Scăpați de micromanagement: introduceți calitatea de proprietar al proiectului pentru a salva ziua

Una dintre cele mai dificile sarcini de management pentru liderii noi și experimentați este înțelegerea modului de a delega în mod corespunzător. Cei care se luptă cu delegarea apar frecvent ca micromanageri, ceea ce face ca personalul lor să se simtă urmărit și neîncrezător.

Majoritatea angajaților nu le place să fie microgestionați. Prin urmare, este în interesul tău ca lider să oprești acest comportament înainte ca acesta să aibă consecințe negative, cum ar fi moralul scăzut, lipsa de motivație și schimbarea personalului.

A avea încredere în echipa ta pentru a învăța, a se îmbunătăți și, în cele din urmă, a funcționa independent, face parte din responsabilitatea ta ca manager, dar încrederea ar putea simți uneori ca și cum ai renunțat la control. Dacă ești îngrijorat de ce s-ar putea întâmpla dacă îți renunți și îi dai echipei tale mai multă libertate, gândește-te la ce s-ar putea întâmpla dacă nu o faci.

Potrivit unui studiu Gallop, 75% din motivele pentru care oamenii renunță se datorează șefilor lor. Nemulțumirea personalului și, în cele din urmă, schimbarea de afaceri a angajaților pot apărea de la un șef care nu asigură proprietatea și, în schimb, subliniază influența individuală în interiorul unei organizații.

Echipa de proiect este convinsă de importanța misiunii pentru clienți și cariera lor. În cele din urmă, ați livrat la termen, spre bucuria părților interesate și a clienților.

Aceste povești pozitive nu apar pur și simplu. Secretul constă în Proprietatea Proiectului.

Care este diferența dintre un manager de proiect și un proprietar de proiect?

Proprietarii de proiect sunt responsabili pentru eșecul sau realizarea proiectului, în timp ce managerii de proiect se străduiesc să facă sarcinile de zi cu zi cât mai ușoare posibil.

Pentru a îndeplini un obiectiv, fiecare proiect are nevoie de un lider și de un management. Managerul de proiect și proprietarul proiectului se află în fruntea ierarhiei managementului de proiect. Titlurile sunt frecvent folosite în mod interschimbabil. Cu toate acestea, funcțiile lor profesionale diferă semnificativ.

Când ne concentrăm pe ideile de bază, putem înțelege mai bine diferențele dintre aceste două cariere.

Proprietatea este un nivel ridicat de responsabilitate în obținerea creditului pentru succes și a fi tras la răspundere pentru eșec. Există, de asemenea, un sentiment de putere, mai ales atunci când se fac alegeri mari.

Proprietarul proiectului este cel care are viziunea. Ei au identificat problema și sunt pregătiți să o rezolve. Aceștia se asigură că proiectul este legat de obiectivele mai mari ale organizației, obțin finanțare de la un sponsor al proiectului și prezintă cazul de afaceri părților interesate. De asemenea, proprietarul proiectului reunește echipa de proiect și îi inspiră asistându-i în realizarea valorii proiectului, ascultându-le ideile și oferindu-le oportunități de dezvoltare.

Managementul se referă la operațiunile de zi cu zi ale ceva controlat în cele din urmă de altcineva, cum ar fi un grup de oameni, o proprietate sau un proiect. Managerii servesc atât ca relații, cât și ca uleiul care ține roțile în rotație.

Managerii de proiect preiau viziunea și organizează efortul pentru a o duce la bun sfârșit. Ei schițează pașii necesari pentru atingerea fiecărei etape și îi alocă persoanelor adecvate. Planificarea capacității, managementul dependenței, planificarea săptămânală și raportarea progresului sunt toate responsabilitățile managerului de proiect.

Următoarele descriu îndatoririle managerului de proiect și ale proprietarului de proiect:

• Managerul de proiect este implicat în activitățile de zi cu zi ale echipei de produs.
• Proprietarul proiectului deține controlul asupra întregului proiect.

Un proprietar de proiect trebuie să se întrebe: „Ce realizează acest proiect?” „Cât de important este pentru organizație?”

Managerul de proiect se asigură că sunt îndeplinite criteriile proprietarului proiectului. Întrebările pe care un proprietar de proiect ar trebui să ia în considerare sunt „Cum?” si cine?"

Cu cât organizația este mai mare sau mai matură, cu atât este mai probabil ca diferiți oameni să ocupe sarcini diferite. În multe întreprinderi mici și mijlocii, proprietarul proiectului și managerul sunt aceiași oameni. Poate fi descurajantă, așa că încercați să delegeți cât mai multe afaceri posibil, astfel încât să puteți dedica cel puțin două treimi din timpul dvs. proiectului.

Cum să decizi cine ar trebui să fie proprietarul proiectului?

