุดมุ่งหมายและไม่ทราบถึงการมีส่วนร่วมของพวกเขาเพื่อวัตถุประสงค์สุดท้าย ซึ่งสามารถลดประสิทธิภาพการทำงานและทำให้ประสิทธิภาพของทีมลดลง

พนักงานในทีมไฮบริดที่ทำงานในองค์กรเมทริกซ์จะมีปัญหาในการทำความเข้าใจงานของตนมากขึ้น เนื่องจากมีสายงานการรายงานหลายสาย ซึ่งอาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในการทำงานและผลลัพธ์ที่คาดการณ์ไว้ ทำให้คุณภาพของโครงการลดลงไปอีก

4. การอัปเดตตัววัดโครงการตามเวลาจริงไม่เพียงพอ

ตัวชี้วัดโครงการช่วยผู้จัดการโครงการในการกำหนดสถานะของโครงการ เมื่อพนักงานบางคนทำงานจากสำนักงานและทำงานที่บ้านส่วนที่เหลือ ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญกับอุปสรรคสำคัญในการให้ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับ KPI ของโครงการ นอกจากนี้ จะทำให้สถานการณ์เลวร้ายลงหากผู้จัดการไม่ได้จัดเตรียมเทคโนโลยีที่เหมาะสมเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เหล่านี้

ผู้จัดการโครงการจะไม่สามารถลดอันตรายใดๆ ได้ เนื่องจากพวกเขาจะไม่ทราบสถานะของโครงการ ไม่ว่าจะเป็นการนำหรือตามหลัง ทรัพยากรอาจใช้งานน้อยเกินไปหรือใช้มากเกินไป และโครงการอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดการณ์ไว้ ในทำนองเดียวกัน โครงการอาจถูกระงับหากงบประมาณโครงการเกินจำนวนเงินที่ครบกำหนด ณ จุดใด ๆ และผู้บริหารไม่ได้รับแจ้ง

5. ความช่วยเหลือทางเทคโนโลยีไม่เพียงพอ

ทีมไฮบริดพึ่งพาเทคโนโลยีในปัจจุบันเป็นส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ไม่เพียงพอต่อสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ตัวอย่างเช่น เทคโนโลยีที่ล้าสมัยและอัตราอินเทอร์เน็ตที่ช้าอาจเป็นอุปสรรคสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีม

หากพนักงานที่อยู่ห่างไกลและเจ้าหน้าที่ในสำนักงานไม่สามารถโต้ตอบกันได้อย่างง่ายดาย ความล่าช้าของโครงการและความไม่เท่าเทียมกันจะเกิดขึ้นตลอดโครงการ นอกจากนี้ เทคโนโลยีที่ไม่เพียงพอจะทำให้การตัดสินจากข้อมูลที่ถูกต้องเป็นไปไม่ได้สำหรับผู้จัดการโครงการ แต่พวกเขาต้องพึ่งพาสมมติฐานและการประมาณการที่มีการศึกษา

ผู้จัดการโครงการ Agile สามารถเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างไร

ผู้จัดการโครงการมีความสามารถหลากหลายที่ช่วยให้พวกเขาสามารถบรรลุภารกิจและภาระผูกพันได้ โครงสร้างการทำงานแบบผสมมีอุปสรรคที่ผู้จัดการต้องดำเนินการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด นี่คือวิธีการบางส่วนในการจัดการทีมไฮบริด

1. กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน

ผู้จัดการโครงการควรสื่อสารความคาดหวังอย่างเหมาะสมกับสมาชิกแต่ละคนในทีมไฮบริด ช่วยให้พนักงานเข้าใจหน้าที่ของตนอย่างชัดเจนและเห็นว่างานมีส่วนทำให้โครงการสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีได้อย่างไร มันทำให้พวกเขาจดจ่อกับวัตถุประสงค์สุดท้ายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การกำหนดบทบาทและหน้าที่ช่วยเพิ่มความรับผิดชอบและประสิทธิภาพ เพื่อจัดการกับความคลาดเคลื่อนของเขตเวลา ผู้จัดการอาจคิดค้นกลยุทธ์ที่นำสมาชิกทีมไฮบริดทั้งหมดมารวมกันในเวลาที่กำหนดซึ่งใช้ได้กับตารางเวลาของทุกคน

2. สร้างกลยุทธ์ทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพสำหรับแรงงานผสม

ผู้จัดการต้องตระหนักถึงความแปรปรวนของโซนเวลาของทีมไฮบริด ก่อนที่จะพัฒนากลยุทธ์ด้านทรัพยากร ชั่วโมงการทำงานของทรัพยากรนอกเวลาและความสามารถในการทำงานระยะไกลของผู้ปฏิบัติงานต้องได้รับการประเมินอย่างแม่นยำ การจัดสรรทรัพยากรที่มีการวางแผนมาอย่างดีช่วยรับประกันว่าบุคลากรจะไม่ถูกใช้งานมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

