กำจัด Micromanagement: แนะนำความเป็นเจ้าของโครงการเพื่อช่วยโลก

งานการจัดการที่ท้าทายที่สุดงานหนึ่งสำหรับผู้นำใหม่และผู้นำที่ช่ำชองคือการทำความเข้าใจวิธีการมอบหมายงานอย่างเหมาะสม ผู้ที่มีปัญหากับการมอบหมายงานมักปรากฏเป็นผู้จัดการรายย่อย ทำให้พนักงานรู้สึกถูกจับตามองและไม่ไว้วางใจ

พนักงานส่วนใหญ่ไม่ชอบการจัดการแบบไมโคร ดังนั้นจึงเป็นผลประโยชน์สูงสุดของคุณในฐานะผู้นำที่จะหยุดพฤติกรรมนี้ก่อนที่จะมีผลกระทบด้านลบ เช่น ขวัญกำลังใจต่ำ การขาดแรงจูงใจ และการลาออกของพนักงาน

การไว้วางใจให้ทีมของคุณเรียนรู้ ปรับปรุง และในที่สุดก็ทำงานอย่างอิสระเป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของคุณในฐานะผู้จัดการ แต่ความไว้วางใจอาจรู้สึกเหมือนละทิ้งการควบคุมในบางครั้ง หากคุณกังวลว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณปล่อยมือและให้ทีมของคุณมีอิสระมากขึ้น ให้พิจารณาว่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ทำ

จากการศึกษาของ Gallop 75% ของเหตุผลที่คนลาออกนั้นเป็นเพราะเจ้านายของพวกเขา ความไม่พอใจของพนักงานและในที่สุด การลาออกของพนักงานอาจเกิดขึ้นจากเจ้านายที่ไม่ได้ให้ความเป็นเจ้าของและเน้นที่อิทธิพลของบุคคลภายในองค์กรแทน

ทีมงานโครงการเชื่อมั่นในความสำคัญของงานที่มีให้กับลูกค้าและอาชีพของพวกเขา สุดท้าย คุณส่งมอบตามกำหนดเวลา เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับทั้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้า

เรื่องราวเชิงบวกเหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นง่ายๆ ความลับอยู่ในความเป็นเจ้าของโครงการ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างผู้จัดการโครงการและเจ้าของโครงการ?

เจ้าของโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบต่อความล้มเหลวหรือความสำเร็จของโครงการ ในขณะที่ผู้จัดการโครงการพยายามทำให้งานประจำวันเป็นเรื่องง่ายที่สุด

ในการบรรลุเป้าหมาย ทุกโครงการจำเป็นต้องมีผู้นำและผู้บริหาร ผู้จัดการโครงการและเจ้าของโครงการอยู่ที่ด้านบนสุดของลำดับชั้นการจัดการโครงการ ชื่อเรื่องมักใช้สลับกัน อย่างไรก็ตาม หน้าที่การงานของพวกเขาแตกต่างกันอย่างมาก

เมื่อเรามุ่งเน้นไปที่แนวคิดหลัก เราจะเข้าใจความแตกต่างระหว่างสองอาชีพนี้ได้ดีขึ้น

ความเป็นเจ้าของ เป็นความรับผิดชอบในระดับสูงในการได้รับเครดิตสำหรับความสำเร็จและการรับผิดชอบต่อความล้มเหลว นอกจากนี้ยังมีความรู้สึกถึงพลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการตัดสินใจครั้งใหญ่

เจ้าของโครงการคือผู้ที่มีวิสัยทัศน์ พวกเขาได้ระบุปัญหาและพร้อมที่จะแก้ไขปัญหา พวกเขาทำให้แน่ใจว่าโครงการเชื่อมโยงกับเป้าหมายที่ใหญ่กว่าขององค์กร รับเงินทุนจากผู้สนับสนุนโครงการ และส่งกรณีศึกษาทางธุรกิจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เจ้าของโครงการยังรวบรวมทีมโครงการและสร้างแรงบันดาลใจโดยช่วยให้พวกเขาตระหนักถึงคุณค่าของโครงการ รับฟังความคิดของพวกเขา และเสนอโอกาสให้พวกเขาเติบโต

การจัดการ หมายถึงการดำเนินการในแต่ละวันของบางสิ่งที่ควบคุมโดยผู้อื่นในที่สุด เช่น กลุ่มคน ทรัพย์สิน หรือโครงการ ผู้จัดการทำหน้าที่เป็นทั้งผู้ประสานงานและน้ำมันที่ช่วยให้ล้อหมุนได้

