Guide des chefs de projet agiles pour la gestion d'équipe hybride

Avez-vous déjà entendu parler de la gestion de projet agile ou de la gestion d'équipe hybride ? Bien que les mots puissent sembler difficiles et compliqués, nous vous assurons qu'ils ne le sont pas. En fait, la gestion de projet agile pourrait même vous permettre, à vous et à votre équipe hybride, de réaliser des projets plus facilement et plus rapidement.

Des équipes hybrides ont émergé dans le paysage des affaires à la suite de l'introduction de développements technologiques et de la pression des coûts provoquée par une plus grande mondialisation. Ce taux d'adoption a considérablement augmenté à mesure que nous entrons dans la période post-pandémique. En raison de la plus grande flexibilité de ce modèle, même les employés l'adoptent.

Selon un sondage Accenture auprès de 9 000 travailleurs, 83 % des employés préfèrent travailler dans une approche d'équipe hybride.

Outre la flexibilité du travail, la gestion d'équipe hybride présente de nombreux autres avantages, notamment l'accès à des talents du monde entier, des dépenses de ressources réduites, des frais généraux immobiliers réduits, etc.

Cependant, diriger une équipe hybride présente également de nouvelles difficultés qui n'existaient pas dans un environnement de bureau conventionnel, telles que les disparités de fuseaux horaires, les différences culturelles, le manque de contact en face à face, etc. Si ces problèmes ne sont pas résolus tout de suite, l'avancement des projets pourrait être désastreux.

Les chefs de projet doivent donc s'armer d'un mélange stratégique de compétences techniques et humaines pour répondre avec succès à ces problèmes et diriger une équipe hybride.

Les difficultés fondamentales que rencontrent les chefs de projet lorsqu'ils dirigent une équipe hybride sont mises en évidence dans cet article, ainsi que les meilleures solutions.

Nous y avons cru. Avez-vous prêté attention? Passons en revue toutes les informations essentielles pour les chefs de projet agiles sur la gestion d'équipe hybride.

Qu'est-ce que la gestion d'équipe hybride ?

Par conséquent, définissons d'abord une équipe hybride avant de passer à autre chose.

Une équipe hybride est composée d'employés qui opèrent à distance à partir de divers endroits à travers le monde. L'équipe peut être composée simultanément de personnel à temps plein et à temps partiel, certains employés travaillant à domicile et d'autres dans des bureaux colocalisés.

La structure d'équipe hybride existe depuis longtemps dans le monde de l'entreprise. Mais toutes les entreprises ou organisations ne se prêtaient pas à un lieu de travail hybride. Même les entreprises hésitantes ont commencé à adopter le modèle hybride dans la période post-COVID alors qu'elles revenaient progressivement à une norme.

De plus, les sentiments des employés sont contradictoires quant au retour au travail.

Selon Gallup, par exemple, 59 % des travailleurs américains déclarent qu'ils aimeraient travailler à domicile, tandis que les 41 % restants souhaitent retourner au bureau.

En bref, les équipes hybrides sont devenues un choix populaire pour de nombreuses entreprises. Nous comprendrons pourquoi dans quelques minutes…

Vous devez d'abord comprendre ce qu'est la gestion d'équipe hybride et comment elle fonctionne. La clé pour comprendre cette idée est le mot « hybride ». L'hybride est défini comme "ayant ou créé par un mélange de deux composants séparés ou plus" par Merriam-Webster.

En fusionnant deux ou plusieurs approches de gestion de projet distinctes, la gestion de projet hybride crée efficacement une toute nouvelle méthodologie.

La question qui a dû vous venir à l'esprit est : Quelles sont les différentes méthodologies qui peuvent être combinées ? Les choix ne manquent pas. Les techniques de gestion de projet les plus reconnues sont :

Cela combine la technique plus traditionnelle et stricte de la gestion de projet en cascade (où les activités sont énoncées dans un ordre linéaire - comme une cascade) avec la flexibilité et l'adaptabilité de la gestion de projet agile.

Pourquoi choisir un système hybride et en quoi une équipe hybride est-elle bénéfique pour une entreprise ?

L'adoption complète d'Agile présente plusieurs défis. Auparavant, le modèle d'équipe hybride a gagné en popularité car il offre plusieurs avantages aux personnes et aux organisations.

La perspective des employés leur donne la liberté de choisir leur lieu de travail. Ils peuvent soit travailler totalement à domicile ou au bureau, soit trouver un équilibre en se rendant sur le lieu de travail certains jours de la semaine. Cela leur permet d'atteindre l'équilibre idéal entre vie professionnelle et vie privée. Les mères qui travaillent, par exemple, peuvent rester à la maison pour s'occuper de leurs nouveau-nés, tandis que le personnel particulièrement en difficulté peut travailler confortablement dans son bureau à domicile.

