دليل مدراء المشاريع الرشيقة لإدارة الفريق المختلط

هل سمعت عن إدارة المشاريع السريعة أو إدارة الفريق المختلط من قبل؟ على الرغم من أن الكلمات قد تبدو صعبة ومعقدة ، إلا أننا نؤكد لك أنها ليست كذلك. في الواقع ، قد تجعل إدارة المشاريع الرشيقة الأمر أسهل وأسرع بالنسبة لك وفريقك المختلط لإكمال المشاريع.

ظهرت الفرق المختلطة في جميع أنحاء المشهد التجاري نتيجة لإدخال التطورات التكنولوجية وضغط التكلفة الناجم عن زيادة العولمة. زاد معدل التبني هذا بشكل كبير مع انتقالنا إلى فترة ما بعد الجائحة. نظرًا لمرونة هذا النموذج الأكبر ، حتى الموظفون يتبنونه.

وفقًا لاستطلاع أجرته شركة Accenture على 9000 عامل ، يفضل 83 بالمائة من الموظفين العمل في نهج الفريق المختلط.

بالإضافة إلى مرونة العمل ، تتمتع إدارة الفريق المختلط بالعديد من المزايا الأخرى ، بما في ذلك الوصول إلى المواهب حول العالم ، وانخفاض نفقات الموارد ، وانخفاض النفقات العامة العقارية ، والمزيد.

ومع ذلك ، فإن قيادة فريق مختلط يمثل أيضًا صعوبات جديدة لم تكن موجودة في بيئة مكتبية تقليدية ، مثل التفاوتات المستمرة في المنطقة الزمنية ، والاختلافات الثقافية ، ونقص الاتصال وجهًا لوجه ، والمزيد. إذا لم يتم حل هذه المشكلات على الفور ، فقد يكون تقدم المشاريع كارثيًا.

لذلك يجب على مديري المشاريع تسليح أنفسهم بمزيج استراتيجي من القدرات التقنية واللينة لمعالجة هذه المشكلات بنجاح وقيادة فريق مختلط.

يتم تسليط الضوء على الصعوبات الأساسية التي يواجهها مديرو المشاريع عند قيادة فريق مختلط في هذه المقالة ، إلى جانب أفضل الحلول.

لقد صدقنا ذلك. هل كنت تركز؟ دعنا ننتقل إلى جميع المعلومات الأساسية لمديري المشاريع الرشيقة حول إدارة الفريق المختلط.

ما هي إدارة الفريق المختلط؟

لذلك ، دعنا أولاً نحدد الفريق المختلط قبل الانتقال.

يتكون الفريق المختلط من موظفين يعملون عن بُعد من مواقع مختلفة في جميع أنحاء العالم. قد يتكون الفريق من موظفين بدوام كامل وبدوام جزئي في وقت واحد ، مع عمل بعض الموظفين من المنزل والبعض الآخر في مكاتب مشتركة.

لطالما كان هيكل الفريق المختلط موجودًا في عالم الشركات. ولكن لم تكن كل شركة أو مؤسسة قابلة للتكيف مع مكان عمل هجين. حتى الشركات المترددة بدأت في تبني النموذج الهجين في فترة ما بعد COVID حيث عادت تدريجياً إلى القاعدة.

بالإضافة إلى ذلك ، تتعارض مشاعر الموظفين بشأن العودة إلى العمل.

وفقًا لمؤسسة غالوب ، على سبيل المثال ، يقول 59 في المائة من العمال الأمريكيين إنهم يرغبون في العمل من المنزل ، بينما يرغب 41 في المائة الباقون في العودة إلى المكتب.

باختصار ، أصبحت الفرق المختلطة خيارًا شائعًا للعديد من الشركات. سوف نفهم لماذا في غضون بضع دقائق ...

يجب أن تفهم أولاً ما هي إدارة الفريق المختلط وكيف تعمل. المفتاح لفهم هذه الفكرة هو كلمة "مختلط". يتم تعريف Hybrid على أنه "امتلاك أو إنشاء مزيج من مكونين منفصلين أو أكثر" بواسطة Merriam-Webster.

من خلال دمج نهجين منفصلين أو أكثر لإدارة المشروع ، تخلق إدارة المشاريع الهجينة بشكل فعال منهجية جديدة تمامًا.

