10 pasos para escribir un impresionante documento de alcance de trabajo

Las culturas de las empresas siempre difieren entre sí.

Pueden tener algunos procesos de trabajo en común, pero la forma en que abordan varios proyectos y la forma en que ejecutan sus estrategias de desarrollo es una historia diferente.

Cuando ese es el caso, las personas a veces no saben qué esperar dentro y del proceso de desarrollo. Si lo llevamos al siguiente nivel donde los trabajadores remotos están en cuestión, se vuelve un poco agitado ilustrarles todo el proceso de flujo de trabajo.

Del mismo modo, las partes interesadas y los clientes son una raza completamente diferente. Para que se sientan confiados y optimistas, se debe establecer el alcance del documento de trabajo. Describe su proceso de desarrollo para partes internas y externas.

Si está a punto de mojarse los pies como gerente de proyectos en la industria, esto es lo que necesita saber de antemano sobre SoW Doc .

¿Qué es el Alcance del Documento de Trabajo?

El Alcance del documento de trabajo son las notas clave sobre el proceso de desarrollo de un proyecto.

Estos documentos contienen todo lo relacionado con el proyecto, por ejemplo, los cronogramas de entrega, los términos y condiciones del proyecto, todos los diferentes detalles de trabajo relacionados con el proyecto y todos los diferentes entregables que se esperan del proyecto.

Debe pensar en el alcance del documento de trabajo como un mapa que lo guíe a través de los diferentes pasos de desarrollo del proyecto y todos los demás elementos relacionados con el proyecto, para garantizar que tenga una comprensión completa de las variables del proyecto y el proceso de desarrollo.

Si está trabajando como gerente de proyecto en su empresa, debe desarrollar o ha desarrollado un documento SOW detallado para asegurarse de que cada miembro del equipo, cada miembro de la empresa y las partes interesadas conectadas con el proyecto conocen las expectativas. del proyecto

Este documento también lo ayudará a asegurarse de que todos sepan lo que tienen que hacer y lo que tienen que desarrollar a través del proceso de desarrollo.

Las siguientes son las diferentes secciones que deben incluirse en un documento SOW. Echemos un vistazo a ellos.

1. Términos y Condiciones

Esta sección contiene todos los diferentes requisitos, condiciones y términos que no se han aclarado a las partes interesadas relacionadas con el proyecto.

2. Información del presupuesto

En esta sección, se describe la información financiera sobre el proyecto para las partes interesadas. Cada centavo que se gastará en el proceso de desarrollo y todos los diferentes elementos conectados con el proyecto se describen en esta sección del documento SOW.

3. Tareas individuales

Aquí es donde se discuten todas las diferentes tareas relacionadas con cada miembro del equipo de desarrollo. Los entregables, ya sea que se trabaje en un sprint o durante todo el proceso de desarrollo, se analizan en esta sección.

4. Objetivos del proyecto

Este es uno de los elementos más importantes del documento SOW.

Cada sesión de lluvia de ideas, declaración del problema y pensamiento asociado con el proyecto se discute en esta sesión para asegurarse de que todos conozcan el problema que enfrenta la empresa y cómo este proyecto resolverá el problema.

5. Resultados esperados

En esta sección, se discuten todos los diferentes objetivos y entregables. Estos incluyen todas las declaraciones de problemas que están conectadas con el proyecto, como el aumento de las ventas, diferentes métricas de conversión y el aumento esperado en el tráfico general.

En esta sección se analizan todos los diferentes objetivos que están impulsando a la empresa a desarrollar el proyecto.

6. Entregables

En esta sección, nos sumergimos en el análisis detallado de cada pequeño elemento y objetivo asociado con el proyecto. ¿El cliente quiere una maqueta viable del sitio web que está desarrollando o un producto terminado real? Ese tipo de cosas.

7. Hitos

Los hitos son las fechas y eventos definitivos que marcan las diferentes etapas de finalización de los procesos incluidos en el proceso de desarrollo. En esta sección, se analizan los hitos y los entregables orientados a plazos.

Todos sabemos que una propuesta de proyecto es necesaria cuando queremos el visto bueno de los stakeholders internos o familiares sobre algunos proyectos que estamos intentando desarrollar. Pero cuando se trata de trabajar con entidades externas, es necesario el documento de alcance de trabajo que les informa sobre todo.

