Apa itu Peta Jalan Proyek? – Panduan Utama untuk Membuat Peta Jalan Proyek yang Sukses

Saat memimpin tim Anda sebagai manajer proyek, Anda juga harus menjaga agar pemangku kepentingan tetap terhubung. Peta jalan proyek adalah alat yang tepat yang Anda butuhkan untuk membuat semua orang tahu. Media visual memungkinkan Anda untuk mengkomunikasikan elemen utama dari sebuah proyek.

Peta jalan adalah landasan proyek Anda, dokumen menyeluruh yang menempatkan segala sesuatu ke dalam perspektif, membantu Anda melihat gambaran besarnya. Ini mempersempit asal proyek Anda dan bagaimana hal-hal akan berjalan selama proses.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda tentang dasar-dasar proyek, kepentingannya, manfaatnya, dan cara membuatnya untuk bisnis Anda.

Apa itu Peta Jalan Proyek?

Peta jalan proyek adalah gambaran strategis proyek. Ini menyoroti fitur inti proyek tanpa membahas detail setiap langkah.

Peta jalan proyek tidak hanya menyampaikan maksud dan tujuan proyek, tetapi juga membantu menjaga pemangku kepentingan tetap berada dalam lingkaran. Ini menjelaskan semua mengapa prosesnya.

Sebelum Anda melanjutkan ke detail proyek yang lebih spesifik seperti rencana atau jadwal proyek, Anda harus membuat peta jalan untuk memastikan segala sesuatunya dapat dipahami sejak awal.

PM menggunakan peta jalan proyek sebagai alat komunikasi untuk memulai proyek. Sebuah peta proyek yang baik terdiri dari:

• Maksud dan Tujuan: Maksud dan tujuan yang ingin Anda capai pada akhir proyek.
• Deliverables: Produk akhir dari proyek yaitu, perangkat lunak, produk fisik yang sebenarnya, dll.
• Timeline: Pandangan sekilas tentang jadwal yang menyoroti kegiatan utama proyek.
• Potensi Risiko: Risiko yang terlibat dalam proses yang dapat menghambat kemajuan proyek.
• Milestones: Milestones menunjukkan perubahan dalam siklus pengembangan.

Selain itu, ini juga dapat mencakup daftar sumber daya utama yang akan mengerjakan proyek, alasan di balik aktivitas, fakta, dan angka tertentu, dll. yang mendukung pendekatan Anda.

Proyek seperti apa yang memerlukan peta jalan Proyek?

Peta jalan dapat membantu proyek atau program apa pun yang memiliki tujuan strategis, anggaran, jadwal, dan beberapa pemangku kepentingan.

Sebuah peta jalan, misalnya, dapat digunakan oleh manajer proyek di fasilitas manufaktur untuk mengawasi jalur produksi atau peralatan baru.

Peta jalan dapat membantu analis bisnis membayangkan pemasangan teknologi intelijen bisnis baru.

Peta jalan dapat membantu manajer acara membayangkan strategi dan persiapan acara untuk tahun mendatang. Secara alami, fokus peta jalan apa pun akan ditentukan oleh detail dari apa yang Anda kelola.

Membangun peta jalan yang benar untuk proyek Anda memerlukan identifikasi yang jelas tentang ruang lingkup proyek, kriteria keberhasilan, persyaratan, dan pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Jenis Peta Jalan Proyek

Bentuk peta jalan yang paling sering adalah:

• Pasar dan strategi,
• visioner,
• Teknologi,
• Platform, dan
• Produk (Internal & Eksternal).

Setiap jenis berguna untuk tujuan tertentu, dan Anda dapat menggabungkannya untuk menceritakan kisah yang lebih besar.

1. Strategi dan Pasar

Peta jalan pasar dan strategi menggambarkan pasar yang ingin Anda kejar dan bagaimana Anda ingin mengembangkan produk untuk setiap segmen.

2. visioner

Peta jalan visioner memberikan pandangan komprehensif tentang tren bisnis dan masyarakat. Dengan menampilkan pola, Anda kemudian dapat menunjukkan bagaimana barang Anda sesuai dengan gambaran yang lebih besar dan bagaimana Anda memanfaatkan momentum pasar.

