Deshágase de la microgestión: presente la propiedad del proyecto para salvar el día

Una de las tareas de gestión más desafiantes para los líderes nuevos y experimentados es comprender cómo delegar adecuadamente. Los que luchan con la delegación suelen aparecer como microgerentes, lo que hace que su personal se sienta vigilado y desconfiado.

A la mayoría de los empleados no les gusta que los microgestionen. Por lo tanto, lo mejor para usted como líder es detener este comportamiento antes de que tenga consecuencias negativas, como baja moral, falta de motivación y rotación de personal.

Confiar en su equipo para aprender, mejorar y, finalmente, funcionar de forma independiente es parte de su responsabilidad como gerente, pero la confianza puede sentirse como renunciar al control a veces. Si le preocupa lo que podría pasar si suelta el agarre y le da más libertad a su equipo, considere lo que podría pasar si no lo hace.

Según un estudio de Gallop, el 75 % de las razones por las que las personas renuncian se deben a sus jefes. La insatisfacción del personal y, eventualmente, la rotación de empleados puede deberse a un jefe que no proporciona propiedad y, en cambio, enfatiza la influencia individual dentro de una organización.

El equipo del proyecto está convencido de la importancia de la tarea para los clientes y sus carreras. Finalmente, entregó a tiempo, para el deleite tanto de las partes interesadas como de los clientes.

Estas historias positivas no emergen simplemente. El secreto está en la propiedad del proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre un Project Manager y un Project Owner?

Los propietarios del proyecto son responsables del fracaso o logro del proyecto, mientras que los gerentes de proyecto se esfuerzan por hacer que las tareas diarias sean lo más fáciles posible.

Para ejecutar una meta, cada proyecto necesita un líder y una gerencia. El director del proyecto y el propietario del proyecto se encuentran en la parte superior de la jerarquía de gestión del proyecto. Los títulos se utilizan con frecuencia indistintamente. Sin embargo, sus funciones profesionales difieren significativamente.

Cuando nos enfocamos en las ideas centrales, podemos comprender mejor las diferencias entre estas dos carreras.

La propiedad es un alto nivel de responsabilidad para obtener crédito por el éxito y ser responsable por el fracaso. También hay una sensación de poder, especialmente cuando se toman decisiones importantes.

El propietario del proyecto es el que tiene la visión. Han identificado el problema y están preparados para abordarlo. Se aseguran de que el proyecto esté vinculado con los objetivos más amplios de la organización, obtienen financiación de un patrocinador del proyecto y entregan el caso comercial a las partes interesadas. El propietario del proyecto también reúne al equipo del proyecto y los inspira ayudándolos a darse cuenta del valor del proyecto, escuchando sus ideas y ofreciéndoles oportunidades para crecer.

La administración se refiere a las operaciones diarias de algo que en última instancia está controlado por otra persona, como un grupo de personas, una propiedad o un proyecto. Los gerentes sirven como enlaces y como el aceite que mantiene las ruedas girando.

Los gerentes de proyecto toman la visión y organizan el esfuerzo para llevarla a cabo. Esbozan los pasos necesarios para alcanzar cada hito y los asignan a las personas adecuadas. La planificación de la capacidad, la gestión de dependencias, la planificación semanal y los informes de progreso son responsabilidades del director del proyecto.

A continuación se describen las funciones del director del proyecto y del propietario del proyecto:

• El gerente de proyecto está involucrado en las actividades diarias del equipo de producto.
• El propietario del proyecto tiene el control de todo el proyecto.

El propietario de un proyecto debe preguntarse: "¿Qué está logrando este proyecto?" “¿Qué tan importante es para la organización?”

El director del proyecto se asegura de que se cumplan los criterios del propietario del proyecto. Las preguntas que un propietario de proyecto debe considerar son "¿Cómo?" ¿y quien?"

Cuanto más grande o más madura sea la organización, más probable es que diferentes personas ocupen diferentes tareas. En muchas pequeñas y medianas empresas, el propietario y el administrador del proyecto son las mismas personas. Puede ser desalentador, así que intente delegar tantos negocios como sea posible para poder dedicar al menos dos tercios de su tiempo al proyecto.

¿Cómo decidir quién debe ser el propietario del proyecto?

• Entusiasmado con el proyecto, su importancia y los entregables finales
• Capaz de explicar los beneficios del proyecto y obtener el apoyo de las partes interesadas
• Se ve afectado directamente por los resultados del proyecto.

¿Cuál es el papel de un propietario de proyecto?

El propietario del proyecto tiene la responsabilidad comercial de la ejecución exitosa del proyecto. El Project Manager se encarga de:

• Ayudar al director del proyecto a proporcionar liderazgo y supervisar la ejecución de las actividades del proyecto por parte del equipo.
• Sirve como un "campeón" para el proyecto en sociedad con el patrocinador del proyecto
• Ayudar al gerente del proyecto a brindar liderazgo hacia la conclusión del proyecto.
• Alentar a otras partes interesadas del proyecto a participar activamente

También emiten juicios de alto nivel, como resolver un desacuerdo sobre la estrategia general o priorizar lo imprescindible frente a lo agradable.

Ejemplo de propiedad del proyecto

Por ejemplo, si un proyecto se retrasa, el propietario del proyecto debe determinar si reducir el alcance, ampliar el cronograma o contratar trabajadores adicionales. Las opciones de implementación, por otro lado, como si una campaña necesita una página de inicio o una publicación de blog, deben dejarse en manos de los especialistas en la materia del equipo del proyecto.

Supongamos que el equipo del proyecto necesita los servicios de un desarrollador web durante una semana. En ese caso, el propietario del proyecto colaborará con quien administre a los desarrolladores web para decidir las principales prioridades de su equipo y cómo asegurar siete días del tiempo de alguien. De manera similar, si el gerente del proyecto requiere asistencia para desenredar las dependencias o destapar un cuello de botella, el asunto se puede derivar al propietario del proyecto.

¿Por qué es importante la propiedad del proyecto?

Hacerse cargo de un proyecto tiene varios beneficios, entre ellos:

1. Un sentido de pertenencia

Quiere que sus empleados se sientan cómodos en el trabajo. Esto se debe a que la pertenencia es lo que permite a los empleados ser ellos mismos.

Existe evidencia de que enfatizar la propiedad del proyecto podría ayudar a organizar iniciativas de inclusión en el lugar de trabajo.

La propiedad del proyecto es importante para las personas que normalmente no se sienten incluidas en el trabajo. Los empleados creen que una empresa se preocupa por ellos cuando se sienten totalmente conectados.

2. Alineación de objetivos y trabajo

¿Su personal entiende hacia dónde se dirige? De lo contrario, su personal puede carecer de motivación personal para alcanzar las metas de su organización. Afortunadamente, la propiedad del proyecto une a todos y empuja a todos en la misma dirección. También permite a la gerencia establecer una cultura corporativa basada en su misión, visión, valores y metas.

3. Elude la microgestión

La microgestión puede desmoralizar su estilo de gestión. Esto es común cuando los supervisores no están informados de sus obligaciones.

La propiedad del proyecto le permite proporcionar a su personal el tiempo y el espacio necesarios para sobrevivir y crecer.

Como resultado, los empleados trabajarán duro y no aprovecharán la falta de supervisión.

La propiedad del proyecto elimina la necesidad de monitorear continuamente las actividades y acciones de sus empleados y buscar informes de progreso de ellos.

Como consecuencia, podrá fomentar una cultura en la que los empleados busquen la rendición de cuentas y actúen como dueños de negocios.

4. Le da al equipo un sentido de propiedad

Los dueños de negocios desean empleados que piensen como empresarios. Esto se debe a que este tipo de empleado ve a la empresa como una extensión de sí mismo. Por otro lado, no pueden pensar como dueños si son tratados como empleados.

Como resultado, debe idear un método para ayudar a su equipo a internalizar la importancia de terminar una tarea y aceptar la responsabilidad del proyecto.

¿Cómo convertirse en un buen propietario de proyecto?

Un propietario de proyecto exitoso debe poseer una combinación de las siguientes características esenciales para cualquier líder de proyecto genuinamente eficaz.

1. Habilidades de comunicación excepcionales

Empezaremos por este porque sin duda es el más significativo. Comunicarse de manera clara y efectiva mientras se lidera cualquier proyecto o equipo es esencial.

Los propietarios de proyectos deben poder transmitir sus visiones y describir el propósito de un proyecto de una manera que todos puedan entender de forma rápida y sencilla.

