Como rastrear OKRs, para que você faça um progresso consistente em direção aos seus objetivos

Você não pode adaptar sua estratégia se não acompanhar seu progresso.

E quando você adota uma estrutura de estratégia como OKRs (objetivos e resultados-chave) que dependem de revisões regulares do progresso, você precisa de hábitos organizacionais rígidos para fazê-lo funcionar. Caso contrário, você não poderá aproveitar as vantagens específicas do framework.

Com este artigo, você aprenderá como rastrear OKRs e como escolher as melhores ferramentas para que seus hábitos organizacionais permaneçam. Especificamente, aqui está o que você encontrará abaixo:

• 3 erros para evitar ao rastrear OKRs
• Como rastrear OKRs: 5 passos essenciais
• Como rastrear OKRs com Cascade
• Promova uma cultura de foco

3 erros para evitar ao rastrear OKRs

Muitas empresas que tentam implementar o framework OKR estão esperando muito dele enquanto constroem pouco ou nenhum processo de suporte.

OKRs, embora poderosos, não são uma solução mágica por falta de um   boa estratégia. Antes de decidir usá-los, você precisa entender o que deseja alcançar. Você precisa se perguntar: “por que escolho essa estrutura em detrimento das outras?” Se você não tiver certeza de sua direção estratégica, é improvável que você desbloqueie todo o potencial do OKR.

Se você está claro sobre suas prioridades, aqui estão as três armadilhas mais comuns que você deve evitar a todo custo ao tentar rastrear seus OKRs:

1. Revendo com moderação

OKRs destinam-se a executar a estratégia em intervalos de curto prazo. Eles não são projetados para planejamento ou gerenciamento estratégico de longo prazo.

Relatar o progresso do OKR uma vez por trimestre anula seu propósito. Especialmente em empresas menos experientes, a revisão trimestral é uma receita para perder o foco e aumentar a frustração. Os OKRs devem mudar a cada trimestre e se ajustar às necessidades atuais do negócio. Assim, mesmo quando equipes e indivíduos são bem treinados e desenvolveram ótimos objetivos e resultados-chave, uma boa prática é verificar seu progresso pelo menos uma vez por mês.

Às vezes, para garantir que as atividades cotidianas estejam alinhadas com as prioridades, as revisões semanais funcionam melhor.

A conclusão é que desenvolver um hábito organizacional eficaz em torno da revisão de OKRs é uma prática subestimada que muitos líderes negligenciam.

Portanto, agende revisões regulares com sua equipe para acompanhar o progresso.

2. Usando apenas medidas qualitativas

Números importam.

Adotando um   estrutura de estratégia   traz estrutura para o planejamento, mas sem KPIs mensuráveis, você não verá um progresso consistente em sua execução. Sem números, você não consegue avançar rápido o suficiente. Ou mova-se para a direção desejada. Incluir indicadores mensuráveis ​​de progresso em seus resultados-chave tem um efeito duplo:

• ajuda os líderes a quantificar o progresso e destacar o impacto e os resultados de sua equipe
• esclarece as expectativas dos membros da equipe e os ajuda a se concentrar nas atividades mais impactantes

Escolher os resultados-chave certos é uma habilidade difícil de dominar. Se você quiser saber como as equipes mais bem-sucedidas configuram suas métricas e KPIs, leia nosso   Guia de KPIs.

3. Usando as ferramentas erradas

Um dos obstáculos mais subestimados no desempenho de rastreamento é o aumento do atrito.

O atrito impede que os bons hábitos de adesão e adoção cheguem ao ponto de inflexão. E você quer que o rastreamento de OKRs dê uma gorjeta. Planilhas e slides, as ferramentas predominantes de rastreamento, criam imenso atrito, mas são populares. Na verdade, eles são tão populares que as pessoas pensam neles como a única solução, então esquecem o tempo e a energia que gastam para atualizá-los.

