Befreien Sie sich vom Mikromanagement: Führen Sie die Projektverantwortung ein, um den Tag zu retten

Eine der herausforderndsten Managementaufgaben für neue und erfahrene Führungskräfte besteht darin, zu verstehen, wie man angemessen delegiert. Diejenigen, die mit der Delegation zu kämpfen haben, treten häufig als Mikromanager auf und geben ihren Mitarbeitern das Gefühl, beobachtet und misstraut zu werden.

Die meisten Mitarbeiter mögen kein Mikromanagement. Daher ist es in Ihrem besten Interesse als Führungskraft, dieses Verhalten zu stoppen, bevor es negative Folgen wie niedrige Moral, mangelnde Motivation und Personalfluktuation hat.

Es ist Teil Ihrer Verantwortung als Manager, Ihrem Team zu vertrauen, dass es lernt, sich verbessert und schließlich unabhängig funktioniert, aber Vertrauen kann sich manchmal so anfühlen, als würde man die Kontrolle abgeben. Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, was passieren könnte, wenn Sie Ihren Griff loslassen und Ihrem Team mehr Freiheit geben, überlegen Sie, was passieren könnte, wenn Sie es nicht tun.

Laut einer Gallop-Studie sind 75 % der Kündigungsgründe auf den Chef zurückzuführen. Mitarbeiterunzufriedenheit und schließlich Mitarbeiterfluktuation können von einem Chef verursacht werden, der keine Eigenverantwortung bietet und stattdessen den individuellen Einfluss innerhalb einer Organisation betont.

Das Projektteam ist von der Bedeutung des Auftrags für die Kunden und deren Karriere überzeugt. Schließlich haben Sie termingerecht geliefert, sehr zur Freude von Stakeholdern und Kunden.

Diese positiven Geschichten entstehen nicht einfach. Das Geheimnis liegt in der Projektverantwortung.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Projektinhaber?

Projektverantwortliche sind für das Scheitern oder den Erfolg des Projekts verantwortlich, während Projektmanager bestrebt sind, die täglichen Aufgaben so einfach wie möglich zu gestalten.

Um ein Ziel zu erreichen, braucht jedes Projekt einen Leiter und ein Management. Der Projektmanager und der Projektverantwortliche stehen an der Spitze der Projektmanagementhierarchie. Die Titel werden häufig synonym verwendet. Ihre beruflichen Funktionen unterscheiden sich jedoch erheblich.

Wenn wir uns auf die Kernideen konzentrieren, können wir die Unterschiede zwischen diesen beiden Karrieren besser verstehen.

Eigentum ist ein hohes Maß an Verantwortlichkeit, um Anerkennung für Erfolge zu erhalten und für Misserfolge zur Rechenschaft gezogen zu werden. Es gibt auch ein Gefühl der Macht, besonders wenn große Entscheidungen getroffen werden.

Der Projektinhaber ist derjenige, der die Vision hat. Sie haben das Problem erkannt und sind bereit, es anzugehen. Sie stellen sicher, dass das Projekt mit den übergeordneten Zielen der Organisation verknüpft ist, erhalten Finanzmittel von einem Projektsponsor und liefern den Stakeholdern den Business Case. Der Projektinhaber stellt auch das Projektteam zusammen und inspiriert es, indem er es dabei unterstützt, den Wert des Projekts zu realisieren, sich seine Ideen anhört und ihm Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet.

Management bezieht sich auf den täglichen Betrieb von etwas, das letztendlich von jemand anderem kontrolliert wird, wie z. B. einer Gruppe von Menschen, einer Immobilie oder einem Projekt. Manager dienen sowohl als Verbindungsmann als auch als Öl, das die Räder am Laufen hält.

Projektmanager nehmen die Vision und organisieren die Bemühungen, um sie zu verwirklichen. Sie skizzieren die Schritte, die erforderlich sind, um jeden Meilenstein zu erreichen, und ordnen sie den entsprechenden Personen zu. Kapazitätsplanung, Abhängigkeitsmanagement, Wochenplanung und Fortschrittsberichte sind alle Aufgaben des Projektmanagers.

Im Folgenden werden die Aufgaben des Projektleiters und des Projektauftraggebers beschrieben:

• Der Projektmanager ist in die täglichen Aktivitäten des Produktteams eingebunden.
• Der Projektinhaber hat die Kontrolle über das Gesamtprojekt.

Ein Projektverantwortlicher muss sich fragen: „Was leistet dieses Projekt?“ „Wie wichtig ist es für die Organisation?“

Der Projektmanager stellt sicher, dass die Kriterien des Projektauftraggebers erfüllt werden. Fragen, die ein Projektinhaber berücksichtigen sollte, sind „Wie?“ und wer?"

Je größer oder ausgereifter die Organisation ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass verschiedene Personen unterschiedliche Aufgaben übernehmen. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen sind Projektinhaber und -manager dieselben Personen. Es kann entmutigend sein, also versuchen Sie, so viel Geschäft wie möglich zu delegieren, damit Sie mindestens zwei Drittel Ihrer Zeit dem Projekt widmen können.

Wie entscheidet man, wer Projektinhaber sein soll?

• Aufgeregt über das Projekt, seine Bedeutung und die Endergebnisse
• In der Lage, die Vorteile des Projekts zu erklären und die Unterstützung der Interessengruppen zu gewinnen
• Wird direkt von den Ergebnissen des Projekts beeinflusst

Was ist die Rolle eines Projekteigentümers?

Der Projektinhaber trägt die geschäftliche Verantwortung für die erfolgreiche Projektdurchführung. Der Projektleiter ist zuständig für:

• Unterstützen Sie den Projektmanager bei der Führung und Überwachung der Ausführung von Projektaktivitäten durch das Team
• Dient als „Verfechter“ für das Projekt in Partnerschaft mit dem Projektsponsor
• Unterstützen Sie den Projektmanager bei der Führung des Projektabschlusses
• Ermutigen Sie andere Projektbeteiligte, sich aktiv zu engagieren

Sie treffen auch Urteile auf hoher Ebene, wie z. B. die Beilegung einer Meinungsverschiedenheit über die allgemeine Strategie oder die Priorisierung von Must-haves gegenüber Nice-to-haves.

Beispiel für Projekteigentum

Wenn beispielsweise ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt, muss der Projektverantwortliche entscheiden, ob der Umfang gekürzt, der Zeitplan verlängert oder zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden sollen. Implementierungsentscheidungen hingegen, beispielsweise ob eine Kampagne eine Zielseite oder einen Blogbeitrag benötigt, sollten den Fachspezialisten des Projektteams überlassen werden.

Angenommen, das Projektteam benötigt für eine Woche die Dienste eines Webentwicklers. In diesem Fall arbeitet der Projektbesitzer mit demjenigen zusammen, der die Webentwickler verwaltet, um die obersten Prioritäten seines Teams zu bestimmen und zu entscheiden, wie jemand sieben Tage Zeit sichern kann. Wenn der Projektmanager Unterstützung beim Entwirren von Abhängigkeiten oder beim Beheben eines Engpasses benötigt, kann die Angelegenheit auf ähnliche Weise an den Projektverantwortlichen eskaliert werden.

Warum ist Projekteigentum wichtig?

Die Leitung eines Projekts hat verschiedene Vorteile, darunter:

1. Ein Gefühl der Zugehörigkeit

Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit wohlfühlen. Denn Zugehörigkeit ermöglicht es Mitarbeitern, sie selbst zu sein.

Es gibt Hinweise darauf, dass die Betonung der Projektverantwortung bei der Organisation von Initiativen zur Eingliederung am Arbeitsplatz hilfreich sein könnte.

Die Projektverantwortung ist für Personen von Bedeutung, die sich regelmäßig bei der Arbeit nicht einbezogen fühlen. Mitarbeiter glauben, dass sich ein Unternehmen um sie kümmert, wenn sie sich vollkommen verbunden fühlen.

2. Ziel- und Arbeitsausrichtung

Verstehen Ihre Mitarbeiter, wohin sie wollen? Andernfalls fehlt es Ihren Mitarbeitern womöglich an persönlicher Motivation, die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen. Glücklicherweise bringt die Projektverantwortung alle zusammen und drängt alle in die gleiche Richtung. Es ermöglicht dem Management auch, eine Unternehmenskultur zu etablieren, die auf seiner Mission, Vision, Werten und Zielen basiert.

3. Entzieht sich Mikromanagement

Mikromanagement kann Ihren Führungsstil demoralisieren. Dies ist üblich, wenn Vorgesetzte nicht über ihre Pflichten informiert sind.

Die Projektverantwortung ermöglicht es Ihnen, Ihren Mitarbeitern die Zeit und den Raum zu geben, die zum Überleben und Wachsen erforderlich sind.

Infolgedessen werden die Mitarbeiter hart arbeiten und den Mangel an Aufsicht nicht nutzen.

Die Projektverantwortung beseitigt die Notwendigkeit, die Aktivitäten und Aktionen Ihrer Mitarbeiter kontinuierlich zu überwachen und Fortschrittsberichte von ihnen einzuholen.

Infolgedessen können Sie eine Kultur fördern, in der Mitarbeiter nach Rechenschaft streben und als Geschäftsinhaber agieren.

4. Gibt dem Team ein Gefühl der Eigenverantwortung

Unternehmer wünschen sich Mitarbeiter, die wie Unternehmer denken. Dies liegt daran, dass dieser Mitarbeitertyp das Unternehmen als Erweiterung seiner selbst betrachtet. Andererseits können sie nicht wie Eigentümer denken, wenn sie wie Angestellte behandelt werden.

Aus diesem Grund müssen Sie eine Methode entwickeln, die Ihrem Team dabei hilft, die Bedeutung der Fertigstellung einer Aufgabe und der Übernahme der Verantwortung für das Projekt zu verinnerlichen.

Wie wird man ein guter Projekteigentümer?

Ein erfolgreicher Projektverantwortlicher muss über eine Mischung der folgenden Eigenschaften verfügen, die für jeden wirklich effektiven Projektleiter unerlässlich sind.

1. Außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeiten

Wir beginnen mit diesem, weil es zweifellos das bedeutendste ist. Klare und effektive Kommunikation während der Leitung eines Projekts oder Teams ist unerlässlich.

Projektverantwortliche müssen in der Lage sein, ihre Visionen zu vermitteln und den Zweck eines Projekts schnell und einfach für alle verständlich zu beschreiben.

2. Ehrlichkeit

Der Projektmanager setzt in vielerlei Hinsicht den Standard für den Rest des Teams, und die besten Eigentümer sind diejenigen, denen andere vertrauen können, weil sie konsequent professionell handeln.

Wenn Ihr Team Ihre konsequenten Bemühungen um das Projekt versteht, wird es Ihnen mehr Respekt entgegenbringen und die allgemeine Arbeitsatmosphäre wird glücklicher und produktiver sein.

3. Leidenschaft

Wir entschuldigen uns, wenn wir das für Sie in die Luft gesprengt haben, aber ein düsterer, negativer Projektinhaber würde sicherlich jedes Team destabilisieren.

Es ist wichtig, Ihrem Team zuzuhören, um Kundenfeedback zu erhalten, offen für neue Ideen zu sein und Schwierigkeiten zu verstehen. Da jede „Geschäftsschwierigkeit“ oder „Technologiehindernis“ ein menschliches Problem ist, müssen Lösungen mit Mitgefühl und Einfühlungsvermögen angegangen werden.

4. Kritisches Denken

In einem perfekten Szenario mit rigoroser Planung von Anfang an und einem klar formulierten Ziel, das alle anstreben, würden alle Projekte reibungslos verlaufen.

Wie wir alle wissen, ist das Leben jedoch nicht immer glatt und Herausforderungen müssen angenommen und gemeistert werden, damit ein Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden kann.

Es ist nicht immer die Pflicht des Projektverantwortlichen, die beste Lösung für jedes Problem zu finden (obwohl dies von Vorteil wäre), da ein anderes Teammitglied möglicherweise über Fähigkeiten verfügt, die für die Lösung eines bestimmten Problems besser geeignet sind.

5. Kompetenz

Ein Projektinhaber muss sich in seinem Fachgebiet auskennen und dies seinem Team demonstrieren können. Erwarten Sie eine Katastrophe, wenn Sie das Kommando über eine Gruppe von Personen haben, die glauben, Sie kennen Ihren Hintern nicht von Ihrem Ellbogen.

6. Fähigkeit zu delegieren

Die Verteilung von Aufgaben an die richtigen Personen ist ein kritischer Bestandteil der Verantwortung des Projektmanagers.

Dies erfordert, eine Gruppe von Menschen gut genug kennenzulernen, um ihre einzigartigen Talente und Fähigkeiten zu erkennen und zu verstehen. Mit diesen Informationen können Sie den richtigen Personen die richtigen Aufgaben zuweisen und die bestmöglichen Ergebnisse erzielen.

Laut einer Gallup-Umfrage verzeichneten 90 % der globalen Unternehmen, die stärkenbasierte Managementpraktiken eingeführt haben, höhere Umsätze, Gewinne, Kundenbindung und engagierte Mitarbeiter. Wenn Führungskräfte die Stärken ihrer Teammitglieder nutzen, profitieren alle davon.

5 Tipps für Projektinhaber, die Sie 2022 befolgen sollten

1. Stellen Sie alle projektbezogenen Daten zusammen.

Als Projektmanager müssen Sie alle Aspekte des Projekts beaufsichtigen und sicherstellen, dass das endgültige Ziel pünktlich und innerhalb des Budgets erreicht wird.

Identifizieren Sie zunächst den Umfang des Projekts – die Arbeit, die erledigt werden muss, um das endgültige Ziel zu erreichen.

2. Wählen Sie Ihr ideales Team

Sie werden das Ziel Ihres Projekts nicht erreichen können, egal wie sehr Sie sich bemühen, wenn nicht das richtige Team vorhanden ist.

Vielmehr wird der Projekterfolg von den Erfahrungen und Fähigkeiten der Teammitglieder bestimmt. Deshalb ist es entscheidend, das größtmögliche Team zusammenzustellen.

3. Verwenden Sie ein Organigramm

Organigramme geben Ihnen eine grafische Darstellung der Struktur Ihres Teams.

Es veranschaulicht die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und erleichtert die Organisation und Abstimmung verfügbarer Ressourcen und Talente sowie die Auswahl der besten Teammitglieder vor der Zuweisung von Aufgaben.

4. Stellen Sie Ihrem Team alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung

Die grundlegende Verantwortung eines Projektmanagers besteht darin, auf die Anforderungen des Projektteams einzugehen. Sie müssen alle Probleme ansprechen, sei es mehr Stunden im Konferenzraum, Ausstattung oder das Gesundheitsproblem eines Projektteammitglieds.

5. Konzentrieren Sie sich auf die Teamkommunikation

Wenn ein Team zusammenarbeitet, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, muss es eine Umgebung geben, in der die Teammitglieder erfolgreich miteinander interagieren können. Anstatt sie im selben Raum zu platzieren, ist es einfacher, die Kommunikation zwischen ihnen durch die Nutzung von Online-Zusammenarbeitsdiensten wie Skype oder Slack zu verbessern.

Sie können auch einige der besten Projektmanagement-Tools ausprobieren.

Zu dir hinüber

Ein erfolgreicher Projekteigentümer zu sein, ist kein Kinderspiel…

Die theoretische Seite der Projektverantwortung zu kennen ist eine Sache, aber wenn Sie sich auskennen und alle (oder die meisten) Eigenschaften auf dieser Liste besitzen, können Sie es konzertiert tun.