Cómo realizar un seguimiento de los OKR, para que haga un progreso constante hacia sus objetivos

No puede adaptar su estrategia si no realiza un seguimiento de su progreso.

Y cuando adopta un marco de estrategia como los OKR (Objetivos y resultados clave) que se basan en revisiones periódicas del progreso, necesita hábitos organizativos estrictos para que funcione. De lo contrario, no podrá disfrutar de las ventajas específicas del marco.

Con este artículo, aprenderá cómo realizar un seguimiento de los OKR y cómo elegir las mejores herramientas, para que sus hábitos organizacionales se mantengan. Específicamente, esto es lo que encontrará a continuación:

• 3 errores que debes evitar al hacer un seguimiento de los OKR
• Cómo realizar un seguimiento de los OKR: 5 pasos esenciales
• Cómo realizar un seguimiento de los OKR con Cascade
• Fomentar una cultura de enfoque

3 errores que debes evitar al hacer un seguimiento de los OKR

Muchas empresas que intentan implementar el marco OKR esperan demasiado de él mientras construyen pocos o ningún proceso de soporte.

Los OKR, aunque poderosos, no son una solución mágica por falta de un   buena estrategia Antes de decidir usarlos, debe comprender lo que desea lograr. Debe preguntarse, "¿por qué elijo este marco sobre los demás?" Si no tiene clara su dirección estratégica, es poco probable que desbloquee todo el potencial de OKR.

Si tiene claras sus prioridades, estas son las tres trampas más comunes que debe evitar a toda costa cuando intente realizar un seguimiento de sus OKR:

1. Revisar con moderación

Los OKR están destinados a ejecutar la estrategia en intervalos a corto plazo. No están diseñados para la planificación o gestión estratégica a largo plazo.

Informar sobre el progreso de los OKR una vez por trimestre va en contra de su propósito. Especialmente en empresas con menos experiencia, la revisión trimestral es una receta para perder el enfoque y aumentar la frustración. Los OKR están destinados a cambiar cada trimestre y ajustarse a las necesidades actuales del negocio. Por lo tanto, incluso cuando los equipos y las personas reciben un buen entrenamiento y han desarrollado grandes objetivos y resultados clave, una buena práctica es verificar su progreso al menos una vez al mes.

A veces, para garantizar que las actividades diarias estén alineadas con las prioridades, las revisiones semanales funcionan mejor.

La conclusión es que desarrollar un hábito organizacional efectivo en torno a la revisión de los OKR es una práctica subestimada que muchos líderes descuidan.

Por lo tanto, programe revisiones periódicas con su equipo para estar al tanto del progreso.

2. Usar solo medidas cualitativas

Los números importan.

Adoptando un   marco de estrategia   aporta estructura a la planificación, pero sin KPI medibles, no verá un progreso constante en su ejecución. Sin números, no puedes avanzar lo suficientemente rápido. O muévase hacia la dirección deseada. Incluir indicadores medibles de progreso en sus resultados clave tiene un doble efecto:

• ayuda a los líderes a cuantificar el progreso y resaltar el impacto y los resultados de su equipo
• aclara las expectativas de los miembros del equipo y los ayuda a concentrarse en las actividades más impactantes

Elegir los resultados clave correctos es una habilidad difícil de dominar. Si desea saber cómo los equipos más exitosos configuran sus métricas y KPI, lea nuestro   Guía de KPI.

3. Usar las herramientas incorrectas

Uno de los obstáculos más subestimados en el seguimiento del rendimiento es el aumento de la fricción.

La fricción impide que los buenos hábitos se mantengan y los procesos de adopción lleguen al punto de inflexión. Y desea que el seguimiento de los OKR dé propina. Las hojas de cálculo y las diapositivas, las herramientas predominantes de seguimiento, crean una gran fricción pero son populares. De hecho, son tan populares que la gente piensa en ellos como la única solución, por lo que se olvidan del tiempo y la energía que dedican a actualizarlos.

Eso se debe a que las hojas de cálculo no se diseñaron para la colaboración en tiempo real ni para conectar los objetivos con la estrategia. Incluso si un equipo funciona bien con las hojas de cálculo de Google, por ejemplo, nada garantiza que pueda crear una plantilla para su enfoque y que otros equipos o departamentos lo utilicen. Nunca es tan fácil.

En otras palabras, las herramientas estáticas no escalan.

En cambio, necesita herramientas más dinámicas y flexibles como una plataforma digital (más sobre esto más adelante).

Otras lecturas:

• Las 6 mejores opciones de software OKR en 2022 (y cómo elegir una)
• Uso de Cascade como su software OKR
• Las 23 mejores herramientas estratégicas para su organización en 2022

Cómo realizar un seguimiento de los OKR: 5 pasos esenciales

Nos guste o no, el 90% de una implementación exitosa de OKR comienza antes de cualquier decisión.

Comienza con las expectativas correctas. Así que mata estas ideas antes de que pongan huevos:

1. Los OKR deben caer en cascada
2. Los OKR se alinean automáticamente con la estrategia
3. Los OKR se aplican a todo y a todos
4. Existe una forma universalmente exitosa de implementar los OKR

Después de desinfestar esta idea, veamos cómo puede realizar un mejor seguimiento del progreso de los OKR con una mentalidad limpia y fresca.

1. Escriba buenos OKR

Haz este paso mal, y nada más importa.

Si desea saber cómo los mejores equipos abordan el desarrollo de OKR, consulte esta guía completa con ejemplos y muchos detalles sobre   cómo escribir OKR útiles. Mientras tanto, aquí hay un breve resumen:

Escriba objetivos inspiradores   que se basan en beneficios y no en proyectos, funciones o métricas. Por ejemplo, un equipo de producto no debe definir objetivos basados ​​en resultados, por ejemplo, implementar 2 funciones importantes para el final del trimestre, sino considerar el beneficio que desea que disfrute el cliente.   gracias a   la nueva tecnología que van a construir. Apuntar a objetivos cualitativos.

Escriba resultados clave integrales   que se centran en los resultados y no en hitos o tareas. Los resultados clave son un conjunto de métricas que ofrecen una vista del rendimiento pasado, indican resultados futuros y evitan que optimice en exceso para una métrica específica.

Redactar iniciativas viables   que son específicos y no grabados en piedra. Esta es una parte opcional del marco OKR en la que la mayoría de las empresas no pierden el tiempo. Si los objetivos y los resultados clave encajan bien entre sí y están alineados con la estrategia, las iniciativas se cuidarán solas.

No espere que usted o su equipo escriban excelentes OKR en su primer intento. Este es un ejercicio difícil y, a menudo, contradictorio que requiere mucha práctica y experimentación para hacerlo bien.

Entonces, una vez que todos sepan cómo escribir buenos OKR, encuentre un lugar adecuado para que vivan y prosperen.

Otras lecturas:

• 16 ejemplos de OKR, buenos versus malos (con consejos y mejores prácticas)

2. Asignar propietarios

La rendición de cuentas y la visibilidad aceleran la ejecución.

En una organización transparente, la rendición de cuentas es tan simple como declarar un propietario de sus objetivos y resultados clave. Por ejemplo, cada vez que crea un nuevo elemento dentro de Cascade, puede asignar un propietario y colaboradores potenciales:

Con claridad en la propiedad, los miembros del equipo tienen una comprensión clara de sus propias responsabilidades y las de sus compañeros de equipo. Esta mayor visibilidad ayuda a las personas a colaborar más, compartir ideas y enorgullecerse de sus logros.

Así es como haces que los OKR sean transparentes.

3. Configure un sistema de seguimiento simple

Simplicidad es la máxima sofisticación.

-Steve Jobs

Si desea impactar su seguimiento e informes de manera inconmensurable, manténgalo muy simple. Los sistemas de puntuación complicados que no se aplican a todos los OKR y métricas hacen más daño que bien. En su implementación inicial, los OKR tenían solo dos valores: 0 y 1. Cero significa que no se logró el objetivo (sin importar qué tan cerca estuvo) y uno significa éxito.

Se podría argumentar que este enfoque no refleja adecuadamente el esfuerzo y el progreso. Y estaríamos de acuerdo. Le recomendamos que adopte un sistema verde-amarillo-rojo que evalúe los OKR en función de los valores predeterminados de sus medidas.

Supongamos que el conjunto de OKR de su equipo de marketing incluye estos dos resultados clave:

1. Aumentar la tubería calificada en un 40% (medido en dólares)
2. Aumente el tráfico a la página de demostración en un 60% (medido en visitas únicas a la página)

Así como no puedes comparar cabellos con sillas, no puedes comparar dólares con visitas únicas a la página. En lugar de convertir las dos métricas en una escala consistente entre cero y uno, determine los valores de cada uno que los etiquetaría como   En riesgo   (rojo),   Detrás (amarillo), o   A tiempo   (verde).

En nuestro ejemplo:

1. Incremento de la tubería calificada en un 40%
   1. Es   En riesgo cuando está por debajo del 10%
   2. Es   Detrás cuando entre 10% y 35%
   3. Es   En camino cuando está por encima del 35%
2. Aumentar el tráfico a la página de demostración en un 60 %
   1. Está en riesgo cuando está por debajo del 20 %
   2. Es   Detrás cuando entre 20% y 50%
   3. Es   En camino cuando está por encima del 50%

De esa manera, puede comprender el progreso actual con un vistazo.

Sin embargo, hay un   captura   aquí. Configurar un sistema de este tipo y mantenerlo actualizado podría consumir valiosas horas y energía de los miembros clave del equipo (o líderes) si usa herramientas estáticas como Excel y PowerPoint.

Una plataforma digital como Cascade automatizaría dicho proceso y lo ayudaría a visualizar sus planes y progreso. Echa un vistazo a cómo se ve esto en Cascade.

4. Programe revisiones periódicas

Al determinar la cadencia de su hábito de revisión, tenga en cuenta dos factores importantes:

1. La experiencia de tu equipo
2. La volatilidad de su entorno empresarial

Si su equipo no tiene experiencia en el establecimiento de objetivos y KPI , probablemente necesite iteraciones frecuentes y un entrenamiento extenso para que los OKR sean compatibles con el progreso y las actividades diarias de cada miembro del equipo. En equipos más experimentados también podría funcionar una cadencia semanal o quincenal. Sin embargo, bajar la frecuencia es una exageración.

Si su entorno empresarial cambia repentinamente   y se enfrenta a mucha incertidumbre, la experimentación y las iteraciones rápidas le ayudarán a ser proactivo y converger hacia la solución óptima. Por ejemplo, cuando se decidió por primera vez el Brexit, nadie sabía cómo sucedería. Para la industria de los supermercados, esa situación era una promesa de un gran cambio pero con cero claridad de lo que podría ser ese cambio.

“¿Cómo te preparas cuando no sabes para qué prepararte?”   Como cuenta Joan Torrents, Global Sourcing Manager de Tesco, la empresa logró mantener las estanterías abastecidas al involucrar a sus equipos en reuniones de revisión mucho más frecuentes.

5. Cuando sea necesario, ajústese con decisión

Los OKR son efímeros y volátiles.

Así que no te apegues demasiado a ningún conjunto de ellos. Si cada reunión de revisión da como resultado algún cambio, grande o pequeño, acéptelo. Experimente con un amplio conjunto de resultados clave y una redacción diferente de los objetivos. Comparta OKR entre equipos para alinearse y colaborar. Solo recuerde hacer un seguimiento de sus suposiciones, lo que salió bien y lo que se salió del camino entre las reuniones. De esa manera, puede volver a versiones más útiles de sus OKR.

Por otro lado, algunas actividades son y deben permanecer iguales durante las iteraciones. Use su criterio para determinar estas actividades y cuando revise el desempeño anterior. Los números no mienten, pero debes saber cuándo debes preguntar por su verdad. Los negocios incluyen muchos juicios, así que establezca un tiempo durante las revisiones para discutirlos.

Equilibre la verdad del número con los matices cotidianos de la toma de decisiones.

Cómo realizar un seguimiento de los OKR con Cascade

Cascade lleva el marco OKR un paso más allá de su concepción inicial.

Dado que se basó en el marco MBO de Peter Drucker, asume, y al mismo tiempo trata de otorgar, alineación estratégica. Esta suposición latente rara vez se aborda en los primeros intentos de su implementación y rara vez se logra.

Cascade cambia eso por   introducción de OKR estratégicos: OKR conectados con el   Plan estratégico.

Las empresas no implementan una versión pura de los OKR. Y la versión modificada se mapea perfectamente casi siempre con el marco de Cascade, que incluye las tres piezas centrales de cada plan estratégico:

1. Metas
2. Métrica
3. Comportamiento

¿Por que importa? Porque significa que aprovecha dos ventajas importantes de la plataforma de ejecución de estrategias de Cascade.

Beneficios del seguimiento de los OKR con una plataforma de ejecución de estrategias

Hay un montón de software OKR en el mercado.

Algunos son mejores que otros, pero todos se acercan a los OKR desde la concepción inicial del marco. La verdad es que la mayoría de las organizaciones que afirman que usan OKR en realidad usan solo partes del marco. Con razón ajustan el marco a sus necesidades.

El software OKR no aborda estas necesidades como lo hace una plataforma de ejecución de estrategias. Específicamente, Cascade brinda dos beneficios que abordan exactamente esas necesidades.

1. Alineación estratégica

Un problema muy común con los OKR es que reproducen silos dentro de una empresa. Por lo tanto, los departamentos individuales, como el equipo de ventas, pueden usar OKR pero estar desconectados por el panorama general o el trabajo de otros departamentos. Cascade rompe el silo al conectar el plan del departamento con el panorama general y los OKR con objetivos de más alto nivel. Alinea los OKR con las prioridades estratégicas.

Como resultado, los miembros del equipo sienten que su trabajo se conecta con la estrategia y que todos están trabajando hacia el mismo objetivo (como indica nuestro informe de estrategia 2022).

2. Flexibilidad

La plataforma de ejecución de estrategias de Cascade brinda claridad y visualización perspicaz para detectar objetivos e iniciativas que están en riesgo. Actualizar o incluso cambiar los planes y los OKR es sencillo y se adapta a las necesidades cambiantes de la cultura estratégica de la empresa.

Como resultado, todos los datos relacionados con el rendimiento de la estrategia están en un solo lugar, y puede relajarse sabiendo que no importa cómo cambien sus necesidades estratégicas, la plataforma puede respaldar la planificación, el seguimiento y la generación de informes.

Fomentar una cultura de enfoque

Los marcos de estrategia como los OKR y las plataformas de ejecución de estrategias como Cascade no son balas de plata.

Si desea innovar a través del establecimiento de objetivos y lograr un gran avance en el panorama competitivo, debe tratar a Cascade y los OKR como catalizadores o herramientas complementarias en el desarrollo de su cultura estratégica. Es por eso que son sorprendentemente efectivos y encajan muy bien en las culturas de enfoque.

Sabes que has construido una cultura de enfoque cuando hay   responsabilidad organizacional   nutrido por   transparencia   y un esfuerzo constante para enfocarse directamente en las cosas que más importan.

Cascade puede ayudarlo en cada paso del viaje, desde la creación de una cultura de enfoque hasta el seguimiento de los OKR. Reserve una demostración con nosotros para obtener más información sobre cómo nuestra plataforma puede ayudarlo.