Livre-se do microgerenciamento: introduza a propriedade do projeto para salvar o dia

Uma das tarefas de gerenciamento mais desafiadoras para líderes novos e experientes é entender como delegar adequadamente. Aqueles que lutam com a delegação frequentemente aparecem como microgerentes, fazendo com que seus funcionários se sintam observados e desconfiados.

A maioria dos funcionários não gosta de ser microgerenciado. Portanto, é do seu interesse como líder interromper esse comportamento antes que ele tenha consequências negativas, como baixa moral, falta de motivação e rotatividade de pessoal.

Confiar em sua equipe para aprender, melhorar e, eventualmente, funcionar de forma independente é parte de sua responsabilidade como gerente, mas às vezes a confiança pode parecer uma renúncia ao controle. Se você está preocupado com o que pode acontecer se você soltar o controle e dar mais liberdade à sua equipe, considere o que pode acontecer se você não o fizer.

De acordo com um estudo da Gallop, 75% dos motivos pelos quais as pessoas desistem são devidos aos seus chefes. A insatisfação da equipe e, eventualmente, a rotatividade de funcionários podem ocorrer de um chefe que não fornece propriedade e, em vez disso, enfatiza a influência individual dentro de uma organização.

A equipe do projeto está convencida pela importância da tarefa para os clientes e suas carreiras. Finalmente, você cumpriu o cronograma, para o deleite das partes interessadas e dos clientes.

Essas histórias positivas não surgem simplesmente. O segredo está na propriedade do projeto.

Qual é a diferença entre um gerente de projeto e um proprietário de projeto?

Os proprietários do projeto são responsáveis ​​pelo fracasso ou realização do projeto, enquanto os gerentes de projeto se esforçam para tornar as tarefas do dia-a-dia tão fáceis quanto possível.

Para executar uma meta, todo projeto precisa de um líder e gerenciamento. O gerente de projeto e o proprietário do projeto estão no topo da hierarquia de gerenciamento de projetos. Os títulos são frequentemente usados ​​de forma intercambiável. No entanto, suas funções profissionais diferem significativamente.

Quando nos concentramos nas ideias centrais, podemos entender melhor as diferenças entre essas duas carreiras.

A propriedade é um alto nível de responsabilidade para ganhar crédito pelo sucesso e ser responsabilizado pelo fracasso. Há também uma sensação de poder, especialmente quando grandes escolhas estão sendo feitas.

O dono do projeto é quem tem a visão. Eles identificaram o problema e estão preparados para resolvê-lo. Eles garantem que o projeto esteja vinculado aos objetivos maiores da organização, obtenham financiamento de um patrocinador do projeto e entreguem o business case às partes interessadas. O proprietário do projeto também reúne a equipe do projeto e os inspira, ajudando-os a perceber o valor do projeto, ouvindo suas ideias e oferecendo oportunidades para que cresçam.

Gestão refere-se às operações do dia-a-dia de algo controlado por outra pessoa, como um grupo de pessoas, uma propriedade ou um projeto. Os gerentes servem como ligações e como o petróleo que mantém as rodas girando.

Os gerentes de projeto pegam a visão e organizam o esforço para torná-la realidade. Eles esboçam os passos necessários para atingir cada marco e os alocam aos indivíduos apropriados. Planejamento de capacidade, gerenciamento de dependências, planejamento semanal e relatórios de progresso são responsabilidades do gerente de projeto.

O seguinte descreve os deveres do gerente de projeto e do proprietário do projeto:

• O gerente de projeto está envolvido nas atividades diárias da equipe de produto.
• O proprietário do projeto está no controle de todo o projeto.

O proprietário do projeto deve questionar: “O que este projeto está realizando?” “Qual a importância disso para a organização?”

O gerente de projeto garante que os critérios do proprietário do projeto sejam atendidos. As perguntas que um proprietário de projeto deve considerar são “Como?” e quem?"

Quanto maior ou mais madura a organização, mais provável é que pessoas diferentes ocupem tarefas diferentes. Em muitas pequenas e médias empresas, o proprietário e o gerente do projeto são as mesmas pessoas. Pode ser assustador, então tente delegar o máximo de negócios possível para que você possa dedicar pelo menos dois terços do seu tempo ao projeto.

Como decidir quem deve ser o proprietário do projeto?