2. Honestidad

El gerente de proyecto, en muchos sentidos, establece el estándar a seguir por el resto del equipo, y el mejor propietario es aquel en quien los demás sienten que pueden confiar porque actúan de manera profesional de manera consistente.

Cuando su equipo comprenda sus esfuerzos constantes en el proyecto, le tendrán más respeto y el ambiente de trabajo general será más feliz y productivo.

3. Pasión

Pedimos disculpas si le hicimos estallar esto, pero un propietario de proyecto pesimista y negativo seguramente desestabilizaría a cualquier equipo.

Escuchar a su equipo es esencial para recibir comentarios de los clientes, estar abierto a nuevas ideas y comprender cualquier dificultad. Dado que cada “dificultad comercial” o “impedimento tecnológico” es un problema de personas, las soluciones deben abordarse con compasión y empatía.

4. Pensamiento crítico

En un escenario perfecto, con una planificación rigurosa desde el principio y un objetivo claramente establecido por el que todos deben esforzarse, todos los proyectos se desarrollarían sin problemas.

Sin embargo, como todos sabemos, la vida no siempre es fácil y los desafíos deben aceptarse y conquistarse para que un proyecto se complete a tiempo.

No siempre es obligación del propietario del proyecto encontrar la mejor solución para cada problema (aunque esto sería beneficioso) porque otro miembro del equipo puede tener habilidades más adecuadas para tratar cualquier problema en particular.

5. Competencia

El propietario de un proyecto debe tener conocimientos en su tema y poder demostrárselo a su equipo. Espere un desastre si está al mando de un grupo de personas que piensan que no conoce su parte inferior de su codo.

6. Capacidad para delegar

La distribución de tareas a las personas adecuadas es un componente crítico de la responsabilidad del director del proyecto.

Esto requiere conocer a un grupo de personas lo suficientemente bien como para reconocer y comprender sus talentos y habilidades únicos. Con esta información, puede asignar las tareas correctas a las personas adecuadas y obtener los mejores resultados posibles.

Según una encuesta de Gallup, el 90 % de las empresas globales que adoptaron prácticas de gestión basadas en las fortalezas experimentaron un aumento de las ventas, las ganancias, la participación de los clientes y empleados comprometidos. Cuando los líderes aprovechan las fortalezas de los miembros de su equipo, todos se benefician.

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1. Recopilar todos los datos relacionados con el proyecto.

Como director de proyecto, debe supervisar todos los aspectos del proyecto y garantizar que el objetivo final se cumpla a tiempo y dentro del presupuesto.

Para comenzar, identifique el alcance del proyecto: el trabajo que se debe realizar para alcanzar la meta final.

2. Elige tu equipo ideal

No podrá cumplir con la meta de su proyecto sin importar cuánto lo intente si no cuenta con el equipo adecuado.

De hecho, el éxito del proyecto está determinado por las experiencias y habilidades de los miembros del equipo. Por eso es crucial reunir el mayor equipo posible.

3. Utiliza un organigrama

Los organigramas le brindan una representación gráfica de la estructura de su equipo.

Ilustra las funciones y responsabilidades del personal, lo que facilita la organización y alineación de los recursos y talentos disponibles y la elección de los mejores miembros del equipo antes de asignar tareas.

4. Proporcione todos los recursos necesarios a su equipo

La responsabilidad fundamental de un gerente de proyecto es atender las demandas del equipo del proyecto. Debe abordar todos los problemas, ya sean más horas de sala de conferencias, equipos o el problema de salud de un miembro del equipo del proyecto.

5. Centrarse en la comunicación del equipo

Cuando un equipo trabaja en conjunto para lograr un objetivo común, debe haber un entorno en el que los miembros del equipo puedan interactuar con éxito entre sí. En lugar de ponerlos en la misma habitación, es más fácil impulsar la comunicación entre ellos mediante el uso de servicios de colaboración en línea como Skype o Slack.

También puede consultar algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos.

A ti

Ser propietario de un proyecto exitoso no es un paseo por el parque...

Conocer el lado teórico de la propiedad del proyecto es una cosa, pero si sabe lo que hace y posee todas (o la mayoría) de las cualidades de esta lista, puede hacerlo de manera concertada.