3. Teknologi

Manajemen proyek roadmap teknologi menunjukkan tren teknologi apa yang terjadi di pasar yang lebih besar dan memungkinkan Anda untuk mencocokkan produk dan rilis perusahaan Anda dengan mereka. Mereka adalah metode yang luar biasa untuk menunjukkan bagaimana organisasi Anda memanfaatkan peluang baru yang muncul yang dihasilkan oleh teknologi.

4. Platform

Peta jalan platform digunakan oleh perusahaan yang memiliki strategi platform menyeluruh yang bergantung pada mitra yang bekerja sama dengan mereka. Contohnya termasuk Windows, Google, macOS, dan beberapa sistem lainnya.

Peta jalan platform menjelaskan apa yang akan terjadi pada perangkat lunak platform inti serta apa yang akan disediakan oleh bisnis platform dalam hal produknya sendiri dan alat pengembangan yang dibutuhkan mitra untuk mendukung platform.

5. Produk (Internal & Eksternal)

Peta jalan produk menunjukkan kapan rilis produk baru akan tersedia, apa tema utama atau fitur penting, dan fitur sekunder apa yang akan disertakan.

• Peta jalan proyek internal dapat digunakan untuk mendorong tujuan pengembangan, terhubung dengan manajemen tingkat atas dan departemen lain, dan membantu bisnis dalam memperoleh pembiayaan.
• Peta jalan eksternal digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, mitra, media, dan analis. Peta jalan eksternal harus dibangun di atas peta jalan internal, tetapi harus jauh lebih luas.

Sebelum melanjutkan dengan detailnya, kami ingin menjelaskan perbedaan antara peta jalan proyek dan rencana proyek karena keduanya sering disalahartikan sebagai hal yang sama.

Apa Perbedaan Antara Peta Jalan Proyek dan Rencana Proyek?

Sebuah proyek adalah ringkasan rinci dari semua seluk beluk proyek. Ini menguraikan sangat spesifik termasuk:

• Pembagian tugas
• Alokasi tugas ke sumber daya
• Batas waktu yang diusulkan untuk setiap tugas, dll.

Rencana proyek memungkinkan PM untuk menyusun strategi seluruh proses dan mengawasi kemajuan proses.

Sebaliknya, peta jalan proyek adalah gambaran proyek yang jauh lebih luas. Itu tidak merinci bagian-bagian kecil dari proyek. Ini menawarkan garis besar tingkat permukaan proyek. Selain itu, peta jalan membantu tim memberikan gambaran umum tentang proyek secara sekilas.

Biasanya, PM membuat peta jalan terlebih dahulu dan kemudian, menggunakan peta jalan itu untuk membuat rencana terperinci.

Mengapa Roadmap Penting?

Nah, Anda mungkin bertanya-tanya apa yang membuat peta jalan begitu penting. Mengapa kami mendesak Anda untuk membuatnya? Apa fungsinya untuk bisnis Anda? dll.

Kami di sini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk Anda. Karena peta jalan terutama menargetkan pemangku kepentingan dan anggota tim, kepentingannya dapat diukur dari poin-poin berikut:

• Memulai proyek: Terkadang sulit untuk melanjutkan proyek karena ketidakpastian yang terlibat. Peta jalan proyek dapat menempatkan segala sesuatunya ke dalam perspektif untuk Anda sehingga Anda dapat mempersempit fokus dan pekerjaan Anda dan memulai proyek.
• Hemat waktu : Waktu adalah uang. Anda tidak ingin membuang waktu pemangku kepentingan Anda atau orang lain dalam hal ini. Dalam kasus seperti itu, peta jalan dapat membantu Anda meringkas poin-poin penting sehingga Anda dapat menyampaikan ide Anda dengan cara yang efisien waktu.
• Kepentingan kontekstual: Dengan peta jalan, Anda dapat menyoroti pentingnya proyek dan meyakinkan pemangku kepentingan dengan membantu mereka memahami konteks proyek.
• Komunikasi tim: Karena Anda akan bekerja dengan tim, peta jalan dapat membantu Anda mengomunikasikan tujuan dan sasaran proyek kepada anggota tim. Selain itu, dengan peta jalan dalam pandangan, Anda dan tim Anda dapat membangun peta jalan dan menyusun strategi rencana proyek yang sesuai.
• Identifikasi tugas prioritas: Peta jalan dapat membantu Anda mengidentifikasi bagian terpenting dari sebuah proyek. Ini juga dapat membantu Anda mengukur pekerjaan yang diperlukan untuk penyelesaian tugas yang efisien.
• Komunikasi yang lancar dengan pemangku kepentingan: Kurangnya komunikasi dengan pemangku kepentingan sering kali mengakibatkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan. Peta jalan dapat membantu Anda menghindari situasi seperti itu dengan memastikan bahwa semua orang, pemangku kepentingan, dan anggota tim, berada di halaman yang sama.
• Memperlancar komunikasi : Para pemangku kepentingan seringkali tidak mau menghabiskan waktu berjam-jam untuk membaca atau mendengarkan detail proyek, mereka lebih suka gambaran umum tentang kemajuan. Peta jalan, dalam kasus seperti itu, meringkas kemajuan dengan tepat tanpa menggali detailnya.
• Memperjelas tujuan dan sasaran : Peta jalan membantu memperjelas maksud dan tujuan proyek Anda sebelum Anda melanjutkan ke pertemuan awal atau perencanaan proyek.
• Cuplikan proyek Anda : Peta jalan berfungsi sebagai cuplikan proyek yang dapat dibagikan. Anda dapat memperbarui peta jalan Anda dengan kemajuan proyek sehingga Anda dapat menunjukkannya kepada siapa saja, kapan saja.
• Menciptakan penghalang antara pemangku kepentingan dan anggota tim : Pemangku kepentingan memainkan peran penting dalam bisnis dan keterlibatan mereka tidak dapat dihindari, terkadang keterlibatan mereka dapat membuat anggota tim tidak nyaman. Dalam kasus seperti itu, peta jalan dapat membantu Anda melindungi anggota tim dari manajemen mikro pemangku kepentingan.
• Batu loncatan untuk rencana proyek: Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, peta jalan memberi jalan bagi rencana proyek. Setelah Anda mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan pada peta jalan, Anda dapat mengubahnya menjadi rencana proyek.

Bagaimana Cara Membuat Peta Jalan Proyek yang Baik?

Untuk membuat roadmap proyek yang baik, Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

1. Mengadakan pertemuan Kick-off:

Sebelum Anda mulai membuat peta jalan, Anda harus mengadakan pertemuan awal dengan para pemangku kepentingan dan anggota tim.

Pertemuan awal akan berfungsi sebagai cara untuk membawa semua orang pada halaman yang sama, memahami harapan pemangku kepentingan, mengklarifikasi pertanyaan apa pun, dll.

2. Kumpulkan informasi latar belakang:

Karena peta jalan proyek Anda akan memberikan gambaran strategis proyek, itu harus menjawab semua alasan proyek. Dan, untuk itu, Anda harus memiliki semua informasi terkait, fakta, angka, dll.

Luasnya informasi tergantung pada persyaratan proyek tetapi mungkin termasuk riset pasar, analisis tren pasar, dll. Informasi tersebut akan membantu Anda memvalidasi ide-ide Anda di depan para pemangku kepentingan.

3. Sertakan informasi yang diperlukan:

Peta jalan pada akhirnya akan berubah menjadi rencana proyek dan akan menjadi bintang pemandu untuk proyek Anda, karena itu, Anda harus memasukkan semua informasi yang diperlukan di dalamnya. Informasi yang dimaksud dapat mencakup:

• Tujuan dan sasaran
• Hasil proyek
• Garis waktu proyek
• Potensi risiko yang terlibat
• Tonggak sejarah

4. Buat peta jalan:

Langkah terakhir adalah yang paling penting dari semuanya, dan itu adalah benar-benar membuat peta jalan. Anda dapat menggunakan template untuk mempercepat langkah atau menyesuaikan peta jalan Anda sendiri.

Anda juga dapat menggunakan penggunaan alat manajemen proyek untuk mengukir peta jalan proyek Anda.

5. Langkah tindak lanjut

Karena peta jalan Anda mewakili gambaran besar, Anda harus menyertakan langkah-langkah tindak lanjut atau apa yang terjadi ketika proyek selesai dengan sukses.

Tips Dan Trik Yang Mungkin Berguna

Sekarang setelah Anda membuat peta jalan proyek Anda sendiri, kami akan menyarankan beberapa tip dan trik yang mungkin berguna.