Isso porque as planilhas não foram projetadas para colaboração em tempo real ou para conectar metas com estratégia. Mesmo que uma equipe funcione bem com as planilhas do Google, por exemplo, nada garante que você possa modelar sua abordagem e fazer com que outras equipes ou departamentos a usem. Nunca é tão fácil.

Em outras palavras, ferramentas estáticas não são dimensionadas.

Em vez disso, você precisa de ferramentas mais dinâmicas e flexíveis, como uma plataforma digital (mais sobre isso depois).

Leitura adicional:

• 6 melhores opções de software OKR em 2022 (e como escolher uma)
• Usando Cascade como seu software OKR
• 23 melhores ferramentas de estratégia para sua organização em 2022

Como rastrear OKRs: 5 passos essenciais

Goste ou não, 90% de uma implementação bem-sucedida de OKR começa antes de qualquer decisão.

Começa com as expectativas certas. Então, mate essas ideias antes que elas ponham ovos:

1. OKRs devem cair em cascata
2. OKRs se alinham automaticamente à estratégia
3. OKRs se aplicam a tudo e a todos
4. Existe uma maneira universalmente bem-sucedida de implementar OKRs

Após essa desinfestação de ideias, vamos ver como você pode acompanhar melhor o progresso dos OKRs com uma mentalidade limpa e fresca.

1. Escreva bons OKRs

Faça este passo errado, e nada mais importa.

Se você quiser saber como as melhores equipes abordam o desenvolvimento de OKR, confira este guia completo com exemplos e muitos detalhes sobre   como escrever OKRs úteis. Enquanto isso, aqui está um pequeno resumo:

Escreva objetivos inspiradores   que são baseados em benefícios e não em projetos, recursos ou métricas. Por exemplo, uma equipe de produto não deve definir objetivos baseados em resultados – por exemplo, lançar 2 grandes recursos até o final do trimestre – mas considerar o benefício que eles desejam que o cliente aproveite   graças a   a nova tecnologia que eles vão construir. Apontar para objetivos qualitativos.

Escreva resultados-chave abrangentes   que são focados em resultados e não em marcos ou tarefas. Os principais resultados são um conjunto de métricas que oferecem uma visão do desempenho passado, indicam resultados futuros e impedem que você otimize excessivamente para uma métrica específica.

Escreva iniciativas acionáveis   que são específicos e não gravados em pedra. Esta é uma parte opcional da estrutura OKR com a qual a maioria das empresas não perde tempo. Se os objetivos e os principais resultados se encaixam bem e estão alinhados com a estratégia, as iniciativas cuidarão de si mesmas.

Não espere que você ou sua equipe escrevam ótimos OKRs em sua primeira tentativa. Este é um exercício difícil e muitas vezes contra-intuitivo que precisa de muita prática e experimentação para acertar.

Então, uma vez que todos saibam como escrever bons OKRs, encontre um lugar adequado para eles viverem e prosperarem.

Leitura adicional:

• 16 exemplos de OKR, bons versus ruins (com dicas e práticas recomendadas)

2. Atribuir proprietários

A responsabilidade e a visibilidade aceleram a execução.

Em uma organização transparente, a responsabilidade é tão simples quanto declarar o proprietário de seus Objetivos e Resultados-Chave. Por exemplo, cada vez que você cria um novo item dentro do Cascade, você pode atribuir um proprietário e potenciais colaboradores:

Com clareza na propriedade, os membros da equipe têm uma compreensão clara de suas próprias responsabilidades e de seus colegas de equipe. Essa maior visibilidade ajuda as pessoas a colaborar mais, compartilhar ideias e se orgulhar de suas conquistas.

É assim que você torna o OKR transparente.

3. Configure um sistema de rastreamento simples

A simplicidade é a sofisticação final.

