Harika Bir Çalışma Kapsamı Belgesi Yazmanın 10 Adımı

Şirket kültürleri her zaman birbirinden farklıdır.

Bazı ortak iş süreçleri olabilir, ancak çeşitli projelere yaklaşım biçimleri ve geliştirme stratejilerini gerçekleştirme biçimleri farklı bir hikaye.

Durum böyle olduğunda, insanlar bazen geliştirme süreci içinde ve bundan ne bekleyeceklerini bilemezler. Uzak çalışanların söz konusu olduğu bir sonraki seviyeye götürürsek, onlara tüm iş akışı sürecini göstermek biraz telaşlı olur.

Aynı şekilde, paydaşlar ve müşteriler tamamen farklı bir türdür. Kendilerinden emin ve iyimser hissetmelerini sağlamak için çalışma belgesinin kapsamı belirlenmelidir. Geliştirme sürecinizi iç ve dış taraflara özetler.

Sektörde bir proje yöneticisi olarak ayaklarınızı yere sermek üzereyseniz, SoW Doc hakkında önceden bilmeniz gerekenler burada.

Çalışma Belgesinin Kapsamı Nedir?

Çalışma belgesinin Kapsamı, bir projenin geliştirme süreciyle ilgili uçurum notlarıdır.

Bu belgeler projeyle ilgili her şeyi içerir, örneğin Teslimat çizelgeleri, projenin hüküm ve koşulları, projeyle ilgili tüm farklı iş ayrıntıları ve projeden beklenen tüm farklı teslimatlar.

Proje değişkenlerini ve geliştirme sürecini tam olarak anladığınızdan emin olmak için farklı proje geliştirme adımlarında ve projeyle ilgili diğer tüm unsurlarda size rehberlik edecek bir harita olarak çalışma belgesinin kapsamını düşünmelisiniz.

Şirketinizde proje yöneticisi olarak çalışıyorsanız, ekibin her üyesinin, şirketin her üyesinin ve projeye bağlı paydaşların beklentileri bilmesini sağlamak için ayrıntılı bir SOW belgesi geliştirmeli veya geliştirmiş olmalısınız. projeden.

Bu belge aynı zamanda herkesin geliştirme süreci boyunca ne yapması gerektiğini ve neyi geliştirmesi gerektiğini bilmesini sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Aşağıdakiler, bir SOW belgesine dahil edilmesi gereken farklı bölümlerdir. Onlara bir göz atalım.

1. Şartlar ve Koşullar

Bu bölüm, projeye bağlı paydaşlar için açıklığa kavuşturulmamış tüm farklı gereksinimleri, koşulları ve şartları içerir.

2. Bütçe Bilgileri

Bu bölümde proje ile ilgili finansal bilgiler paydaşlar için açıklanmıştır. Geliştirme sürecinde harcanacak her bir kuruş ve projeye bağlı tüm farklı unsurlar, SOW belgesinin bu bölümünde açıklanmaktadır.

3. Bireysel Görevler

Geliştirme ekibinin her bir üyesiyle ilgili tüm farklı görevlerin tartışıldığı yer burasıdır. Bir sprintte veya geliştirme süreci boyunca üzerinde çalışılan çıktılar bu bölümde tartışılmaktadır.

4. Proje Hedefleri

Bu, SOW belgesinin en önemli unsurlarından biridir.

Herkesin şirketin karşı karşıya olduğu sorun ve bu projenin sorunu nasıl çözeceği hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamak için her bir beyin fırtınası oturumu, sorun ifadesi ve projeyle ilgili düşünce bu oturumda tartışılır.

5. Beklenen Sonuçlar

Bu bölümde, tüm farklı hedefler ve çıktılar tartışılmaktadır. Bunlar, satışlardaki artış, farklı dönüşüm metrikleri ve genel trafikte beklenen artış gibi projeyle bağlantılı tüm sorun ifadelerini içerir.

Şirketi projeyi geliştirmeye yönlendiren tüm farklı hedefler bu bölümde tartışılmaktadır.

6. Çıktılar

Bu bölümde, projeyle ilgili her küçük öğenin ve hedefin ayrıntılı analizine dalıyoruz. Müşteri, geliştirmekte olduğunuz web sitesinin uygulanabilir bir maketini mi yoksa gerçek bir bitmiş ürün mü istiyor? Bunun gibi şeyler.

7. Kilometre Taşları

Kilometre taşları, geliştirme sürecine dahil edilen süreçlerin farklı tamamlanma aşamalarını işaret eden kesin tarihler ve olaylardır. Bu bölümde, kilometre taşları ve termin odaklı teslimatlar tartışılmaktadır.

Geliştirmeye çalıştığımız bazı projeler hakkında iç veya tanıdık paydaşlardan ilerleme istediğimizde bir proje önerisinin gerekli olduğunu hepimiz biliyoruz. Ancak, harici varlıklarla çalışmak söz konusu olduğunda, onları her şey hakkında bilgilendiren çalışma belgesinin kapsamı gereklidir.