• Buat peta jalan Anda sebelum rencana proyek: Sebelum Anda memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan menyelami detailnya, peta jalan akan membantu Anda mengingat hal-hal penting sehingga Anda tidak tersesat di tahap selanjutnya.
• Gunakan peta jalan di pertemuan awal: Anda harus menampilkan peta jalan Anda di pertemuan awal. Ini akan membantu Anda mengklarifikasi banyak detail dan akan memainkan peran penting dalam pengembangan strategi yang berurutan.
• Perbarui peta jalan Anda secara teratur: Perbarui peta jalan Anda setiap saat dan pastikan peta itu dapat diakses oleh semua anggota tim. Sehingga setiap kali pemangku kepentingan melihat peta jalan, dia bisa melihat kemajuannya secara sekilas.
• Gunakan perangkat lunak Roadmapping: Membuat peta jalan proyek secara manual dari awal bisa menjadi pekerjaan yang melelahkan. Alih-alih membuang-buang otak Anda, manfaatkan perangkat lunak pemetaan jalan yang dapat membantu Anda membuat peta jalan yang efisien. Alat ini menawarkan fitur unik, templat, dll., dan relatif mudah digunakan.
• Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan: Ini membantu memastikan bahwa pemangku kepentingan tidak hanya terlibat dalam proyek tetapi juga puas dengan perkembangannya.
• Jelaskan risiko yang terlibat: Tidak ada yang sempurna, proyek Anda juga dapat menjadi korban ketidakpastian. Menjaga pemangku kepentingan dalam lingkaran membantu memastikan bahwa mereka menyadari potensi risiko dan bahwa tidak ada kejutan di menit-menit terakhir.

FAQ Peta Jalan Proyek:

1. Apa itu peta jalan proyek?

Peta jalan adalah alat strategis yang dapat membantu menunjukkan strategi jangka panjang dan jangka pendek secara grafis. Singkatnya, ini menyatakan di mana Anda berada dan ke mana Anda berniat untuk pergi di tahun-tahun mendatang.

2. Apa saja tahapan berbeda dari manajemen proyek peta jalan?

Secara tradisional, proses pemetaan jalan dibagi menjadi tiga tahap:

• Kegiatan Pendahuluan
• Perkembangan
• Menindaklanjuti

3. Apa fungsi peta jalan?

Ini berfungsi sebagai alat komunikasi, dokumen tingkat tinggi yang membantu dalam ekspresi pemikiran strategis — mengapa — di balik tujuan dan rencana untuk mencapainya.

4. Apa yang harus berisi peta jalan proyek?

Roadmap adalah rencana strategis yang menggambarkan tujuan atau hasil yang diinginkan dan tindakan penting atau tonggak yang diperlukan untuk mencapainya. Ini juga bertindak sebagai alat komunikasi, dokumen tingkat tinggi yang membantu dalam ekspresi pemikiran strategis — mengapa — di balik tujuan dan strategi untuk mencapainya.

Ini Bungkus!

Sebelum kami mengucapkan selamat tinggal, kami ingin menambahkan bahwa selain alat pemetaan jalan tertentu, Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek yang ada untuk membuat peta jalan.

Alat manajemen Proyek Agile, seperti nTask , dimuat dengan semua fitur yang diperlukan untuk membuat peta jalan proyek. Jadi, mulailah proyek Anda dengan peta jalan yang dirancang dengan bantuan alat khusus.

Itu semua dari pihak kami. Kami telah menjelaskan semua hal penting dari peta jalan proyek dan cara membuatnya sendiri. Anda dapat menghubungi kami di bagian komentar jika Anda memiliki pertanyaan, dan kami akan segera membalas pertanyaan Anda.

Tanda tangan!

Lebih Banyak Sumber Daya:

• 32 Perangkat Lunak Manajemen Rapat Terbaik
• 36 Perangkat Lunak Gantt Chart Terbaik untuk Manajemen Proyek di 2022
• 10 Aplikasi Catatan Rapat Terbaik untuk Digunakan Pada Tahun 2022
• 8 Aplikasi Pelacakan Sasaran Paling Berpengaruh Tahun 2022
• 9 Aplikasi Android Terbaik untuk Peningkatan Produktivitas di tahun 2022