Przewodnik Agile Project Managerów po hybrydowym zarządzaniu zespołem

Czy słyszałeś już o zwinnym zarządzaniu projektami lub zarządzaniu zespołem hybrydowym? Chociaż słowa mogą wydawać się trudne i skomplikowane, zapewniamy, że tak nie jest. W rzeczywistości zwinne zarządzanie projektami może nawet ułatwić i przyspieszyć realizację projektów przez Ciebie i Twój zespół hybrydowy.

Zespoły hybrydowe pojawiły się w krajobrazie biznesowym w wyniku wprowadzenia zmian technologicznych i presji kosztowej spowodowanej większą globalizacją. Ten wskaźnik adopcji drastycznie wzrósł, gdy weszliśmy w okres po pandemii. Ze względu na większą elastyczność tego modelu, nawet pracownicy go stosują.

Według sondażu Accenture obejmującego 9 000 pracowników, 83 procent pracowników woli pracować w hybrydowym podejściu zespołowym.

Oprócz elastyczności pracy zarządzanie zespołem hybrydowym ma wiele innych zalet, w tym dostęp do talentów na całym świecie, niższe koszty pozyskiwania zasobów, niższe koszty ogólne nieruchomości i wiele innych.

Jednak kierowanie zespołem hybrydowym wiąże się również z nowymi trudnościami, które nie istniały w konwencjonalnym środowisku biurowym, takimi jak ciągłe różnice w strefach czasowych, różnice kulturowe, brak kontaktu twarzą w twarz i inne. Jeśli te problemy nie zostaną rozwiązane od razu, postęp projektów może być katastrofalny.

Kierownicy projektów muszą zatem uzbroić się w strategiczne połączenie umiejętności technicznych i miękkich, aby skutecznie rozwiązać te problemy i poprowadzić zespół hybrydowy.

W tym artykule omówiono podstawowe trudności, jakie napotykają kierownicy projektów kierując zespołem hybrydowym, a także najlepsze rozwiązania.

Uwierzyliśmy w to. Czy zwracałeś uwagę? Przejdźmy przez wszystkie niezbędne informacje dla kierowników projektów zwinnych na temat zarządzania zespołem hybrydowym.

Co to jest zarządzanie zespołem hybrydowym?

Dlatego najpierw zdefiniujmy zespół hybrydowy, zanim przejdziemy dalej.

Zespół hybrydowy składa się z pracowników, którzy działają zdalnie z różnych lokalizacji na całym świecie. Zespół może składać się jednocześnie z pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, przy czym niektórzy pracownicy pracują z domu, a inni w kolokowanych biurach.

Hybrydowa struktura zespołu od dawna istnieje w świecie korporacji. Ale nie każda firma czy organizacja była podatna na hybrydowe miejsce pracy. Nawet niezdecydowane firmy zaczęły stosować model hybrydowy w okresie po COVID, stopniowo powracając do normy.

Dodatkowo nastroje pracowników są skonfliktowane w kwestii powrotu do pracy.

Według Gallupa, na przykład, 59 proc. amerykańskich pracowników deklaruje, że chciałoby pracować z domu, a pozostałe 41 proc. chce wrócić do biura.

Krótko mówiąc, zespoły hybrydowe stały się popularnym wyborem dla wielu przedsiębiorstw. Za kilka minut zrozumiemy dlaczego…

Musisz najpierw zrozumieć, czym jest zarządzanie zespołem hybrydowym i jak działa. Kluczem do zrozumienia tej idei jest słowo „hybryda”. Hybryda jest definiowana jako „posiadająca lub stworzona przez mieszankę dwóch lub więcej oddzielnych składników” przez Merriam-Webster.

Łącząc dwa lub więcej oddzielnych podejść do zarządzania projektami, zarządzanie projektami hybrydowymi skutecznie tworzy zupełnie nową metodologię.

Pytanie, które musiało ci się nasunąć, brzmi: jakie różne metodologie można łączyć? Wyborów nie brakuje. Najbardziej znane techniki zarządzania projektami to:

Łączy to bardziej tradycyjną i ścisłą technikę zarządzania projektami Waterfall (gdzie działania są określone w kolejności liniowej — jak wodospad) z elastycznością i zdolnością adaptacji zwinnego zarządzania projektami.

Dlaczego warto wybrać system hybrydowy i w jaki sposób zespół hybrydowy jest korzystny dla firmy?

Całkowite zaadoptowanie Agile wiąże się z kilkoma wyzwaniami. Wcześniej mówiono, że hybrydowy model zespołu zyskał na popularności, ponieważ zapewnia szereg korzyści zarówno ludziom, jak i organizacjom.

Perspektywa pracowników daje im swobodę wyboru miejsca pracy. Mogą pracować całkowicie w domu lub w biurze, lub mogą znaleźć równowagę, odwiedzając miejsce pracy w określone dni tygodnia. Dzięki temu osiągają idealną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Na przykład pracujące mamy mogą zostać w domu, aby opiekować się noworodkami, podczas gdy szczególnie wymagający personel może wygodnie pracować w swoich domowych biurach.

Pracownicy są bardziej wydajni i zaangażowani, kiedy mogą stworzyć synergię między pracą a życiem. Pozwala im to na bardziej efektywną pracę na rzecz realizacji celów projektu, a co za tym idzie poprawę jego ogólnej jakości. Co więcej, zwiększy zadowolenie klientów, co spowoduje zwiększenie rentowności.

Przyjrzyjmy się niektórym wyzwaniom, jakie zwinni kierownicy projektów napotykają w zarządzaniu zespołem hybrydowym.

Blokady dla kierowników projektów podczas zarządzania zespołem hybrydowym

Jak wspomniano wcześniej, problemy w zespole hybrydowym są znacznie bardziej skomplikowane, ponieważ kierownicy projektów muszą mieć do czynienia z osobami z wielu działów, odległych lokalizacji, z różnych środowisk i tak dalej. Wszystkie te trudności mają bezpośredni wpływ na ograniczenia projektu i mogą pogorszyć jego jakość.

Oto lista najważniejszych barier:

1. Awarie komunikacji

Sukces każdego projektu zależy od skutecznej komunikacji. Kiedy członkowie zespołu są rozproszeni między granicami, mogą pojawić się luki komunikacyjne.

Ze względu na barierę komunikacyjną kierownik projektu może nie otrzymywać informacji w czasie rzeczywistym od personelu pracującego zdalnie lub w niepełnym wymiarze godzin. W rezultacie, jeśli istnieją różnice w zadaniach projektowych, menedżerowie nie będą w stanie podjąć szybkich działań, co spowoduje opóźnienia projektu, a w najgorszym przypadku wykolejenie projektu. Ponadto członkowie zespołu mogą czasami nie rozumieć odpowiednio celów projektu i współzależności, zakłócając przepływ projektu i ogólną spójność zespołu.

2. Nieefektywne planowanie zasobów ze względu na różne strefy czasowe

Dokładne planowanie zasobów ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​właściwe zasoby działają we właściwym zadaniu i nie są nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywane. Gdy zasoby znajdują się w kolokowanych przestrzeniach biurowych, planowanie ich staje się znacznie łatwiejsze. Menedżerowie mogą po prostu popychać ich na swoich stanowiskach roboczych, aby dowiedzieć się o ich terminach. Jednak staje się to trudne, gdy personel jest rozproszony między granicami i strefami czasowymi.

W rzadkich przypadkach zmiany strefy czasowej mogą wynosić nawet 10 lub 11 godzin. Jeśli menedżerowie nie mają wglądu w lokalizacje swoich pracowników, może to prowadzić do niepewności co do terminów projektów, powodując utratę harmonogramu projektu. Jednocześnie zespół hybrydowy może mieć pracownika w niepełnym wymiarze godzin, który pracuje tylko w określone dni. Jeśli menedżerowie nie są świadomi, kto jest pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin, i ostatecznie planują dla nich czynności, na których czas zależy od czasu, mimo że są pracownikami pełnoetatowymi, istnieje ryzyko opóźnień.

3. Niepewność w zadaniach i odpowiedzialności zespołu hybrydowego

Przed rozpoczęciem projektu kierownicy projektu muszą wyraźnie określić obowiązki i oczekiwania członków swojego zespołu. Jednak staje się to dla nich problematyczne, ponieważ muszą zarządzać kilkoma rozproszonymi geograficznie jednostkami. W rezultacie pracownicy tracą zaangażowanie, ponieważ nie mają poczucia celu i nie są świadomi swojego wkładu w osiągnięcie ostatecznego celu. Może to zmniejszyć produktywność, a w konsekwencji skuteczność zespołu.

Pracownicy w zespole hybrydowym, którzy działają w organizacji macierzowej, będą mieli jeszcze większe trudności ze zrozumieniem swojej pracy, ponieważ mają kilka linii podległościowych. Może to prowadzić do różnic w ich pracy i przewidywanych wynikach, jeszcze bardziej obniżając jakość projektu.

4. Nieodpowiednie aktualizacje metryk projektu w czasie rzeczywistym

Metryki projektu pomagają kierownikom projektów w określaniu statusu projektu. Kiedy niektórzy pracownicy pracują w biurze, a pozostali pracują w domu, kierownicy projektów napotykają poważną przeszkodę w dostarczaniu aktualizacji w czasie rzeczywistym kluczowych wskaźników wydajności projektu. Co więcej, sytuacja pogorszy się, jeśli menedżerowie nie wyposażą odpowiedniej technologii, aby uzyskać te oparte na danych spostrzeżenia w czasie rzeczywistym.

Kierownicy projektów nie będą w stanie zredukować zagrożeń, ponieważ nie będą świadomi stanu projektu, niezależnie od tego, czy jest on wiodący, czy wstrzymywany. Zasoby mogą być niepełne lub nadmiernie wykorzystywane, a ukończenie projektu może potrwać dłużej niż oczekiwano. Podobnie projekt może zostać wstrzymany, jeśli budżet projektu przekroczy należną kwotę w dowolnym momencie, a kierownictwo nie zostanie powiadomione.

5. Niewystarczająca pomoc technologiczna

Zespoły hybrydowe w dużej mierze opierają się na aktualnej technologii. Jednak niewystarczające oprogramowanie i sprzęt do uzupełnienia hybrydowego środowiska pracy mogą mieć wpływ na wydajność pracowników. Na przykład przestarzałe technologie i powolne stawki internetowe mogą być głównymi przeszkodami dla kierownika projektu i członków zespołu.

Jeśli pracownicy zdalni i personel biurowy nie mogą bez wysiłku współdziałać, opóźnienia i nierówności będą występować w całym projekcie. Ponadto niewystarczająca technologia uniemożliwiłaby kierownikowi projektu prawidłowe osądy oparte na danych. Zamiast tego musieliby polegać na wykształconych założeniach i szacunkach.

Jak zwinni kierownicy projektów mogą sprostać tym wyzwaniom?

Kierownicy projektów dysponują szerokim wachlarzem talentów, które pozwalają im wypełniać swoje zadania i obowiązki. Mieszana struktura pracy ma przeszkody, które menedżerowie muszą pokonać, aby uzyskać najlepsze wyniki. Oto niektóre z metod zarządzania zespołem hybrydowym.

1. Ustal jasne oczekiwania dla wszystkich członków zespołu

Kierownicy projektów powinni odpowiednio komunikować oczekiwania poszczególnym członkom zespołu hybrydowego. Umożliwia pracownikom jasne zrozumienie swoich obowiązków i tego, jak ich praca przyczynia się do pomyślnej realizacji projektów. Dzięki temu są skupieni na ostatecznym celu i zwiększają ich produktywność.

Zdefiniowanie ról i obowiązków zwiększa odpowiedzialność i wydajność. Aby zaradzić rozbieżnościom w strefach czasowych, menedżerowie mogą opracować strategię, która zgromadzi wszystkich członków zespołu hybrydowego o określonej godzinie, która będzie działać zgodnie z harmonogramem każdego.

2. Stwórz skuteczną strategię zasobów dla mieszanej siły roboczej

Menedżerowie muszą być świadomi różnic w strefach czasowych zespołu hybrydowego. Przed opracowaniem strategii dotyczącej zasobów należy dokładnie ocenić godziny pracy zasobów w niepełnym wymiarze godzin oraz zdolności pracowników do pracy zdalnej. Dobrze zaplanowana alokacja zasobów gwarantuje, że personel nie jest nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystany.

Przed utworzeniem harmonogramów zasobów menedżerowie powinni sprawdzić dostępność każdego zasobu. W razie potrzeby mogą nawet poprawić harmonogram, stosując metody takie jak poziomowanie lub wygładzanie. Wszystkie te zadania mogą realizować na jednej platformie, wykorzystując system zarządzania zasobami. Oferuje niezrównany wgląd w pulę zasobów przedsiębiorstwa i wiele funkcji. W związku z tym menedżerowie mogą lepiej alokować zasoby, przewidywać i maksymalizować efektywne wykorzystanie w celu pomyślnego zakończenia projektu.

3. Pozwól na elastyczne godziny pracy

Wydajność pracownika nie jest mierzona liczbą przepracowanych godzin. Zamiast tego jest oceniany na podstawie zadania wykonanego w przydzielonych godzinach. Elastyczność pracy i autonomia to dwie ważne zalety wyboru hybrydowego podejścia do pracy. W rezultacie menedżerowie muszą zachęcać pracowników do korzystania z tej korzyści poprzez pielęgnowanie zaufania i dzielenie się odpowiedzialnością.

Ta technika wzbudza zaufanie pracowników i zachęca ich do brania większej odpowiedzialności w miejscu pracy. Zwiększa produktywność, co zapewnia jakość projektu przy zachowaniu harmonogramu. W rezultacie członkowie zespołu projektowego mogą osiągnąć najwyższy poziom wydajności, zachowując jednocześnie dobrą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

4. Uzyskaj wgląd w wskaźniki zasobów, aby zwiększyć wydajność

Przestrzegając zaplanowanego budżetu i ram czasowych, kierownik projektu prowadzi projekt na bieżąco. Aby było to wykonalne, muszą być w stanie monitorować rozwój każdego zasobu. Korzystając z narzędzia do zarządzania zasobami, menedżerowie mogą uzyskiwać w czasie rzeczywistym dane dotyczące różnych zmiennych związanych z zasobami, które określają wydajność projektu.

5. Stwórz formalne wytyczne współpracy i komunikacji

Organizacje muszą stworzyć procedury zapewniające efektywne działanie zespołów hybrydowych. Współpraca odbywa się za pośrednictwem różnych narzędzi opartych na chmurze dla pracowników zdalnych, kontraktowych i pełnoetatowych. Niezależnie od lokalizacji lub statusu w niepełnym wymiarze godzin, kierownicy projektów mogą określić, kiedy dana osoba powinna być dostępna na spotkania stand-up lub scrum.

W skrócie…

W środowisku korporacyjnym prowadzonym przez projekty kierownicy projektów mogą przyciągać ludzi z całego świata. Ponadto, ponieważ granice geograficzne są nieistotne w zarządzaniu zespołem hybrydowym, firmy mogą poszukiwać opłacalnych zasobów globalnych bez poświęcania jakości. Takie podejście umożliwia firmom utrzymanie niskich kosztów projektu i minimalnych kosztów administracyjnych przy zachowaniu jakości. Tak więc zespoły hybrydowe przychodzą z „jeśli” i „ale”, ale każde wyzwanie można pokonać dzięki metodologii dostępnej w tej erze.

Biorąc to pod uwagę, hybrydowy model pracy jest realną alternatywą dla przedsiębiorstw, ponieważ zapewnia szereg korzyści w zakresie utrzymania pracowników, szczęścia i przewagi konkurencyjnej. Co więcej, kierownicy projektów Agile zawsze mogą przejść do tego artykułu, aby uzyskać ostateczny przewodnik na temat zarządzania zespołem hybrydowym.