Les employés sont plus productifs et engagés lorsqu'ils peuvent développer une synergie entre le travail et la vie. Cela leur permet de travailler plus efficacement vers les objectifs du projet et, par conséquent, d'améliorer sa qualité globale. De plus, cela augmentera le bonheur des clients, ce qui se traduira par une rentabilité accrue.

Examinons quelques défis rencontrés par les chefs de projet agiles dans la gestion d'équipe hybride.

Obstacles pour les chefs de projet lors de la gestion d'équipe hybride

Comme indiqué précédemment, les problèmes d'une équipe hybride sont considérablement plus compliqués, car les chefs de projet doivent traiter avec des personnes issues de nombreuses divisions, d'emplacements éloignés, d'horizons divers, etc. Toutes ces difficultés ont une influence directe sur les limites du projet et peuvent dégrader sa qualité.

Voici une liste des barrières les plus importantes :

1. Échecs de communication

Le succès de chaque projet dépend d'une communication efficace. Lorsque les membres de l'équipe sont dispersés au-delà des frontières, des lacunes de communication peuvent apparaître.

En raison de la barrière de communication, le chef de projet peut ne pas recevoir d'informations en temps réel du personnel qui travaille à distance ou à temps partiel. Par conséquent, s'il existe des différences dans les tâches du projet, les responsables seront incapables de prendre des mesures rapides, ce qui entraînera des retards dans le projet et, dans le pire des cas, un déraillement du projet. De plus, les membres de l'équipe peuvent parfois ne pas comprendre correctement les objectifs et les interdépendances du projet, perturbant le déroulement du projet et la cohésion globale de l'équipe.

2. Planification inefficace des ressources en raison de fuseaux horaires différents

Une planification précise des ressources est essentielle pour s'assurer que la bonne ressource travaille sur le bon travail et n'est pas sur- ou sous-utilisée. Lorsque les ressources sont présentes dans des espaces de bureaux co-localisés, leur planification devient beaucoup plus facile. Les gestionnaires peuvent simplement les pousser à leur poste de travail pour connaître leurs délais. Cependant, cela devient difficile lorsque le personnel est dispersé au-delà des frontières et des fuseaux horaires.

Dans de rares cas, les variations de fuseau horaire peuvent atteindre 10 ou 11 heures. Si les responsables n'ont pas une idée de l'emplacement de leurs employés, cela peut entraîner une incertitude quant aux délais du projet, ce qui peut nuire au calendrier du projet. Parallèlement, l'équipe hybride peut disposer d'une ressource à temps partiel qui ne travaille que certains jours. Si les gestionnaires ne savent pas qui est un employé à temps partiel et finissent par planifier des activités urgentes pour eux même s'ils sont des employés à temps plein, il y a un risque de retards.

3. Incertitude dans les tâches et les responsabilités d'une équipe hybride

Avant le début du projet, les chefs de projet doivent définir explicitement les responsabilités et les attentes des membres de leur équipe. Cependant, cela devient problématique pour eux puisqu'ils doivent gérer plusieurs unités géographiquement dispersées. En conséquence, les travailleurs se désengagent parce qu'ils n'ont pas de sens et ne sont pas conscients de leur contribution à l'objectif final. Cela peut réduire la productivité et, par conséquent, l'efficacité de l'équipe.

Les employés d'une équipe hybride qui opèrent dans une organisation matricielle auront encore plus de difficulté à comprendre leur travail car ils ont plusieurs lignes hiérarchiques. Cela pourrait entraîner une variation de leur travail et de la production projetée, ce qui réduirait encore plus la qualité du projet.

4. Mises à jour inadéquates des métriques de projet en temps réel

Les métriques de projet aident les chefs de projet à déterminer le statut d'un projet. Lorsque certains travailleurs travaillent au bureau et que les autres travaillent à domicile, les chefs de projet sont confrontés à un obstacle important pour fournir des mises à jour en temps réel sur les KPI du projet. De plus, cela aggravera la situation si les responsables ne s'équipent pas de la technologie appropriée pour obtenir ces informations en temps réel basées sur les données.

Les chefs de projet ne seront pas en mesure de réduire les aléas puisqu'ils ne connaîtront pas l'état du projet, qu'il soit en avance ou en retard. Les ressources pourraient être sous-utilisées ou surutilisées, et le projet pourrait prendre plus de temps que prévu. De même, le projet peut être interrompu si le budget du projet dépasse le montant dû à tout moment et que la direction n'en est pas informée.

5. Aide technologique insuffisante

Les équipes hybrides s'appuient largement sur la technologie actuelle. Cependant, des logiciels et du matériel insuffisants pour compléter un environnement de travail hybride peuvent avoir un impact sur la productivité des employés. Par exemple, des technologies obsolètes et des tarifs Internet lents peuvent constituer des obstacles majeurs pour le chef de projet et les membres de l'équipe.

