Singkirkan Manajemen Mikro: Perkenalkan Kepemilikan Proyek untuk Menyelamatkan Hari

Salah satu tugas manajemen yang paling menantang bagi para pemimpin baru dan berpengalaman adalah memahami cara mendelegasikan dengan tepat. Mereka yang berjuang dengan delegasi sering muncul sebagai manajer mikro, membuat staf mereka merasa diawasi dan tidak dipercaya.

Sebagian besar karyawan tidak suka diatur secara mikro. Oleh karena itu, kepentingan terbaik Anda sebagai pemimpin untuk menghentikan perilaku ini sebelum memiliki konsekuensi negatif seperti semangat kerja yang rendah, kurangnya motivasi, dan pergantian staf.

Mempercayai tim Anda untuk belajar, meningkatkan, dan akhirnya berfungsi secara mandiri adalah bagian dari tanggung jawab Anda sebagai manajer, namun kepercayaan terkadang terasa seperti melepaskan kendali. Jika Anda khawatir tentang apa yang bisa terjadi jika Anda melepaskan pegangan Anda dan memberi tim Anda kebebasan yang lebih besar, pertimbangkan apa yang mungkin terjadi jika Anda tidak melakukannya.

Menurut sebuah studi Gallop, 75% alasan orang berhenti adalah karena bos mereka. Ketidakpuasan staf dan, akhirnya, pergantian karyawan dapat terjadi dari bos yang tidak memberikan kepemilikan dan malah menekankan pengaruh individu di dalam organisasi.

Tim proyek diyakinkan oleh pentingnya penugasan bagi pelanggan dan karier mereka. Akhirnya, Anda mengirimkan sesuai jadwal, sangat menyenangkan bagi pemangku kepentingan dan pelanggan.

Kisah-kisah positif ini tidak muncul begitu saja. Rahasianya terletak pada Kepemilikan Proyek.

Apa Perbedaan Antara Manajer Proyek dan Pemilik Proyek?

Pemilik proyek bertanggung jawab atas kegagalan atau pencapaian proyek, sementara manajer proyek berusaha membuat tugas sehari-hari semudah mungkin.

Untuk melaksanakan suatu tujuan, setiap proyek membutuhkan seorang pemimpin dan manajemen. Manajer proyek dan pemilik proyek berada di puncak hierarki manajemen proyek. Judul sering digunakan secara bergantian. Namun, fungsi profesional mereka berbeda secara signifikan.

Ketika kita fokus pada ide-ide inti, kita dapat lebih memahami perbedaan antara kedua karir ini.

Kepemilikan adalah tingkat akuntabilitas yang tinggi dalam memperoleh pujian atas keberhasilan dan dimintai pertanggungjawaban atas kegagalan. Ada juga rasa kekuatan, terutama ketika pilihan besar sedang dibuat.

Pemilik proyek adalah orang yang memiliki visi. Mereka telah mengidentifikasi masalah dan siap untuk mengatasinya. Mereka memastikan bahwa proyek terkait dengan tujuan organisasi yang lebih besar, memperoleh dana dari sponsor proyek, dan menyampaikan kasus bisnis kepada pemangku kepentingan. Pemilik proyek juga mengumpulkan tim proyek dan menginspirasi mereka dengan membantu mereka mewujudkan nilai proyek, mendengarkan ide-ide mereka, dan menawarkan kesempatan bagi mereka untuk berkembang.

Manajemen mengacu pada operasi sehari-hari dari sesuatu yang pada akhirnya dikendalikan oleh orang lain, seperti sekelompok orang, properti, atau proyek. Manajer berfungsi sebagai penghubung dan minyak yang membuat roda berputar.

Manajer proyek mengambil visi dan mengatur upaya untuk mewujudkannya. Mereka membuat sketsa langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai setiap tonggak sejarah dan mengalokasikannya ke individu yang tepat. Perencanaan kapasitas, manajemen ketergantungan, perencanaan mingguan, dan pelaporan kemajuan adalah tanggung jawab manajer proyek.

Berikut ini menjelaskan tugas manajer proyek dan pemilik proyek:

• Manajer proyek terlibat dalam kegiatan sehari-hari tim produk.
• Pemilik proyek mengendalikan keseluruhan proyek.

Pemilik proyek harus bertanya, “Apa yang dicapai proyek ini?” “Seberapa penting bagi organisasi?”

Manajer proyek memastikan bahwa kriteria pemilik proyek terpenuhi. Pertanyaan yang harus dipertimbangkan oleh pemilik proyek adalah “Bagaimana?” dan siapa?"

Semakin besar atau semakin matang organisasi, semakin besar kemungkinan bahwa orang yang berbeda akan menduduki tugas yang berbeda. Di banyak bisnis kecil hingga menengah, pemilik dan manajer proyek adalah orang yang sama. Ini bisa menakutkan, jadi cobalah untuk mendelegasikan bisnis sebanyak mungkin sehingga Anda dapat mencurahkan setidaknya dua pertiga waktu Anda untuk proyek tersebut.

Bagaimana Memutuskan Siapa yang Harus Menjadi Pemilik Proyek?

• Bersemangat tentang proyek, pentingnya, dan hasil akhir (s)
• Mampu menjelaskan manfaat proyek dan mendapatkan dukungan pemangku kepentingan
• Dipengaruhi langsung oleh hasil proyek

Apa Peran Pemilik Proyek?

Pemilik proyek memiliki tanggung jawab bisnis untuk keberhasilan pelaksanaan proyek. Manajer Proyek bertugas:

• Membantu manajer proyek dalam memberikan kepemimpinan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan proyek tim
• Berfungsi sebagai "juara" untuk proyek dalam kemitraan dengan sponsor proyek
• Membantu manajer proyek dalam memberikan kepemimpinan menuju kesimpulan proyek
• Dorong pemangku kepentingan proyek lainnya untuk terlibat secara aktif

Mereka juga membuat penilaian tingkat tinggi, seperti menyelesaikan ketidaksepakatan tentang strategi umum atau memprioritaskan must-have vs nice-to-have.

Contoh Kepemilikan Proyek

Misalnya, jika sebuah proyek terlambat dari jadwal, pemilik proyek harus menentukan apakah akan memotong ruang lingkup, memperpanjang jadwal, atau merekrut pekerja tambahan. Pilihan implementasi, di sisi lain, seperti apakah kampanye memerlukan halaman arahan atau posting blog, harus diserahkan kepada spesialis materi pelajaran tim proyek.

Misalkan tim proyek membutuhkan jasa web developer selama seminggu. Dalam hal ini, pemilik proyek akan berkolaborasi dengan siapa pun yang mengelola pengembang web untuk memutuskan prioritas utama tim mereka dan cara mengamankan tujuh hari waktu seseorang. Demikian pula, jika manajer proyek memerlukan bantuan untuk mengurai ketergantungan atau mengatasi hambatan, masalah tersebut dapat diteruskan ke pemilik proyek.

Mengapa Kepemilikan Proyek Penting?

Mengambil alih sebuah proyek memiliki berbagai manfaat, termasuk:

1. Rasa Memiliki

Anda ingin karyawan Anda merasa nyaman di tempat kerja. Hal ini karena rasa memiliki adalah yang memungkinkan karyawan menjadi dirinya sendiri.

Ada bukti bahwa menekankan kepemilikan proyek dapat membantu mengatur inisiatif inklusi tempat kerja.

Kepemilikan proyek penting bagi orang-orang yang secara teratur tidak merasa dilibatkan di tempat kerja. Karyawan percaya bahwa perusahaan peduli dengan mereka ketika mereka merasa benar-benar terhubung.

2. Keselarasan Tujuan & Kerja

Apakah staf Anda mengerti ke mana mereka pergi? Jika tidak, staf Anda mungkin kekurangan motivasi pribadi untuk memenuhi tujuan organisasi Anda. Untungnya, kepemilikan proyek menyatukan semua orang dan mendorong semua orang ke arah yang sama. Hal ini juga memungkinkan manajemen untuk membangun budaya perusahaan berdasarkan misi, visi, nilai, dan tujuannya.

3. Menghindari Manajemen Mikro

Manajemen mikro dapat menurunkan moral gaya manajemen Anda. Hal ini biasa terjadi ketika supervisor tidak diberitahu tentang kewajiban mereka.

Kepemilikan proyek memungkinkan Anda memberi staf Anda waktu dan ruang yang dibutuhkan untuk bertahan dan berkembang.

Akibatnya, karyawan akan bekerja keras dan tidak memanfaatkan kurangnya pengawasan.

Kepemilikan proyek menghilangkan kebutuhan untuk terus memantau aktivitas dan tindakan karyawan Anda dan mencari laporan kemajuan dari mereka.

Akibatnya, Anda akan dapat menumbuhkan budaya di mana karyawan mencari akuntabilitas dan bertindak sebagai pemilik bisnis.

4. Memberi tim rasa memiliki

Pemilik bisnis menginginkan karyawan yang berpikir seperti pengusaha. Hal ini karena tipe karyawan ini melihat perusahaan sebagai perpanjangan dari diri mereka sendiri. Di sisi lain, mereka tidak bisa berpikir seperti pemilik jika mereka diperlakukan seperti karyawan.

Akibatnya, Anda harus merancang metode untuk membantu tim Anda dalam menginternalisasi pentingnya menyelesaikan tugas dan menerima tanggung jawab untuk proyek tersebut.

Bagaimana Menjadi Pemilik Proyek yang Baik?

Pemilik proyek yang sukses harus memiliki campuran karakteristik berikut yang penting untuk setiap pemimpin proyek yang benar-benar efektif.

1. Keterampilan Komunikasi yang Luar Biasa

Kita akan mulai dengan yang satu ini karena tidak diragukan lagi ini adalah yang paling signifikan. Berkomunikasi dengan jelas dan efektif saat memimpin proyek atau tim apa pun sangat penting.

Pemilik proyek harus dapat menyampaikan visi mereka dan menjelaskan tujuan proyek dengan cara yang dapat dipahami semua orang dengan cepat dan sederhana.

2. Kejujuran

Manajer proyek, dalam banyak hal, menetapkan standar untuk diikuti oleh anggota tim lainnya, dan pemilik terbaik adalah mereka yang orang lain rasa dapat mereka percayai karena mereka secara konsisten bertindak secara profesional.

Ketika tim Anda memahami upaya konsisten Anda untuk proyek, mereka akan lebih menghormati Anda, dan suasana kerja secara umum akan lebih bahagia dan lebih produktif.

3. Gairah

Kami mohon maaf jika kami meledakkan ini untuk Anda, tetapi pemilik proyek yang suram dan negatif pasti akan mengacaukan tim mana pun.

Mendengarkan tim Anda sangat penting untuk mendapatkan umpan balik klien, bersikap terbuka terhadap ide-ide baru, dan memahami kesulitan apa pun. Karena setiap "kesulitan bisnis" atau "hambatan teknologi" adalah masalah manusia, solusi harus didekati dengan belas kasih dan empati.

4. Berpikir Kritis

Dalam skenario yang sempurna, dengan perencanaan yang ketat sejak awal dan tujuan yang dinyatakan dengan jelas untuk diperjuangkan semua orang, semua proyek akan berjalan tanpa kesalahan.

Namun, seperti yang kita semua tahu, hidup tidak selalu mulus, dan tantangan harus diterima dan ditaklukkan agar proyek selesai tepat waktu.

Pemilik proyek tidak selalu berkewajiban untuk menemukan solusi terbaik untuk setiap masalah (walaupun ini akan bermanfaat) karena anggota tim lain mungkin memiliki kemampuan yang lebih cocok untuk menangani masalah tertentu.

5. Kompetensi

Pemilik proyek harus memiliki pengetahuan tentang subjek mereka dan dapat menunjukkannya kepada tim mereka. Mengharapkan bencana jika Anda memimpin sekelompok individu yang berpikir Anda tidak tahu pantat Anda dari siku Anda.

6. Kemampuan untuk Mendelegasikan

Distribusi tugas kepada orang yang tepat merupakan komponen penting dari tanggung jawab manajer proyek.

Ini membutuhkan mengenal sekelompok orang dengan cukup baik untuk mengenali dan memahami bakat dan kemampuan unik mereka. Dengan informasi ini, Anda dapat menetapkan tugas yang benar kepada individu yang tepat dan mendapatkan hasil terbaik.

Menurut jajak pendapat Gallup, 90% perusahaan global yang mengadopsi praktik manajemen berbasis kekuatan mengalami peningkatan penjualan, laba, keterlibatan pelanggan, dan keterlibatan karyawan. Ketika para pemimpin memanfaatkan kekuatan anggota tim mereka, semua orang diuntungkan.

5 Tips Pemilik Proyek yang Harus Anda Ikuti di 2022

1. Kompilasi semua data terkait proyek.

Sebagai manajer proyek, Anda harus mengawasi semua aspek proyek dan menjamin bahwa tujuan akhir tercapai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Untuk memulai, identifikasi ruang lingkup proyek – pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan akhir.

2. Pilih Tim Ideal Anda

Anda tidak akan dapat memenuhi tujuan proyek Anda tidak peduli seberapa keras Anda mencoba jika tim yang tepat tidak ada.

Bahkan, keberhasilan proyek ditentukan oleh pengalaman dan kemampuan anggota tim. Inilah sebabnya mengapa mengumpulkan tim sebaik mungkin sangat penting.

3. Gunakan bagan organisasi

Bagan Organisasi memberi Anda representasi grafis dari struktur tim Anda.

Ini menggambarkan peran dan tanggung jawab staf, membuatnya lebih mudah untuk mengatur dan menyelaraskan sumber daya dan bakat yang tersedia dan memilih anggota tim terbaik sebelum menugaskan tugas.

4. Sediakan Semua Sumber Daya yang Diperlukan untuk Tim Anda

Tanggung jawab mendasar dari seorang manajer proyek adalah untuk memenuhi tuntutan tim proyek. Anda harus mengatasi semua masalah, apakah itu lebih banyak jam ruang konferensi, peralatan, atau masalah kesehatan anggota tim proyek.

5. Fokus pada Komunikasi Tim

Ketika sebuah tim bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, harus ada lingkungan di mana anggota tim dapat berhasil berinteraksi satu sama lain. Daripada menempatkan mereka di ruangan yang sama, lebih mudah untuk meningkatkan komunikasi di antara mereka dengan menggunakan layanan kolaborasi online seperti Skype atau Slack.

Anda juga dapat memeriksa beberapa alat manajemen proyek terbaik.

Ke Anda

Menjadi pemilik proyek yang sukses bukanlah berjalan-jalan di taman…

Mengetahui sisi teoritis kepemilikan proyek adalah satu hal, tetapi jika Anda mengetahui barang-barang Anda dan memiliki semua (atau sebagian besar) kualitas dalam daftar ini, Anda dapat melakukannya bersama.