10 ขั้นตอนในการเขียนขอบเขตงานที่ยอดเยี่ยม

วัฒนธรรมของ บริษัท แตกต่างจากที่อื่นเสมอ

พวกเขาอาจมีกระบวนการทำงานเหมือนกัน แต่วิธีที่พวกเขาเข้าถึงโครงการต่างๆ และวิธีที่พวกเขาดำเนินการตามกลยุทธ์การพัฒนานั้นแตกต่างกัน

เมื่อเป็นเช่นนี้ บางครั้งผู้คนไม่รู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากภายในและจากกระบวนการพัฒนา หากเรานำมันไปสู่อีกระดับที่พนักงานทางไกลมีปัญหา การแสดงขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะดูยุ่งยากเล็กน้อยสำหรับพวกเขา

ในทำนองเดียวกัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้าเป็นสายพันธุ์ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง เพื่อให้พวกเขารู้สึกมั่นใจและมองโลกในแง่ดี ต้องมีการกำหนดขอบเขตของเอกสารงาน เป็นโครงร่างกระบวนการพัฒนาของคุณต่อบุคคลภายในและภายนอก

หากคุณเพียงต้องการทำให้เท้าเปียกในฐานะผู้จัดการโครงการในอุตสาหกรรม นี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ SoW Doc ล่วงหน้า

เอกสารขอบเขตงานคืออะไร?

ขอบเขตของเอกสารงานคือบันทึกย่อเกี่ยวกับขั้นตอนการพัฒนาโครงการ

เอกสารเหล่านี้ประกอบด้วยทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น กำหนดการส่งมอบ ข้อกำหนด และเงื่อนไขของโครงการ รายละเอียดงานที่แตกต่างกันทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และผลลัพธ์ที่แตกต่างกันทั้งหมดที่คาดหวังจากโครงการ

คุณต้องคิดเกี่ยวกับขอบเขตของเอกสารงานเป็นแผนที่เพื่อแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการพัฒนาโครงการต่างๆ และองค์ประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับตัวแปรโครงการและกระบวนการพัฒนา

หากคุณกำลังทำงานเป็นผู้จัดการโครงการในบริษัทของคุณ คุณต้องพัฒนาหรือพัฒนาเอกสาร SOW โดยละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีม สมาชิกทุกคนในบริษัท และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับโครงการทราบเกี่ยวกับความคาดหวัง จากโครงการ.

เอกสารนี้จะช่วยคุณในการทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องพัฒนาอะไรผ่านกระบวนการพัฒนา

ต่อไปนี้คือส่วนต่างๆ ที่ต้องรวมอยู่ในเอกสาร SOW ลองมาดูที่พวกเขา

1. ข้อกำหนดและเงื่อนไข

ส่วนนี้ประกอบด้วยข้อกำหนด เงื่อนไข และข้อกำหนดต่างๆ ที่ยังไม่ชัดเจนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

2. ข้อมูลงบประมาณ

ในส่วนนี้ มีการอธิบายข้อมูลทางการเงินเกี่ยวกับโครงการสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ค่าเล็กน้อยทั้งหมดที่จะใช้ในกระบวนการพัฒนาและองค์ประกอบต่างๆ ทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับโครงการได้อธิบายไว้ในส่วนนี้ของเอกสาร SOW

3. งานส่วนบุคคล

นี่คือที่กล่าวถึงงานต่าง ๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกทุกคนในทีมพัฒนา ผลงานไม่ว่าจะอยู่ในการวิ่งระยะสั้นหรือตลอดกระบวนการพัฒนา มีการกล่าวถึงในส่วนนี้

4. วัตถุประสงค์ของโครงการ

นี่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของเอกสาร SOW

ทุกเซสชั่นการระดมความคิด คำแถลงปัญหา และความคิดที่เกี่ยวข้องกับโครงการจะถูกกล่าวถึงในเซสชั่นนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้เกี่ยวกับปัญหาที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่และวิธีที่โครงการนี้จะแก้ปัญหา

5. ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ในส่วนนี้จะกล่าวถึงเป้าหมายและผลงานที่แตกต่างกันทั้งหมด ซึ่งรวมถึงข้อความแจ้งปัญหาทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับโครงการ เช่น ยอดขายที่เพิ่มขึ้น เมตริก Conversion ต่างๆ และการเข้าชมโดยรวมที่คาดว่าจะเพิ่มขึ้น

วัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันทั้งหมดที่กระตุ้นให้บริษัทพัฒนาโครงการจะกล่าวถึงในส่วนนี้