• Animado com o projeto, sua importância e as entregas finais
• Capaz de explicar os benefícios do projeto e obter o apoio das partes interessadas
• É impactado diretamente pelos resultados do projeto

Qual é o papel de um proprietário de projeto?

O proprietário do projeto tem a responsabilidade comercial pela execução bem-sucedida do projeto. O Gerente de Projetos é responsável por:

• Auxiliar o gerente de projeto a fornecer liderança e supervisionar a execução das atividades do projeto pela equipe
• Atua como “campeão” do projeto em parceria com o patrocinador do projeto
• Auxiliar o gerente de projeto a dar liderança para a conclusão do projeto
• Incentive outras partes interessadas do projeto a se envolverem ativamente

Eles também fazem julgamentos de alto nível, como resolver um desacordo sobre a estratégia geral ou priorizar itens obrigatórios versus itens agradáveis.

Exemplo de propriedade do projeto

Por exemplo, se um projeto atrasar o cronograma, o proprietário do projeto deve determinar se deve cortar o escopo, estender o cronograma ou recrutar trabalhadores extras. As escolhas de implementação, por outro lado, como se uma campanha precisa de uma página de destino ou uma postagem no blog, devem ser deixadas para os especialistas no assunto da equipe do projeto.

Suponha que a equipe do projeto precise dos serviços de um desenvolvedor web por uma semana. Nesse caso, o proprietário do projeto colaborará com quem gerencia os desenvolvedores da Web para decidir as principais prioridades de sua equipe e como garantir sete dias do tempo de alguém. Da mesma forma, se o gerente de projeto precisar de ajuda para desembaraçar dependências ou desobstruir um gargalo, o assunto pode ser escalado para o proprietário do projeto.

Por que a propriedade do projeto é importante?

Assumir o comando de um projeto tem vários benefícios, incluindo:

1. Um Senso de Pertencimento

Você quer que seus funcionários se sintam confortáveis ​​no trabalho. Isso ocorre porque o pertencimento é o que permite que os funcionários sejam eles mesmos.

Há evidências de que enfatizar a propriedade do projeto pode ajudar a organizar iniciativas de inclusão no local de trabalho.

A propriedade do projeto é significativa para pessoas que regularmente não se sentem incluídas no trabalho. Os funcionários acreditam que uma empresa se preocupa com eles quando se sentem totalmente conectados.

2. Alinhamento de Objetivos e Trabalho

Sua equipe entende para onde está indo? Caso contrário, sua equipe pode não ter motivação pessoal para atingir as metas de sua organização. Felizmente, a propriedade do projeto une todos e empurra todos na mesma direção. Também permite que a administração estabeleça uma cultura corporativa baseada em sua missão, visão, valores e objetivos.

3. Elude o microgerenciamento

O microgerenciamento pode desmoralizar seu estilo de gestão. Isso é comum quando os supervisores não estão informados sobre suas obrigações.

A propriedade do projeto permite que você forneça à sua equipe o tempo e o espaço necessários para sobreviver e crescer.

Como resultado, os funcionários trabalharão duro e não aproveitarão a falta de supervisão.

A propriedade do projeto elimina a necessidade de monitorar continuamente as atividades e ações de seus funcionários e buscar relatórios de progresso deles.

Como consequência, você poderá promover uma cultura na qual os funcionários buscam responsabilidade e atuam como proprietários de negócios.

4. Dá à equipe um senso de propriedade

Os empresários desejam funcionários que pensem como empreendedores. Isso porque esse tipo de funcionário vê a empresa como uma extensão de si mesmo. Por outro lado, não podem pensar como donos se forem tratados como empregados.

Como resultado, você deve criar um método para ajudar sua equipe a internalizar a importância de terminar uma tarefa e aceitar a responsabilidade pelo projeto.

Como se tornar um bom dono de projeto?

Um proprietário de projeto bem-sucedido deve possuir uma combinação das seguintes características essenciais para qualquer líder de projeto genuinamente eficaz.

1. Habilidades de comunicação excepcionais

Vamos começar por este porque é, sem dúvida, o mais significativo. Comunicar-se de forma clara e eficaz ao liderar qualquer projeto ou equipe é essencial.