Mükemmel bir SOW belgesi oluşturmak için en iyi 10 adımı tartışmayalım.

Mükemmel Bir Çalışma Kapsamı Belgesi Yazmak için 10 Adım

Aşağıdakiler, etkili bir SOW Belgesi oluşturmak için atılan adımlardır.

• giriiş
• Projeye Genel Bakış
• Proje Hedefleri
• EKMEK
• Görev Listesi
• Proje takvimi
• Teslimat
• Benimseme Süreci
• Proje Yönetimi
• Tamamlama Kriterleri ve İmzalama

Bu adımları ayrıntılı olarak tartışalım.

1. Giriş

Projenin en başında, proje ile ilgili fikirler ve beyin fırtınası oturumları yazıya geçirilir ve proje veya verilen hizmetle ilgili tüm detaylar ortaya çıkarılır.

Bunlar, ürün tarafından yapılan işle ilgili tüm farklı ayrıntıları ve projenin geliştirme sürecine dahil olacak farklı tarafları içerebilir.

Bu bölüm ayrıca, projenin başlangıcında düzeltilmesi gereken resmi anlaşmaları ve detayları da içerir.

• Proje ile ilgili birçok farklı kuruluş arasında karşılıklı olarak üzerinde anlaşmaya varılan şartlar olan bu aşamada sözleşmeler tartışılır.
• Şirketin geliştirme sürecini tamamlamak için ihtiyaç duyabileceği kaynakları elde etmek için sunulan sıralamalar da bu bölümde tartışılmaktadır.

2. Projeye Genel Bakış

Bu bölümde, bu projenin neden yapıldığı ve nihai gelişim seyrinin ne olacağı ile ilgili ayrıntılar. Bu küçük detaylar gözden geçirilir ve her şeyin ilk etapta geliştirilecek projenin amacına uygun olduğundan emin olunur.

Bu bölümde kullandığınız ifadenin kolay anlaşılır olduğundan emin olun çünkü bu, dış bağlantıların neyle ilgili olduğumuzu ve ürün/hizmetle ne yapmak istediğimizi anlamasını sağlamanın ilk adımıdır.

Yüksek rütbeli bir Salesforce çalışanının hisseleri:

"Bir iş arkadaşı veya aile üyesi, kapsamın ne olduğunu ve başarının nasıl göründüğünü açıklayamıyorsa, bu temel bölümün kristal berraklığında olana kadar güncellenmesi gerekir."

3. Proje Hedefleri

Bu bölümde, şirketin proje yoluyla başarmak istediği tüm farklı hedefleri tartışıyoruz.

Henüz çözülmemiş bir örgütsel paradigma sorununu çözmek isteyip istemedikleri veya daha önce incelenmiş bir soruna çözüm bulmaya mı çalışıyorlar, ancak çözüm profesyonel paradigmanın genel nüfusu ile aynı fikirde değildi.

Şuna bakın:

Etkili Hedef Belirleme için Şirket OKR'leri Nasıl Yazılır?

4. İşin Kapsamı

Listedeki bir sonraki öğe, projeyi kesin bir başarıya dönüştürmek için yapılması gereken tüm iş aktivitelerini tanımlayan SOW'dur.

Belgenin bu bölümünü tasarlarken, ayrıntılar bir sonraki bölümde tartışılacağı için bölümün ayrıntılara girmediğinden emin olun. Bu bölümü ister tüm çalışmalara genel bir bakış sunan basit bir açıklama şeklinde tasarlamaya çalışın, isterseniz de madde imli liste şeklinde tasarlayabilirsiniz.

Normal olarak geliştirilen projelerin iş kapsamı bölümlerinin çoğu, şeylerin basit bir açıklamasıdır, ancak projenin, belgenin SOW bölümünün, kullanılacak yazılım ve donanım hakkında teknik ayrıntılar içermesini gerektirdiği zamanlar vardır. geliştirme süreci.

5. Görev Listesi

Bir sonraki bölüm, adından da anlaşılacağı gibi, sürecin kesin bir başarı olduğundan ve hiçbir şeyin yapılmadığından emin olmak için üzerinde çalışılması gereken tüm farklı görevlerin, etkinliklerin ve süreçlerin bir çorba listesidir.

Bu bölümde yapabileceğiniz bir şey, bu bölümde listelenen tüm farklı öğelerin kolayca okunabilir ve anlaşılabilir olduğundan emin olmaktır. Bu, okuyucunun bölümde listelediğiniz tüm farklı şeyleri anlamasını ve mümkün olan en kısa sürede çalışmaya başlamasını sağlayacaktır.

Bu görevlerin projeyle ilişkili çıktılar olmadığını hatırlamanız gerekir. Bunlar, tüm çıktıları zamanında geliştirmek ve proje geliştirme sürecini başarılı kılmak için gerçekleştireceğiniz eylemlerdir.