6. สินค้าพร้อมส่ง

ในส่วนนี้ เราจะเจาะลึกการวิเคราะห์โดยละเอียดของทุกองค์ประกอบและวัตถุประสงค์เล็กๆ น้อยๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ลูกค้าต้องการหุ่นจำลองที่ใช้การได้ของเว็บไซต์ที่คุณกำลังพัฒนาหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจริงหรือไม่? สิ่งต่างๆเช่นนั้น

7. เหตุการณ์สำคัญ

เหตุการณ์สำคัญคือวันที่และเหตุการณ์ที่แน่นอนซึ่งทำเครื่องหมายขั้นตอนความสำเร็จที่แตกต่างกันของกระบวนการที่รวมอยู่ในกระบวนการพัฒนา ในส่วนนี้จะกล่าวถึงเหตุการณ์สำคัญและผลงานที่มุ่งเน้นกำหนดเวลา

เราทุกคนทราบดีว่าข้อเสนอโครงการเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเราต้องการดำเนินการต่อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในหรือที่คุ้นเคยเกี่ยวกับบางโครงการที่เราพยายามจะพัฒนา แต่เมื่อพูดถึงการทำงานกับหน่วยงานภายนอก ขอบเขตของเอกสารการทำงานเป็นสิ่งที่จำเป็น ซึ่งจะแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับทุกสิ่ง

อย่าพูดถึง 10 ขั้นตอนที่ดีที่สุดในการสร้างเอกสาร SOW ที่สมบูรณ์แบบ

10 ขั้นตอนในการเขียนขอบเขตงานที่สมบูรณ์แบบ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่ใช้ในการสร้างเอกสาร SOW ที่มีประสิทธิภาพ

• บทนำ
• ภาพรวมโครงการ
• วัตถุประสงค์ของโครงการ
• หว่าน
• รายการงาน
• ตารางโปรเจ็ค
• สินค้าพร้อมส่ง
• กระบวนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม
• การบริหารโครงการ
• เกณฑ์การสำเร็จและการลงชื่อออก

มาพูดถึงขั้นตอนเหล่านี้โดยละเอียดกัน

1. บทนำ

ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ จะมีการถ่ายทอดแนวคิดและช่วงระดมความคิดเกี่ยวกับโครงการ และรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการหรือบริการที่กำลังดำเนินการจะถูกแก้ไข

ข้อมูลเหล่านี้อาจรวมถึงรายละเอียดต่างๆ ทั้งหมดเกี่ยวกับงานที่ทำโดยผลิตภัณฑ์และฝ่ายต่างๆ ที่จะมีส่วนร่วมในกระบวนการพัฒนาโครงการ

ส่วนนี้ยังประกอบด้วยข้อตกลงอย่างเป็นทางการและรายละเอียดที่ต้องแก้ไขเมื่อเริ่มโครงการ

• มีการหารือเกี่ยวกับสัญญาในขั้นตอนนี้ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่ตกลงร่วมกันระหว่างหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• ตำแหน่งที่เสนอให้ได้รับทรัพยากรที่บริษัทอาจต้องการในการดำเนินการพัฒนาให้เสร็จสิ้นได้กล่าวถึงในส่วนนี้ด้วย

2. ภาพรวมโครงการ

ในส่วนนี้ รายละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุที่โครงการนี้เสร็จสิ้นและแนวทางการพัฒนาขั้นสุดท้ายจะเป็นอย่างไร รายละเอียดเล็กน้อยเหล่านี้ได้รับการตรวจสอบและทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างตรงกับวัตถุประสงค์ของโครงการที่จะพัฒนาตั้งแต่แรก

เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าถ้อยคำที่คุณใช้ในส่วนนี้เข้าใจง่าย เนื่องจากเป็นขั้นตอนแรกในการทำให้การเชื่อมต่อภายนอกรู้ว่าเรากำลังพูดถึงอะไรและเราตั้งใจจะทำอะไรกับผลิตภัณฑ์/บริการ

ในฐานะพนักงาน Salesforce ที่มีอันดับสูงแบ่งปัน:

“หากเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในครอบครัวไม่สามารถอธิบายขอบเขตและลักษณะความสำเร็จได้ จำเป็นต้องอัปเดตส่วนพื้นฐานนี้จนกว่าจะชัดเจน”

3. วัตถุประสงค์โครงการ

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันทั้งหมดที่บริษัทต้องการทำให้สำเร็จผ่านโครงการ

ไม่ว่าพวกเขาต้องการแก้ปัญหากระบวนทัศน์ขององค์กรที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขหรือกำลังพยายามหาทางแก้ไขสำหรับปัญหาที่เคยดูมาแล้ว แต่วิธีแก้ปัญหาไม่เห็นด้วยกับประชากรทั่วไปของกระบวนทัศน์ทางวิชาชีพ

ลองดู:

วิธีการเขียน OKR ของบริษัทเพื่อการกำหนดเป้าหมายที่มีประสิทธิภาพ?

