แผนงานโครงการคืออะไร? – สุดยอดคู่มือในการสร้างแผนงานโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ในขณะที่เป็นผู้นำทีมของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณยังต้องทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในวงด้วย แผนงานโครงการเป็นเพียงเครื่องมือที่เหมาะสมที่คุณต้องการเพื่อให้ทุกคนทราบ สื่อภาพช่วยให้คุณสามารถสื่อสารองค์ประกอบหลักของโครงการได้

แผนงานคือรากฐานที่สำคัญของโครงการของคุณ ซึ่งเป็นเอกสารที่ครอบคลุมที่ทำให้ทุกอย่างเป็นมุมมอง ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวม มันจำกัดที่มาของโครงการของคุณให้แคบลงและสิ่งที่จะปรากฎในระหว่างกระบวนการ

ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับพื้นฐานของโครงการ ความสำคัญ ประโยชน์ และวิธีสร้างโครงการสำหรับธุรกิจของคุณ

แผนงานโครงการคืออะไร?

แผนงานโครงการคือภาพรวมเชิงกลยุทธ์ของโครงการ เน้นคุณสมบัติหลักของโครงการโดยไม่ต้องลงรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน

แผนงานของโครงการไม่เพียงแต่แสดงถึงจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ในวงกลมด้วย มันอธิบายเหตุผลทั้งหมดของกระบวนการ

ก่อนที่คุณจะไปยังรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นของโครงการ เช่น แผนโครงการหรือกำหนดการ คุณต้องสร้างแผนงานเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ สามารถเข้าใจได้ตั้งแต่เริ่มต้น

นายกรัฐมนตรีใช้แผนงานโครงการเป็นเครื่องมือสื่อสารในการเริ่มโครงการ แผนที่โครงการที่ดีประกอบด้วย:

• จุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์: จุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุเมื่อสิ้นสุดโครงการ
• สิ่งที่ส่ง มอบ: ผลิตภัณฑ์สุดท้ายของโครงการ เช่น ซอฟต์แวร์ ผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้จริง เป็นต้น
• ไทม์ไลน์: มุมมองมุมสูงของกำหนดการที่เน้นกิจกรรมหลักของโครงการ
• ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น: ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องในกระบวนการที่อาจขัดขวางความคืบหน้าของโครงการ
• เหตุการณ์สำคัญ: เหตุการณ์สำคัญบ่งชี้การเปลี่ยนแปลงในวงจรการพัฒนา

นอกจากนี้ยังสามารถรวมรายการทรัพยากรหลักที่จะทำงานในโครงการ เหตุผลเบื้องหลังกิจกรรม ข้อเท็จจริง และตัวเลข ฯลฯ ที่สนับสนุนแนวทางของคุณ

โครงการประเภทใดที่ต้องใช้แผนงานโครงการ

แผนงานอาจช่วยโครงการหรือโปรแกรมใดๆ ที่มีเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ งบประมาณ ตารางเวลา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการอาจใช้แผนงานในโรงงานผลิตเพื่อดูแลสายการผลิตหรืออุปกรณ์ใหม่

แผนงานสามารถช่วยนักวิเคราะห์ธุรกิจในการมองเห็นการติดตั้งเทคโนโลยีข่าวกรองธุรกิจใหม่

แผนงานสามารถช่วยผู้จัดการกิจกรรมในการมองเห็นกลยุทธ์และการเตรียมงานสำหรับปีต่อ ๆ ไป โดยธรรมชาติแล้ว จุดเน้นของแผนงานใดๆ จะถูกกำหนดโดยรายละเอียดของสิ่งที่คุณกำลังจัดการ

การสร้างแผนงานที่ถูกต้องสำหรับโครงการของคุณจำเป็นต้องมีการระบุขอบเขตของโครงการ เกณฑ์ความสำเร็จ ข้อกำหนด และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกอย่างชัดเจน

ประเภทแผนงานโครงการ

รูปแบบแผนงานที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• ตลาดและกลยุทธ์
• ผู้มีวิสัยทัศน์
• เทคโนโลยี,
• แพลตฟอร์มและ
• สินค้า (ภายในและภายนอก).

