¿Qué es la hoja de ruta del proyecto? – La guía definitiva para crear una hoja de ruta de proyecto exitosa

Mientras lidera a su equipo como gerente de proyecto, también debe mantener a las partes interesadas al tanto. Una hoja de ruta del proyecto es la herramienta adecuada que necesita para mantener a todos informados. El medio visual le permite comunicar los elementos principales de un proyecto.

Una hoja de ruta es la piedra angular de su proyecto, un documento general que pone todo en perspectiva, ayudándole a ver el panorama general. Reduce el origen de su proyecto y cómo se desarrollarán las cosas durante el proceso.

En este artículo, lo guiaremos sobre los conceptos básicos de un proyecto, su importancia, beneficios y cómo crear uno para su negocio.

¿Qué es una hoja de ruta del proyecto?

Una hoja de ruta del proyecto es una visión general estratégica del proyecto. Destaca las características principales del proyecto sin entrar en los detalles de cada paso.

Una hoja de ruta del proyecto no solo transmite los propósitos y objetivos de un proyecto, sino que también ayuda a mantener a las partes interesadas en el círculo. Explica todos los porqués del proceso.

Antes de pasar a los detalles más específicos del proyecto, como un plan o cronograma del proyecto, debe crear una hoja de ruta para asegurarse de que las cosas sean comprensibles desde el principio.

Los PM utilizan la hoja de ruta del proyecto como una herramienta de comunicación para iniciar el proyecto. Un buen mapa de proyecto comprende lo siguiente:

• Propósitos y objetivos: Los propósitos y objetivos que desea lograr al final del proyecto.
• Entregables: El producto final del proyecto, es decir, software, un producto físico real, etc.
• Cronograma: vista panorámica del cronograma que destaca las actividades clave del proyecto.
• Riesgos Potenciales: Los riesgos involucrados en el proceso que pueden obstaculizar el progreso del proyecto.
• Hitos: Los hitos indican un cambio en el ciclo de desarrollo.

Además, también puede incluir una lista de recursos clave que trabajarán en el proyecto, el razonamiento detrás de ciertas actividades, hechos y cifras, etc. que respaldan su enfoque.

¿Qué tipo de proyectos requieren una hoja de ruta del proyecto?

Una hoja de ruta puede ayudar a cualquier proyecto o programa que tenga objetivos estratégicos, un presupuesto, un cronograma y varias partes interesadas.

Una hoja de ruta, por ejemplo, puede ser utilizada por un director de proyecto en una planta de fabricación para supervisar las líneas de producción o los nuevos equipos.

Una hoja de ruta puede ayudar a un analista empresarial a prever la instalación de una nueva tecnología de inteligencia empresarial.

Una hoja de ruta puede ayudar a un administrador de eventos a visualizar la estrategia del evento y los preparativos para el año futuro. Naturalmente, el enfoque de cualquier hoja de ruta estará determinado por los detalles de lo que está administrando.

Construir la hoja de ruta correcta para su proyecto requiere identificar claramente el alcance del proyecto, los criterios de éxito, los requisitos y las partes interesadas internas y externas.

Tipos de hoja de ruta del proyecto

Las formas más frecuentes de hojas de ruta son:

• mercado y estrategia,
• Visionario,
• Tecnología,
• plataforma, y
• Producto (Interno y Externo).

Cada tipo es útil para un determinado propósito y puedes combinarlos para contar una historia más amplia.

1. Estrategia y Mercado

Las hojas de ruta de mercado y estrategia describen los mercados que pretende perseguir y cómo pretende desarrollar productos para cada segmento.

2. Visionario

Las hojas de ruta visionarias brindan una visión integral de las tendencias comerciales y sociales. Al mostrar los patrones, puede demostrar cómo sus productos encajan en el panorama general y cómo está capitalizando el impulso del mercado.

3. Tecnología

La gestión de proyectos de hoja de ruta tecnológica muestra las tendencias tecnológicas que se están produciendo en el mercado más amplio y le permite adaptar los productos y lanzamientos de su empresa a ellas. Son un método maravilloso para demostrar cómo su organización está capitalizando las nuevas oportunidades emergentes generadas por la tecnología.

4. Plataforma

Las hojas de ruta de la plataforma son utilizadas por empresas que tienen una estrategia de plataforma global que se basa en socios que trabajan en estrecha colaboración con ellas. Los ejemplos incluyen Windows, Google, macOS y varios otros sistemas.

Una hoja de ruta de la plataforma describe lo que sucederá con el software central de la plataforma, así como lo que el negocio de la plataforma proporcionará en términos de sus propios productos y las herramientas de desarrollo que los socios necesitarán para respaldar la plataforma.

5. Producto (interno y externo)

Las hojas de ruta de los productos indican cuándo estarán disponibles los lanzamientos de nuevos productos, cuál será el tema principal o las funciones importantes y qué funciones secundarias se incluirán.

• Las hojas de ruta internas del proyecto se pueden utilizar para impulsar los objetivos de desarrollo, conectarse con la alta dirección y otros departamentos, y ayudar a la empresa a obtener financiación.
• Las hojas de ruta externas se utilizan para comunicarse con clientes, socios, medios y analistas. Las hojas de ruta externas deben construirse sobre las hojas de ruta internas, pero deben ser mucho más amplias.

Antes de continuar con los detalles, nos gustaría aclarar la diferencia entre una hoja de ruta del proyecto y un plan del proyecto, ya que ambos se confunden a menudo como la misma cosa.

¿Cuál es la diferencia entre la hoja de ruta del proyecto y el plan del proyecto?

Un proyecto es un resumen detallado de todos los entresijos del proyecto. Describe los detalles muy específicos, que incluyen:

• La división de tareas
• La asignación de tareas a los recursos.
• Plazos propuestos para cada tarea, etc.

Un plan de proyecto permite a los PM diseñar estrategias para todo el proceso y vigilar el progreso del proceso.

Una hoja de ruta del proyecto, por el contrario, es una visión general mucho más amplia del proyecto. No detalla las partes y piezas del proyecto. Ofrece un esquema a nivel de superficie del proyecto. Además, las hojas de ruta ayudan al equipo a dar una idea general del proyecto de un vistazo.

Por lo general, los PM primero crean una hoja de ruta y luego la usan para elaborar un plan detallado.

¿Por qué son importantes las hojas de ruta?

Bueno, quizás se pregunte qué hace que las hojas de ruta sean tan importantes. ¿Por qué te instamos a crear uno? ¿Qué hace por su negocio? etc.

Estamos aquí para responder estas preguntas por usted. Dado que las hojas de ruta se dirigen principalmente a las partes interesadas y los miembros del equipo, su importancia se puede medir a partir de los siguientes puntos:

• Iniciar un proyecto: A veces es difícil sacar adelante un proyecto debido a las incertidumbres que conlleva. Una hoja de ruta del proyecto puede poner las cosas en perspectiva para que pueda reducir su enfoque y trabajo y poner en marcha el proyecto.
• Ahorro de tiempo: El tiempo es dinero. No desea perder el tiempo de sus partes interesadas ni de nadie más. En tales casos, las hojas de ruta pueden ayudarlo a resumir los puntos clave para que pueda transmitir su idea de manera eficiente en el tiempo.
• Importancia contextual: con una hoja de ruta, puede resaltar la importancia del proyecto y convencer a las partes interesadas ayudándoles a comprender el contexto del proyecto.
• Comunicación en equipo: dado que debe trabajar con un equipo, una hoja de ruta puede ayudarlo a comunicar las metas y los objetivos del proyecto a los miembros del equipo. Además, con la hoja de ruta a la vista, usted y su equipo pueden construir sobre la hoja de ruta y elaborar una estrategia para un plan de proyecto en consecuencia.
• Identifique las tareas prioritarias: las hojas de ruta pueden ayudarlo a identificar las partes más importantes de un proyecto. También puede ayudarlo a medir el trabajo requerido para completar tareas de manera eficiente.
• Comunicación fluida con las partes interesadas: la falta de comunicación con las partes interesadas a menudo resulta en insatisfacción con el trabajo. Una hoja de ruta puede ayudarlo a evitar tales situaciones al asegurarse de que todos, las partes interesadas y los miembros del equipo, estén en la misma página.
• Agiliza la comunicación : las partes interesadas a menudo no están dispuestas a pasar horas y horas leyendo o escuchando los detalles de un proyecto, prefieren una visión general del progreso. Las hojas de ruta, en tales casos, resumen adecuadamente el progreso sin profundizar en los detalles.
• Aclara las metas y los objetivos : una hoja de ruta ayuda a aclarar las metas y los objetivos de su proyecto antes de pasar a una reunión inicial oa la planificación del proyecto.
• Instantánea de su proyecto : las hojas de ruta sirven como instantáneas compartibles de su proyecto. Puede actualizar su hoja de ruta con el progreso del proyecto para que pueda mostrárselo a cualquier persona, en cualquier momento.
• Cree una barrera entre las partes interesadas y los miembros del equipo : las partes interesadas juegan un papel importante en los negocios y su participación es inevitable, a veces su participación puede ser incómoda para los miembros del equipo. En tales casos, las hojas de ruta pueden ayudarlo a proteger a los miembros del equipo de la microgestión de las partes interesadas.
• Un trampolín para un plan de proyecto: como mencionamos anteriormente, las hojas de ruta dan paso a los planes de proyecto. Una vez que obtenga la aprobación de las partes interesadas en la hoja de ruta, puede transformarla en un plan de proyecto.

¿Cómo crear una buena hoja de ruta del proyecto?

Para crear una buena hoja de ruta del proyecto, debe considerar lo siguiente:

1. Organice una reunión de lanzamiento:

Antes de comenzar a hacer su hoja de ruta, debe realizar una reunión inicial con las partes interesadas y los miembros del equipo.

La reunión de lanzamiento servirá como una forma de poner a todos en sintonía, comprender las expectativas de las partes interesadas, aclarar cualquier pregunta, etc.