• Încântat de proiect, de importanța acestuia și de livrabilele finale
• Capabil să explice beneficiile proiectului și să obțină sprijinul părților interesate
• Este influențată direct de rezultatele proiectului

Care este rolul unui proprietar de proiect?

Proprietarul proiectului are responsabilitatea de afaceri pentru execuția cu succes a proiectului. Managerul de proiect este responsabil de:

• Asistați managerul de proiect în asigurarea conducerii și supravegherea executării activităților proiectului de către echipa
• Servește ca „campion” pentru proiect în parteneriat cu sponsorul proiectului
• Asistați managerul de proiect în a oferi conducere către încheierea proiectului
• Încurajați alți factori interesați de proiect să se implice activ

Ei fac, de asemenea, judecăți la nivel înalt, cum ar fi soluționarea unui dezacord cu privire la strategia generală sau prioritizarea elementelor obligatorii față de cele plăcute.

Exemplu de proprietate de proiect

De exemplu, dacă un proiect întârzie programul, proprietarul proiectului trebuie să stabilească dacă să reducă domeniul de aplicare, să prelungească calendarul sau să recruteze lucrători suplimentari. Opțiunile de implementare, pe de altă parte, cum ar fi dacă o campanie are nevoie de o pagină de destinație sau de o postare pe blog, ar trebui lăsate la latitudinea specialiștilor în materie ai echipei de proiect.

Să presupunem că echipa de proiect are nevoie de serviciile unui dezvoltator web timp de o săptămână. În acest caz, proprietarul proiectului va colabora cu oricine administrează dezvoltatorii web pentru a decide prioritățile principale ale echipei și cum să asigure șapte zile din timpul cuiva. În mod similar, dacă managerul de proiect are nevoie de asistență pentru a descurca dependențe sau pentru a debloca un blocaj, problema poate fi transmisă proprietarului proiectului.

De ce este importantă proprietatea asupra proiectului?

Preluarea unui proiect are diverse beneficii, printre care:

1. Un sentiment de apartenență

Vrei ca angajații tăi să se simtă confortabil la locul de muncă. Acest lucru se datorează faptului că apartenența este ceea ce permite angajaților să fie ei înșiși.

Există dovezi că accentuarea proprietății proiectelor ar putea ajuta la organizarea inițiativelor de incluziune la locul de muncă.

Proprietatea proiectului este semnificativă pentru oamenii care în mod regulat nu se simt incluși la locul de muncă. Angajații cred că unei companii îi pasă de ei atunci când se simt complet conectați.

2. Alinierea scopului și a muncii

Personalul dumneavoastră înțelege unde se îndreaptă? În caz contrar, personalul dumneavoastră poate avea lipsă de motivație personală pentru a îndeplini obiectivele organizației dumneavoastră. Din fericire, proprietatea asupra proiectului îi aduce pe toți împreună și îi împinge pe toți în aceeași direcție. De asemenea, permite managementului să stabilească o cultură corporativă bazată pe misiunea, viziunea, valorile și obiectivele sale.

3. Eludează micromanagementul

Micromanagementul vă poate demoraliza stilul de management. Acest lucru este obișnuit atunci când supraveghetorii sunt neinformați cu privire la obligațiile lor.

Proprietatea de proiect vă permite să oferiți personalului dumneavoastră timpul și spațiul necesar pentru a supraviețui și a crește.

Drept urmare, angajații vor munci din greu și nu vor profita de lipsa de supraveghere.

Proprietatea proiectului elimină nevoia de a monitoriza continuu activitățile și acțiunile angajaților și de a căuta rapoarte de progres de la aceștia.

În consecință, veți putea promova o cultură în care angajații caută responsabilitate și acționează ca proprietari de afaceri.

4. Oferă echipei un sentiment de proprietate

Proprietarii de afaceri își doresc angajați care gândesc ca antreprenori. Acest lucru se datorează faptului că acest tip de angajați vede compania ca pe o extensie a lor. Pe de altă parte, ei nu pot gândi ca proprietari dacă sunt tratați ca angajați.

Ca rezultat, trebuie să concepeți o metodă care să vă ajute echipa să internalizeze importanța finalizării unei sarcini și să accepte responsabilitatea pentru proiect.

Cum să devii un bun proprietar de proiect?

Un proprietar de proiect de succes trebuie să posede o combinație a următoarelor caracteristici esențiale pentru orice lider de proiect cu adevărat eficient.

1. Abilități de comunicare excepționale

Vom începe cu acesta pentru că este, fără îndoială, cel mai semnificativ. Comunicarea clară și eficientă în timp ce conduceți orice proiect sau echipă este esențială.

Proprietarii de proiecte trebuie să fie capabili să-și transmită viziunile și să descrie scopul unui proiect într-un mod pe care oricine îl poate înțelege rapid și simplu.