แต่ละประเภทมีประโยชน์สำหรับจุดประสงค์บางอย่าง และคุณสามารถรวมพวกมันเพื่อเล่าเรื่องที่ใหญ่ขึ้นได้

1. กลยุทธ์และตลาด

แผนงานการตลาดและกลยุทธ์แสดงถึงตลาดที่คุณตั้งใจจะไล่ตามและวิธีที่คุณตั้งใจจะพัฒนาผลิตภัณฑ์สำหรับแต่ละกลุ่ม

2. ผู้มีวิสัยทัศน์

แผนงานที่มีวิสัยทัศน์ให้มุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับธุรกิจและแนวโน้มของสังคม ด้วยการแสดงรูปแบบ คุณจะสามารถแสดงให้เห็นว่าสินค้าของคุณเข้ากับภาพรวมได้อย่างไร และคุณใช้ประโยชน์จากโมเมนตัมของตลาดได้อย่างไร

3. เทคโนโลยี

การจัดการโครงการแผนงานทางเทคโนโลยีแสดงให้เห็นว่าแนวโน้มทางเทคโนโลยีกำลังเกิดขึ้นในตลาดที่ใหญ่ขึ้นอย่างไร และช่วยให้คุณสามารถจับคู่ผลิตภัณฑ์และการเปิดตัวของบริษัทของคุณกับพวกเขาได้ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแสดงให้เห็นว่าองค์กรของคุณใช้ประโยชน์จากโอกาสใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นจากเทคโนโลยีได้อย่างไร

4. แพลตฟอร์ม

แผนงานของแพลตฟอร์มถูกใช้โดยบริษัทที่มีกลยุทธ์แพลตฟอร์มที่ครอบคลุมซึ่งอาศัยพันธมิตรที่ทำงานอย่างใกล้ชิดกับพวกเขา ตัวอย่าง ได้แก่ Windows, Google, macOS และระบบอื่นๆ อีกหลายระบบ

แผนงานของแพลตฟอร์มจะอธิบายถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับซอฟต์แวร์แพลตฟอร์มหลัก รวมถึงสิ่งที่ธุรกิจแพลตฟอร์มจะจัดหาให้ในแง่ของผลิตภัณฑ์ของตนเองและเครื่องมือในการพัฒนาที่พันธมิตรจะต้องสนับสนุนแพลตฟอร์ม

5. สินค้า (ภายในและภายนอก)

แผนงานผลิตภัณฑ์ระบุว่าจะมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่เมื่อใด ธีมหลักหรือคุณลักษณะที่สำคัญจะเป็นอย่างไร และคุณลักษณะรองใดบ้างที่จะรวมอยู่ด้วย

• แผนงานโครงการภายใน อาจใช้เพื่อขับเคลื่อนเป้าหมายการพัฒนา เชื่อมต่อกับผู้บริหารระดับสูงและแผนกอื่นๆ และช่วยเหลือธุรกิจในการได้รับเงินทุน
• แผนงานภายนอก ใช้เพื่อสื่อสารกับลูกค้า คู่ค้า สื่อ และนักวิเคราะห์ แผนงานภายนอกควรสร้างขึ้นจากแผนงานภายใน แต่ควรกว้างกว่านี้มาก

ก่อนที่จะดำเนินการในรายละเอียด เราอยากจะชี้แจงความแตกต่างระหว่างแผนงานโครงการและแผนโครงการ เนื่องจากทั้งสองอย่างนี้มักสับสนว่าเป็นสิ่งเดียวกัน

อะไรคือความแตกต่างระหว่างแผนงานโครงการและแผนโครงการ?