2. Recopilar información de antecedentes:

Dado que la hoja de ruta de su proyecto brindará una visión general estratégica del proyecto, debe responder a todos los porqués del proyecto. Y, para ello, debe tener a mano toda la información relacionada, hechos, cifras, etc.

El alcance de la información depende de los requisitos del proyecto, pero puede incluir estudios de mercado, análisis de tendencias del mercado, etc. La información lo ayudará a validar sus ideas frente a las partes interesadas.

3. Incluya la información necesaria:

La hoja de ruta eventualmente se transformará en un plan de proyecto y será la estrella guía para su proyecto, como tal, debe incluir toda la información necesaria en él. La información en cuestión puede incluir:

• Fines y objetivos
• Proyectos Deliverable
• Cronología del proyecto
• Riesgos potenciales involucrados
• Hitos

4. Haz la hoja de ruta:

El último paso es el más importante de todos, y es crear realmente la hoja de ruta. Puede usar una plantilla para acelerar el ritmo de las cosas o personalizar su propia hoja de ruta.

También puede emplear el uso de una herramienta de gestión de proyectos para crear la hoja de ruta de su proyecto.

5. Pasos de seguimiento

Dado que su hoja de ruta representa el panorama general, debe incluir los pasos de seguimiento o lo que sucede cuando el proyecto se completa con éxito.

Consejos y trucos que pueden ser útiles

Ahora que ha creado su propia hoja de ruta del proyecto, le sugeriremos algunos consejos y trucos que pueden resultarle útiles.

• Cree su hoja de ruta antes del plan del proyecto: antes de dividir su proyecto en partes más pequeñas y sumergirse en los detalles, una hoja de ruta lo ayudará a mantener las cosas importantes a la vista para que no se desvíe en las etapas posteriores.
• Use la hoja de ruta en la reunión inicial: debe mostrar su hoja de ruta en la reunión inicial. Te ayudará a aclarar muchos detalles y jugará un papel importante en el desarrollo sucesivo de estrategias.
• Actualice su hoja de ruta regularmente: mantenga su hoja de ruta actualizada en todo momento y asegúrese de que sea accesible para todos los miembros del equipo. Para que cada vez que una parte interesada vea la hoja de ruta, pueda ver el progreso de un vistazo.
• Use el software Roadmapping: crear manualmente una hoja de ruta del proyecto desde cero puede ser un trabajo agotador. En lugar de desperdiciar su cerebro, utilice un software de mapas de ruta que pueda ayudarlo a crear una hoja de ruta eficiente. Estas herramientas ofrecen características únicas, plantillas, etc., y son relativamente fáciles de usar.
• Colaborar con las partes interesadas: esto ayuda a garantizar que las partes interesadas no solo estén involucradas en el proyecto, sino que también estén satisfechas con su progreso.
• Explique los riesgos involucrados: nada es perfecto, su proyecto también puede ser víctima de incertidumbres. Mantener informadas a las partes interesadas ayuda a garantizar que sean conscientes de los riesgos potenciales y que no haya sorpresas de última hora.

Preguntas frecuentes sobre la hoja de ruta del proyecto:

1. ¿Qué es una hoja de ruta del proyecto?

Una hoja de ruta es una herramienta estratégica que puede ayudar a demostrar gráficamente las estrategias a corto y largo plazo. En pocas palabras, indica dónde se encuentra y hacia dónde pretende ir en los próximos años.

2. ¿Cuáles son las diferentes etapas de la gestión de proyectos de hoja de ruta?

Tradicionalmente, el proceso de mapeo de carreteras se divide en tres etapas:

• Actividad Preliminar
• Desarrollo
• Hacer un seguimiento

3. ¿Cuál es la función de una hoja de ruta?

Funciona como una herramienta de comunicación, un documento de alto nivel que ayuda en la expresión del pensamiento estratégico—el por qué—detrás tanto del objetivo como del plan para lograrlo.

4. ¿Qué debe contener la hoja de ruta de un proyecto?

Una hoja de ruta es un plan estratégico que describe un objetivo o resultado esperado y las acciones esenciales o hitos necesarios para lograrlo. También actúa como una herramienta de comunicación, un documento de alto nivel que ayuda en la expresión del pensamiento estratégico, el por qué, detrás del objetivo y la estrategia para lograrlo.

¡Es una envoltura!

Antes de despedirnos, nos gustaría agregar que, además de una herramienta de planificación específica, puede hacer uso de su herramienta de gestión de proyectos existente para hacer la planificación.

Las herramientas ágiles de gestión de proyectos, como nTask , están cargadas con todas las funciones necesarias para crear una hoja de ruta del proyecto. Entonces, comience su proyecto con una hoja de ruta diseñada con la ayuda de una herramienta especializada.

Eso es todo de nuestra parte. Hemos explicado todos los elementos esenciales de la hoja de ruta de un proyecto y cómo construir uno por su cuenta. Puede comunicarse con nosotros en la sección de comentarios si tiene alguna consulta, y le responderemos de inmediato.

¡Cierre de sesión!

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