Jak śledzić OKR, aby konsekwentnie osiągać swoje cele

Nie możesz dostosować swojej strategii, jeśli nie śledzisz jej postępów.

A kiedy przyjmiesz ramy strategiczne, takie jak OKR (cele i kluczowe wyniki), które opierają się na regularnych przeglądach postępów, potrzebujesz lepkich nawyków organizacyjnych, aby to zadziałało. W przeciwnym razie nie będziesz mógł cieszyć się szczególnymi zaletami frameworka.

Z tego artykułu dowiesz się, jak śledzić OKR i jak wybierać najlepsze narzędzia, aby zachować przyzwyczajenia organizacyjne. Oto, co znajdziesz poniżej:

• 3 błędy, których należy unikać podczas śledzenia OKR
• Jak śledzić OKR: 5 podstawowych kroków
• Jak śledzić OKR za pomocą Cascade
• Promuj kulturę skupienia

3 błędy, których należy unikać podczas śledzenia OKR

Wiele firm próbujących wdrożyć framework OKR oczekuje od niego zbyt wiele, jednocześnie budując niewiele lub wcale nie wspierając procesów.

OKR, choć potężne, nie są magiczną naprawą braku a   dobra strategia. Zanim zdecydujesz się z nich skorzystać, musisz zrozumieć, co chcesz osiągnąć. Musisz zadać sobie pytanie: „dlaczego wybieram ten model spośród innych?” Jeśli nie masz jasności co do swojego strategicznego kierunku, jest mało prawdopodobne, że uwolnisz pełny potencjał OKR.

Jeśli jasno określisz swoje priorytety, oto trzy najczęstsze pułapki, których powinieneś za wszelką cenę unikać, próbując śledzić swoje OKR:

1. Ocenianie oszczędnie

OKR mają na celu realizację strategii w krótkich odstępach czasu. Nie są przeznaczone do długoterminowego planowania strategicznego ani zarządzania.

Raportowanie postępów OKR raz na kwartał jest sprzeczne z ich celem. Szczególnie w mniej doświadczonych firmach przegląd kwartalny jest receptą na utratę koncentracji i wzrost frustracji. OKR mają zmieniać się co kwartał i dostosowywać do bieżących potrzeb biznesu. Tak więc, nawet jeśli zespoły i osoby są dobrze trenowane i mają świetne Cele i Kluczowe Wyniki, dobrą praktyką jest sprawdzanie ich postępów przynajmniej raz w miesiącu.

Czasami, aby upewnić się, że codzienne czynności są zgodne z priorytetami, najlepiej sprawdzają się cotygodniowe przeglądy.

Najważniejsze jest to, że wypracowanie skutecznego nawyku organizacyjnego wokół przeglądu OKR jest niedocenianą praktyką, którą wielu liderów zaniedbuje.

Dlatego zaplanuj regularne przeglądy ze swoim zespołem, aby być na bieżąco z postępami.

2. Stosowanie wyłącznie miar jakościowych

Liczby mają znaczenie.

Przyjęcie   ramy strategii   wprowadza strukturę do planowania, ale bez mierzalnych wskaźników KPI nie zobaczysz stałego postępu w jego realizacji. Bez liczb nie poruszasz się wystarczająco szybko. Lub przejdź w pożądanym kierunku. Uwzględnienie mierzalnych wskaźników postępu w kluczowych wynikach ma dwojaki skutek:

• pomaga liderom określić ilościowo postępy i podkreślić wpływ i wyniki ich zespołu
• wyjaśnia oczekiwania członków zespołu i pomaga im skoncentrować się na najbardziej wpływowych działaniach

Wybór właściwych kluczowych wyników to umiejętność trudna do opanowania. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak najlepsze zespoły konfigurują swoje wskaźniki i KPI, przeczytaj nasz   Przewodnik KPI.

3. Używanie niewłaściwych narzędzi

Jedną z najbardziej niedocenianych przeszkód w wydajności śledzenia jest zwiększone tarcie.

Tarcie powstrzymuje dobre nawyki przed utrwalaniem się i procesami adopcyjnymi osiągającymi punkt krytyczny. I chcesz, aby śledzenie OKR było napiwkiem. Arkusze kalkulacyjne i slajdy, popularne narzędzia śledzenia, powodują ogromne tarcia, ale są popularne. W rzeczywistości są tak popularne, że ludzie myślą o nich jako o jedynym rozwiązaniu, więc zapominają o czasie i energii, które poświęcają na ich aktualizację.

Dzieje się tak, ponieważ arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane do współpracy w czasie rzeczywistym ani łączenia celów ze strategią. Nawet jeśli jeden zespół dobrze współpracuje na przykład z arkuszami Google, nic nie gwarantuje, że możesz szablonować jego podejście i korzystać z niego w innych zespołach lub działach. To nigdy nie jest takie proste.

Innymi słowy, narzędzia statyczne nie skalują się.

Zamiast tego potrzebujesz bardziej dynamicznych i elastycznych narzędzi, takich jak platforma cyfrowa (więcej o tym później).

Dalsza lektura:

• 6 najlepszych opcji oprogramowania OKR w 2022 roku (i jak wybrać jedną)
• Używanie Cascade jako oprogramowania OKR
• 23 najlepsze narzędzia strategiczne dla Twojej organizacji w 2022 r.

Jak śledzić OKR: 5 podstawowych kroków

Czy ci się to podoba, czy nie, 90% udanego wdrożenia OKR rozpoczyna się przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji.

Zaczyna się od właściwych oczekiwań. Więc zabij te pomysły, zanim złożą jajka:

1. OKR muszą spadać kaskadowo
2. OKR automatycznie dopasowują się do strategii
3. OKR dotyczą wszystkiego i wszystkich
4. Istnieje uniwersalny skuteczny sposób na wdrożenie OKR

Po tej dezynsekcji zobaczmy, jak najlepiej śledzić postępy OKR z czystym i świeżym nastawieniem.

1. Napisz dobre OKR

Zrób ten krok źle i nic więcej się nie liczy.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak najlepsze zespoły podchodzą do rozwoju OKR, zapoznaj się z tym obszernym przewodnikiem z przykładami i wieloma szczegółami na temat   jak pisać przydatne OKR. Tymczasem oto krótkie podsumowanie:

Napisz inspirujące cele   które są oparte na korzyściach, a nie na projektach, funkcjach lub metrykach. Na przykład zespół ds. produktu nie powinien określać celów opartych na wynikach – np. wdrożyć 2 duże funkcje do końca kwartału – ale rozważyć korzyści, które chcą, aby klient cieszył się   dzięki   nową technologię, którą zamierzają zbudować. Dąż do celów jakościowych.

Napisz kompleksowe kluczowe wyniki   które są zorientowane na wyniki, a nie na kamienie milowe lub zadania. Kluczowe wyniki to zestaw wskaźników, które dają wgląd w dotychczasową skuteczność, wskazują przyszłe wyniki i zapobiegają nadmiernej optymalizacji dla jednego konkretnego wskaźnika.

Napisz praktyczne inicjatywy   które są konkretne i nie są osadzone w kamieniu. Jest to opcjonalna część struktury OKR, na którą większość firm nie marnuje czasu. Jeśli cele i kluczowe wyniki dobrze do siebie pasują i są zgodne ze strategią, inicjatywy same o siebie zadbają.

Nie oczekuj, że Ty lub Twój zespół napiszecie świetne OKR przy pierwszej próbie. Jest to trudne i często sprzeczne z intuicją ćwiczenie, które wymaga dużo praktyki i eksperymentów, aby było dobrze.

Tak więc, gdy wszyscy wiedzą, jak pisać dobre OKR, znajdź dla nich odpowiednie miejsce do życia i rozwoju.

Dalsza lektura:

• 16 przykładów OKR, dobre kontra złe (ze wskazówkami i najlepszymi praktykami)

2. Przypisz właścicieli

Odpowiedzialność i widoczność przyspieszają realizację.

W przejrzystej organizacji odpowiedzialność jest tak prosta, jak zadeklarowanie właściciela swoich celów i kluczowych wyników. Na przykład za każdym razem, gdy tworzysz nowy element w Cascade, możesz przypisać właściciela i potencjalnych współpracowników:

Dzięki jasności w zakresie własności, członkowie zespołu mają jasne zrozumienie obowiązków własnych i swoich kolegów z zespołu. Ta zwiększona widoczność pomaga ludziom współpracować, dzielić się pomysłami i być dumnym ze swoich osiągnięć.

W ten sposób zapewniasz przejrzystość OKR.

3. Skonfiguruj prosty system śledzenia

Prostota jest szczytem wyrafinowania.