2. Onestitate

Managerul de proiect, în multe feluri, stabilește standardul pe care să-l urmeze restul echipei, iar cel mai bun proprietar este aceia în care alții simt că pot avea încredere, deoarece acţionează în mod constant profesional.

Când echipa ta înțelege eforturile tale consecvente pentru proiect, ei vor avea mai mult respect pentru tine, iar atmosfera generală de lucru va fi mai fericită și mai productivă.

3. Pasiune

Ne cerem scuze dacă am aruncat în aer acest lucru pentru tine, dar un proprietar de proiect sumbru și negativ ar destabiliza cu siguranță orice echipă.

Ascultarea echipei este esențială pentru a obține feedback-ul clienților, pentru a fi deschis la idei noi și pentru a înțelege orice dificultăți. Deoarece fiecare „dificultate în afaceri” sau „impediment tehnologic” este o problemă a oamenilor, soluțiile trebuie abordate cu compasiune și empatie.

4. Gândirea critică

Într-un scenariu perfect, cu o planificare riguroasă de la început și un obiectiv clar declarat pentru care toată lumea să depună eforturi, toate proiectele ar decurge fără probleme.

Cu toate acestea, după cum știm cu toții, viața nu este întotdeauna lină, iar provocările trebuie acceptate și cucerite pentru ca un proiect să fie finalizat la timp.

Nu este întotdeauna obligația proprietarului proiectului să găsească cea mai bună soluție pentru fiecare problemă (deși acest lucru ar fi benefic), deoarece un alt membru al echipei poate avea abilități mai potrivite pentru a face față unei anumite probleme.

5. Competență

Un proprietar de proiect trebuie să aibă cunoștințe în materie și să poată demonstra acest lucru echipei sale. Așteptați-vă la dezastru dacă sunteți la comanda unui grup de indivizi care cred că nu vă cunoașteți fundul din cot.

6. Capacitatea de a delega

Distribuirea sarcinilor către oamenii corespunzători este o componentă critică a responsabilităţii managerului de proiect.

Acest lucru necesită cunoașterea unui grup de oameni suficient de bine pentru a le recunoaște și înțelege talentele și abilitățile unice. Cu aceste informații, puteți atribui sarcinile corecte persoanelor potrivite și puteți obține cele mai bune rezultate posibile.

Potrivit unui sondaj Gallup, 90% dintre firmele globale care au adoptat practici de management bazate pe putere au observat o creștere a vânzărilor, profitului, implicarea clienților și angajaților implicați. Când liderii valorifică punctele forte ale membrilor echipei lor, toată lumea beneficiază.

5 Sfaturi pentru proprietarii de proiect pe care ar trebui să le urmați în 2022

1. Compilați toate datele legate de proiect.

În calitate de manager de proiect, trebuie să supraveghezi toate aspectele proiectului și să garantezi că obiectivul final este îndeplinit la timp și în limita bugetului.

Pentru început, identificați scopul proiectului - munca care trebuie realizată pentru a atinge scopul final.

2. Alege-ți echipa ideală

Nu vei putea îndeplini obiectivul proiectului tău, indiferent cât de mult ai încerca dacă nu există echipa potrivită.

De fapt, succesul proiectului este determinat de experiențele și abilitățile membrilor echipei. Acesta este motivul pentru care adunarea celei mai mari echipe posibile este crucială.

3. Utilizați o organigramă

Organigramele vă oferă o reprezentare grafică a structurii echipei dumneavoastră.

Acesta ilustrează rolurile și responsabilitățile personalului, facilitând organizarea și alinierea resurselor și talentelor disponibile și alegerea celor mai buni membri ai echipei înainte de a atribui sarcini.

4. Furnizați toate resursele necesare echipei dvs

Responsabilitatea fundamentală a unui manager de proiect este să răspundă cerințelor echipei de proiect. Trebuie să abordați toate problemele, fie că este vorba despre mai multe ore din săli de conferințe, echipamente sau problema de sănătate a unui membru al echipei de proiect.

5. Concentrați-vă pe comunicarea în echipă

Când o echipă lucrează împreună pentru a atinge un obiectiv comun, trebuie să existe un mediu în care membrii echipei să poată interacționa cu succes între ei. În loc să le puneți în aceeași cameră, este mai ușor să îmbunătățiți comunicarea între ei folosind servicii de colaborare online, cum ar fi Skype sau Slack.

De asemenea, puteți verifica unele dintre cele mai bune instrumente de management de proiect.

Este randul tau

A fi un proprietar de proiect de succes nu este o plimbare în parc...

Cunoașterea laturii teoretice a proprietății proiectului este un lucru, dar dacă îți cunoști lucrurile și deții toate (sau majoritatea) calităților din această listă, poți să o faci în mod concertat.