Ce este foaia de parcurs al proiectului? – Ghidul suprem pentru crearea unei foi de parcurs de succes a proiectului

În timp ce vă conduceți echipa ca manager de proiect, trebuie să țineți părțile interesate la curent. O foaie de parcurs pentru proiect este instrumentul potrivit de care aveți nevoie pentru a ține toată lumea la curent. Mediul vizual vă permite să comunicați elementele majore ale unui proiect.

O foaie de parcurs este piatra de temelie a proiectului dvs., un document general care pune totul în perspectivă, ajutându-vă să vedeți imaginea de ansamblu. Acesta restrânge originea proiectului și modul în care lucrurile se vor descurca în timpul procesului.

În acest articol, vă vom ghida despre elementele de bază ale unui proiect, importanța acestuia, beneficiile și cum să creați unul pentru afacerea dvs.

Ce este o foaie de parcurs de proiect?

O foaie de parcurs a proiectului este o imagine de ansamblu strategică a proiectului. Evidențiază caracteristicile de bază ale proiectului fără a intra în detaliile fiecărui pas.

O foaie de parcurs a proiectului nu numai că prezintă scopurile și obiectivele unui proiect, ci și ajută la menținerea părților interesate în cerc. Acesta explică toate motivele procesului.

Înainte de a trece la detaliile mai specifice ale proiectului, cum ar fi un plan sau un program de proiect, trebuie să creați o foaie de parcurs pentru a vă asigura că lucrurile sunt de înțeles de la început.

PM folosesc foaia de parcurs a proiectului ca instrument de comunicare pentru a demara proiectul. O hartă de proiect bună cuprinde următoarele:

• Scopuri și obiective: scopurile și obiectivele pe care doriți să le atingeți până la sfârșitul proiectului.
• Produse livrate: produsul final al proiectului, adică software, un produs fizic real etc.
• Cronologie: vedere panoramică a programului care evidențiază activitățile cheie ale proiectului.
• Riscuri potențiale: Riscurile implicate în proces care pot împiedica progresul proiectului.
• Etape: reperele indică o schimbare în ciclul de dezvoltare.

În plus, poate include și o listă a resurselor cheie care vor lucra la proiect, raționamentul din spatele anumitor activități, fapte și cifre etc. care susțin abordarea dvs.

Ce fel de proiecte necesită o foaie de parcurs de proiect?

O foaie de parcurs poate ajuta orice proiect sau program care are obiective strategice, un buget, un calendar și mai multe părți interesate.

O foaie de parcurs, de exemplu, poate fi folosită de un manager de proiect la o unitate de producție pentru a supraveghea liniile de producție sau echipamentele noi.

O foaie de parcurs poate ajuta un analist de afaceri să prevadă instalarea unei noi tehnologii de business intelligence.

O foaie de parcurs poate ajuta un manager de eveniment să-și imagineze strategia evenimentului și pregătirile pentru anul viitor. Desigur, focalizarea oricărei foi de parcurs va fi determinată de detaliile a ceea ce gestionați.

Construirea foii de parcurs corecte pentru proiectul dvs. necesită identificarea clară a domeniului de aplicare al proiectului, a criteriilor de succes, a cerințelor și a părților interesate interne și externe.

Tipuri de foi de parcurs ale proiectelor

Cele mai frecvente forme de foi de parcurs sunt:

• Piața și strategia,
• Vizionar,
• Tehnologie,
• Platformă și
• Produs (intern și extern).

Fiecare fel este util pentru un anumit scop și le puteți combina pentru a spune o poveste mai amplă.

1. Strategia și piața

Foile de parcurs ale pieței și ale strategiei descriu piețele pe care intenționați să le urmăriți și modul în care intenționați să dezvoltați produse pentru fiecare segment.

2. Vizionar

Foile de parcurs vizionare oferă o perspectivă cuprinzătoare asupra tendințelor de afaceri și ale societății. Prin afișarea modelelor, puteți demonstra apoi cum mărfurile dvs. se încadrează în imaginea de ansamblu și cum valorificați impulsul pieței.

3. Tehnologie

Managementul proiectelor tehnologice arată ce tendințe tehnologice apar pe piața mai mare și vă permite să potriviți produsele și lansările companiei dvs. cu acestea. Sunt o metodă minunată de a demonstra modul în care organizația dvs. valorifică noile oportunități emergente generate de tehnologie.

4. Platformă

Foile de parcurs ale platformei sunt folosite de companiile care au o strategie globală de platformă care se bazează pe partenerii care lucrează îndeaproape cu ei. Exemplele includ Windows, Google, macOS și alte câteva sisteme.

O foaie de parcurs a platformei descrie ce se va întâmpla cu software-ul platformei de bază, precum și ceea ce va oferi afacerea platformei în ceea ce privește propriile produse și instrumentele de dezvoltare de care vor avea nevoie partenerii pentru a sprijini platforma.

5. Produs (intern și extern)

Foile de parcurs pentru produse indică când vor fi disponibile lansări noi de produse, care va fi tema principală sau caracteristicile importante și ce caracteristici secundare vor fi incluse.

• Foile de parcurs interne ale proiectelor pot fi utilizate pentru a conduce obiectivele de dezvoltare, a intra în legătură cu managementul superior și alte departamente și pentru a ajuta afacerea în obținerea de finanțare.
• Foile de parcurs externe sunt folosite pentru a comunica cu clienții, partenerii, mass-media și analiștii. Foile de parcurs externe ar trebui să fie construite pe foi de parcurs interne, dar ar trebui să fie mult mai ample.

Înainte de a continua cu detaliile, am dori să elucidam diferența dintre o foaie de parcurs și un plan de proiect, deoarece ambele sunt adesea confundate ca fiind același lucru.

Care este diferența dintre foaia de parcurs și planul de proiect?

Un proiect este un rezumat detaliat al tuturor dezavantajelor proiectului. Ea subliniază caracteristicile specifice, inclusiv:

• Împărțirea sarcinilor
• Alocarea sarcinilor pe resurse
• Termenele limită propuse pentru fiecare sarcină etc.

Un plan de proiect permite PM-urilor să stabilească o strategie pentru întregul proces și să urmărească progresul procesului.

O foaie de parcurs a proiectului, în schimb, este o imagine de ansamblu mult mai amplă a proiectului. Nu detaliază elementele proiectului. Oferă o schiță la nivel de suprafață a proiectului. În plus, foile de parcurs ajută echipa să dea o idee generală a proiectului dintr-o privire.

De obicei, PM creează mai întâi o foaie de parcurs și apoi folosesc acea foaie de parcurs pentru a realiza un plan detaliat.

De ce sunt importante foile de parcurs?

Ei bine, s-ar putea să vă întrebați ce face foile de parcurs atât de importante. De ce vă îndemnăm să creați unul? Ce face pentru afacerea ta? etc.

Suntem aici pentru a răspunde la aceste întrebări pentru tine. Întrucât foile de parcurs vizează în principal părțile interesate și membrii echipei, importanța acestora poate fi măsurată din următoarele puncte:

• Inițiați un proiect: Uneori este dificil să mergeți mai departe cu un proiect din cauza incertitudinilor implicate. O foaie de parcurs pentru proiect vă poate pune lucrurile în perspectivă, astfel încât să vă puteți limita concentrarea și să lucrați și să demarați proiectul.
• Economie de timp: timpul este bani. Nu doriți să pierdeți timpul părților interesate sau al oricui altcineva. În astfel de cazuri, foile de parcurs vă pot ajuta să rezumați punctele cheie, astfel încât să vă puteți transmite ideea într-un mod eficient în timp.
• Importanța contextuală: Cu o foaie de parcurs, puteți evidenția importanța proiectului și puteți convinge părțile interesate, ajutându-i să înțeleagă contextul proiectului.
• Comunicarea în echipă: Deoarece trebuie să lucrați cu o echipă, o foaie de parcurs vă poate ajuta să comunicați obiectivele și obiectivele proiectului membrilor echipei. De asemenea, având în vedere foaia de parcurs, tu și echipa ta puteți construi pe foaia de parcurs și puteți elabora un plan de proiect în consecință.
• Identificați sarcinile prioritare: Foile de parcurs vă pot ajuta să identificați cele mai importante părți ale unui proiect. De asemenea, vă poate ajuta să măsurați munca necesară pentru îndeplinirea eficientă a sarcinilor.
• Comunicare fără întreruperi cu părțile interesate: lipsa comunicării cu părțile interesate duce adesea la nemulțumire față de muncă. O foaie de parcurs vă poate ajuta să evitați astfel de situații, asigurându-vă că toți, părțile interesate și membrii echipei, sunt pe aceeași pagină.
• Simplifică comunicarea : părțile interesate nu doresc adesea să petreacă ore și ore citind sau ascultând detaliile unui proiect, ei preferă o imagine de ansamblu asupra progresului. Foile de parcurs, în astfel de cazuri, rezumă în mod corespunzător progresul fără a aprofunda în detalii.
• Clarifică scopurile și obiectivele : o foaie de parcurs vă ajută să clarificați scopurile și obiectivele proiectului înainte de a trece la o întâlnire de lansare sau la planificarea proiectului.
• Instantanee ale proiectului dvs .: foile de parcurs servesc ca instantanee care pot fi partajate ale proiectului dvs. Vă puteți actualiza foaia de parcurs cu progresul proiectului, astfel încât să o puteți arăta oricui, oricând.
• Creați o barieră între părțile interesate și membrii echipei : părțile interesate joacă un rol important în afaceri și implicarea lor este inevitabilă, uneori implicarea lor poate fi incomodă pentru membrii echipei. În astfel de cazuri, foile de parcurs vă pot ajuta să protejați membrii echipei de micromanagementul părților interesate.
• Piatra de temelie pentru un plan de proiect: așa cum am menționat mai devreme, foile de parcurs dau loc planurilor de proiect. Odată ce obțineți aprobarea părților interesate pe foaia de parcurs, o puteți transforma într-un plan de proiect.

Cum să creezi o foaie de parcurs bună pentru proiect?

Pentru a crea o foaie de parcurs bună pentru proiect, trebuie să luați în considerare următoarele:

1. Organizați o întâlnire de lansare:

Înainte de a începe să vă faceți foaia de parcurs, ar trebui să organizați o întâlnire de lansare cu părțile interesate și membrii echipei.

Reuniunea de lansare va servi ca o modalitate de a aduce pe toată lumea pe aceeași pagină, de a înțelege așteptările părților interesate, de a clarifica orice întrebări etc.

2. Colectați informații de fundal:

Deoarece foaia de parcurs al proiectului dumneavoastră va oferi o imagine de ansamblu strategică a proiectului, aceasta trebuie să răspundă tuturor motivelor proiectului. Și, pentru asta, trebuie să aveți la îndemână toate informațiile aferente, faptele, cifrele etc.

Amploarea informațiilor depinde de cerințele proiectului, dar poate include studii de piață, analiza tendințelor pieței etc. informațiile vă vor ajuta să vă validați ideile în fața părților interesate.

3. Includeți informațiile necesare:

Foaia de parcurs se va transforma în cele din urmă într-un plan de proiect și va fi steaua călăuzitoare pentru proiectul dumneavoastră, ca atare, trebuie să includeți în ea toate informațiile necesare. Informațiile în cauză pot include:

• Scopuri si obiective
• Rezultatele proiectului
• Cronologia proiectului
• Riscuri potențiale implicate
• Repere

4. Faceți foaia de parcurs:

Ultimul pas este cel mai important dintre toate, și acesta este de a crea de fapt foaia de parcurs. Puteți folosi un șablon pentru a accelera ritmul lucrurilor sau pentru a vă personaliza propria foaie de parcurs.

Puteți folosi, de asemenea, utilizarea unui instrument de management de proiect pentru a vă crea foaia de parcurs.

5. Pași de urmărire

Deoarece foaia de parcurs reprezintă imaginea de ansamblu, ar trebui să includeți pașii de urmărire sau ce se întâmplă atunci când proiectul este finalizat cu succes.

Sfaturi și trucuri care ar putea fi utile

Acum că v-ați creat propria foaie de parcurs pentru proiect, vă vom sugera câteva sfaturi și trucuri care vă pot fi utile.

• Creați-vă foaia de parcurs înainte de planul proiectului: înainte de a vă împărți proiectul în bucăți mai mici și de a vă scufunda în detalii, o foaie de parcurs vă va ajuta să păstrați lucrurile importante în vedere, astfel încât să nu vă rătăciți în etapele ulterioare.
• Utilizați foaia de parcurs în întâlnirea de lansare: ar trebui să afișați foaia de parcurs în întâlnirea de lansare. Vă va ajuta să clarificați o mulțime de detalii și va juca un rol important în dezvoltarea succesivă a strategiilor.
• Actualizați-vă în mod regulat foaia de parcurs: mențineți foaia de parcurs actualizată în orice moment și asigurați-vă că este accesibilă tuturor membrilor echipei. Astfel încât ori de câte ori o parte interesată vede foaia de parcurs, el poate vedea progresul dintr-o privire.
• Utilizați software-ul Roadmapping: crearea manuală a unei foi de parcurs de proiect de la zero poate fi o muncă grea. În loc să irosești creierul, folosește software-ul de roadmapping care te poate ajuta să creezi o foaie de parcurs eficientă. Aceste instrumente oferă caracteristici unice, șabloane etc. și sunt relativ ușor de utilizat.
• Colaborați cu părțile interesate: Acest lucru vă ajută să vă asigurați că părțile interesate nu sunt doar implicate în proiect, ci sunt și mulțumite de progresul acestuia.
• Explicați riscurile implicate: nimic nu este perfect, proiectul dvs. poate fi, de asemenea, victimă a incertitudinilor. Menținerea părților interesate la curent vă ajută să vă asigurați că aceștia sunt conștienți de potențiale riscuri și că nu există surprize de ultimă oră.

Întrebări frecvente privind foaia de parcurs pentru proiect:

1. Ce este o foaie de parcurs de proiect?

O foaie de parcurs este un instrument strategic care poate ajuta la demonstrarea grafică atât a strategiilor pe termen lung, cât și a celor pe termen scurt. Pe scurt, precizează unde vă aflați și unde intenționați să mergeți în următorii ani.

2. Care sunt diferitele etape ale managementului de proiect al foii de parcurs?

În mod tradițional, procesul de cartografiere a drumurilor este împărțit în trei etape:

• Activitate preliminară
• Dezvoltare
• Urmare

3. Care este funcția unei foi de parcurs?

Funcționează ca un instrument de comunicare, un document la nivel înalt care ajută la exprimarea gândirii strategice - de ce - atât în ​​spatele obiectivului, cât și al planului pentru atingerea acestuia.

4. Ce ar trebui să conțină o foaie de parcurs de proiect?

O foaie de parcurs este un plan strategic care descrie un scop sau un rezultat preconizat și acțiunile esențiale sau etapele necesare pentru a-l atinge. De asemenea, acționează ca un instrument de comunicare, un document la nivel înalt care ajută la exprimarea gândirii strategice - de ce - atât în ​​spatele obiectivului, cât și în spatele strategiei pentru atingerea acestuia.

Este o folie!

Înainte de a ne lua rămas bun, am dori să adăugăm că, pe lângă un instrument specific de roadmapping, puteți utiliza instrumentul dvs. de management de proiect existent pentru a crea foaia de parcurs.

Instrumentele agile de management de proiect, cum ar fi nTask , sunt încărcate cu toate caracteristicile necesare pentru a crea o foaie de parcurs pentru proiect. Deci, începeți proiectul dvs. cu o foaie de parcurs concepută cu ajutorul unui instrument specializat.

Asta e tot din partea noastră. Am explicat toate elementele esențiale ale unei foi de parcurs de proiect și cum să construiți unul singur. Ne puteți contacta în secțiunea de comentarii dacă aveți întrebări, iar noi vă vom răspunde prompt.

Delogare!

Mai multe resurse:

• 32 Cel mai bun software de management al întâlnirilor
• Cele mai bune 36 de programe software pentru diagrame Gantt pentru managementul proiectelor în 2022
• 10 dintre cele mai bune aplicații pentru note de întâlnire de folosit în 2022
• 8 cele mai influente aplicații de urmărire a obiectivelor din 2022
• 9 cele mai bune aplicații Android pentru o productivitate sporită în 2022