Os proprietários do projeto devem ser capazes de transmitir suas visões e descrever o propósito de um projeto de uma forma que todos possam entender de forma rápida e simples.

2. Honestidade

O gerente de projeto, de muitas maneiras, define o padrão para o resto da equipe seguir, e o melhor proprietário é aquele em quem os outros sentem que podem confiar porque agem consistentemente profissionalmente.

Quando sua equipe entender seus esforços consistentes para o projeto, eles terão mais respeito por você, e o ambiente geral de trabalho será mais feliz e produtivo.

3. Paixão

Pedimos desculpas se explodimos isso para você, mas um proprietário de projeto sombrio e negativo certamente desestabilizaria qualquer equipe.

Ouvir sua equipe é essencial para obter feedback do cliente, estar aberto a novas ideias e compreender quaisquer dificuldades. Como toda “dificuldade de negócios” ou “impedimento tecnológico” é um problema de pessoas, as soluções devem ser abordadas com compaixão e empatia.

4. Pensamento Crítico

Em um cenário perfeito, com um planejamento rigoroso desde o início e uma meta claramente definida para todos, todos os projetos seriam executados sem falhas.

No entanto, como todos sabemos, a vida nem sempre é tranquila, e os desafios devem ser aceitos e conquistados para que um projeto seja concluído a tempo.

Nem sempre é obrigação do proprietário do projeto encontrar a melhor solução para cada problema (embora isso seja benéfico) porque outro membro da equipe pode ter habilidades mais adequadas para lidar com qualquer problema específico.

5. Competência

Um proprietário de projeto deve ter conhecimento em seu assunto e ser capaz de demonstrá-lo para sua equipe. Espere um desastre se você estiver no comando de um grupo de indivíduos que pensam que você não conhece o seu traseiro do seu cotovelo.

6. Capacidade de Delegar

A distribuição de tarefas para as pessoas adequadas é um componente crítico da responsabilidade do gerente de projeto.

Isso requer conhecer um grupo de pessoas bem o suficiente para reconhecer e entender seus talentos e habilidades únicos. Com essas informações, você pode atribuir as tarefas corretas às pessoas certas e obter os melhores resultados possíveis.

De acordo com uma pesquisa da Gallup, 90% das empresas globais que adotaram práticas de gerenciamento baseadas em força viram aumento nas vendas, lucro, envolvimento do cliente e funcionários engajados. Quando os líderes capitalizam os pontos fortes dos membros de sua equipe, todos se beneficiam.

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1. Compile todos os dados relacionados ao projeto.

Como gerente de projeto, você deve supervisionar todos os aspectos do projeto e garantir que o objetivo final seja alcançado no prazo e dentro do orçamento.

Para começar, identifique o escopo do projeto – o trabalho que deve ser realizado para atingir o objetivo final.

2. Escolha sua equipe ideal

Você não será capaz de cumprir a meta do seu projeto, não importa o quanto você tente, se a equipe certa não estiver no lugar.

Na verdade, o sucesso do projeto é determinado pelas experiências e habilidades dos membros da equipe. É por isso que montar a maior equipe possível é crucial.

3. Utilize um organograma

Os organogramas fornecem uma representação gráfica da estrutura de sua equipe.

Ele ilustra as funções e responsabilidades da equipe, facilitando a organização e o alinhamento dos recursos e talentos disponíveis e a escolha dos melhores membros da equipe antes de atribuir tarefas.

4. Forneça todos os recursos necessários à sua equipe

A responsabilidade fundamental de um gerente de projeto é atender às demandas da equipe do projeto. Você deve abordar todos os problemas, seja mais horas de sala de conferência, equipamentos ou problemas de saúde de um membro da equipe do projeto.

5. Foco na comunicação da equipe

Quando uma equipe trabalha em conjunto para atingir um objetivo comum, deve haver um ambiente no qual os membros da equipe possam interagir com sucesso uns com os outros. Em vez de colocá-los na mesma sala, é mais fácil aumentar a comunicação entre eles usando serviços de colaboração online, como Skype ou Slack.

Você também pode conferir algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos.

Para você

Ser um proprietário de projeto de sucesso não é um passeio no parque…

Conhecer o lado teórico da propriedade do projeto é uma coisa, mas se você conhece suas coisas e possui todas (ou a maioria) das qualidades desta lista, pode fazê-lo em conjunto.