ก่อนสร้างกำหนดการทรัพยากร ผู้จัดการควรตรวจสอบความพร้อมใช้งานของแต่ละทรัพยากร หากจำเป็น พวกเขาสามารถปรับปรุงตารางเวลาได้โดยใช้วิธีการต่างๆ เช่น การปรับระดับหรือการปรับให้เรียบ พวกเขาอาจทำงานเหล่านี้ทั้งหมดบนแพลตฟอร์มเดียวโดยใช้ระบบการจัดการทรัพยากร ให้ทัศนวิสัยที่ไม่มีใครเทียบได้ในกลุ่มทรัพยากรขององค์กรและคุณสมบัติมากมาย ดังนั้น ผู้จัดการอาจจัดสรรทรัพยากร คาดการณ์ และใช้ประโยชน์สูงสุดเพื่อความสำเร็จของโครงการได้ดีขึ้น

3. อนุญาตให้มีเวลาทำงานที่ยืดหยุ่นได้

ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานไม่ได้วัดจากจำนวนชั่วโมงทำงาน แต่จะมีการประเมินตามงานที่เสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลาที่กำหนด ความยืดหยุ่นในการทำงานและความเป็นอิสระเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญสองประการของการเลือกแนวทางการทำงานแบบผสมผสาน เป็นผลให้ผู้จัดการต้องสนับสนุนให้พนักงานใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์นี้โดยปลูกฝังความไว้วางใจและความรับผิดชอบร่วมกัน

เทคนิคนี้ปลูกฝังความไว้วางใจให้กับพนักงานและกระตุ้นให้พวกเขามีความรับผิดชอบมากขึ้นในที่ทำงาน ช่วยเพิ่มผลผลิต ซึ่งรับประกันคุณภาพของโครงการในขณะที่ทำตามกำหนดเวลา เป็นผลให้สมาชิกในทีมโครงการสามารถบรรลุระดับประสิทธิภาพสูงสุดในขณะที่รักษาสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดี

4. รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตัวบ่งชี้ทรัพยากรเพื่อเพิ่มผลผลิต

โดยการปฏิบัติตามงบประมาณและระยะเวลาที่วางแผนไว้ ผู้จัดการโครงการจะดูแลโครงการให้เป็นไปตามแผน พวกเขาจะต้องสามารถติดตามการพัฒนาของทรัพยากรแต่ละอย่างเพื่อให้เป็นไปได้ การใช้เครื่องมือการจัดการทรัพยากร ผู้จัดการอาจได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับตัวแปรที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรต่างๆ ที่กำหนดประสิทธิภาพของโครงการ

5. สร้างแนวทางอย่างเป็นทางการสำหรับความร่วมมือและการสื่อสาร

องค์กรต้องสร้างขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าทีมไฮบริดทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การทำงานร่วมกันจะดำเนินการผ่านเครื่องมือต่างๆ บนคลาวด์สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล พนักงานตามสัญญา และเต็มเวลา โดยไม่คำนึงถึงสถานที่หรือสถานะนอกเวลา ผู้จัดการโครงการอาจระบุว่าเมื่อใดที่บุคคลควรสามารถเข้าถึงได้สำหรับการประชุมยืนขึ้นหรือการต่อสู้

โดยสังเขป…

ในสภาพแวดล้อมขององค์กรที่นำโดยโครงการ ผู้จัดการโครงการอาจดึงดูดผู้คนจากทั่วทุกมุมโลก นอกจากนี้ เนื่องจากขอบเขตทางภูมิศาสตร์ไม่เกี่ยวข้องกับการจัดการทีมแบบไฮบริด บริษัทต่างๆ อาจแสวงหาทรัพยากรระดับโลกที่คุ้มค่าโดยไม่สูญเสียคุณภาพ วิธีการดังกล่าวช่วยให้ธุรกิจสามารถรักษาค่าใช้จ่ายของโครงการให้ต่ำและค่าโสหุ้ยในการบริหารให้เหลือน้อยที่สุดในขณะที่ยังคงรักษาคุณภาพ ดังนั้น ทีมลูกผสมจึงมาพร้อมกับ ifs and buts แต่ทุกความท้าทายสามารถเอาชนะได้ด้วยวิธีการที่ใช้ได้ในยุคนี้

ดังที่กล่าวไปแล้ว รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับองค์กร เนื่องจากให้ประโยชน์หลายประการในแง่ของการรักษาพนักงาน ความสุข และความได้เปรียบในการแข่งขัน และเหนือสิ่งอื่นใด ผู้จัดการโครงการที่คล่องตัวสามารถมาที่บทความนี้เพื่อดูคำแนะนำขั้นสูงสุดเกี่ยวกับการจัดการทีมแบบไฮบริดได้เสมอ