O que é Roteiro do Projeto? – O guia definitivo para criar um roteiro de projeto bem-sucedido

Ao liderar sua equipe como gerente de projeto, você também precisa manter as partes interessadas informadas. Um roteiro de projeto é a ferramenta certa que você precisa para manter todos informados. O meio visual permite comunicar os principais elementos de um projeto.

Um roteiro é a pedra angular do seu projeto, um documento abrangente que coloca tudo em perspectiva, ajudando você a ver o quadro geral. Ele restringe a origem do seu projeto e como as coisas vão se desenrolar durante o processo.

Neste artigo, vamos orientá-lo sobre os conceitos básicos de um projeto, sua importância, benefícios e como criar um para o seu negócio.

O que é um roteiro de projeto?

Um roteiro de projeto é uma visão estratégica do projeto. Ele destaca os principais recursos do projeto sem entrar nos detalhes de cada etapa.

Um roteiro de projeto não apenas transmite as metas e objetivos de um projeto, mas também ajuda a manter as partes interessadas no círculo. Explica todos os porquês do processo.

Antes de passar para os detalhes mais específicos do projeto, como um plano de projeto ou cronograma, você deve criar um roteiro para garantir que as coisas sejam compreensíveis desde o início.

Os PMs usam o roteiro do projeto como uma ferramenta de comunicação para iniciar o projeto. Um bom mapa de projeto compreende o seguinte:

• Metas e Objetivos: As metas e objetivos que você deseja alcançar até o final do projeto.
• Entregáveis: O produto final do projeto, ou seja, software, um produto físico real, etc.
• Cronograma: visão panorâmica do cronograma que destaca as principais atividades do projeto.
• Riscos Potenciais: Os riscos envolvidos no processo que podem prejudicar o andamento do projeto.
• Marcos: Marcos indicam uma mudança no ciclo de desenvolvimento.

Além disso, também pode incluir uma lista dos principais recursos que trabalharão no projeto, o raciocínio por trás de certas atividades, fatos e números, etc. que respaldam sua abordagem.

Que tipo de projeto requer um roteiro de projeto?

Um roteiro pode ajudar qualquer projeto ou programa que tenha objetivos estratégicos, um orçamento, um cronograma e várias partes interessadas.

Um roteiro, por exemplo, pode ser usado por um gerente de projeto em uma fábrica para supervisionar linhas de produção ou novos equipamentos.

Um roteiro pode ajudar um analista de negócios a prever a instalação de uma nova tecnologia de inteligência de negócios.

Um roteiro pode ajudar um gerente de eventos a vislumbrar a estratégia do evento e os preparativos para o ano futuro. Naturalmente, o foco de qualquer roadmap será determinado pelos detalhes do que você está gerenciando.

Construir o roteiro correto para o seu projeto requer a identificação clara do escopo do projeto, critérios de sucesso, requisitos e partes interessadas internas e externas.

Tipos de roteiro de projeto

As formas mais frequentes de roteiros são:

• Mercado e estratégia,
• Visionário,
• Tecnologia,
• Plataforma, e
• Produto (Interno e Externo).

Cada tipo é útil para um determinado propósito, e você pode combiná-los para contar uma história maior.

1. Estratégia e mercado

Os roteiros de mercado e estratégia descrevem os mercados que você pretende buscar e como pretende desenvolver produtos para cada segmento.

2. Visionário

Roteiros visionários fornecem uma visão abrangente das tendências de negócios e sociais. Ao exibir os padrões, você pode demonstrar como seus produtos se encaixam no quadro geral e como você está capitalizando o impulso do mercado.

3. Tecnologia

O gerenciamento de projetos de roadmap tecnológico mostra quais tendências tecnológicas estão ocorrendo no mercado maior e permite que você combine os produtos e lançamentos de sua empresa com eles. Eles são um método maravilhoso para demonstrar como sua organização está capitalizando as novas oportunidades emergentes geradas pela tecnologia.

4. Plataforma

Os roteiros de plataforma são usados ​​por empresas que têm uma estratégia de plataforma abrangente que depende de parceiros que trabalham em estreita colaboração com elas. Os exemplos incluem Windows, Google, macOS e vários outros sistemas.

Um roteiro de plataforma descreve o que acontecerá com o software da plataforma principal, bem como o que o negócio da plataforma fornecerá em termos de seus próprios produtos e as ferramentas de desenvolvimento que os parceiros precisarão para dar suporte à plataforma.

5. Produto (Interno e Externo)

Os roteiros de produtos indicam quando novos lançamentos de produtos estarão disponíveis, qual será o tema principal ou recursos importantes e quais recursos secundários serão incluídos.

• Os roteiros internos do projeto podem ser usados ​​para direcionar as metas de desenvolvimento, conectar-se com a alta administração e outros departamentos e auxiliar a empresa na obtenção de financiamento.
• Os roteiros externos são usados ​​para se comunicar com clientes, parceiros, mídia e analistas. Os roteiros externos devem ser construídos em roteiros internos, mas devem ser muito mais amplos.

Antes de avançar com os detalhes, gostaríamos de elucidar a diferença entre um roteiro de projeto e um plano de projeto, uma vez que ambos são frequentemente confundidos com a mesma coisa.

Qual é a diferença entre o roteiro do projeto e o plano do projeto?

Um projeto é um resumo detalhado de todos os prós e contras do projeto. Ele descreve os detalhes muito específicos, incluindo:

• A divisão de tarefas
• A alocação de tarefas para recursos
• Prazos propostos para cada tarefa etc.

Um plano de projeto permite que os PMs criem estratégias para todo o processo e fiquem de olho no andamento do processo.

Um roteiro de projeto, em contraste, é uma visão muito mais ampla do projeto. Ele não detalha os pedaços do projeto. Ele oferece um esboço superficial do projeto. Além disso, os roteiros ajudam a equipe a dar uma ideia geral do projeto rapidamente.

Normalmente, os PMs criam um roteiro primeiro e, em seguida, usam esse roteiro para elaborar um plano detalhado.

Por que os roteiros são importantes?

Bem, você pode se perguntar o que torna os roteiros tão importantes. Por que estamos incentivando você a criar um? O que ele faz pelo seu negócio? etc.

Estamos aqui para responder a essas perguntas para você. Como os roteiros visam principalmente as partes interessadas e os membros da equipe, sua importância pode ser avaliada a partir dos seguintes pontos:

• Iniciar um projeto: Às vezes é difícil avançar com um projeto devido às incertezas envolvidas. Um roteiro de projeto pode colocar as coisas em perspectiva para você, para que você possa restringir seu foco e trabalhar e iniciar o projeto.
• Economia de tempo: Tempo é dinheiro. Você não quer desperdiçar o tempo de seus stakeholders ou de qualquer outra pessoa. Nesses casos, os roteiros podem ajudá-lo a resumir os pontos-chave para que você possa transmitir sua ideia de maneira eficiente em termos de tempo.
• Importância contextual: com um roteiro, você pode destacar a importância do projeto e convencer as partes interessadas, ajudando-as a entender o contexto do projeto.
• Comunicação em equipe: Como você deve trabalhar com uma equipe, um roteiro pode ajudá-lo a comunicar as metas e objetivos do projeto aos membros da equipe. Além disso, com o roteiro em vista, você e sua equipe podem desenvolver o roteiro e elaborar uma estratégia de um plano de projeto de acordo.
• Identificar tarefas prioritárias: Os roteiros podem ajudá-lo a identificar as partes mais importantes de um projeto. Também pode ajudá-lo a medir o trabalho necessário para a conclusão eficiente das tarefas.
• Comunicação perfeita com as partes interessadas: A falta de comunicação com as partes interessadas geralmente resulta em insatisfação com o trabalho. Um roteiro pode ajudá-lo a evitar tais situações, garantindo que todos, partes interessadas e membros da equipe, estejam na mesma página.
• Simplifica a comunicação : as partes interessadas geralmente não estão dispostas a passar horas e horas lendo ou ouvindo os detalhes de um projeto, preferem uma visão geral do progresso. Os roteiros, nesses casos, resumem adequadamente o progresso sem entrar em detalhes.
• Esclarece metas e objetivos : Um roteiro ajuda a esclarecer as metas e objetivos do seu projeto antes de passar para uma reunião de lançamento ou planejamento do projeto.
• Instantâneo do seu projeto : os roteiros servem como instantâneos compartilháveis ​​do seu projeto. Você pode atualizar seu roteiro com o andamento do projeto para que possa mostrá-lo a qualquer pessoa, a qualquer momento.
• Crie uma barreira entre as partes interessadas e os membros da equipe : As partes interessadas desempenham um papel importante nos negócios e seu envolvimento é inevitável, às vezes seu envolvimento pode ser desconfortável para os membros da equipe. Nesses casos, os roteiros podem ajudá-lo a proteger os membros da equipe do microgerenciamento das partes interessadas.
• Degrau para um plano de projeto: Como mencionamos anteriormente, os roteiros dão lugar aos planos do projeto. Depois de obter a aprovação das partes interessadas no roteiro, você pode transformá-lo em um plano de projeto.

Como criar um bom roteiro de projeto?

Para criar um bom roteiro de projeto, você deve considerar o seguinte:

1. Realize uma reunião inicial:

Antes de começar a fazer seu roteiro, você deve realizar uma reunião inicial com as partes interessadas e os membros da equipe.