Si les télétravailleurs et le personnel de bureau ne peuvent pas interagir sans effort, des retards de projet et des inégalités se produiront tout au long du projet. De plus, une technologie insuffisante rendrait impossible pour le chef de projet des jugements corrects basés sur les données. Au lieu de cela, ils devraient s'appuyer sur des hypothèses et des estimations éclairées.

Comment les chefs de projet agiles peuvent-ils surmonter ces défis ?

Les chefs de projet ont un large éventail de talents qui leur permettent de remplir leurs tâches et obligations. Une structure de travail mixte comporte des obstacles que les gestionnaires doivent franchir pour obtenir les meilleurs résultats. Voici quelques-unes des méthodes de gestion d'une équipe hybride.

1. Définir des attentes claires pour tous les membres de l'équipe

Les chefs de projet doivent communiquer correctement les attentes aux membres individuels de l'équipe hybride. Il permet aux employés de comprendre clairement leurs fonctions et comment leur travail contribue à la bonne réalisation des projets. Cela les maintient concentrés sur l'objectif final et augmente leur productivité.

La définition des rôles et des tâches améliore la responsabilisation et l'efficacité. Pour résoudre les écarts de fuseau horaire, les responsables peuvent concevoir une stratégie qui rassemble tous les membres de l'équipe hybride à une heure précise qui convient à l'emploi du temps de chacun.

2. Créer une stratégie de ressources efficace pour la main-d'œuvre mixte

Les managers doivent être conscients des écarts de fuseau horaire d'une équipe hybride. Avant d'élaborer une stratégie de ressources, les heures de travail des ressources à temps partiel et les capacités de travail à distance des travailleurs doivent être précisément évaluées. Une allocation de ressources bien planifiée garantit que le personnel n'est ni surutilisé ni sous-utilisé.

Avant de créer des plannings de ressources, les responsables doivent examiner la disponibilité de chaque ressource. Si nécessaire, ils peuvent même améliorer le calendrier en appliquant des méthodes telles que le nivellement ou le lissage. Ils peuvent effectuer toutes ces tâches sur une plate-forme unique en utilisant un système de gestion des ressources. Il offre une visibilité inégalée sur le pool de ressources de l'entreprise et de nombreuses fonctionnalités. Par conséquent, les responsables peuvent mieux allouer les ressources, prévoir et optimiser l'utilisation efficace pour mener à bien le projet.

3. Autoriser des horaires de travail flexibles

La productivité des employés n'est pas mesurée par le nombre d'heures travaillées. Au lieu de cela, il est évalué en fonction de la tâche accomplie pendant les heures allouées. La flexibilité et l'autonomie du travail sont deux avantages importants du choix d'une approche de travail hybride. Par conséquent, les gestionnaires doivent encourager les employés à profiter de cet avantage en cultivant la confiance et en partageant la responsabilité.

Cette technique inspire confiance aux employés et les encourage à assumer une plus grande responsabilité au travail. Il augmente la productivité, ce qui garantit la qualité du projet tout en respectant les délais. En conséquence, les membres de l'équipe de projet peuvent atteindre leurs meilleurs niveaux de performance tout en maintenant un bon équilibre travail-vie personnelle.

4. Obtenez des informations sur les indicateurs de ressources pour stimuler la production

En respectant le budget et les délais prévus, le chef de projet maintient le projet sur la bonne voie. Ils doivent être en mesure de suivre le développement de chaque ressource pour que cela soit faisable. À l'aide d'un outil de gestion des ressources, les gestionnaires peuvent obtenir des données en temps réel sur diverses variables liées aux ressources qui déterminent la performance d'un projet.

5. Créer des lignes directrices formelles pour la coopération et la communication

Les organisations doivent créer des procédures pour s'assurer que les équipes hybrides fonctionnent efficacement. La collaboration s'effectue via divers outils basés sur le cloud pour les travailleurs à distance, contractuels et à temps plein. Indépendamment de l'emplacement ou du statut à temps partiel, les chefs de projet peuvent spécifier quand la personne doit être accessible pour des réunions debout ou des mêlées.

En un mot…

Dans l'environnement d'entreprise axé sur les projets, les chefs de projet peuvent attirer des personnes du monde entier. De plus, comme les frontières géographiques ne sont pas pertinentes dans la gestion d'équipes hybrides, les entreprises peuvent rechercher des ressources mondiales rentables sans sacrifier la qualité. De telles approches permettent aux entreprises de réduire au minimum les dépenses de projet et les frais généraux administratifs tout en maintenant la qualité. Ainsi, les équipes hybrides viennent avec des si et des mais, mais chaque défi peut être surmonté avec les méthodologies disponibles à cette époque.

Cela étant dit, le modèle de travail hybride est une alternative viable pour les entreprises car il offre plusieurs avantages en termes de rétention, de bonheur et d'avantage concurrentiel des employés. Et surtout, les chefs de projet agiles peuvent toujours consulter cet article pour un guide ultime sur la gestion d'équipe hybride.