- Steve Jobs

Jeśli chcesz niezmiernie wpłynąć na śledzenie i raportowanie, zachowaj prostotę. Skomplikowane systemy punktacji, które nie mają zastosowania do każdego OKR i metryki, wyrządzają więcej szkody niż pożytku. W początkowej fazie implementacji OKR miały tylko dwie wartości: 0 i 1. Zero oznacza, że ​​cel nie został osiągnięty (niezależnie od tego, jak blisko był), a jeden oznacza sukces.

Można argumentować, że takie podejście nie odzwierciedla odpowiednio wysiłku i postępów. I zgodzimy się. Zalecamy przyjęcie systemu zielono-żółto-czerwonego, który ocenia OKR na podstawie z góry określonych wartości ich miar.

Załóżmy, że zestaw OKR Twojego zespołu marketingowego zawiera te dwa kluczowe wyniki:

1. Zwiększ kwalifikowany potok o 40% (mierzone w dolarach)
2. Zwiększ ruch na stronie demonstracyjnej o 60% (mierzone liczbą unikalnych odwiedzin strony)

Tak jak nie możesz porównywać włosów z krzesłami, tak nie możesz porównywać dolarów z unikalnymi wizytami na stronie. Zamiast konwertować te dwie metryki w spójnej skali od zera do jednego, określ wartości każdego z nich, które oznaczałyby je jako   Zagrożony   (czerwony),   Z tyłu (żółty) lub   Na torze   (Zielony).

W naszym przykładzie:

1. Zwiększony potok kwalifikowany o 40%
   1. Jest   Zagrożony , gdy poniżej 10%
   2. Jest   W tyle , gdy od 10% do 35%
   3. Jest   Na torze , gdy powyżej 35%
2. Zwiększ ruch na stronie demonstracyjnej o 60%
   1. Jest zagrożony , gdy poniżej 20%
   2. Jest   W tyle , gdy od 20% do 50%
   3. Jest   Na torze , gdy powyżej 50%

W ten sposób możesz szybko zrozumieć bieżące postępy.

Jednak istnieje   złapać   tutaj. Skonfigurowanie takiego systemu i utrzymywanie go na bieżąco może wysysać cenne godziny i energię z kluczowych członków zespołu (lub liderów), jeśli używasz statycznych narzędzi, takich jak Excel i PowerPoint.

Platforma cyfrowa, taka jak Cascade, zautomatyzowałaby taki proces i pomogłaby zwizualizować Twoje plany i postępy. Zobacz, jak to wygląda w Cascade.

4. Zaplanuj regularne przeglądy

Określając rytm swojego nawyku recenzowania, pamiętaj o dwóch ważnych czynnikach:

1. Doświadczenie Twojego zespołu
2. Zmienność otoczenia biznesowego

Jeśli Twój zespół nie ma doświadczenia w wyznaczaniu celów i wskaźników KPI , prawdopodobnie będziesz potrzebować częstych iteracji i intensywnego coachingu, aby uzyskać zgodność OKR z postępami i codziennymi czynnościami każdego członka zespołu. W bardziej doświadczonych zespołach może działać również tygodniowy lub dwutygodniowy rytm. Obniżenie częstotliwości jest jednak naciąganiem.

Jeśli Twoje otoczenie biznesowe nagle się zmieni   a masz do czynienia z dużą niepewnością, eksperymenty i szybkie iteracje pomogą Ci być proaktywnym i zbliżyć się do optymalnego rozwiązania. Na przykład, kiedy po raz pierwszy decydowano o Brexicie, nikt nie wiedział, jak to się stanie. Dla branży supermarketów ta sytuacja była obietnicą ogromnej zmiany, ale z zerową jasnością, czym ta zmiana może być.

„Jak się przygotować, kiedy nie wiesz, na co się przygotować?”   Jak wspomina Joan Torrents, Global Sourcing Manager w Tesco, firmie udało się utrzymać zapasy na półkach, angażując swoje zespoły w znacznie częstsze spotkania przeglądowe.

5. W razie potrzeby dostosuj się zdecydowanie

OKR są krótkotrwałe i niestabilne.

Więc nie przywiązuj się zbytnio do żadnego z nich. Jeśli każde spotkanie przeglądowe powoduje jakąś – dużą lub małą – zmianę, zaakceptuj ją. Eksperymentuj z szerokim zestawem Kluczowych Wyników i różnymi sformułowaniami Celów. Udostępniaj OKR między zespołami w celu dostosowania i współpracy. Pamiętaj tylko, aby śledzić swoje założenia, co poszło dobrze, a co wypadło między spotkaniami. W ten sposób możesz wrócić do bardziej użytecznych wersji swoich OKR.

Z drugiej strony niektóre czynności są i powinny pozostać takie same podczas iteracji. Wykorzystaj swój osąd, aby obliczyć te działania i podczas przeglądania wcześniejszych wyników. Liczby nie kłamią, ale musisz wiedzieć, kiedy powinieneś zapytać o ich prawdę. Biznes wiąże się z wieloma wezwaniami do osądu, więc wyznacz trochę czasu podczas przeglądu, aby je omówić.

Zrównoważ prawdziwość liczb z codziennymi niuansami podejmowania decyzji.

Jak śledzić OKR za pomocą Cascade

Cascade przenosi ramy OKR o jeden krok dalej od początkowej koncepcji.

Ponieważ opiera się na frameworku MBO Petera Druckera, zakłada – i jednocześnie stara się nadać – strategiczne dopasowanie. To ukryte założenie jest rzadko uwzględniane we wczesnych próbach jego realizacji i rzadko, jeśli w ogóle, osiągane.

Kaskada zmienia to przez   wprowadzenie strategicznych OKR: OKR powiązane z   plan strategiczny.

Firmy nie wdrażają czystej wersji OKR. Zmodyfikowana wersja odwzorowuje doskonale niemal za każdym razem dzięki frameworkowi Cascade, który obejmuje trzy podstawowe elementy każdego planu strategicznego:

1. Cele
2. Metryka
3. działania

Dlaczego to ma znaczenie? Ponieważ oznacza to, że korzystasz z dwóch ważnych zalet platformy do realizacji strategii Cascade.

Korzyści ze śledzenia OKR za pomocą platformy do realizacji strategii

Na rynku jest mnóstwo oprogramowania OKR.

Niektóre są lepsze od innych, ale wszystkie podchodzą do OKR od początkowej koncepcji frameworka. Prawda jest taka, że ​​większość organizacji, które twierdzą, że używają OKR, w rzeczywistości używa tylko części frameworka. Słusznie dostosowują ramy do swoich potrzeb.

Oprogramowanie OKR nie zaspokaja tych potrzeb, tak jak robi to platforma do realizacji strategii. W szczególności Cascade zapewnia dwie korzyści, które odpowiadają dokładnie tym potrzebom.

1. Dopasowanie strategiczne

Bardzo częstym problemem związanym z OKR jest to, że odtwarzają one silosy wewnątrz firmy. Tak więc poszczególne działy, takie jak zespół sprzedaży, mogą korzystać z OKR, ale są odłączone przez szerszy obraz lub pracę innych działów. Cascade przełamuje silos, łącząc plan departamentu z szerszym obrazem, a OKR z bardziej ogólnymi celami. Dopasowuje OKR do priorytetów strategicznych.

W rezultacie członkowie zespołu czują, że ich praca jest powiązana ze strategią i że wszyscy dążą do tego samego celu (jak wskazuje nasz raport strategii 2022).

2. Elastyczność

Platforma realizacji strategii firmy Cascade zapewnia przejrzystą i wnikliwą wizualizację umożliwiającą dostrzeżenie zagrożonych celów i inicjatyw. Aktualizacja, a nawet zmiana planów i OKR jest prosta, dostosowując się do zmieniających się potrzeb kultury strategicznej firmy.

Dzięki temu wszystkie dane dotyczące skuteczności strategii znajdują się w jednym miejscu, a Ty możesz się zrelaksować, wiedząc, że bez względu na to, jak zmienią się Twoje potrzeby strategiczne, platforma może wspierać planowanie, śledzenie i raportowanie.

Promuj kulturę skupienia

Struktury strategiczne, takie jak OKR i platformy realizacji strategii, takie jak Cascade, nie są srebrnymi kulami.

Jeśli chcesz wprowadzać innowacje poprzez wyznaczanie celów i osiągnąć przełom w konkurencyjnym krajobrazie, musisz traktować Cascade i OKR jako katalizatory lub narzędzia uzupełniające w rozwoju Twojej kultury strategicznej. Dlatego są zaskakująco skuteczne i bardzo dobrze wpisują się w kulturę skupienia.

Wiesz, że zbudowałeś kulturę skupienia, gdy jest   odpowiedzialność organizacyjna   pielęgnowane przez   przezroczystość   i nieustanny wysiłek skupienia się na rzeczach, które są najważniejsze.

Cascade może wspierać Cię na każdym etapie podróży, od budowania kultury koncentracji po śledzenie OKR. Zarezerwuj u nas demo, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak nasza platforma może Ci pomóc.