Come tenere traccia degli OKR, in modo da fare progressi coerenti verso i tuoi obiettivi

Non puoi adattare la tua strategia se non ne segui i progressi.

E quando si adotta un framework strategico come gli OKR (Obiettivi e risultati chiave) che si basano su revisioni periodiche dei progressi, sono necessarie abitudini organizzative appiccicose per farlo funzionare. Altrimenti, non puoi godere dei vantaggi specifici del framework.

Con questo articolo imparerai come tenere traccia degli OKR e come scegliere gli strumenti migliori per mantenere le tue abitudini organizzative. Nello specifico, ecco cosa troverai di seguito:

• 3 errori da evitare durante il monitoraggio degli OKR
• Come tenere traccia degli OKR: 5 passaggi essenziali
• Come tenere traccia degli OKR con Cascade
• Promuovi una cultura del focus

3 errori da evitare durante il monitoraggio degli OKR

Molte aziende che tentano di implementare il framework OKR si aspettano troppo da esso mentre costruiscono pochi o nessun processo di supporto.

Gli OKR, sebbene potenti, non sono una soluzione magica per la mancanza di a   buona strategia. Prima di decidere di usarli, devi capire cosa vuoi ottenere. Devi chiederti: "perché scelgo questo framework rispetto agli altri?" Se non sei chiaro sulla tua direzione strategica, è improbabile che sbloccherai tutto il potenziale di OKR.

Se sei chiaro sulle tue priorità, ecco le tre insidie ​​più comuni che dovresti evitare a tutti i costi quando tenti di tracciare i tuoi OKR:

1. Revisionare con parsimonia

Gli OKR hanno lo scopo di eseguire la strategia a intervalli di breve termine. Non sono progettati per la pianificazione o la gestione strategica a lungo termine.

La segnalazione dei progressi dell'OKR una volta al trimestre vanifica il loro scopo. Soprattutto nelle aziende meno esperte, la revisione trimestrale è una ricetta per perdere la concentrazione e aumentare la frustrazione. Gli OKR hanno lo scopo di cambiare ogni trimestre e adattarsi alle attuali esigenze dell'azienda. Quindi, anche quando le squadre e gli individui sono allenati bene e hanno sviluppato ottimi Obiettivi e Risultati Chiave, una buona pratica è controllare i loro progressi almeno una volta al mese.

A volte, per garantire che le attività quotidiane siano allineate con le priorità, le revisioni settimanali funzionano meglio.

La conclusione è che lo sviluppo di un'efficace abitudine organizzativa intorno alla revisione degli OKR è una pratica sottovalutata che molti leader trascurano.

Quindi, pianifica revisioni regolari con il tuo team per rimanere al passo con i progressi.

2. Utilizzando solo misure qualitative

I numeri contano.

Adottando un   quadro strategico   porta la struttura alla pianificazione, ma senza KPI misurabili, non vedrai progressi coerenti nella sua esecuzione. Senza numeri, non riesci ad andare avanti abbastanza velocemente. Oppure spostati nella direzione desiderata. Includere indicatori misurabili di progresso nei risultati chiave ha un duplice effetto:

• aiuta i leader a quantificare i progressi ed evidenziare l'impatto ei risultati del loro team
• chiarisce le aspettative per i membri del team e li aiuta a concentrarsi sulle attività di maggior impatto

Scegliere i risultati chiave giusti è un'abilità difficile da padroneggiare. Se vuoi sapere come i team di maggior successo impostano le loro metriche e KPI, leggi il nostro   Guida ai KPI.

3. Usare gli strumenti sbagliati

Uno degli ostacoli più sottovalutati nelle prestazioni di tracciamento è l'aumento dell'attrito.

L'attrito inibisce le buone abitudini dall'attaccamento e dai processi di adozione che raggiungono il punto di non ritorno. E vuoi che il tracciamento degli OKR abbia una mancia. Fogli di calcolo e diapositive, gli strumenti di monitoraggio prevalenti, creano un attrito immenso ma sono popolari. In effetti, sono così popolari che le persone li considerano l'unica soluzione, quindi dimenticano il tempo e l'energia che spendono per aggiornarli.

Questo perché i fogli di calcolo non sono stati progettati per la collaborazione in tempo reale o per collegare gli obiettivi con la strategia. Anche se un team funziona bene con i fogli Google, ad esempio, nulla garantisce che tu possa modellare il loro approccio e che altri team o dipartimenti lo utilizzino. Non è mai così facile.

In altre parole, gli strumenti statici non sono scalabili.

Invece, hai bisogno di strumenti più dinamici e flessibili come una piattaforma digitale (ne parleremo più avanti).

Ulteriori letture:

• 6 migliori opzioni software OKR nel 2022 (e come sceglierne una)
• Utilizzo di Cascade come software OKR
• 23 migliori strumenti strategici per la tua organizzazione nel 2022

Come tenere traccia degli OKR: 5 passaggi essenziali

Che ti piaccia o no, il 90% di un'implementazione OKR di successo inizia prima di ogni singola decisione.

Si parte con le giuste aspettative. Quindi, uccidi queste idee prima che depongano le uova:

1. Gli OKR devono scendere a cascata
2. Gli OKR si allineano automaticamente alla strategia
3. Gli OKR si applicano a tutto ea tutti
4. Esiste un modo universalmente efficace per implementare gli OKR

Dopo questa idea di disinfestazione, vediamo come monitorare al meglio i progressi degli OKR con una mentalità pulita e fresca.

1. Scrivi buoni OKR

Sbagli questo passaggio e nient'altro conta.

Se vuoi sapere come i migliori team si avvicinano allo sviluppo di OKR, dai un'occhiata a questa guida completa con esempi e molti dettagli su   come scrivere utili OKR. Nel frattempo, ecco un breve riassunto:

Scrivi obiettivi di ispirazione   basati sui vantaggi e non su progetti, funzionalità o metriche. Ad esempio, un team di prodotto non dovrebbe definire obiettivi basati sull'output, ad esempio implementare 2 grandi funzionalità entro la fine del trimestre, ma considerare i vantaggi di cui desiderano che il cliente possa godere   grazie a   la nuova tecnologia che costruiranno. Puntare a obiettivi qualitativi.

Scrivi risultati chiave completi   che sono incentrati sui risultati e non su pietre miliari o attività. I risultati chiave sono un insieme di metriche che offrono una visione del rendimento passato, indicano i risultati futuri e impediscono di ottimizzare eccessivamente per una metrica specifica.

Scrivi iniziative attuabili   che sono specifici e non scolpiti nella pietra. Questa è una parte opzionale del framework OKR su cui la maggior parte delle aziende non perde tempo. Se obiettivi e risultati chiave si adattano bene tra loro e sono allineati con la strategia, le iniziative si prenderanno cura di se stesse.

Non aspettarti che tu o il tuo team scriviate ottimi OKR al primo tentativo. Questo è un esercizio difficile e spesso controintuitivo che richiede molta pratica e sperimentazione per essere corretto.

Quindi, una volta che tutti sanno come scrivere buoni OKR, trova un posto adatto in cui vivere e prosperare.

Ulteriori letture:

• 16 Esempi OKR, buoni o cattivi (con suggerimenti e best practice)

2. Assegnare i proprietari

Responsabilità e visibilità accelerano l'esecuzione.

In un'organizzazione trasparente, la responsabilità è semplice come dichiarare un proprietario dei tuoi obiettivi e risultati chiave. Ad esempio, ogni volta che crei un nuovo elemento all'interno di Cascade, puoi assegnare un proprietario e potenziali collaboratori:

Con chiarezza nella proprietà, i membri del team hanno una chiara comprensione delle proprie responsabilità e di quelle dei loro compagni di squadra. Questa maggiore visibilità aiuta le persone a collaborare di più, condividere idee e essere orgogliose dei propri risultati.

È così che rendi OKR trasparente.

3. Imposta un semplice sistema di tracciamento

La semplicità è la sofisticatezza finale.

- Steve Jobs

Se vuoi avere un impatto smisurato sul monitoraggio e sui rapporti, mantienilo assolutamente semplice. I complicati sistemi di punteggio che non si applicano a ogni OKR e metrica fanno più male che bene. Nella loro implementazione iniziale, gli OKR avevano solo due valori: 0 e 1. Zero significa che l'obiettivo non è stato raggiunto (non importa quanto vicino fosse) e uno significa successo.

Si potrebbe obiettare che questo approccio non riflette adeguatamente lo sforzo e il progresso. E saremmo d'accordo. Si consiglia di adottare un sistema verde-giallo-rosso che valuti gli OKR in base a valori predeterminati delle loro misure.

Supponiamo che il set OKR del tuo team di marketing includa questi due risultati chiave:

1. Aumenta del 40% la pipeline qualificata (misurata in dollari)
2. Aumenta del 60% il traffico verso la pagina demo (misurato in visite alla pagina unica)

Proprio come non puoi confrontare i capelli con le sedie, non puoi confrontare i dollari con le visite di pagine uniche. Invece di convertire le due metriche su una scala coerente tra zero e uno, determinare i valori di ciascuna che le etichetterebbe come   A rischio   (rosso),   Dietro (giallo) o   In pista   (verde).

Nel nostro esempio:

1. Gasdotto qualificato aumentato del 40%
   1. È   A rischio quando inferiore al 10%
   2. È   Dietro quando tra il 10% e il 35%
   3. È   In pista quando sopra il 35%
2. Aumenta del 60% il traffico verso la pagina demo
   1. È a rischio quando è inferiore al 20%
   2. È   Dietro quando tra il 20% e il 50%
   3. È   In pista quando sopra il 50%

In questo modo, puoi capire i progressi attuali con uno sguardo.

Tuttavia, c'è un   presa   qui. Configurare un sistema del genere e mantenerlo aggiornato potrebbe risucchiare ore ed energie preziose dai membri chiave del team (o dai leader) se si utilizzano strumenti statici come Excel e PowerPoint.

Una piattaforma digitale come Cascade automatizzerebbe tale processo e ti aiuterebbe a visualizzare i tuoi piani e i tuoi progressi. Dai un'occhiata a come appare in Cascade.

4. Pianifica revisioni regolari

Quando determini la cadenza della tua abitudine di revisione, tieni presente due fattori importanti:

1. L'esperienza della tua squadra
2. La volatilità del tuo ambiente aziendale

Se il tuo team non ha esperienza nella definizione di obiettivi e KPI , probabilmente avrai bisogno di iterazioni frequenti e di un coaching approfondito per rendere gli OKR compatibili con i progressi di ciascun membro del team e le attività quotidiane. Nelle squadre più esperte, potrebbe funzionare anche una cadenza settimanale o bisettimanale. Abbassare la frequenza, però, è una forzatura.

Se il tuo ambiente aziendale cambia improvvisamente   e ti trovi di fronte a molte incertezze, la sperimentazione e le iterazioni rapide ti aiuteranno a essere proattivo e convergere verso la soluzione ottimale. Ad esempio, quando la Brexit è stata decisa per la prima volta, nessuno sapeva come sarebbe successo. Per l'industria dei supermercati, quella situazione era una promessa di enormi cambiamenti, ma con zero chiarezza su cosa potesse essere quel cambiamento.

"Come ti prepari quando non sai per cosa prepararti?"   Come racconta Joan Torrents, Global Sourcing Manager di Tesco, l'azienda è riuscita a mantenere riforniti gli scaffali coinvolgendo i suoi team con riunioni di revisione molto più frequenti.

5. Se necessario, regolare con decisione

Gli OKR sono di breve durata e volatili.

Quindi non attaccarti troppo a nessuno di loro. Se ogni riunione di revisione comporta qualche cambiamento, grande o piccolo, accettalo. Sperimenta con un'ampia serie di risultati chiave e una diversa formulazione degli obiettivi. Condividi gli OKR tra i team per allinearsi e collaborare. Ricorda solo di tenere traccia delle tue ipotesi, cosa è andato bene e cosa è caduto fuori pista tra le riunioni. In questo modo, puoi tornare a versioni più utili dei tuoi OKR.

D'altra parte, alcune attività sono e dovrebbero rimanere le stesse durante le iterazioni. Usa il tuo giudizio per capire queste attività e quando rivedi le prestazioni passate. I numeri non mentono, ma devi sapere quando dovresti chiedere la loro verità. Gli affari includono molte richieste di giudizio, quindi dedica del tempo durante le revisioni per discuterne.

Bilancia la verità del numero con le sfumature quotidiane del processo decisionale.

Come tenere traccia degli OKR con Cascade

Cascade porta il framework OKR un passo avanti rispetto alla sua concezione iniziale.

Poiché si basava sul framework MBO di Peter Drucker, presuppone – e allo stesso tempo cerca di conferire – allineamento strategico. Questo presupposto latente è raramente affrontato nei primi tentativi di implementazione e raramente, se non mai, raggiunto.

La cascata cambia che da   introduzione di OKR strategici: OKR collegati al   piano strategico.

Le aziende non implementano una versione pura degli OKR. E la versione modificata mappa perfettamente quasi ogni singola volta con il framework di Cascade, che include i tre pezzi fondamentali di ogni piano strategico:

1. Obiettivi
2. Metrica
3. Azioni

Perché importa? Perché significa sfruttare due importanti vantaggi della piattaforma di esecuzione della strategia di Cascade.

Vantaggi del monitoraggio degli OKR con una piattaforma di esecuzione della strategia

C'è un mucchio di software OKR sul mercato.

Alcuni sono migliori di altri, ma tutti si avvicinano agli OKR dalla concezione iniziale del framework. La verità è che la maggior parte delle organizzazioni che affermano di utilizzare gli OKR utilizzano in realtà solo parti del framework. Adeguano giustamente il quadro alle loro esigenze.

Il software OKR non soddisfa queste esigenze come fa una piattaforma di esecuzione della strategia. In particolare, Cascade offre due vantaggi che soddisfano esattamente queste esigenze.

1. Allineamento strategico

Un problema molto comune con gli OKR è che riproducono i silos all'interno di un'azienda. Quindi i singoli dipartimenti come il team di vendita potrebbero utilizzare gli OKR ma essere disconnessi dal quadro più ampio o dal lavoro di altri dipartimenti. Cascade rompe il silo collegando il piano del dipartimento con il quadro più ampio e gli OKR con obiettivi di più alto livello. Allinea gli OKR con le priorità strategiche.

Di conseguenza, i membri del team sentono che il loro lavoro si collega alla strategia e che stanno tutti lavorando per lo stesso obiettivo (come indica il nostro rapporto sulla strategia 2022).

2. Flessibilità

La piattaforma di esecuzione della strategia di Cascade fornisce chiarezza e visualizzazione approfondita per individuare obiettivi e iniziative a rischio. L'aggiornamento o addirittura la modifica dei piani e degli OKR è semplice e soddisfa le esigenze in evoluzione della cultura strategica dell'azienda.

Di conseguenza, tutti i dati relativi alle prestazioni della strategia sono in un unico posto e puoi rilassarti sapendo che, indipendentemente da come cambiano le tue esigenze strategiche, la piattaforma può supportare la pianificazione, il monitoraggio e il reporting.

Promuovi una cultura del focus

I framework strategici come gli OKR e le piattaforme di esecuzione della strategia come Cascade non sono proiettili d'argento.

Se vuoi innovare attraverso la definizione di obiettivi e ottenere una svolta nel panorama competitivo, devi considerare Cascade e OKR come catalizzatori o strumenti complementari nello sviluppo della tua cultura strategica. Ecco perché sono sorprendentemente efficaci e si adattano molto bene alle culture di focalizzazione.

Sai di aver costruito una cultura della concentrazione quando c'è   responsabilità organizzativa   nutrito da   trasparenza   e uno sforzo costante per concentrarsi sulle cose che contano di più.

Cascade può supportarti in ogni fase del viaggio, dalla creazione di una cultura dell'attenzione al monitoraggio degli OKR. Prenota una demo con noi per saperne di più su come la nostra piattaforma può aiutarti.