โครงการคือบทสรุปโดยละเอียดของรายละเอียดทั้งหมดของโครงการ มันสรุปเฉพาะมาก ได้แก่ :

• การแบ่งงาน
• การจัดสรรงานให้กับทรัพยากร
• กำหนดเวลาที่เสนอสำหรับแต่ละงาน ฯลฯ

แผนโครงการช่วยให้ PMs สามารถวางกลยุทธ์กระบวนการทั้งหมดและติดตามความคืบหน้าของกระบวนการได้

ในทางตรงกันข้าม แผนงานของโครงการเป็นภาพรวมที่กว้างกว่ามากของโครงการ ไม่ได้ให้รายละเอียดส่วนต่างๆ ของโครงการ นำเสนอโครงร่างระดับพื้นผิวของโครงการ นอกจากนี้ แผนงานยังช่วยให้ทีมสามารถให้แนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับโครงการได้อย่างรวดเร็ว

โดยปกติ PM จะสร้างแผนงานก่อน จากนั้นจึงใช้แผนงานนั้นเพื่อจัดทำแผนโดยละเอียด

เหตุใดแผนงานจึงมีความสำคัญ

คุณอาจสงสัยว่าอะไรทำให้แผนงานมีความสำคัญมาก เหตุใดเราจึงขอให้คุณสร้าง มันทำอะไรให้กับธุรกิจของคุณ? เป็นต้น

เราอยู่ที่นี่เพื่อตอบคำถามเหล่านี้ให้กับคุณ เนื่องจากแผนงานส่วนใหญ่กำหนดเป้าหมายผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม ความสำคัญของพวกเขาจึงสามารถวัดได้จากประเด็นต่อไปนี้:

• เริ่มโครงการ: บางครั้งเป็นการยากที่จะเดินหน้าโครงการเนื่องจากความไม่แน่นอนที่เกี่ยวข้อง แผนงานโครงการสามารถทำให้สิ่งต่าง ๆ เป็นมุมมองสำหรับคุณเพื่อให้คุณสามารถ จำกัด โฟกัสและทำงานให้แคบลงและเริ่มต้นโครงการ
• ประหยัดเวลา: เวลาคือเงิน คุณไม่ต้องการเสียเวลาของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือใครก็ตามในเรื่องนี้ ในกรณีดังกล่าว แผนงานสามารถช่วยคุณสรุปประเด็นสำคัญเพื่อให้คุณสามารถถ่ายทอดความคิดของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ความสำคัญตามบริบท: ด้วยแผนงาน คุณสามารถเน้นถึงความสำคัญของโครงการและโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วยการช่วยให้พวกเขาเข้าใจบริบทของโครงการ
• การสื่อสารในทีม: เนื่องจากคุณต้องทำงานร่วมกับทีม แผนงานจึงสามารถช่วยให้คุณสื่อสารเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการกับสมาชิกในทีมได้ นอกจากนี้ เมื่อดูแผนงานแล้ว คุณและทีมของคุณสามารถสร้างตามแผนงานและวางแผนแผนโครงการได้อย่างเหมาะสม
• ระบุงานที่มีลำดับความสำคัญ: แผนงานสามารถช่วยคุณระบุส่วนที่สำคัญที่สุดของโครงการได้ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณวัดงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ
• การสื่อสารอย่างราบรื่นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การขาดการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักส่งผลให้เกิดความไม่พอใจกับงาน แผนงานสามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวได้โดยทำให้แน่ใจว่าทุกคน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสมาชิกในทีมเข้าใจตรงกัน
• ปรับปรุงการสื่อสาร : ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักไม่ต้องการใช้เวลาหลายชั่วโมงในการอ่านหรือฟังรายละเอียดของโครงการ พวกเขาชอบภาพรวมทั่วไปของความคืบหน้า แผนงานในกรณีดังกล่าว สรุปความคืบหน้าอย่างเหมาะสมโดยไม่ต้องเจาะลึกรายละเอียด
• ชี้แจงจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ : แผนงานช่วยชี้แจงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ ก่อนที่คุณจะเริ่มการประชุมหรือการวางแผนโครงการ
• ส แนปชอตของโปรเจ็ กต์ของคุณ : โรดแมปทำหน้าที่เป็นสแนปชอตที่แชร์ได้ของโปรเจ็กต์ของคุณ คุณสามารถอัปเดตแผนงานของคุณด้วยความคืบหน้าของโครงการเพื่อให้คุณสามารถแสดงให้ทุกคนเห็นได้ตลอดเวลา
• สร้างอุปสรรคระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม : ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีบทบาทสำคัญในธุรกิจและการมีส่วนร่วมของพวกเขาเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ บางครั้งการมีส่วนร่วมของพวกเขาอาจทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกไม่สบายใจ ในกรณีดังกล่าว แผนงานสามารถช่วยคุณปกป้องสมาชิกในทีมจากการจัดการขนาดเล็กของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ก้าวย่างสำหรับแผนโครงการ: ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แผนงานเป็นหนทางไปสู่แผนโครงการ เมื่อคุณได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในแผนงานแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนให้เป็นแผนโครงการได้