No discutamos los 10 mejores pasos para crear un documento SOW perfecto.

10 pasos para escribir un documento de alcance de trabajo perfecto

Los siguientes son los pasos que se toman para crear un documento SOW efectivo.

• Introducción
• Descripción del proyecto
• Objetivos del proyecto
• SEMBRAR
• Lista de tareas
• Cronograma del proyecto
• Entregables
• Proceso de adopción
• Gestión de proyectos
• Criterios de finalización y aprobación

Analicemos estos pasos en detalle.

1. Introducción

Al comienzo del proyecto, se transcriben las ideas y las sesiones de lluvia de ideas sobre el proyecto, y se pulen todos los detalles sobre el proyecto o el servicio que se está entregando.

Estos pueden incluir todos los diferentes detalles sobre el trabajo que está realizando el producto y las diferentes partes que van a estar involucradas en el proceso de desarrollo del proyecto.

Esta sección también contiene los acuerdos formales y los detalles que deben resolverse al inicio del proyecto.

• Los contratos se discuten en esta etapa, que son los términos mutuamente acordados entre las diferentes entidades relacionadas con el proyecto.
• La oferta de clasificación para adquirir los recursos que la empresa podría necesitar para completar el proceso de desarrollo también se analiza en esta sección.

2. Resumen del proyecto

En esta sección, los detalles sobre por qué se está realizando este proyecto y cuál será el curso final del desarrollo. Estos pequeños detalles se revisan y se aseguran de que todo coincida con el propósito del proyecto a desarrollar en primer lugar.

Solo asegúrese de que la redacción que usa en esta sección sea fácil de entender porque es el primer paso para que las conexiones externas se den cuenta de lo que estamos hablando y qué pretendemos hacer con el producto/servicio.

Como empleado de alto rango de Salesforce comparte:

“Si un compañero de trabajo o un miembro de la familia no puede explicar cuál es el alcance y cómo se ve el éxito, entonces esta sección fundamental debe actualizarse hasta que quede muy claro”.

3. Objetivos del proyecto

En esta sección, discutimos todos los diferentes objetivos que la empresa quiere lograr a través del proyecto.

Ya sea que quieran resolver un problema de paradigma organizacional que aún no se ha resuelto o que estén tratando de encontrar una solución para un problema que se analizó anteriormente, pero la solución no estuvo de acuerdo con la población general del paradigma profesional.

Mira esto:

¿Cómo escribir los OKR de la empresa para el establecimiento efectivo de objetivos?

4. Alcance del Trabajo

El siguiente elemento de la lista es el SOW que describe todas las actividades de trabajo que se deben realizar para que el proyecto sea un éxito definitivo.

Cuando diseñe esta sección del documento, solo asegúrese de que la sección no se sumerja en detalles específicos, ya que los detalles se discutirán en la siguiente sección. Intente diseñar esta sección como una explicación simple que brinde una descripción general de todo el trabajo o puede diseñarla como una lista con viñetas.

La mayoría de las secciones de alcance de trabajo de los proyectos que se desarrollan normalmente es una explicación simple de las cosas, pero hay ocasiones en que el proyecto requiere que la sección SOW del documento debe contener detalles técnicos sobre el software y el hardware que se utilizará en el proceso de desarrollo

5. Lista de tareas

La siguiente sección es, como su nombre lo describe, una lista mejorada de todas las diferentes tareas, actividades y procesos en los que es necesario trabajar para asegurarse de que el proceso sea un éxito definitivo y que nada quede sin hacer.

Una cosa que puede hacer en esta sección es asegurarse de que todos los diferentes elementos enumerados en esta sección sean fácilmente legibles y comprensibles. Esto asegurará que el lector comprenda todas las cosas diferentes que has enumerado en la sección y se ponga a trabajar lo antes posible.

Debe recordar que estas tareas no son los entregables asociados con el proyecto. Estas son las acciones que vas a realizar para desarrollar todos los entregables a tiempo y hacer que el proceso de desarrollo del proyecto sea un éxito.

6. Cronograma del proyecto

El cronograma de cualquier proyecto en su lista es muy importante, ya que todos deben estar informados sobre las fechas de inicio y finalización de los entregables que deben desarrollarse en el momento requerido. Pero cuando desarrolla esta sección del documento de alcance del trabajo, hace un esfuerzo adicional.