السؤال الذي يجب أن يتبادر إلى ذهنك هو: ما هي المنهجيات المختلفة التي يمكن دمجها؟ لا يوجد نقص في الخيارات. أشهر تقنيات إدارة المشاريع هي:

يجمع هذا بين الأسلوب التقليدي والصارم لإدارة مشروع الشلال (حيث يتم تحديد الأنشطة بترتيب خطي - مثل الشلال) مع المرونة والقدرة على التكيف في إدارة المشاريع الرشيقة.

لماذا تختار نظامًا هجينًا وكيف يكون الفريق المختلط مفيدًا للشركة؟

هناك العديد من التحديات لاعتماد Agile بالكامل. قيل سابقًا ، نمت شعبية نموذج الفريق المختلط نظرًا لأنه يوفر العديد من الفوائد لكل من الأفراد والمؤسسات.

يمنح منظور الموظفين لهم حرية اختيار موقع عملهم. يمكنهم إما العمل بالكامل من المنزل أو من المكتب ، أو يمكنهم تحقيق التوازن من خلال زيارة مكان العمل في أيام محددة من الأسبوع. هذا يسمح لهم بتحقيق التوازن المثالي بين العمل والحياة. يمكن للأمهات العاملات ، على سبيل المثال ، البقاء في المنزل لرعاية أطفالهن حديثي الولادة ، بينما يمكن للأفراد ذوي التحديات الخاصة العمل بشكل مريح في مكاتبهم المنزلية.

يصبح الموظفون أكثر إنتاجية ومشاركة عندما يمكنهم تطوير التآزر بين العمل والحياة. وهذا يمكنهم من العمل بشكل أكثر فاعلية نحو أهداف المشروع ، ونتيجة لذلك ، تحسين جودته الشاملة. علاوة على ذلك ، سيزيد من سعادة العميل ، مما يؤدي إلى زيادة الربحية.

لنلقِ نظرة على بعض التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع الرشيقة في إدارة الفريق المختلط.

حواجز الطرق لمديري المشاريع أثناء إدارة الفريق المختلط

كما ذكرنا سابقًا ، فإن المشكلات في الفريق المختلط أكثر تعقيدًا إلى حد كبير نظرًا لأن مديري المشروع يجب أن يتعاملوا مع أفراد من العديد من الأقسام والمواقع البعيدة والخلفيات المتنوعة وما إلى ذلك. كل هذه الصعوبات لها تأثير مباشر على حدود المشروع ولديها القدرة على تدهور جودته.

فيما يلي قائمة بأهم العوائق:

1. فشل الاتصال

يعتمد نجاح كل مشروع على التواصل الفعال. عندما ينتشر أعضاء الفريق عبر الحدود ، قد تظهر فجوات في الاتصال.

بسبب حاجز الاتصال ، قد لا يتلقى مدير المشروع معلومات في الوقت الفعلي من الموظفين الذين يعملون عن بعد أو على أساس دوام جزئي. نتيجة لذلك ، إذا كانت هناك اختلافات في مهام المشروع ، فلن يتمكن المديرون من اتخاذ إجراء سريع ، مما يؤدي إلى تأخيرات في المشروع ، وفي سيناريوهات أسوأ الحالات ، انحراف المشروع عن مساره. علاوة على ذلك ، قد يفشل أعضاء الفريق أحيانًا في فهم أهداف المشروع والاعتماد المتبادل بشكل مناسب ، مما يؤدي إلى تعطيل تدفق المشروع والتماسك العام للفريق.

2. عدم كفاءة جدولة الموارد بسبب اختلاف المناطق الزمنية

تعد الجدولة الدقيقة للموارد أمرًا بالغ الأهمية لضمان أن المورد الصحيح يعمل في الوظيفة المناسبة ولا يتم استخدامه بشكل مفرط أو ناقص. عندما تكون الموارد موجودة في مساحات مكتبية مشتركة ، فإن جدولتها تصبح أسهل بكثير. يمكن للمديرين فقط تنبيههم في محطات العمل الخاصة بهم للتعرف على مواعيدهم النهائية. ومع ذلك ، يصبح الأمر صعبًا عندما يتم توزيع الموظفين عبر الحدود والمناطق الزمنية.

في حالات نادرة ، قد تصل تغيرات المنطقة الزمنية إلى 10 أو 11 ساعة. إذا لم يكن لدى المديرين نظرة ثاقبة لمواقع موظفيهم ، فقد يؤدي ذلك إلى عدم اليقين بشأن المواعيد النهائية للمشروع ، مما يتسبب في معاناة الجدول الزمني للمشروع. في الوقت نفسه ، يمكن أن يكون لدى الفريق المختلط مورد بدوام جزئي يعمل فقط في أيام معينة. إذا لم يكن المديرون على دراية بمن هو موظف بدوام جزئي وانتهى بهم الأمر إلى جدولة أنشطة حساسة للوقت بالنسبة لهم على الرغم من أنهم موظفين بدوام كامل ، فهناك خطر حدوث تأخير.