จะสร้างแผนงานโครงการที่ดีได้อย่างไร

ในการสร้างแผนงานโครงการที่ดี คุณต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

1. จัดการประชุมเริ่มต้น:

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างแผนงาน คุณควรจัดการประชุมเริ่มต้นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม

การประชุมเปิดตัวครั้งนี้จะเป็นช่องทางให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ทำความเข้าใจความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ชี้แจงคำถาม ฯลฯ

2. รวบรวมข้อมูลเบื้องหลัง:

เนื่องจากแผนงานโครงการของคุณจะให้ภาพรวมเชิงกลยุทธ์ของโครงการ จึงต้องตอบเหตุผลทั้งหมดของโครงการ และสำหรับสิ่งนั้น คุณต้องมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ข้อเท็จจริง ตัวเลข ฯลฯ ทั้งหมดอยู่ในมือ

ขอบเขตของข้อมูลขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของโครงการ แต่อาจรวมถึงการวิจัยตลาด การวิเคราะห์แนวโน้มตลาด ฯลฯ ข้อมูลจะช่วยให้คุณตรวจสอบความคิดของคุณต่อหน้าผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

3. รวมข้อมูลที่จำเป็น:

แผนงานจะเปลี่ยนเป็นแผนโครงการในที่สุดและจะเป็นดาวนำทางสำหรับโครงการของคุณ ดังนั้น คุณต้องรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในแผน ข้อมูลที่เป็นปัญหาอาจรวมถึง:

• จุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์
• ผลงานโครงการ
• ไทม์ไลน์ของโครงการ
• ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นที่เกี่ยวข้อง
• เหตุการณ์สำคัญ

4. สร้างแผนงาน:

ขั้นตอนสุดท้ายคือสิ่งสำคัญที่สุด และนั่นคือการสร้างแผนงานอย่างแท้จริง คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อเร่งความเร็วของสิ่งต่างๆ หรือปรับแต่งแผนงานของคุณเองได้

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อสร้างแผนงานโครงการของคุณ

5. ขั้นตอนการติดตามผล

เนื่องจากแผนงานของคุณแสดงถึงภาพรวม คุณควรรวมขั้นตอนติดตามผลหรือสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์

เคล็ดลับและคำแนะนำที่อาจมีประโยชน์

ตอนนี้คุณได้สร้างแผนงานโครงการของคุณเองแล้ว เราจะแนะนำเคล็ดลับและลูกเล่นที่อาจมีประโยชน์

