Ghidul managerilor de proiect agile pentru managementul echipelor hibride

Ați mai auzit de managementul agil de proiect sau de managementul hibrid al echipei? Deși cuvintele ar putea părea dificile și complicate, vă asigurăm că nu sunt. De fapt, managementul agil al proiectelor ar putea chiar să vă fie mai ușor și mai rapid pentru dvs. și pentru echipa dvs. hibridă finalizarea proiectelor.

Echipele hibride au apărut în peisajul afacerilor ca urmare a introducerii dezvoltărilor tehnologice și a presiunii costurilor cauzate de globalizarea mai mare. Această rată de adopție a crescut dramatic pe măsură ce am trecut în perioada post-pandemie. Datorită flexibilității mai mari a acestui model, chiar și angajații îl adoptă.

Potrivit unui sondaj Accenture efectuat pe 9.000 de lucrători, 83% dintre angajați preferă să lucreze într-o abordare hibridă de echipă.

Pe lângă flexibilitatea muncii, managementul hibrid al echipelor are multe alte avantaje, inclusiv acces la talent din întreaga lume, cheltuieli mai mici cu resursele, cheltuieli generale mai mici pentru imobiliare și multe altele.

Cu toate acestea, conducerea unei echipe hibride prezintă, de asemenea, noi dificultăți care nu existau într-un cadru convențional de birou, cum ar fi disparitățile continue de fus orar, diferențele culturale, lipsa contactului față în față și multe altele. Dacă aceste probleme nu sunt rezolvate imediat, progresul proiectelor ar putea fi dezastruos.

Managerii de proiect trebuie, prin urmare, să se înarmeze cu un amestec strategic de abilități tehnice și soft pentru a aborda cu succes aceste probleme și a conduce o echipă hibridă.

Dificultățile fundamentale pe care le întâmpină managerii de proiect atunci când conduc o echipă hibridă sunt evidențiate în acest articol, alături de cele mai bune soluții.

Noi am crezut. Ai fost atent? Să trecem prin toate informațiile esențiale pentru managerii de proiect agile despre managementul echipelor hibride.

Ce este Hybrid Team Management?

Prin urmare, să definim mai întâi o echipă hibridă înainte de a merge mai departe.

O echipă hibridă este formată din angajați care operează de la distanță din diferite locații din întreaga lume. Echipa poate fi formată din personal atât cu normă întreagă, cât și cu normă parțială simultan, unii angajați lucrând de acasă, iar alții în birouri amplasate în comun.

Structura hibridă a echipei există de mult în lumea corporativă. Dar nu orice afacere sau organizație a fost susceptibilă de un loc de muncă hibrid. Chiar și companiile ezitante au început să adopte modelul hibrid în perioada post-COVID, pe măsură ce au revenit treptat la o normă.

În plus, sentimentele angajaților sunt contradictorii cu privire la revenirea la muncă.

Potrivit Gallup, de exemplu, 59% dintre lucrătorii americani spun că ar dori să lucreze de acasă, în timp ce restul de 41% doresc să se întoarcă la birou.

Pe scurt, echipele hibride au devenit o alegere populară pentru multe întreprinderi. Vom înțelege de ce în doar câteva minute...

Mai întâi trebuie să înțelegeți ce este managementul hibrid de echipă și cum funcționează. Cheia pentru înțelegerea acestei idei este cuvântul „hibrid”. Hibridul este definit ca „care are sau creat printr-un amestec de două sau mai multe componente separate” de către Merriam-Webster.

Prin îmbinarea a două sau mai multe abordări separate de management de proiect, managementul hibrid de proiect creează în mod eficient o metodologie nou-nouță.

Întrebarea care trebuie să vă fi venit în minte este: Ce metodologii diferite pot fi combinate? Nu lipsesc alegerile. Cele mai renumite tehnici de management de proiect sunt:

Aceasta combină tehnica mai tradițională și mai strictă a managementului de proiect Waterfall (unde activitățile sunt declarate în ordine liniară - ca o cascadă) cu flexibilitatea și adaptabilitatea managementului agil al proiectelor.

De ce să alegeți un sistem hibrid și cum este benefică o echipă hibridă pentru o companie?

Există mai multe provocări pentru adoptarea completă a Agile. S-a spus anterior, modelul de echipă hibrid a crescut în popularitate, deoarece oferă mai multe beneficii atât oamenilor, cât și organizațiilor.

Perspectiva angajaților le oferă libertatea de a-și alege locația de angajare. Ei pot lucra fie de acasă, fie de la birou, fie pot găsi un echilibru vizitând la locul de muncă în anumite zile ale săptămânii. Acest lucru le permite să atingă echilibrul ideal între muncă și viață privată. Mamele care lucrează, de exemplu, pot rămâne acasă pentru a-și îngriji nou-născuții, în timp ce personalul cu probleme deosebite poate lucra confortabil în birourile lor de acasă.

Angajații sunt mai productivi și mai implicați atunci când pot dezvolta o sinergie între muncă și viață. Acest lucru le permite să lucreze mai eficient către obiectivele proiectului și, ca rezultat, să-și îmbunătățească calitatea generală. În plus, va crește fericirea clienților, rezultând o profitabilitate crescută.

Să ne uităm la câteva provocări pe care managerii de proiect agile le întâmpină în managementul hibrid al echipei.

Obstacole pentru managerii de proiect în timpul managementului de echipă hibrid

După cum sa spus anterior, problemele într-o echipă hibridă sunt substanțial mai complicate, deoarece managerii de proiect trebuie să se ocupe de persoane din numeroase divizii, locații îndepărtate, medii diverse și așa mai departe. Toate aceste dificultăți au o influență directă asupra limitelor proiectului și au potențialul de a-i degrada calitatea.

Iată o listă cu cele mai importante bariere:

1. Eșecuri de comunicare

Succesul fiecărui proiect depinde de o comunicare eficientă. Atunci când membrii echipei sunt împrăștiați peste granițe, pot apărea lacune de comunicare.

Din cauza barierei de comunicare, managerul de proiect poate să nu primească informații în timp real de la personalul care lucrează de la distanță sau cu jumătate de normă. Ca urmare, dacă există diferențe în sarcinile proiectului, managerii nu vor putea lua măsuri prompte, ceea ce va duce la întârzieri ale proiectului și, în cel mai rău caz, deraierea proiectului. În plus, membrii echipei pot eșua ocazional să înțeleagă în mod adecvat obiectivele proiectului și interdependențele, perturbând fluxul proiectului și coeziunea generală a echipei.

2. Programarea ineficientă a resurselor din cauza diferitelor fusuri orare

Programarea exactă a resurselor este esențială pentru a ne asigura că resursa corectă funcționează la locul de muncă potrivit și nu este supra sau subutilizată. Atunci când resursele sunt prezente în spații de birouri colocate, programarea lor devine mult mai ușoară. Managerii pot doar să-i împingă la stațiile de lucru pentru a afla despre termenele lor limită. Cu toate acestea, devine dificil atunci când personalul este dispersat peste granițe și fusuri orare.

În cazuri rare, variațiile fusului orar pot fi de până la 10 sau 11 ore. Dacă managerii nu au o perspectivă asupra locațiilor angajaților lor, ar putea duce la incertitudine cu privire la termenele limită ale proiectelor, ceea ce duce la suferința calendarului proiectului. Simultan, echipa hibridă poate avea o resursă part-time care lucrează doar în anumite zile. Dacă managerii nu știu cine este un angajat cu normă parțială și ajung să programeze activități sensibile la timp pentru ei, chiar dacă sunt angajați cu normă întreagă, există riscul de întârzieri.

3. Incertitudinea în sarcinile și responsabilitățile unei echipe hibride

Înainte de începerea proiectului, managerii de proiect trebuie să definească în mod explicit responsabilitățile și așteptările membrilor echipei lor. Cu toate acestea, devine problematic pentru ei, deoarece trebuie să gestioneze mai multe unități împrăștiate geografic. Drept urmare, lucrătorii devin dezagajați pentru că le lipsește simțul scopului și nu sunt conștienți de contribuția lor la obiectivul final. Acest lucru poate reduce productivitatea și, în consecință, eficacitatea echipei.

Angajații dintr-o echipă hibridă care operează într-o organizație matrice vor avea și mai multe dificultăți în a-și înțelege locurile de muncă, deoarece au mai multe linii de raportare. Acest lucru ar putea duce la o variație a muncii lor și a rezultatelor proiectate, scăzând și mai mult calitatea proiectului.

4. Actualizări inadecvate în timp real ale valorilor proiectului

Măsurile de proiect ajută managerii de proiect în determinarea stării unui proiect. Când unii lucrători lucrează de la birou, iar ceilalți lucrează de acasă, managerii de proiect se confruntă cu o barieră substanțială în furnizarea de actualizări în timp real privind KPI-urile proiectului. În plus, situația va agrava dacă managerii nu dotează tehnologia adecvată pentru a obține aceste informații în timp real bazate pe date.

Managerii de proiect nu vor putea reduce niciun pericol, deoarece nu vor fi conștienți de starea proiectului, fie că este în frunte sau în urmă. Resursele ar putea fi subutilizate sau suprautilizate, iar finalizarea proiectului ar putea dura mai mult decât era anticipat. În mod similar, proiectul poate fi oprit dacă bugetul proiectului depășește suma datorată în orice moment și conducerea nu este anunțată.

5. Ajutor tehnologic insuficient

Echipele hibride se bazează în mare măsură pe tehnologia actuală. Cu toate acestea, software-ul și hardware-ul insuficient pentru a completa un mediu de lucru hibrid ar putea afecta productivitatea angajaților. De exemplu, tehnologiile învechite și ratele scăzute de internet ar putea fi impedimente majore pentru managerul de proiect și pentru membrii echipei.

Dacă lucrătorii de la distanță și personalul de birou nu pot interacționa fără efort, vor apărea întârzieri și inegalități în proiect pe tot parcursul proiectului. În plus, tehnologia insuficientă ar face imposibilă pentru managerul de proiect judecățile corecte bazate pe date. În schimb, ar trebui să se bazeze pe ipoteze și estimări educate.

Cum pot managerii de proiect agile să depășească aceste provocări?

Managerii de proiect au o gamă largă de talente care le permit să-și îndeplinească sarcinile și obligațiile. O structură de lucru mixtă are obstacole pe care managerii trebuie să le parcurgă pentru a obține cele mai bune rezultate. Acestea sunt câteva dintre metodele de gestionare a unei echipe hibride.

1. Stabiliți așteptări clare pentru toți membrii echipei

Managerii de proiect ar trebui să comunice în mod corespunzător așteptările membrilor individuali ai echipei hibride. Le permite angajaților să înțeleagă clar îndatoririle lor și modul în care munca lor contribuie la finalizarea cu succes a proiectelor. Îi menține concentrați pe obiectivul final și le crește productivitatea.

Definirea rolurilor și îndatoririlor sporește responsabilitatea și eficiența. Pentru a rezolva discrepanțele de fus orar, managerii ar putea concepe o strategie care să reunească toți membrii echipei hibride la o oră specificată, care funcționează pentru programul tuturor.

2. Creați o strategie eficientă de resurse pentru forța de muncă mixtă

Managerii trebuie să fie conștienți de variațiile fusului orar al unei echipe hibride. Înainte de a dezvolta o strategie de resurse, orele de lucru ale resurselor cu fracțiune de normă și capacitățile de lucru la distanță ale lucrătorilor trebuie evaluate cu precizie. O alocare de resurse bine planificată garantează că personalul nu este suprautilizat sau subutilizat.

Înainte de a crea programe de resurse, managerii ar trebui să examineze disponibilitatea fiecărei resurse. Dacă este necesar, pot chiar îmbunătăți orarul prin aplicarea unor metode precum nivelarea sau netezirea. Ei pot îndeplini toate aceste sarcini pe o singură platformă utilizând un sistem de management al resurselor. Oferă o vizibilitate de neegalat asupra fondului de resurse al întreprinderii și a numeroase funcții. În consecință, managerii pot să aloce mai bine resursele, să prezică și să maximizeze utilizarea eficientă pentru finalizarea cu succes a proiectului.

3. Permiteți programului flexibil de lucru

Productivitatea angajaților nu este măsurată prin numărul de ore lucrate. În schimb, se evaluează pe baza sarcinii îndeplinite în timpul orelor alocate. Flexibilitatea muncii și autonomia sunt două avantaje importante ale alegerii unei abordări hibride de lucru. Drept urmare, managerii trebuie să încurajeze angajații să profite de acest beneficiu, cultivând încrederea și împărtășind responsabilitatea.

Această tehnică insuflă încredere angajaților și îi încurajează să își asume o mai mare responsabilitate la locul de muncă. Mărește productivitatea, ceea ce asigură calitatea proiectului, respectând în același timp programul. Ca rezultat, membrii echipei de proiect pot atinge cele mai mari niveluri de performanță, menținând în același timp un echilibru bun între viața profesională și viața privată.

4. Obțineți informații despre indicatorii de resurse pentru a crește producția

Prin respectarea bugetului planificat și a intervalului de timp, managerul de proiect menține proiectul pe drumul cel bun. Ei trebuie să poată monitoriza dezvoltarea fiecărei resurse pentru ca aceasta să fie fezabilă. Folosind un instrument de management al resurselor, managerii pot obține date în timp real despre diverse variabile legate de resurse care determină performanța unui proiect.

5. Creați linii directoare oficiale pentru cooperare și comunicare

Organizațiile trebuie să creeze proceduri pentru a se asigura că echipele hibride funcționează eficient. Colaborarea se realizează prin diverse instrumente bazate pe cloud pentru lucrătorii la distanță, contractuali și cu normă întreagă. Indiferent de locație sau statutul part-time, managerii de proiect pot specifica când persoana ar trebui să fie accesibilă pentru întâlniri stand-up sau scrums.

Pe scurt…

În mediul corporativ condus de proiecte, managerii de proiect pot atrage oameni din toată lumea. În plus, deoarece granițele geografice sunt irelevante în managementul hibrid al echipelor, firmele pot căuta resurse globale rentabile, fără a sacrifica calitatea. Asemenea abordări permit companiilor să mențină cheltuielile de proiect reduse și cheltuielile administrative la minimum, menținând în același timp calitatea. Astfel, echipele hibride vin cu dacă și dar, dar fiecare provocare poate fi depășită cu metodologiile disponibile în această eră.

Acestea fiind spuse, modelul de lucru hibrid este o alternativă viabilă pentru întreprinderi, deoarece oferă mai multe beneficii în ceea ce privește păstrarea angajaților, fericirea și avantajul competitiv. Și, mai presus de toate, managerii de proiect agile pot veni oricând la acest articol pentru un ghid suprem despre managementul echipelor hibride.