4. ขอบเขตงาน

รายการถัดไปในรายการคือ SOW ที่อธิบายกิจกรรมการทำงานทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำเพื่อทำให้โครงการประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

เมื่อคุณออกแบบส่วนนี้ของเอกสาร ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนนั้นไม่ได้เจาะจงเป็นข้อมูลเฉพาะ เนื่องจากรายละเอียดจะกล่าวถึงในส่วนถัดไป ลองออกแบบส่วนนี้ให้เป็นคำอธิบายง่ายๆ ที่ให้ภาพรวมของงานทั้งหมด หรือออกแบบส่วนนี้เป็นรายการหัวข้อย่อย

ขอบเขตส่วนใหญ่ของส่วนงานของโครงการที่พัฒนาตามปกติเป็นคำอธิบายง่ายๆ แต่มีบางครั้งที่โครงการต้องการให้ส่วน SOW ของเอกสารต้องมีรายละเอียดทางเทคนิคเกี่ยวกับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่จะใช้ กระบวนการพัฒนา

5. รายการงาน

ส่วนถัดไปเป็นชื่อที่อธิบาย ซึ่งเป็นรายการที่สมบูรณ์ของงาน กิจกรรม และกระบวนการต่าง ๆ ทั้งหมดที่จำเป็นต้องดำเนินการ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการนี้ประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน และไม่มีอะไรถูกเลิกทำ

สิ่งหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ในส่วนนี้คือต้องแน่ใจว่ารายการต่างๆ ที่ระบุไว้ในส่วนนี้ทั้งหมดสามารถอ่านและเข้าใจได้ง่าย เพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านเข้าใจสิ่งต่าง ๆ ทั้งหมดที่คุณระบุไว้ในส่วนนี้และจะทำงานโดยเร็วที่สุด

คุณต้องจำไว้ว่างานเหล่านี้ไม่ใช่งานที่ส่งมอบที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่คุณกำลังจะทำ เพื่อพัฒนาผลงานทั้งหมดตรงเวลา และทำให้กระบวนการพัฒนาโครงการประสบความสำเร็จ

6. กำหนดการโครงการ

กำหนดการของโปรเจ็กต์ใดๆ ในบัญชีรายชื่อของคุณมีความสำคัญมาก เนื่องจากทุกคนควรได้รับแจ้งเกี่ยวกับวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการส่งมอบที่จำเป็นต้องพัฒนาในเวลาที่กำหนด แต่เมื่อคุณพัฒนาส่วนนี้ของขอบเขตของเอกสารงาน คุณจะไปได้ไกลกว่าที่เคย

ส่วนนี้ของเอกสารประกอบด้วยรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับวันที่และงานที่เกี่ยวข้องที่กำลังจะเสร็จสิ้นในวันที่เหล่านั้น

คุณยังจะพูดถึงหน่วยงานต่างๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการพัฒนา เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าใครจะทำงานอะไรและเมื่อไหร่

ที่เกี่ยวข้อง:

Gantt Charts Planning n' Scheduling for Professional Project Managers

7. สินค้าพร้อมส่ง

ในที่สุด เราก็เริ่มลงมือทำธุรกิจ ผลลัพธ์ของโครงการคือผลลัพธ์ที่แน่นอนที่บริษัทต้องการจากทีมพัฒนา

ส่วนผลลัพธ์ของขอบเขตของเอกสารโครงการเป็นที่ที่คุณต้องแสดงรายการผลลัพธ์ที่แตกต่างกันทั้งหมดที่คุณต้องการจากทีมพัฒนาของคุณเมื่อสิ้นสุด sprint เฉพาะหรือหลังจากกระบวนการพัฒนาทั้งหมด

สิ่งที่ส่งมอบอาจรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่น:

• ต้นแบบการดำเนินงานเต็มรูปแบบของโครงการหรือเว็บไซต์ที่ทีมของคุณกำลังพัฒนา
• การติดตามตัวชี้วัดของหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• เทมเพลตหน้าของเว็บไซต์ต่างๆ ทั้งหมดที่คุณพยายามจะพัฒนา

8. กระบวนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม

กระบวนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมโดยทั่วไปไม่รวมอยู่ในเอกสาร SOW ส่วนใหญ่ที่กำลังพัฒนาสำหรับโครงการ แต่เป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่งที่ควรเพิ่มลงในเอกสาร SOW ทุกฉบับ

กระบวนการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมอธิบายถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเนื่องจากการพัฒนาโครงการที่เป็นปัญหา

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจเป็นการเปลี่ยนแปลงเลย์เอาต์ของเว็บไซต์ที่บริษัทพยายามปรับปรุง หรืออาจเป็นคุณสมบัติใหม่ที่นำเข้ามาในแอปพลิเคชันที่มีอยู่แล้ว และคุณลักษณะเหล่านี้มีมาอย่างไร

9. การบริหารโครงการ

ขั้นตอนต่อไปคือการประยุกต์ใช้หลักการจัดการโครงการกับ Shebang ทั้งหมด ด้วยรายละเอียดส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่เชื่อมโยงกับองค์ประกอบที่เกี่ยวข้อง คุณเพียงแค่ขาดหลักการจัดการที่จะแสดงให้เห็นบนท้องถนน

หลักการบริหารโครงการที่สำคัญที่รวมอยู่ในขอบเขตของเอกสารงานมีดังนี้:

ผม). การรายงาน

ในส่วนนี้ สมาชิกในทีมต่างๆ จะเชื่อมโยงกับงานที่พวกเขาต้องพัฒนาในกระบวนการพัฒนาโครงการ คุณในฐานะผู้จัดการโครงการ จำเป็นต้องมอบหมายหน้าที่เหล่านี้และจัดการหน้าที่การฝึกสอนที่จำเป็นในการชี้นำทีมของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ii) การชำระเงิน

ในส่วนนี้ จะมีการเน้นการตัดสินใจทางการเงินที่แตกต่างกัน ในบันทึกย่อนั้น ค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการโดยรวม หรือค่าใช้จ่ายของผลงานแต่ละรายการที่พัฒนาในกระบวนการพัฒนาโครงการจะได้รับการกล่าวถึงในรายละเอียดด้วย

10. เกณฑ์การสำเร็จและออกจากระบบ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด เกณฑ์ความสมบูรณ์ของกระบวนการพัฒนาโครงการและกระบวนการลงชื่อออกได้รับการอธิบายให้ทุกคนได้เห็น เพื่อให้หน่วยงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้รับทราบเมื่อโครงการควรจะสิ้นสุดและประสานความรู้ของพวกเขา ของไทม์ไลน์กระบวนการพัฒนาโครงการทั้งหมด

เคล็ดลับในการเขียน SOW

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จำเป็นสำหรับคุณในการทำความเข้าใจก่อนเริ่มต้นด้วยขอบเขตของเอกสารงาน

1. เป็นภาพมากขึ้น

คุณต้องเข้าใจว่าการอ่านนั้นยากกว่าการดูอะไรบางอย่าง คุณสามารถบอกเล่าสิ่งต่างๆ ได้เป็นล้านๆ อย่างในภาพเดียว มากกว่าที่คุณจะเขียนในเอกสารขนาด 20 หน้า

ด้วยเหตุนี้ เมื่อคุณสร้างขอบเขตของเอกสารงาน คุณต้องแน่ใจว่าคุณใช้กราฟิกและการแสดงภาพต่างๆ เพื่อช่วยในการทำงานของคุณ

มันจะทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นมากสำหรับส่วนที่เหลือของทีมที่จะเข้าใจ

2. เฉพาะเจาะจงมากในภาษาของคุณ

ภาษาที่คุณใช้ในขอบเขตของเอกสารงานต้องแม่นยำมาก คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคำและเอนทิตีต่าง ๆ ที่คุณกล่าวถึงในเอกสารของคุณเป็นที่เข้าใจโดยทุกคน อย่างอื่นมีไว้เพื่ออะไร

3. รับการลงชื่อออกที่เหมาะสม

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องให้ทุกคนมีส่วนร่วมในแผนของคุณ ซึ่งรวมถึงสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เชื่อมต่อกับโครงการ

การทำเช่นนี้จะช่วยลดความยุ่งยากในอนาคต และลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นระหว่างผู้จัดการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับกระบวนการจัดการโครงการ