Leitfaden für agile Projektmanager zum hybriden Teammanagement

Haben Sie schon einmal von agilem Projektmanagement oder hybridem Teammanagement gehört? Obwohl die Worte schwierig und kompliziert erscheinen mögen, versichern wir Ihnen, dass sie es nicht sind. Tatsächlich kann agiles Projektmanagement es Ihnen und Ihrem hybriden Team sogar erleichtern und beschleunigen, Projekte abzuschließen.

Infolge der Einführung technologischer Entwicklungen und des durch die zunehmende Globalisierung verursachten Kostendrucks sind in der gesamten Geschäftslandschaft hybride Teams entstanden. Diese Adoptionsrate hat mit dem Übergang in die Zeit nach der Pandemie dramatisch zugenommen. Aufgrund der größeren Flexibilität dieses Modells wird es sogar von Mitarbeitern angenommen.

Laut einer Accenture-Umfrage unter 9.000 Mitarbeitern bevorzugen 83 Prozent der Mitarbeiter die Arbeit in einem hybriden Teamansatz.

Neben der Arbeitsflexibilität hat das hybride Teammanagement viele weitere Vorteile, darunter Zugang zu Talenten auf der ganzen Welt, geringere Ressourcenkosten, geringere Immobilienkosten und mehr.

Die Führung eines hybriden Teams bringt jedoch auch neue Schwierigkeiten mit sich, die es in einer herkömmlichen Büroumgebung nicht gab, wie z. B. anhaltende Zeitzonenunterschiede, kulturelle Unterschiede, fehlender persönlicher Kontakt und mehr. Wenn diese Probleme nicht sofort behoben werden, könnte der Fortschritt der Projekte katastrophal sein.

Projektmanager müssen sich daher mit einer strategischen Mischung aus technischen und weichen Fähigkeiten ausrüsten, um diese Probleme erfolgreich anzugehen und ein hybrides Team zu führen.

Die grundlegenden Schwierigkeiten, auf die Projektmanager bei der Führung eines hybriden Teams stoßen, werden in diesem Artikel beleuchtet, zusammen mit den besten Lösungen.

Wir haben es geglaubt. Hast du aufgepasst? Lassen Sie uns alle wesentlichen Informationen für agile Projektmanager zum Thema hybrides Teammanagement durchgehen.

Was ist hybrides Teammanagement?

Lassen Sie uns daher zuerst ein Hybridteam definieren, bevor wir fortfahren.

Ein hybrides Team besteht aus Mitarbeitern, die von verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt aus operieren. Das Team kann gleichzeitig aus Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitern bestehen, wobei einige Mitarbeiter von zu Hause aus und andere in gemeinsamen Büros arbeiten.

Die hybride Teamstruktur gibt es in der Unternehmenswelt schon lange. Aber nicht jedes Unternehmen oder jede Organisation war für einen hybriden Arbeitsplatz geeignet. Selbst zögerliche Unternehmen haben in der Post-COVID-Zeit begonnen, das Hybridmodell anzunehmen, da sie allmählich zu einer Norm zurückkehrten.

Darüber hinaus sind die Gefühle der Mitarbeiter hinsichtlich der Rückkehr an den Arbeitsplatz widersprüchlich.

Laut Gallup sagen beispielsweise 59 Prozent der amerikanischen Arbeitnehmer, dass sie gerne von zu Hause aus arbeiten würden, während die restlichen 41 Prozent zurück ins Büro gehen möchten.

Kurz gesagt, Hybridteams sind für viele Unternehmen zu einer beliebten Wahl geworden. Wir werden in wenigen Minuten verstehen, warum…

Sie müssen zunächst verstehen, was hybrides Teammanagement ist und wie es funktioniert. Der Schlüssel zum Verständnis dieser Idee ist das Wort „Hybrid“. Hybrid wird von Merriam-Webster definiert als „eine Mischung aus zwei oder mehr getrennten Komponenten aufweisen oder daraus hergestellt werden“.

Durch die Zusammenführung von zwei oder mehr getrennten Projektmanagementansätzen schafft das hybride Projektmanagement effektiv eine völlig neue Methodik.

Die Frage, die Ihnen sicherlich in den Sinn gekommen ist, lautet: Welche verschiedenen Methoden können kombiniert werden? An Auswahl mangelt es nicht. Die bekanntesten Projektmanagementtechniken sind:

Dies kombiniert die traditionellere und strengere Technik des Wasserfall-Projektmanagements (bei der Aktivitäten in linearer Reihenfolge angegeben werden – wie ein Wasserfall) mit der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des agilen Projektmanagements.

Warum ein Hybridsystem wählen und wie ist ein Hybridteam für ein Unternehmen von Vorteil?

Es gibt mehrere Herausforderungen bei der vollständigen Einführung von Agile. Wie bereits erwähnt, erfreut sich das hybride Teammodell wachsender Beliebtheit, da es sowohl Menschen als auch Organisationen mehrere Vorteile bietet.

Die Mitarbeiterperspektive gibt ihnen die Freiheit, ihren Einsatzort zu wählen. Sie können entweder vollständig von zu Hause oder vom Büro aus arbeiten oder einen Ausgleich schaffen, indem sie an bestimmten Wochentagen den Arbeitsplatz besuchen. So erreichen sie die ideale Work-Life-Balance. So können beispielsweise berufstätige Mütter zu Hause bleiben, um ihre Neugeborenen zu versorgen, während besonders behinderte Mitarbeiter bequem im Homeoffice arbeiten können.

Mitarbeiter sind produktiver und engagierter, wenn sie eine Synergie zwischen Arbeit und Leben entwickeln können. Dadurch können sie effektiver auf die Projektziele hinarbeiten und dadurch die Gesamtqualität verbessern. Darüber hinaus wird es die Kundenzufriedenheit steigern, was zu einer höheren Rentabilität führt.

Schauen wir uns einige Herausforderungen an, denen agile Projektmanager beim hybriden Teammanagement begegnen.

Hindernisse für Projektmanager beim hybriden Teammanagement

Wie bereits erwähnt, sind die Probleme in einem hybriden Team wesentlich komplizierter, da Projektmanager mit Personen aus zahlreichen Abteilungen, entfernten Standorten, unterschiedlichen Hintergründen usw. zu tun haben. All diese Schwierigkeiten wirken sich direkt auf die Grenzen des Projekts aus und können seine Qualität beeinträchtigen.

Hier ist eine Liste der wichtigsten Barrieren:

1. Kommunikationsfehler

Der Erfolg jedes Projekts hängt von effektiver Kommunikation ab. Wenn Teammitglieder über Grenzen hinweg verstreut sind, können Kommunikationslücken entstehen.

Aufgrund der Kommunikationsbarriere erhält der Projektmanager möglicherweise keine Echtzeitinformationen von Mitarbeitern, die remote oder auf Teilzeitbasis arbeiten. Bei Abweichungen in den Projektaufgaben sind Manager daher nicht in der Lage, zeitnah Maßnahmen zu ergreifen, was zu Projektverzögerungen und im schlimmsten Fall zum Abbruch des Projekts führt. Darüber hinaus können Teammitglieder gelegentlich die Projektziele und gegenseitigen Abhängigkeiten nicht angemessen verstehen, was den Projektfluss und den Gesamtzusammenhalt des Teams stört.

2. Ineffiziente Ressourcenplanung aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen

Eine genaue Ressourcenplanung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die richtige Ressource für den richtigen Job arbeitet und nicht über- oder zu wenig ausgelastet ist. Wenn Ressourcen in gemeinsamen Büroräumen vorhanden sind, wird ihre Planung viel einfacher. Manager können sie einfach an ihren Arbeitsplätzen anstupsen, um mehr über ihre Fristen zu erfahren. Schwierig wird es jedoch, wenn Mitarbeiter über Grenzen und Zeitzonen verteilt sind.

In seltenen Fällen können Zeitzonenabweichungen bis zu 10 oder 11 Stunden betragen. Wenn Manager keinen Einblick in die Standorte ihrer Mitarbeiter haben, kann dies zu Unsicherheiten über Projekttermine führen, wodurch der Projektzeitplan leidet. Gleichzeitig kann das Hybrid-Team eine Teilzeit-Ressource haben, die nur an bestimmten Tagen arbeitet. Wenn Manager nicht wissen, wer ein Teilzeitmitarbeiter ist, und am Ende zeitkritische Aktivitäten für sie planen, obwohl sie Vollzeitmitarbeiter sind, besteht die Gefahr von Verzögerungen.