• สร้างแผนงานของคุณก่อนแผนโครงการ: ก่อนที่คุณจะแบ่งโครงการออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และเจาะลึกรายละเอียด แผนงานจะช่วยให้คุณมองเห็นสิ่งสำคัญอยู่เสมอ เพื่อไม่ให้คุณหลงทางในขั้นตอนต่อ ๆ ไป
• ใช้แผนงานในการประชุมเริ่มการแข่งขัน: คุณควรแสดงแผนงานของคุณในการประชุมเริ่มการแข่งขัน มันจะช่วยให้คุณชี้แจงรายละเอียดได้มากมาย และจะมีบทบาทสำคัญในการพัฒนากลยุทธ์อย่างต่อเนื่อง
• อัปเดตแผนงานของคุณเป็นประจำ: อัปเดตแผนงานของคุณตลอดเวลา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เพื่อให้เมื่อใดก็ตามที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียดูแผนงาน เขาสามารถมองเห็นความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว
• ใช้ซอฟต์แวร์ Roadmapping: การสร้างแผนงานโครงการด้วยตนเองตั้งแต่ต้นอาจเป็นงานที่ต้องเสียภาษี แทนที่จะเปลืองสมอง ให้ใช้ซอฟต์แวร์โรดแมปที่สามารถช่วยคุณสร้างแผนงานที่มีประสิทธิภาพ เครื่องมือเหล่านี้มีคุณสมบัติ เทมเพลต และอื่นๆ ที่ไม่เหมือนใคร และค่อนข้างใช้งานง่าย
• ร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เพียงมีส่วนร่วมในโครงการเท่านั้น แต่ยังพอใจกับความก้าวหน้าของโครงการด้วย
• อธิบายความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง: ไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบ โครงการของคุณอาจตกเป็นเหยื่อของความไม่แน่นอนได้เช่นกัน การรักษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงเสมอช่วยให้มั่นใจว่าพวกเขาตระหนักถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและจะไม่มีการเซอร์ไพรส์ในนาทีสุดท้าย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนงานโครงการ:

1. แผนงานโครงการคืออะไร?

แผนงานเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่อาจช่วยแสดงให้เห็นทั้งกลยุทธ์ระยะยาวและระยะสั้นแบบกราฟิก โดยสรุปแล้วจะระบุว่าคุณอยู่ที่ไหนและตั้งใจจะไปที่ไหนในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า

2. อะไรคือขั้นตอนต่าง ๆ ของการจัดการโครงการแผนงานแผนงาน?

ตามเนื้อผ้า กระบวนการแผนที่ถนนแบ่งออกเป็นสามขั้นตอน:

• กิจกรรมเบื้องต้น
• การพัฒนา
• ติดตาม

3. หน้าที่ของแผนงานคืออะไร?

มันทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสื่อสาร เอกสารระดับสูงที่ช่วยในการแสดงออกของการคิดเชิงกลยุทธ์—เหตุผล—เบื้องหลังทั้งวัตถุประสงค์และแผนเพื่อให้บรรลุตามนั้น

4. แผนงานโครงการควรมีอะไรบ้าง?

แผนงานคือแผนกลยุทธ์ที่อธิบายเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้และการดำเนินการหรือเหตุการณ์สำคัญที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสื่อสาร ซึ่งเป็นเอกสารระดับสูงที่ช่วยในการแสดงออกถึงการคิดเชิงกลยุทธ์—เหตุผล—เบื้องหลังทั้งวัตถุประสงค์และกลยุทธ์ในการบรรลุเป้าหมาย

มันเป็นแรป!

ก่อนที่เราจะกล่าวคำอำลา เราขอเสริมว่านอกจากเครื่องมือโรดแมปเฉพาะแล้ว คุณยังสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีอยู่เพื่อสร้างแผนงานได้

เครื่องมือการจัดการโครงการแบบ Agile เช่น nTask นั้นเต็มไปด้วยคุณสมบัติทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างแผนงานโครงการ ดังนั้น เริ่มโครงการของคุณด้วยแผนงานที่ออกแบบโดยใช้เครื่องมือพิเศษ

นั่นคือทั้งหมดที่มาจากด้านข้างของเรา เราได้อธิบายสิ่งสำคัญทั้งหมดของแผนงานโครงการและวิธีสร้างแผนงานด้วยตนเอง คุณสามารถติดต่อเราได้ในส่วนความคิดเห็นหากคุณมีคำถามใด ๆ และเราจะตอบกลับข้อสงสัยของคุณทันที

ลงชื่อออก!

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

• 32 ซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมที่ดีที่สุด
• ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ที่ดีที่สุด 36 อันดับสำหรับการจัดการโครงการในปี 2565
• 10 แอพบันทึกการประชุมที่ดีที่สุดที่จะใช้ในปี 2022
• 8 แอพติดตามเป้าหมายที่ทรงอิทธิพลที่สุดในปี 2022
• 9 แอพ Android ที่ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มผลผลิตในปี 2022