A reunião de kick-off servirá como uma forma de colocar todos na mesma página, entender as expectativas das partes interessadas, esclarecer quaisquer dúvidas, etc.

2. Colete informações básicas:

Como o roteiro do projeto fornecerá uma visão estratégica do projeto, ele deve responder a todos os porquês do projeto. E, para isso, você deve ter em mãos todas as informações relacionadas, fatos, números, etc.

A extensão das informações depende dos requisitos do projeto, mas pode incluir pesquisa de mercado, análise de tendências de mercado, etc. As informações ajudarão você a validar suas ideias diante das partes interessadas.

3. Inclua as informações necessárias:

O roadmap acabará por se transformar em um plano de projeto e será a estrela guia do seu projeto, como tal, você deve incluir todas as informações necessárias nele. As informações em questão podem incluir:

• Propósitos e objectivos
• Entregas do projeto
• Linha do tempo do projeto
• Riscos potenciais envolvidos
• Conquistas

4. Faça o roteiro:

O último passo é o mais importante de todos, e é realmente criar o roteiro. Você pode usar um modelo para acelerar o ritmo das coisas ou personalizar seu próprio roteiro.

Você também pode empregar o uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para definir o roteiro do seu projeto.

5. Etapas de acompanhamento

Como seu roteiro representa o quadro geral, você deve incluir as etapas de acompanhamento ou o que acontece quando o projeto é concluído com sucesso.

Dicas e truques que podem ser úteis

Agora que você criou seu próprio roteiro de projeto, vamos sugerir algumas dicas e truques que podem ser úteis.

• Crie seu roteiro antes do plano do projeto: Antes de dividir seu projeto em partes menores e mergulhar nos detalhes, um roteiro o ajudará a manter as coisas importantes em vista para que você não se perca nos estágios posteriores.
• Use o roteiro na reunião inicial: você deve exibir seu roteiro na reunião inicial. Isso o ajudará a esclarecer muitos detalhes e desempenhará um papel importante no desenvolvimento sucessivo de estratégias.
• Atualize seu roteiro regularmente: mantenha seu roteiro atualizado o tempo todo e certifique-se de que ele esteja acessível a todos os membros da equipe. Assim, sempre que uma parte interessada visualiza o roteiro, ela pode ver o progresso rapidamente.
• Use o software de roteiro: criar manualmente um roteiro de projeto a partir do zero pode ser um trabalho exigente. Em vez de desperdiçar seu cérebro, use um software de roteiro que pode ajudá-lo a criar um roteiro eficiente. Essas ferramentas oferecem recursos exclusivos, modelos, etc., e são relativamente fáceis de usar.
• Colabore com as partes interessadas: Isso ajuda a garantir que as partes interessadas não apenas estejam envolvidas no projeto, mas também estejam satisfeitas com sua progressão.
• Explique os riscos envolvidos: Nada é perfeito, seu projeto também pode ser vítima de incertezas. Manter as partes interessadas informadas ajuda a garantir que estejam cientes dos riscos potenciais e que não haja surpresas de última hora.

Perguntas frequentes sobre o roteiro do projeto:

1. O que é um roteiro de projeto?

Um roteiro é uma ferramenta estratégica que pode ajudar a demonstrar graficamente estratégias de longo e curto prazo. Em poucas palavras, indica onde você está e para onde pretende ir nos próximos anos.

2. Quais são as diferentes etapas do gerenciamento de projetos de roadmap?

Tradicionalmente, o processo de mapeamento de estradas é dividido em três etapas:

• Atividade Preliminar
• Desenvolvimento
• Acompanhamento

3. Qual é a função de um roteiro?

Funciona como uma ferramenta de comunicação, um documento de alto nível que auxilia na expressão do pensamento estratégico – o porquê – por trás do objetivo e do plano para alcançá-lo.

4. O que um roteiro de projeto deve conter?

Um roadmap é um plano estratégico que descreve um objetivo ou resultado pretendido e as ações essenciais ou marcos necessários para alcançá-lo. Também atua como uma ferramenta de comunicação, um documento de alto nível que auxilia na expressão do pensamento estratégico – o porquê – por trás do objetivo e da estratégia para alcançá-lo.

É um embrulho!

Antes de nos despedirmos, gostaríamos de acrescentar que além de uma ferramenta específica de roadmap, você pode usar sua ferramenta de gerenciamento de projetos existente para fazer o roadmap.

Ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis, como nTask , são carregadas com todos os recursos necessários para criar um roteiro de projeto. Portanto, inicie seu projeto com um roteiro elaborado com a ajuda de uma ferramenta especializada.

Isso é tudo do nosso lado. Explicamos todos os fundamentos de um roteiro de projeto e como construir um por conta própria. Você pode entrar em contato conosco na seção de comentários se tiver alguma dúvida, e responderemos prontamente às suas perguntas.

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