3. Unsicherheit in den Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines hybriden Teams

Vor Projektbeginn müssen Projektmanager die Verantwortlichkeiten und Erwartungen ihrer Teammitglieder explizit definieren. Für sie wird es jedoch problematisch, da sie mehrere geografisch verstreute Einheiten verwalten müssen. Infolgedessen werden die Mitarbeiter unmotiviert, weil ihnen das Ziel fehlt und sie sich ihres Beitrags zum Endziel nicht bewusst sind. Dies kann die Produktivität und folglich die Effektivität des Teams beeinträchtigen.

Mitarbeiter in einem hybriden Team, die in einer Matrixorganisation operieren, werden es noch schwerer haben, ihre Aufgaben zu verstehen, weil sie mehrere Berichtslinien haben. Dies kann zu Abweichungen in ihrer Arbeit und ihrem prognostizierten Ergebnis führen, was die Qualität des Projekts noch weiter mindert.

4. Unzureichende Aktualisierungen der Projektmetriken in Echtzeit

Projektmetriken unterstützen Projektmanager bei der Bestimmung des Status eines Projekts. Wenn einige Mitarbeiter im Büro und der Rest von zu Hause aus arbeiten, stehen Projektmanager vor einer erheblichen Hürde bei der Bereitstellung von Echtzeit-Updates zu Projekt-KPIs. Darüber hinaus wird es die Situation verschlimmern, wenn Manager nicht mit der geeigneten Technologie ausgestattet sind, um diese datengesteuerten Erkenntnisse in Echtzeit zu erhalten.

Die Projektmanager sind nicht in der Lage, Gefahren zu reduzieren, da sie den Status des Projekts nicht kennen, ob es voreilend oder nachlaufend ist. Die Ressourcen sind möglicherweise zu wenig oder zu stark ausgelastet, und die Fertigstellung des Projekts kann länger dauern als erwartet. Ebenso kann das Projekt gestoppt werden, wenn das Projektbudget zu irgendeinem Zeitpunkt den fälligen Betrag übersteigt und das Management nicht benachrichtigt wird.

5. Unzureichende technologische Hilfe

Hybridteams setzen weitgehend auf aktuelle Technologie. Eine unzureichende Software und Hardware zur Ergänzung einer hybriden Arbeitsumgebung kann jedoch die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen. Beispielsweise können veraltete Technologien und langsame Internetraten große Hindernisse für den Projektmanager und die Teammitglieder sein.

Wenn Remote-Mitarbeiter und Büropersonal nicht mühelos interagieren können, kommt es während des gesamten Projekts zu Projektverzögerungen und Ungleichheiten. Darüber hinaus würde eine unzureichende Technologie dem Projektmanager eine korrekte datenbasierte Beurteilung unmöglich machen. Stattdessen müssten sie sich auf fundierte Annahmen und Schätzungen verlassen.

Wie können agile Projektmanager diese Herausforderungen meistern?

Projektmanager verfügen über vielfältige Talente, die es ihnen ermöglichen, ihre Aufgaben und Pflichten zu erfüllen. Eine gemischte Arbeitsstruktur hat Hürden, die Manager überwinden müssen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dies sind einige der Methoden zur Verwaltung eines hybriden Teams.

1. Setzen Sie klare Erwartungen an alle Teammitglieder

Projektmanager sollten die Erwartungen an die einzelnen Mitglieder des Hybridteams richtig kommunizieren. Es ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Aufgaben klar zu verstehen und wie ihre Arbeit zum erfolgreichen Abschluss von Projekten beiträgt. Es hält sie auf das endgültige Ziel konzentriert und erhöht ihre Produktivität.

Die Definition von Rollen und Pflichten verbessert die Verantwortlichkeit und Effizienz. Um Zeitzonenunterschiede zu beheben, könnten Manager eine Strategie entwickeln, die alle Hybrid-Teammitglieder zu einer bestimmten Zeit zusammenbringt, die für den Zeitplan aller geeignet ist.

2. Erstellen Sie eine effektive Ressourcenstrategie für die gemischte Belegschaft

Manager müssen sich der Zeitzonenabweichungen eines Hybridteams bewusst sein. Vor der Entwicklung einer Ressourcenstrategie müssen die Arbeitszeiten von Teilzeitressourcen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter zur Fernarbeit genau bewertet werden. Eine gut geplante Ressourcenallokation garantiert, dass Personal weder über- noch unterbeansprucht wird.

Vor dem Erstellen von Ressourcenplänen sollten Manager die Verfügbarkeit jeder Ressource prüfen. Bei Bedarf können sie den Stundenplan sogar verbessern, indem sie Methoden wie Nivellieren oder Glätten anwenden. Sie können all diese Aufgaben auf einer einzigen Plattform ausführen, indem sie ein Ressourcenverwaltungssystem verwenden. Es bietet beispiellosen Einblick in den Ressourcenpool des Unternehmens und viele Funktionen. Folglich können Manager Ressourcen besser zuweisen, die effiziente Nutzung für einen erfolgreichen Projektabschluss vorhersagen und maximieren.

3. Ermöglichen Sie flexible Arbeitszeiten

Die Produktivität der Mitarbeiter wird nicht an der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gemessen. Stattdessen wird es basierend auf der Aufgabe bewertet, die während der zugewiesenen Stunden erledigt wurde. Arbeitsflexibilität und Autonomie sind zwei wichtige Vorteile bei der Wahl eines hybriden Arbeitsansatzes. Infolgedessen müssen Manager Mitarbeiter ermutigen, diesen Vorteil zu nutzen, indem sie Vertrauen aufbauen und Verantwortung teilen.

Diese Technik schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern und ermutigt sie, mehr Verantwortung am Arbeitsplatz zu übernehmen. Es erhöht die Produktivität, was die Projektqualität sicherstellt und gleichzeitig den Zeitplan einhält. Infolgedessen können die Mitglieder des Projektteams ihre höchsten Leistungsniveaus erreichen und gleichzeitig eine gute Work-Life-Balance aufrechterhalten.

4. Gewinnen Sie Einblicke in Ressourcenindikatoren, um die Leistung zu steigern

Durch die Einhaltung des geplanten Budgets und Zeitrahmens hält der Projektleiter das Projekt auf Kurs. Sie müssen in der Lage sein, die Entwicklung jeder Ressource zu überwachen, damit sie durchführbar ist. Unter Verwendung eines Ressourcenmanagement-Tools können Manager Echtzeitdaten zu verschiedenen ressourcenbezogenen Variablen erhalten, die die Leistung eines Projekts bestimmen.

5. Erstellen Sie formale Richtlinien für Zusammenarbeit und Kommunikation

Organisationen müssen Verfahren schaffen, um sicherzustellen, dass hybride Teams effizient arbeiten. Die Zusammenarbeit erfolgt über verschiedene Cloud-basierte Tools für Remote-, Vertrags- und Vollzeitmitarbeiter. Unabhängig von Standort oder Teilzeitstatus können Projektmanager festlegen, wann die Person für Stand-up-Meetings oder Scrums erreichbar sein soll.

Kurzgesagt…

Im projektorientierten Unternehmensumfeld können Projektmanager Menschen aus der ganzen Welt anziehen. Da geografische Grenzen beim hybriden Teammanagement irrelevant sind, können Unternehmen außerdem nach kostengünstigen globalen Ressourcen suchen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Solche Ansätze ermöglichen es Unternehmen, die Projektkosten niedrig und den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität zu erhalten. Hybride Teams sind also mit Wenn und Aber verbunden, aber jede Herausforderung kann mit den in dieser Zeit verfügbaren Methoden bewältigt werden.

Davon abgesehen ist das hybride Arbeitsmodell eine praktikable Alternative für Unternehmen, da es mehrere Vorteile in Bezug auf Mitarbeiterbindung, Zufriedenheit und Wettbewerbsvorteil bietet. Und obendrein können agile Projektmanager immer zu diesem Artikel kommen, um einen ultimativen Leitfaden zum Hybrid-Teammanagement zu erhalten.