3. عدم اليقين في مهام ومسؤوليات الفريق المختلط

قبل بدء المشروع ، يجب على مديري المشروع تحديد مسؤوليات وتوقعات أعضاء فريقهم بشكل صريح. ومع ذلك ، فإنه يصبح مشكلة بالنسبة لهم لأنهم يجب أن يديروا عدة وحدات متفرقة جغرافيا. نتيجة لذلك ، يصبح العمال غير مندمجين لأنهم يفتقرون إلى الإحساس بالهدف وغير مدركين لمساهمتهم في الهدف النهائي. يمكن أن يقلل هذا من الإنتاجية ، وبالتالي من فعالية الفريق.

سيواجه الموظفون في الفريق المختلط الذي يعمل في منظمة مصفوفة صعوبة أكبر في فهم وظائفهم لأن لديهم العديد من التسلسلات الإدارية. قد يؤدي هذا إلى تباين في عملهم والمخرجات المتوقعة ، مما يقلل من جودة المشروع بشكل أكبر.

4. تحديثات غير كافية لمقاييس المشروع في الوقت الفعلي

تساعد مقاييس المشروع مديري المشاريع في تحديد حالة المشروع. عندما يعمل بعض العمال من المكتب والباقي يعملون من المنزل ، يواجه مديرو المشاريع عائقًا كبيرًا في توفير تحديثات في الوقت الفعلي حول مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع. علاوة على ذلك ، سيؤدي ذلك إلى تفاقم الموقف إذا لم يقم المديرون بتجهيز التكنولوجيا المناسبة للحصول على هذه الرؤى القائمة على البيانات في الوقت الفعلي.

لن يكون مديرو المشروع قادرين على تقليل أي مخاطر لأنهم لن يكونوا على دراية بحالة المشروع ، سواء كانت رائدة أو متأخرة. قد تكون الموارد غير مستغلة أو مفرطة الاستخدام ، وقد يستغرق استكمال المشروع وقتًا أطول مما كان متوقعًا. وبالمثل ، قد يتم إيقاف المشروع إذا تجاوزت ميزانية المشروع المبلغ المستحق في أي وقت ولم يتم إخطار الإدارة.

5. عدم كفاية المساعدة التكنولوجية

تعتمد الفرق المختلطة إلى حد كبير على التكنولوجيا الحالية. ومع ذلك ، قد تؤثر البرامج والأجهزة غير الكافية لاستكمال بيئة العمل المختلطة على إنتاجية الموظف. على سبيل المثال ، قد تكون التقنيات القديمة ومعدلات الإنترنت البطيئة عوائق رئيسية لمدير المشروع وأعضاء الفريق.

إذا لم يتمكن العاملون عن بعد وموظفو المكاتب من التفاعل دون عناء ، فستحدث تأخيرات في المشروع وعدم تكافؤ في جميع أنحاء المشروع. علاوة على ذلك ، فإن عدم كفاية التكنولوجيا يجعل من المستحيل إصدار الأحكام الصحيحة المستندة إلى البيانات على مدير المشروع. بدلاً من ذلك ، سيتعين عليهم الاعتماد على افتراضات وتقديرات مستنيرة.

كيف يمكن لمديري المشاريع الرشيقة التغلب على هذه التحديات؟

يمتلك مديرو المشاريع مجموعة واسعة من المواهب التي تمكنهم من الوفاء بمهامهم والتزاماتهم. يحتوي هيكل العمل المختلط على عقبات يجب على المديرين اجتيازها للحصول على أفضل النتائج. هذه بعض الطرق لإدارة فريق مختلط.

1. ضع توقعات واضحة لجميع أعضاء الفريق

يجب على مديري المشروع توصيل التوقعات بشكل صحيح للأعضاء الفرديين في الفريق المختلط. تمكن الموظفين من فهم واجباتهم بوضوح وكيف يساهم عملهم في إكمال المشاريع بنجاح. إنها تحافظ على تركيزهم على الهدف النهائي وتزيد من إنتاجيتهم.

تحديد الأدوار والواجبات يعزز المساءلة والكفاءة. لمعالجة التناقضات في المنطقة الزمنية ، قد يبتكر المديرون استراتيجية تجمع جميع أعضاء الفريق المختلط معًا في وقت محدد يناسب جدول الجميع.

2. إنشاء استراتيجية موارد فعالة للقوى العاملة المختلطة

يجب أن يكون المديرون على دراية باختلافات المنطقة الزمنية للفريق المختلط. قبل تطوير استراتيجية الموارد ، يجب تقييم ساعات عمل الموارد بدوام جزئي وقدرات العمل عن بُعد للعمال بدقة. يضمن تخصيص الموارد المخطط جيدًا عدم استخدام الموظفين أو الإفراط في استخدامهم.

قبل إنشاء جداول الموارد ، يجب على المديرين فحص مدى توفر كل مورد. إذا لزم الأمر ، يمكنهم حتى تحسين الجدول الزمني من خلال تطبيق طرق مثل التسوية أو التسوية. يمكنهم تنفيذ جميع هذه المهام على منصة واحدة من خلال استخدام نظام إدارة الموارد. إنه يوفر رؤية لا مثيل لها في تجمع موارد المؤسسة والعديد من الميزات. وبالتالي ، قد يقوم المديرون بتخصيص الموارد بشكل أفضل والتنبؤ وزيادة الاستخدام الفعال لإكمال المشروع بنجاح.

3. السماح لساعات مرنة للعمل

لا تقاس إنتاجية الموظف بعدد ساعات العمل. بدلاً من ذلك ، يتم تقييمها بناءً على المهمة المكتملة خلال الساعات المخصصة. مرونة العمل والاستقلالية ميزتان مهمتان لاختيار نهج العمل المختلط. نتيجة لذلك ، يجب على المديرين تشجيع الموظفين على الاستفادة من هذه الميزة من خلال تنمية الثقة ومشاركة المساءلة.

تغرس هذه التقنية الثقة في الموظفين وتشجعهم على تحمل مسؤولية أكبر في مكان العمل. يزيد من الإنتاجية ، مما يضمن جودة المشروع مع الالتزام بالجدول الزمني. نتيجة لذلك ، قد يحقق أعضاء فريق المشروع أعلى مستويات الأداء لديهم مع الحفاظ على توازن جيد بين العمل والحياة.

4. اكتساب رؤى حول مؤشرات الموارد لتعزيز الناتج

من خلال الالتزام بالميزانية والإطار الزمني المخططين ، يبقي مدير المشروع المشروع على المسار الصحيح. يجب أن يكونوا قادرين على مراقبة تطوير كل مورد حتى يكون ذلك ممكنًا. باستخدام أداة إدارة الموارد ، يمكن للمديرين الحصول على بيانات في الوقت الفعلي حول مختلف المتغيرات المتعلقة بالموارد التي تحدد أداء المشروع.

5. وضع مبادئ توجيهية رسمية للتعاون والتواصل

يجب على المنظمات إنشاء إجراءات لضمان عمل الفرق المختلطة بكفاءة. يتم تنفيذ التعاون عبر أدوات متنوعة مستندة إلى مجموعة النظراء للعاملين عن بُعد والمتعاقدين والعاملين بدوام كامل. بغض النظر عن الموقع أو حالة الدوام الجزئي ، يجوز لمديري المشاريع تحديد متى يجب أن يكون الشخص متاحًا للاجتماعات أو اجتماعات المكتب.

شيء صغير…

في بيئة الشركات التي يقودها المشروع ، قد يجذب مديرو المشاريع أشخاصًا من جميع أنحاء العالم. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن الحدود الجغرافية غير ذات صلة في إدارة الفريق المختلط ، فقد تسعى الشركات إلى الحصول على موارد عالمية فعالة من حيث التكلفة دون التضحية بالجودة. تمكّن هذه الأساليب الشركات من الحفاظ على نفقات المشروع منخفضة والنفقات الإدارية إلى الحد الأدنى مع الحفاظ على الجودة. وبالتالي ، تأتي الفرق المختلطة مع ifs and buts ، ولكن يمكن التغلب على كل تحد بالمنهجيات المتاحة في هذا العصر.

ومع ذلك ، يعد نموذج العمل الهجين بديلاً قابلاً للتطبيق للمؤسسات لأنه يوفر العديد من الفوائد من حيث الاحتفاظ بالموظفين والسعادة والميزة التنافسية. وفوق كل ذلك ، يمكن لمديري المشاريع الرشيقة دائمًا الوصول إلى هذه المقالة للحصول على دليل نهائي حول إدارة الفريق المختلط.