6. Proje Takvimi

Kadronuzdaki herhangi bir projenin takvimi çok önemlidir, çünkü gerekli zamanda geliştirilmesi gereken çıktıların başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​hakkında herkesin bilgilendirilmesi gerekir. Ancak çalışma belgesinin bu bölümünü geliştirdiğinizde, ekstra yol kat etmiş olursunuz.

Belgenin bu bölümü, tarihlerle ilgili tüm ayrıntıları ve bu tarihlerde bitirilecek olan ilgili görevleri içerir.

Ayrıca geliştirme süreciyle ilişkili tüm farklı varlıklardan da bahsedeceksiniz, böylece herkes kimin ne üzerinde ne zaman çalışacağını bilecektir.

İlişkili:

Profesyonel Proje Yöneticileri için Gantt Şemaları Planlama ve Çizelgeleme

7. Çıktılar

Son olarak, işimize başlıyoruz. Proje çıktıları, şirketin geliştirme ekibinden talep ettiği kesin sonuçlardır.

Proje belgesinin kapsamının çıktılar bölümü, belirli bir sprint sonunda veya tüm geliştirme sürecinden sonra geliştirme ekibinizden beklediğiniz tüm farklı sonuçları listelemeniz gereken yerdir.

Teslimatlar aşağıdakileri içerebilir:

• Ekibinizin geliştirmekte olduğu projenin veya web sitesinin tamamen işlevsel bir prototipi
• Projeyle ilgili tüm farklı varlıkların izleme metrikleri
• Geliştirmeye çalıştığınız tüm farklı web sitelerinin sayfa şablonları

8. Benimseme Süreci

Benimseme süreçleri genellikle projeler için geliştirilen SOW belgelerinin çoğunda yer almaz, ancak her SOW belgesine eklenmesi gereken gerçekten önemli bir bölümdür.

Benimseme sürecinin ne olduğu, söz konusu projenin gelişmesi nedeniyle gerçekleşmesi zorunlu olan değişiklikleri açıklar.

Bu değişiklikler, şirketin yenilemeye çalıştığı bir web sitesinin düzen değişiklikleri olabileceği gibi, halihazırda var olan bir uygulamaya getirilen yeni özellikler ve bu özelliklerin nasıl ortaya çıktığı da olabilir.

9. Proje Yönetimi

Bir sonraki adım, proje yönetimi ilkelerinin bütün meseleye uygulanmasıdır. Projeyle ilgili detayların çoğu ilgili unsurlarına bağlıyken, o şovu yola çıkaracak yönetim ilkelerini kaçırıyorsunuz.

İş belgesi kapsamında yer alan başlıca proje yönetimi ilkeleri şunlardır:

i). Raporlama

Bu bölümde, farklı ekip üyeleri proje geliştirme sürecinde geliştirmeleri gereken görevlerle bağlantılıdır. Proje yöneticisi olarak sizin bu görevleri atamanız ve ekibinizi doğru yönde yönlendirmek için gereken koçluk görevlerini yerine getirmeniz gerekir.

ii). Ödeme

Bu bölümde, farklı finansal kararlar vurgulanmaktadır. Bu notta, bir bütün olarak proje ile ilgili farklı harcamalar veya proje geliştirme sürecinde geliştirilen her bir çıktının maliyeti de ayrıntılı olarak tartışılmaktadır.

10. Tamamlama Kriterleri ve İmza(lar)

Son olarak, proje geliştirme sürecinin tamamlanma kriterleri ve imza süreci, herkesin görebileceği şekilde tanımlanır, böylece projeyle ilgili tüm kuruluşlar, projenin ne zaman bitmesi gerektiğini öğrenir ve bilgilerini pekiştirir. tüm proje geliştirme süreci zaman çizelgesi.

SOW Yazma İpuçları

Bir çalışma belgesi kapsamına başlamadan önce anlamanız gereken bazı ipuçları burada.

1. Daha Görsel Olun

Okumanın bir şey izlemekten çok daha zor olduğunu anlamalısınız. Tek bir resimde, 20 sayfalık bir belgeye yazabileceğinizden çok farklı milyonlarca şey anlatabilirsiniz.

Bu nedenle, bir çalışma kapsamı belgesi oluştururken, işinize yardımcı olması için farklı grafikler ve görsel temsiller kullandığınızdan emin olmanız gerekir.

Takımın geri kalanının anlamasını çok daha kolay hale getirecek.

2. Kendi Dilinizde Çok Özel Olun

İş belgeniz kapsamında kullandığınız dil çok kesin olmalıdır. Belgenizde bahsettiğiniz tüm farklı kelime ve varlıkların herkes tarafından anlaşıldığından emin olmanız gerekir. Aksi takdirde, bunun ne anlamı var.

3. Uygun İmzaları Alın

Bir proje yöneticisi olarak, herkesi planınıza dahil etmeniz gerekir. Buna ekip üyeleriniz ve projeye bağlı tüm paydaşlar dahildir.

Bunu yapmak, gelecekte oluşabilecek herhangi bir komplikasyonu azaltacak ve ayrıca proje yönetimi süreci hakkında yönetici ve paydaşlar arasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltacaktır.