Cara melacak OKR, sehingga Anda membuat kemajuan yang konsisten menuju tujuan Anda

Anda tidak dapat menyesuaikan strategi Anda jika Anda tidak melacak kemajuannya.

Dan ketika Anda mengadopsi kerangka kerja strategi seperti OKR (Objectives and Key Results) yang mengandalkan tinjauan kemajuan rutin, Anda memerlukan kebiasaan organisasi yang kaku untuk membuatnya bekerja. Jika tidak, Anda tidak dapat menikmati keuntungan spesifik dari kerangka kerja.

Dengan artikel ini, Anda akan mempelajari cara melacak OKR dan cara memilih alat terbaik, sehingga kebiasaan organisasi Anda tetap melekat. Secara khusus, inilah yang akan Anda temukan di bawah ini:

• 3 kesalahan yang harus dihindari saat melacak OKR
• Cara melacak OKR: 5 langkah penting
• Cara melacak OKR dengan Cascade
• Menumbuhkan budaya fokus

3 kesalahan yang harus dihindari saat melacak OKR

Banyak perusahaan yang mencoba mengimplementasikan kerangka kerja OKR mengharapkan terlalu banyak darinya sambil membangun sedikit atau tanpa proses pendukung.

OKR, meskipun kuat, bukanlah perbaikan ajaib karena kurangnya   strategi yang baik. Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakannya, Anda perlu memahami apa yang ingin Anda capai. Anda perlu bertanya pada diri sendiri, “mengapa saya memilih kerangka kerja ini daripada yang lain?” Jika Anda tidak jelas tentang arah strategis Anda, kecil kemungkinan Anda akan membuka potensi penuh OKR.

Jika Anda jelas tentang prioritas Anda, berikut adalah tiga perangkap paling umum yang harus Anda hindari dengan cara apa pun saat mencoba melacak OKR Anda:

1. Meninjau dengan hemat

OKR dimaksudkan untuk menjalankan strategi dalam interval jangka pendek. Mereka tidak dirancang untuk perencanaan atau pengelolaan strategis jangka panjang.

Melaporkan kemajuan OKR sekali per kuartal mengalahkan tujuan mereka. Terutama di perusahaan yang kurang berpengalaman, peninjauan triwulanan adalah resep untuk kehilangan fokus dan meningkatkan frustrasi. OKR dimaksudkan untuk berubah setiap kuartal dan menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis saat ini. Jadi, bahkan ketika tim dan individu dilatih dengan baik dan telah mengembangkan Tujuan dan Hasil Utama yang hebat, praktik yang baik adalah memeriksa kemajuan mereka setidaknya sebulan sekali.

Terkadang, untuk memastikan bahwa aktivitas sehari-hari selaras dengan prioritas, ulasan mingguan berfungsi paling baik.

Intinya adalah bahwa mengembangkan kebiasaan organisasi yang efektif seputar meninjau OKR adalah praktik yang diremehkan yang diabaikan oleh banyak pemimpin.

Jadi, jadwalkan tinjauan rutin dengan tim Anda untuk tetap mengikuti perkembangan.

2. Hanya menggunakan ukuran kualitatif

Angka penting.

Mengadopsi   kerangka strategi   membawa struktur ke perencanaan, tetapi tanpa KPI yang terukur, Anda tidak akan melihat kemajuan yang konsisten dalam pelaksanaannya. Tanpa angka, Anda gagal untuk bergerak maju dengan cukup cepat. Atau bergerak ke arah yang diinginkan. Menyertakan indikator kemajuan yang dapat diukur dalam Hasil Utama Anda memiliki efek ganda:

• ini membantu para pemimpin mengukur kemajuan dan menyoroti dampak dan hasil tim mereka
• itu menjelaskan harapan untuk anggota tim dan membantu mereka fokus pada kegiatan yang paling berdampak

Memilih hasil kunci yang tepat adalah keterampilan yang sulit dikuasai. Jika Anda ingin mempelajari bagaimana tim yang paling sukses mengatur metrik dan KPI mereka, baca kami   panduan KPI.

3. Menggunakan alat yang salah

Salah satu hambatan yang paling diremehkan dalam melacak kinerja adalah peningkatan gesekan.

Gesekan menghambat kebiasaan baik dari melekat dan proses adopsi mencapai titik kritis. Dan Anda ingin pelacakan OKR menjadi tip. Spreadsheet dan slide, alat pelacak yang lazim, menciptakan gesekan besar tetapi populer. Faktanya, mereka sangat populer sehingga orang menganggapnya sebagai satu-satunya solusi, sehingga mereka melupakan waktu dan energi yang mereka habiskan untuk memperbaruinya.

Itu karena spreadsheet tidak dirancang untuk kolaborasi waktu nyata atau menghubungkan tujuan dengan strategi. Bahkan jika satu tim bekerja dengan baik dengan Google Sheets, misalnya, tidak ada yang menjamin bahwa Anda dapat membuat template pendekatan mereka dan meminta tim atau departemen lain menggunakannya. Tidak pernah semudah itu.

Dengan kata lain, alat statis tidak berskala.

Sebaliknya, Anda memerlukan alat yang lebih dinamis dan fleksibel seperti platform digital (lebih lanjut tentang ini nanti).

Bacaan lebih lanjut:

• 6 Opsi Perangkat Lunak OKR Terbaik Tahun 2022 (Dan Cara Memilihnya)
• Menggunakan Cascade sebagai Perangkat Lunak OKR Anda
• 23 Alat Strategi Terbaik Untuk Organisasi Anda di 2022

Cara melacak OKR: 5 langkah penting

Suka atau tidak, 90% dari implementasi OKR yang sukses dimulai sebelum keputusan tunggal.

Ini dimulai dengan harapan yang tepat. Jadi, bunuh ide-ide ini sebelum mereka bertelur:

1. OKR harus mengalir ke bawah
2. OKR secara otomatis diselaraskan dengan strategi
3. OKR berlaku untuk semuanya dan semua orang
4. Ada cara yang sukses secara universal untuk mengimplementasikan OKR

Setelah disinfestasi ide ini, mari kita lihat bagaimana Anda dapat melacak kemajuan OKR dengan pola pikir yang bersih dan segar.

1. Tulis OKR yang bagus

Lakukan langkah ini salah, dan tidak ada lagi yang penting.

Jika Anda ingin tahu bagaimana tim terbaik mendekati pengembangan OKR, lihat panduan komprehensif ini dengan contoh dan banyak detail tentang   cara menulis OKR yang bermanfaat. Sementara itu, berikut adalah ringkasan singkatnya:

Tulis tujuan yang menginspirasi   yang berbasis manfaat dan bukan proyek, fitur, atau metrik. Misalnya, tim produk tidak boleh menentukan tujuan berbasis hasil – misalnya, meluncurkan 2 fitur besar pada akhir kuartal – tetapi pertimbangkan manfaat yang mereka inginkan agar dinikmati pelanggan   terimakasih untuk   teknologi baru yang akan mereka bangun. Bertujuan untuk tujuan kualitatif.

Tulis hasil kunci yang komprehensif   yang berfokus pada hasil dan bukan pencapaian atau tugas. Hasil utama adalah sekumpulan metrik yang menawarkan tampilan kinerja masa lalu, menunjukkan hasil di masa mendatang, dan menghentikan Anda dari pengoptimalan yang berlebihan untuk satu metrik tertentu.

Tulis inisiatif yang dapat ditindaklanjuti   yang spesifik dan tidak kaku. Ini adalah bagian opsional dari kerangka kerja OKR yang sebagian besar perusahaan tidak membuang waktu. Jika tujuan dan hasil utama cocok satu sama lain dan selaras dengan strategi, inisiatif akan berjalan dengan sendirinya.

Jangan berharap Anda atau tim Anda menulis OKR yang bagus pada percobaan pertama Anda. Ini adalah latihan yang keras dan seringkali berlawanan dengan intuisi yang membutuhkan banyak latihan dan eksperimen untuk bisa melakukannya dengan benar.

Jadi, begitu semua orang tahu cara menulis OKR yang baik, temukan tempat yang cocok untuk mereka tinggal dan berkembang.

Bacaan lebih lanjut:

• 16 Contoh OKR, Baik vs. Buruk (Dengan Tips dan Praktik Terbaik)

2. Tetapkan pemilik

Akuntabilitas dan visibilitas mempercepat eksekusi.

Dalam organisasi yang transparan, akuntabilitas semudah menyatakan pemilik Tujuan dan Hasil Utama Anda. Misalnya, setiap kali Anda membuat item baru di dalam Cascade, Anda dapat menetapkan pemilik dan calon kolaborator:

Dengan kejelasan kepemilikan, anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang tanggung jawab mereka sendiri dan rekan satu tim mereka. Peningkatan visibilitas ini membantu orang untuk berkolaborasi lebih banyak, berbagi ide, dan bangga dengan pencapaian mereka.

Begitulah cara Anda membuat OKR transparan.

3. Siapkan sistem pelacakan sederhana

Kesederhanaan adalah kecanggihan tertinggi.

- Steve Jobs

Jika Anda ingin memengaruhi pelacakan dan pelaporan Anda secara tak terukur, buatlah tetap sederhana. Sistem penilaian rumit yang tidak berlaku untuk setiap OKR dan metrik lebih banyak merugikan daripada menguntungkan. Dalam implementasi awal, OKR hanya memiliki dua nilai: 0 dan 1. Nol berarti tujuan tidak tercapai (tidak peduli seberapa dekat) dan satu berarti sukses.

Anda dapat berargumen bahwa pendekatan ini tidak mencerminkan upaya dan kemajuan dengan tepat. Dan kami akan setuju. Kami menyarankan Anda mengadopsi sistem hijau-kuning-merah yang mengevaluasi OKR berdasarkan nilai pengukuran yang telah ditentukan sebelumnya.

Katakanlah set OKR tim Pemasaran Anda mencakup dua Hasil Utama ini:

1. Meningkatkan pipa yang memenuhi syarat sebesar 40% (diukur dalam dolar)
2. Tingkatkan lalu lintas ke halaman demo sebesar 60% (diukur dalam kunjungan halaman unik)

Sama seperti Anda tidak dapat membandingkan rambut dengan kursi, Anda tidak dapat membandingkan dolar dengan kunjungan halaman yang unik. Alih-alih mengonversi dua metrik pada skala yang konsisten antara nol dan satu, tentukan nilai masing-masing metrik yang akan memberi label sebagai   Beresiko   (merah),   Di belakang (kuning), atau   Di jalur   (hijau).

Dalam contoh kami:

1. Peningkatan pipa yang memenuhi syarat sebesar 40%
   1. Adalah   Beresiko saat di bawah 10%
   2. Adalah   Di belakang ketika antara 10% dan 35%
   3. Adalah   Di jalur saat di atas 35%
2. Tingkatkan lalu lintas ke halaman demo sebesar 60%
   1. Beresiko saat di bawah 20%
   2. Adalah   Di belakang ketika antara 20% dan 50%
   3. Adalah   Di jalur saat di atas 50%

Dengan begitu, Anda dapat memahami kemajuan saat ini dengan sekilas.

Namun, ada   menangkap   di sini. Menyiapkan sistem seperti itu dan menjaganya agar tetap mutakhir dapat menyedot waktu dan energi yang berharga dari anggota tim utama (atau pemimpin) jika Anda menggunakan alat statis seperti Excel dan PowerPoint.

Platform digital seperti Cascade akan mengotomatiskan proses seperti itu dan membantu Anda memvisualisasikan rencana dan kemajuan Anda. Lihatlah seperti apa ini di Cascade.

4. Jadwalkan tinjauan rutin

Saat menentukan irama kebiasaan meninjau Anda, ingatlah dua faktor penting:

1. Pengalaman tim Anda
2. Volatilitas lingkungan bisnis Anda

Jika tim Anda tidak berpengalaman dalam menetapkan tujuan dan KPI , Anda mungkin perlu sering mengulangi dan pelatihan ekstensif agar OKR kompatibel dengan kemajuan setiap anggota tim dan aktivitas sehari-hari. Dalam tim yang lebih berpengalaman, irama mingguan atau dua mingguan juga bisa bekerja. Menurunkan frekuensi, bagaimanapun, adalah peregangan.

Jika lingkungan bisnis Anda berubah secara tiba-tiba   dan Anda dihadapkan pada banyak ketidakpastian, eksperimen dan iterasi yang cepat akan membantu Anda menjadi proaktif dan menyatu ke solusi optimal. Misalnya, ketika Brexit pertama kali diputuskan, tidak ada yang tahu bagaimana itu akan terjadi. Untuk industri supermarket, situasi itu menjanjikan perubahan besar tetapi tanpa kejelasan tentang apa perubahan itu.

"Bagaimana Anda mempersiapkan ketika Anda tidak tahu apa yang harus dipersiapkan?"   Seperti yang diceritakan Joan Torrents, Manajer Sumber Daya Global di Tesco, perusahaan berhasil menjaga agar rak tetap terisi dengan melibatkan timnya dengan rapat peninjauan yang lebih sering.

5. Bila diperlukan, sesuaikan dengan tegas

OKR berumur pendek dan mudah berubah.

Jadi jangan terlalu terikat pada satu set dari mereka. Jika setiap pertemuan tinjauan menghasilkan beberapa – besar atau kecil – perubahan, terimalah. Bereksperimenlah dengan serangkaian Hasil Utama yang luas dan kata-kata yang berbeda dari Tujuan. Bagikan OKR antar tim untuk menyelaraskan dan berkolaborasi. Ingatlah untuk melacak asumsi Anda, apa yang berjalan dengan benar, dan apa yang keluar jalur di antara pertemuan. Dengan begitu, Anda dapat kembali ke versi OKR yang lebih berguna.

Di sisi lain, beberapa aktivitas adalah dan harus tetap sama selama iterasi. Gunakan penilaian Anda untuk mengetahui kegiatan ini dan saat meninjau kinerja masa lalu. Angka tidak berbohong, tetapi Anda perlu tahu kapan Anda harus menanyakan kebenarannya. Bisnis mencakup banyak panggilan penilaian, jadi tetapkan waktu selama ulasan untuk membahasnya.

Seimbangkan kebenaran angka dengan nuansa pengambilan keputusan sehari-hari.

Cara melacak OKR dengan Cascade

Cascade mengambil kerangka OKR satu langkah lebih jauh dari konsepsi awalnya.

Karena didasarkan pada kerangka MBO Peter Drucker, ia mengasumsikan – dan pada saat yang sama mencoba untuk memberikan – keselarasan strategis. Asumsi laten ini jarang dibahas dalam upaya awal implementasinya dan jarang, jika pernah, tercapai.

Cascade mengubahnya dengan   memperkenalkan OKR Strategis: OKR terhubung ke   rencana Strategis.

Perusahaan tidak menerapkan versi murni OKR. Dan versi yang dimodifikasi memetakan dengan sempurna hampir setiap saat dengan kerangka kerja Cascade, yang mencakup tiga bagian inti dari setiap rencana strategis:

1. Sasaran
2. Metrik
3. tindakan

Mengapa itu penting? Karena itu berarti Anda memanfaatkan dua manfaat penting dari platform eksekusi strategi Cascade.

Manfaat melacak OKR dengan platform eksekusi strategi

Ada banyak software OKR di pasaran.

Beberapa lebih baik daripada yang lain, tetapi semua mendekati OKR dari konsepsi awal kerangka kerja. Yang benar adalah sebagian besar organisasi yang mengklaim bahwa mereka menggunakan OKR sebenarnya hanya menggunakan bagian dari kerangka kerja. Mereka berhak menyesuaikan kerangka kerja dengan kebutuhan mereka.

Perangkat lunak OKR tidak memenuhi kebutuhan ini seperti yang dilakukan oleh platform eksekusi strategi. Secara khusus, Cascade memberikan dua manfaat yang menjawab kebutuhan tersebut dengan tepat.

1. Penyelarasan Strategis

Masalah yang sangat umum dengan OKR adalah mereka mereproduksi silo di dalam perusahaan. Jadi masing-masing departemen seperti tim penjualan mungkin menggunakan OKR tetapi terputus oleh gambaran yang lebih besar atau pekerjaan departemen lain. Cascade memecahkan silo dengan menghubungkan rencana departemen dengan gambaran yang lebih besar dan OKR dengan tujuan tingkat yang lebih tinggi. Ini menyelaraskan OKR dengan prioritas strategis.

Akibatnya, anggota tim merasa pekerjaan mereka terhubung dengan strategi dan bahwa mereka semua bekerja menuju tujuan yang sama (seperti yang ditunjukkan oleh laporan strategi 2022 kami).

2. Fleksibilitas

Platform eksekusi strategi Cascade memberikan visualisasi yang jelas dan mendalam untuk menemukan tujuan dan inisiatif yang berisiko. Memperbarui atau bahkan mengubah rencana dan OKR sangat mudah, mengakomodasi kebutuhan yang berkembang dari budaya strategis perusahaan.

Akibatnya, semua data mengenai kinerja strategi ada di satu tempat, dan Anda dapat bersantai mengetahui bahwa tidak peduli bagaimana kebutuhan strategis Anda berubah, platform dapat mendukung perencanaan, pelacakan, dan pelaporan.

Menumbuhkan budaya fokus

Kerangka kerja strategi seperti OKR dan platform eksekusi strategi seperti Cascade bukanlah peluru perak.

Jika Anda ingin berinovasi melalui penetapan tujuan dan mencapai terobosan dalam lanskap kompetitif, Anda perlu memperlakukan Cascade dan OKR sebagai katalis atau alat pelengkap dalam pengembangan budaya strategis Anda. Itulah mengapa mereka sangat efektif dan sangat cocok dengan budaya fokus.

Anda tahu bahwa Anda telah membangun budaya fokus ketika ada   pertanggungjawaban organisasi   diasuh oleh   transparansi   dan upaya terus-menerus untuk mengarahkan fokus pada hal-hal yang paling penting.

Cascade dapat mendukung Anda dalam setiap langkah perjalanan, mulai dari membangun budaya fokus hingga melacak OKR. Pesan demo bersama kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana platform kami dapat membantu Anda.