Esta sección del documento incluye todos los detalles sobre las fechas y las tareas relacionadas que se van a terminar en esas fechas.

También va a mencionar todas las diferentes entidades que están asociadas con el proceso de desarrollo para que todos sepan quién va a trabajar en qué y cuándo.

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7. Entregables

Finalmente, nos ponemos manos a la obra. Los entregables del proyecto son los resultados exactos que la empresa requiere del equipo de desarrollo.

La sección de entregables del alcance del documento del proyecto es donde debe enumerar todos los diferentes resultados que necesita de su equipo de desarrollo al final de un sprint en particular o después de todo el proceso de desarrollo.

Los entregables pueden incluir cosas como:

• Un prototipo completamente operativo del proyecto o el sitio web que su equipo está desarrollando.
• Métricas de seguimiento de todas las diferentes entidades relacionadas con el proyecto
• Plantillas de página de todos los diferentes sitios web que está tratando de desarrollar

8. Proceso de adopción

Los procesos de adopción generalmente no se incluyen en la mayoría de los documentos SOW que se están desarrollando para los proyectos, pero es una sección realmente importante que se supone que debe agregarse a cada documento SOW.

Lo que el proceso de adopción describe los cambios que seguramente ocurrirán debido al desarrollo del proyecto en cuestión.

Estos cambios pueden ser los cambios de diseño de un sitio web que la empresa está tratando de renovar, o pueden ser las nuevas funciones que se incorporan a una aplicación ya existente y cómo surgieron estas funciones.

9. Gestión de proyectos

El siguiente paso es la aplicación de los principios de gestión de proyectos en todo el proceso. Con la mayoría de los detalles relacionados con el proyecto conectados a sus respectivos elementos, solo faltan los principios de gestión que pondrán en marcha ese espectáculo.

Los principales principios de gestión de proyectos que se incluyen en el alcance del documento de trabajo son los siguientes:

i). Informes

En esta sección, los diferentes miembros del equipo están conectados con las tareas que tienen que desarrollar en el proceso de desarrollo del proyecto. Usted, como gerente de proyecto, debe asignar estas funciones y manejar las tareas de entrenamiento que se requieren para guiar a su equipo en la dirección correcta.

ii). Pago

En esta sección, se destacan diferentes decisiones financieras. En esa nota, también se analizan en detalle los diferentes gastos relacionados con el proyecto en su conjunto, o el costo de cada entregable que se desarrolla en el proceso de desarrollo del proyecto.

10. Criterios de finalización y firma(s)

Por último, pero no menos importante, los criterios de finalización del proceso de desarrollo del proyecto y el proceso de aprobación se describen para que todos los vean, de modo que todas las entidades relacionadas con el proyecto sepan cuándo se supone que finaliza el proyecto y cimenten su conocimiento. de todo el cronograma del proceso de desarrollo del proyecto.

Consejos para escribir una SOW

Estos son algunos de los consejos que es necesario que comprenda antes de comenzar con un documento de alcance de trabajo.

1. Sé más visual

Debe comprender que leer es mucho más difícil que ver algo. Puede decir un millón de cosas diferentes en una sola imagen de lo que puede escribir en un documento de 20 páginas.

Por eso, cuando crea un documento de ámbito de trabajo, debe asegurarse de utilizar diferentes gráficos y representaciones visuales para ayudar en su trabajo.

Hará que las cosas sean mucho más fáciles de entender para el resto del equipo.

2. Sea muy específico en su idioma

El lenguaje que utilice en su documento de alcance de trabajo tiene que ser muy preciso. Debe asegurarse de que todos entiendan todas las diferentes palabras y entidades que menciona en su documento. De lo contrario, ¿cuál es el punto de la misma.

3. Obtenga las autorizaciones adecuadas

Como gerente de proyecto, debe lograr que todos participen en su plan. Esto incluye a los miembros de su equipo y a todas las partes interesadas que están conectadas al proyecto.

Si lo hace, reducirá cualquier complicación en el futuro y también reducirá los conflictos que puedan surgir entre el gerente y las partes interesadas sobre el proceso de gestión del proyecto.