- Steve Jobs

Se você deseja impactar seu rastreamento e relatórios de forma imensurável, mantenha-o simples. Sistemas de pontuação complicados que não se aplicam a todos os OKRs e métricas fazem mais mal do que bem. Em sua implementação inicial, os OKRs tinham apenas dois valores: 0 e 1. Zero significa que o objetivo não foi alcançado (não importa o quão próximo esteja) e um significa sucesso.

Você poderia argumentar que essa abordagem não reflete o esforço e o progresso adequadamente. E nós concordaríamos. Recomendamos que você adote um sistema verde-amarelo-vermelho que avalie OKRs com base em valores predeterminados de suas medidas.

Digamos que o conjunto de OKR da sua equipe de marketing inclua esses dois resultados principais:

1. Aumentar o pipeline qualificado em 40% (medido em dólares)
2. Aumente o tráfego para a página de demonstração em 60% (medido em visitas únicas à página)

Assim como você não pode comparar cabelos com cadeiras, você não pode comparar dólares com visitas únicas à página. Em vez de converter as duas métricas em uma escala consistente entre zero e um, determine os valores de cada uma que as rotulariam como   Em risco   (vermelho),   Atrás (amarelo), ou   No caminho certo   (verde).

Em nosso exemplo:

1. Aumento do pipeline qualificado em 40%
   1. É   Em Risco quando abaixo de 10%
   2. É   Atrás quando entre 10% e 35%
   3. É   No caminho certo quando acima de 35%
2. Aumente o tráfego para a página de demonstração em 60%
   1. Está em risco quando abaixo de 20%
   2. É   Atrás quando entre 20% e 50%
   3. É   No caminho certo quando acima de 50%

Dessa forma, você pode entender o progresso atual rapidamente.

No entanto, existe uma   truque   aqui. Configurar esse sistema e mantê-lo atualizado pode consumir horas e energia valiosas dos principais membros da equipe (ou líderes) se você usar ferramentas estáticas como Excel e PowerPoint.

Uma plataforma digital como a Cascade automatizaria esse processo e ajudaria você a visualizar seus planos e progresso. Dê uma olhada no que isso parece em Cascade.

4. Agende revisões regulares

Ao determinar a cadência do seu hábito de revisão, tenha em mente dois fatores importantes:

1. A experiência da sua equipe
2. A volatilidade do seu ambiente de negócios

Se sua equipe não tem experiência em definir metas e KPIs , você provavelmente precisará de iterações frequentes e treinamento extensivo para obter os OKRs compatíveis com o progresso e as atividades diárias de cada membro da equipe. Em equipes mais experientes, uma cadência semanal ou quinzenal também pode funcionar. Abaixar a frequência, no entanto, é um alongamento.

Se o seu ambiente de negócios mudar repentinamente   e você se depara com muita incerteza, experimentação e iterações rápidas o ajudarão a ser proativo e convergir para a solução ideal. Por exemplo, quando o Brexit foi decidido pela primeira vez, ninguém sabia como isso aconteceria. Para o setor de supermercados, essa situação era uma promessa de grande mudança, mas sem clareza do que essa mudança poderia ser.

“Como você se prepara quando não sabe para o que se preparar?”   Como conta Joan Torrents, Gerente de Sourcing Global da Tesco, a empresa conseguiu manter as prateleiras abastecidas ao envolver suas equipes em reuniões de revisão muito mais frequentes.

5. Quando necessário, ajuste de forma decisiva

OKRs são de curta duração e voláteis.

Portanto, não se apegue muito a nenhum conjunto deles. Se cada reunião de revisão resultar em alguma – grande ou pequena – mudança, aceite-a. Experimente um amplo conjunto de Resultados-Chave e redação diferente dos Objetivos. Compartilhe OKRs entre as equipes para alinhar e colaborar. Apenas lembre-se de acompanhar suas suposições, o que deu certo e o que saiu dos trilhos entre as reuniões. Dessa forma, você pode reverter para versões mais úteis de seus OKRs.

Por outro lado, algumas atividades são e devem permanecer as mesmas durante as iterações. Use seu julgamento para descobrir essas atividades e ao revisar o desempenho passado. Os números não mentem, mas você precisa saber quando deve pedir a verdade deles. Os negócios incluem muitas chamadas de julgamento, portanto, reserve um tempo durante as revisões para discuti-las.

Equilibre a verdade do número com as nuances cotidianas da tomada de decisões.

Como rastrear OKRs com Cascade

Cascade leva o framework OKR um passo além de sua concepção inicial.

Por se basear no framework MBO de Peter Drucker, assume – e ao mesmo tempo tenta conferir – alinhamento estratégico. Essa suposição latente raramente é abordada nas primeiras tentativas de sua implementação e raramente ou nunca alcançada.

Cascade muda isso por   introdução de OKRs Estratégicos: OKRs ligados ao   plano estratégico.

As empresas não implementam uma versão pura de OKRs. E a versão modificada mapeia perfeitamente quase todas as vezes com a estrutura do Cascade, que inclui as três peças principais de cada plano estratégico:

1. Metas
2. Métricas
3. Ações

Por que isso importa? Porque significa que você aproveita dois importantes benefícios da plataforma de execução de estratégia da Cascade.

Benefícios de rastrear OKRs com uma plataforma de execução de estratégia

Existe um monte de software OKR no mercado.

Alguns são melhores que outros, mas todos abordam os OKRs desde a concepção inicial do framework. A verdade é que a maioria das organizações que afirmam usar OKRs, na verdade, usam apenas partes da estrutura. Eles ajustam legitimamente a estrutura às suas necessidades.

O software OKR não atende a essas necessidades como uma plataforma de execução de estratégia. Especificamente, o Cascade oferece dois benefícios que atendem exatamente a essas necessidades.

1. Alinhamento Estratégico

Um problema muito comum com os OKRs é que eles reproduzem silos dentro de uma empresa. Portanto, departamentos individuais, como a equipe de vendas, podem usar OKRs, mas serem desconectados pelo quadro geral ou pelo trabalho de outros departamentos. O Cascade quebra o silo conectando o plano do departamento com o quadro geral e os OKRs com objetivos de mais alto nível. Ele alinha os OKRs com as prioridades estratégicas.

Como resultado, os membros da equipe sentem que seu trabalho se conecta à estratégia e que todos estão trabalhando para o mesmo objetivo (como indica nosso relatório de estratégia de 2022).

2. Flexibilidade

A plataforma de execução de estratégia da Cascade fornece clareza e visualização perspicaz para identificar objetivos e iniciativas que estão em risco. Atualizar ou mesmo alterar os planos e OKRs é simples, acomodando as necessidades em evolução da cultura estratégica da empresa.

Como resultado, todos os dados sobre o desempenho da estratégia estão em um só lugar, e você pode relaxar sabendo que não importa como suas necessidades estratégicas mudem, a plataforma pode oferecer suporte ao planejamento, rastreamento e geração de relatórios.

Promova uma cultura de foco

Estruturas de estratégia como OKRs e plataformas de execução de estratégia como Cascade não são balas de prata.

Se você deseja inovar por meio do estabelecimento de metas e alcançar um avanço no cenário competitivo, precisa tratar o Cascade e os OKRs como catalisadores ou ferramentas complementares no desenvolvimento de sua cultura estratégica. É por isso que eles são surpreendentemente eficazes e se encaixam muito bem em culturas de foco.

Você sabe que construiu uma cultura de foco quando há   responsabilidade organizacional   nutrido por   transparência   e um esforço constante para direcionar o foco para as coisas que mais importam.

A Cascade pode apoiá-lo em todas as etapas da jornada, desde a criação de uma cultura de foco até o rastreamento de OKRs. Agende uma demonstração conosco para saber mais sobre como nossa plataforma pode ajudá-lo.