ผู้จัดการโครงการใช้วิสัยทัศน์และจัดระเบียบความพยายามในการบรรลุผล พวกเขาร่างขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายแต่ละขั้นและจัดสรรให้กับบุคคลที่เหมาะสม การวางแผนกำลังการผลิต การจัดการการขึ้นต่อกัน การวางแผนรายสัปดาห์ และการรายงานความคืบหน้าเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ

ต่อไปนี้อธิบายหน้าที่ของผู้จัดการโครงการและเจ้าของโครงการ:

• ผู้จัดการโครงการมีส่วนร่วมในกิจกรรมประจำวันของทีมผลิตภัณฑ์
• เจ้าของโครงการเป็นผู้ควบคุมโครงการโดยรวม

เจ้าของโครงการต้องตั้งคำถามว่า “โครงการนี้สำเร็จได้อย่างไร” “มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร”

ผู้จัดการโครงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามเกณฑ์ของเจ้าของโครงการ คำถามที่เจ้าของโครงการควรพิจารณาคือ “อย่างไร” และใคร?"

ยิ่งองค์กรใหญ่ขึ้นหรือเติบโตเต็มที่ ก็ยิ่งมีโอกาสที่แต่ละคนจะทำหน้าที่ต่างกัน ในธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางจำนวนมาก เจ้าของโครงการและผู้จัดการเป็นคนเดียวกัน อาจเป็นเรื่องที่น่ากลัว ดังนั้นพยายามมอบหมายธุรกิจให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อที่คุณจะได้ใช้เวลาอย่างน้อยสองในสามของเวลาไปกับโครงการ

วิธีการตัดสินใจว่าใครควรเป็นเจ้าของโครงการ?

• ตื่นเต้นกับโครงการ ความสำคัญ และผลลัพธ์ที่สำเร็จ
• สามารถอธิบายประโยชน์ของโครงการและรับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ได้รับผลกระทบโดยตรงจากผลของโครงการ

บทบาทของเจ้าของโครงการคืออะไร?

เจ้าของโครงการมีความรับผิดชอบทางธุรกิจในการดำเนินโครงการให้สำเร็จ ผู้จัดการโครงการรับผิดชอบ:

• ช่วยผู้จัดการโครงการในการให้ความเป็นผู้นำและดูแลการดำเนินกิจกรรมโครงการของทีม
• ทำหน้าที่เป็น “แชมป์” ให้กับโครงการร่วมกับผู้สนับสนุนโครงการ
• ช่วยผู้จัดการโครงการในการให้ความเป็นผู้นำในการสรุปโครงการ
• ส่งเสริมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอื่น ๆ ให้มีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน

พวกเขายังใช้วิจารณญาณในระดับสูง เช่น การจัดการความขัดแย้งเกี่ยวกับกลยุทธ์ทั่วไปหรือการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องมีและสิ่งที่ดี

ตัวอย่างความเป็นเจ้าของโครงการ

ตัวอย่างเช่น หากโครงการล่าช้ากว่ากำหนด เจ้าของโครงการต้องตัดสินใจว่าจะตัดขอบเขต ขยายตารางเวลา หรือรับสมัครพนักงานเพิ่มหรือไม่ ในทางกลับกัน ตัวเลือกการใช้งาน เช่น ว่าแคมเปญต้องมีหน้า Landing Page หรือบล็อกโพสต์ ควรปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องของทีมโครงการ

สมมติว่าทีมโครงการต้องการบริการของนักพัฒนาเว็บเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ ในกรณีนั้น เจ้าของโปรเจ็กต์จะร่วมมือกับใครก็ตามที่จัดการนักพัฒนาเว็บเพื่อตัดสินใจเรื่องลำดับความสำคัญสูงสุดของทีมและวิธีรักษาเวลาเจ็ดวันของใครบางคน ในทำนองเดียวกัน หากผู้จัดการโครงการต้องการความช่วยเหลือในการแก้การพึ่งพาหรือการแก้ปัญหาคอขวด เรื่องนี้สามารถส่งต่อไปยังเจ้าของโครงการได้

เหตุใดการเป็นเจ้าของโครงการจึงมีความสำคัญ

การดูแลโครงการมีประโยชน์หลายประการ ได้แก่ :

1. ความรู้สึกเป็นเจ้าของ

คุณต้องการให้พนักงานรู้สึกสบายใจในการทำงาน เพราะการเป็นเจ้าของคือสิ่งที่ช่วยให้พนักงานเป็นตัวของตัวเองได้

มีหลักฐานว่าการเน้นย้ำความเป็นเจ้าของโครงการอาจช่วยจัดระเบียบความคิดริเริ่มในการรวมสถานที่ทำงาน

ความเป็นเจ้าของโครงการมีความสำคัญสำหรับผู้ที่ไม่ได้รู้สึกมีส่วนร่วมกับที่ทำงานเป็นประจำ พนักงานเชื่อว่าบริษัทใส่ใจพวกเขาเมื่อรู้สึกเชื่อมโยงกันโดยสิ้นเชิง

2. เป้าหมายและการจัดตำแหน่งงาน

พนักงานของคุณเข้าใจว่าพวกเขากำลังจะไปไหน? มิฉะนั้น พนักงานของคุณอาจขาดแรงจูงใจส่วนตัวเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร โชคดีที่ความเป็นเจ้าของโครงการนำทุกคนมารวมกันและผลักดันให้ทุกคนไปในทิศทางเดียวกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้บริหารสร้างวัฒนธรรมองค์กรตามภารกิจ วิสัยทัศน์ ค่านิยม และเป้าหมาย

3. Eludes Micromanagement

Micromanagement สามารถทำให้รูปแบบการจัดการของคุณเสียขวัญได้ นี่เป็นเรื่องปกติเมื่อผู้บังคับบัญชาไม่ทราบถึงภาระหน้าที่ของตน

ความเป็นเจ้าของโครงการทำให้คุณสามารถจัดหาเวลาและพื้นที่ที่จำเป็นสำหรับพนักงานของคุณเพื่อความอยู่รอดและเติบโต

ส่งผลให้พนักงานทำงานหนักและไม่ฉวยโอกาสจากการขาดการควบคุมดูแล

ความเป็นเจ้าของโครงการขจัดความจำเป็นในการตรวจสอบกิจกรรมและการดำเนินการของพนักงานอย่างต่อเนื่อง และขอรายงานความคืบหน้าจากพวกเขา

ด้วยเหตุนี้ คุณจะสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมที่พนักงานแสวงหาความรับผิดชอบและทำหน้าที่เป็นเจ้าของธุรกิจ

4. ทำให้ทีมรู้สึกเป็นเจ้าของ

เจ้าของธุรกิจต้องการพนักงานที่คิดแบบผู้ประกอบการ เนื่องจากพนักงานประเภทนี้มองว่าบริษัทเป็นส่วนเสริมของตนเอง ในทางกลับกัน พวกเขาไม่สามารถคิดเหมือนเจ้าของได้ หากได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นพนักงาน

ดังนั้น คุณต้องคิดหาวิธีที่จะช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจถึงความสำคัญของการทำงานให้เสร็จลุล่วงและยอมรับความรับผิดชอบสำหรับโครงการ

จะเป็นเจ้าของโครงการที่ดีได้อย่างไร

เจ้าของโครงการที่ประสบความสำเร็จจะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้ซึ่งจำเป็นสำหรับผู้นำโครงการที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง

1. ทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม

เราจะเริ่มต้นด้วยสิ่งนี้เพราะมันสำคัญที่สุดอย่างไม่ต้องสงสัย การสื่อสารอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพในขณะที่เป็นผู้นำโครงการหรือทีมใด ๆ เป็นสิ่งสำคัญ

เจ้าของโครงการต้องสามารถถ่ายทอดวิสัยทัศน์และอธิบายวัตถุประสงค์ของโครงการในลักษณะที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

2. ความซื่อสัตย์

ผู้จัดการโครงการกำหนดมาตรฐานให้ทีมที่เหลือปฏิบัติตามในหลาย ๆ ด้าน และเจ้าของที่ดีที่สุดคือผู้ที่คนอื่นรู้สึกว่าสามารถไว้วางใจได้เพราะพวกเขาทำหน้าที่อย่างมืออาชีพอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อทีมของคุณเข้าใจความพยายามที่สม่ำเสมอของคุณในโครงการ พวกเขาจะเคารพคุณมากขึ้นและบรรยากาศการทำงานทั่วไปจะมีความสุขและมีประสิทธิผลมากขึ้น

3. ความหลงใหล

ขออภัยหากเราทำสิ่งนี้ขึ้นเพื่อคุณ แต่เจ้าของโครงการที่มืดมนและไม่ดีจะทำให้ทีมใด ๆ เสียเสถียรภาพอย่างแน่นอน

การรับฟังทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการรับคำติชมจากลูกค้า เปิดรับแนวคิดใหม่ๆ และเข้าใจปัญหาต่างๆ เนื่องจากทุก "ปัญหาทางธุรกิจ" หรือ "อุปสรรคด้านเทคโนโลยี" เป็นปัญหาของคน จึงต้องเข้าหาวิธีแก้ไขด้วยความเห็นอกเห็นใจและความเห็นอกเห็นใจ

4. การคิดอย่างมีวิจารณญาณ

ในสถานการณ์ที่สมบูรณ์แบบ ด้วยการวางแผนที่เข้มงวดตั้งแต่เริ่มแรกและมีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับทุกคนที่จะมุ่งมั่น ทุกโครงการจะดำเนินไปโดยไม่มีข้อผิดพลาด

อย่างไรก็ตาม อย่างที่เราทราบกันดีว่า ชีวิตไม่ได้ราบรื่นเสมอไป และความท้าทายต้องได้รับการยอมรับและพิชิตเพื่อให้โครงการเสร็จทันเวลา

เจ้าของโครงการไม่จำเป็นต้องค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดเสมอไป (แม้ว่าจะเป็นประโยชน์ก็ตาม) เนื่องจากสมาชิกในทีมคนอื่นอาจมีความสามารถที่เหมาะสมกว่าในการจัดการกับปัญหาใดปัญหาหนึ่งโดยเฉพาะ

5. ความสามารถ

เจ้าของโครงการต้องมีความรู้ในเรื่องของตนและสามารถแสดงให้ทีมเห็นได้ คาดว่าจะเกิดภัยพิบัติหากคุณอยู่ในการควบคุมของกลุ่มบุคคลที่คิดว่าคุณไม่รู้จักก้นของคุณจากข้อศอกของคุณ

6. ความสามารถในการมอบหมาย

การกระจายงานไปยังบุคคลที่เหมาะสมเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ

สิ่งนี้ต้องการการทำความรู้จักกับคนกลุ่มหนึ่งให้ดีพอที่จะรับรู้และเข้าใจพรสวรรค์และความสามารถเฉพาะตัวของพวกเขา ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถมอบหมายงานที่ถูกต้องให้กับบุคคลที่เหมาะสมและได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

จากผลสำรวจของ Gallup พบว่า 90% ของบริษัทระดับโลกที่นำแนวทางการจัดการที่เน้นความแข็งแกร่งมาใช้นั้นมียอดขาย กำไร การมีส่วนร่วมของลูกค้า และพนักงานที่มีส่วนร่วมเพิ่มขึ้น เมื่อผู้นำใช้ประโยชน์จากจุดแข็งของสมาชิกในทีม ทุกคนก็ได้รับประโยชน์

5 เคล็ดลับสำหรับเจ้าของโครงการที่คุณควรปฏิบัติตามในปี 2565

1. รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องดูแลทุกด้านของโครงการและรับประกันว่าจะบรรลุเป้าหมายสุดท้ายตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

ในการเริ่มต้น ให้ระบุขอบเขตของโครงการ – งานที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อบรรลุเป้าหมายสุดท้าย

2. เลือกทีมในอุดมคติของคุณ

คุณจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายของโครงการได้ ไม่ว่าคุณจะพยายามแค่ไหนถ้าไม่มีทีมที่เหมาะสม

อันที่จริง ความสำเร็จของโครงการถูกกำหนดโดยประสบการณ์และความสามารถของสมาชิกในทีม นี่คือเหตุผลว่าทำไมการรวบรวมทีมที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จึงเป็นสิ่งสำคัญ

3. ใช้แผนผังองค์กร

แผนผังองค์กรจะแสดงภาพกราฟิกของโครงสร้างทีมของคุณ

แสดงให้เห็นถึงบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงาน ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและจัดทรัพยากรและความสามารถที่มีอยู่ และเลือกสมาชิกในทีมที่ดีที่สุดก่อนที่จะมอบหมายงาน

4. จัดหาทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดให้กับทีมของคุณ

ความรับผิดชอบพื้นฐานของผู้จัดการโครงการคือการตอบสนองความต้องการของทีมงานโครงการ คุณต้องแก้ไขปัญหาทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมงในห้องประชุม อุปกรณ์ หรือปัญหาสุขภาพของสมาชิกในทีมโครงการ

5. เน้นการสื่อสารในทีม

เมื่อทีมทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน จะต้องมีสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมสามารถโต้ตอบกันได้สำเร็จ แทนที่จะวางไว้ในห้องเดียวกัน การเพิ่มการสื่อสารระหว่างพวกเขาทำได้ง่ายกว่าด้วยการใช้บริการการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ เช่น Skype หรือ Slack

คุณยังสามารถตรวจสอบเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อีกด้วย

ไปยังคุณ

การเป็นเจ้าของโครงการที่ประสบความสำเร็จไม่ใช่การเดินเล่นในสวนสาธารณะ...

การรู้ด้านทฤษฎีของการเป็นเจ้าของโครงการเป็นสิ่งหนึ่ง แต่ถ้าคุณรู้เนื้อหาของคุณและมีคุณสมบัติทั้งหมด (หรือส่วนใหญ่) ในรายการนี้ คุณสามารถทำได้ร่วมกัน