Proje Yönetim Planı: Amaç ve Örnekler

Bir proje yönetim planı olmadan pek çok şeyi riske atmanız kaçınılmazdır. Bazen bir proje, tüm proje yönetimi planlama aşamasından geçer, ancak kötü uygulama nedeniyle zarar görür.

Somut bir plan, ölçeği ne olursa olsun herhangi bir projenin temeli olarak hareket eder.

Etkili bir proje yönetimi planının nasıl oluşturulacağını ve tasarlanacağını açıklamak için bu kılavuzu hazırladık.

Proje Yönetim Planı nedir?

Bir proje yönetim planı, projenin başlangıç ​​aşamasından başlayıp son ürüne kadar nasıl gerçekleştirileceğini, izleneceğini ve kontrol edileceğini vurgular.

Proje planınızın, ekibinizin yapılandırılmış çıktıları zamanında yürütmek için kullanacağı yöntemi tanımlamayı amaçladığını unutmayın.

Bu amaçla, proje yönetim planı ideal olarak temel performans analizini ölçmek için bir süreç içermelidir. Bunu yapmak, bir projenin ömrü boyunca yalnızca zayıf alanları belirlemeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki projelerle ilgili uzun vadeli başarıyı da sağlar.

Proje Yönetim Planı ile Proje Planı Arasındaki Fark

Proje Yönetim Planı ile Proje Planı arasındaki fark, umduğunuz kadar net değildir.

İkisi arasındaki fark tamamen çalıştığınız kuruluşa bağlı olabilir.

Birçok şirketin aynı plana atıfta bulunmak için iki terimi birbirinin yerine kullandığı görülmüştür.

Öte yandan, bazı şirketler bu ikisini tamamen farklı planlar olarak sınıflandırıyor.

İki plana bakarsanız, not edebileceğiniz bazı farklılıklar şunlardır:

• Proje planı, projenizin "ne" olduğunu açıklarken, proje yönetim planı "nasıl" olduğunu açıklar.
• Genellikle proje planı geniş bir belgedir, yönetim planı ise projeyle ilgili daha fazla ayrıntıyla ilgilenir.
• Proje planı, projeyi tamamlama vizyonunu, yönetim planı ise proje başarısına ulaşmak için yöntem ve sistemi açıklar.
• Daha büyük projeler için ikisi arasında genellikle bir ayrım vardır, ancak daha küçük projeler için terimlerin bir birleşimi vardır.

Proje Yönetim Planının Amacı

Yönetim planınızı oluşturmak için oldukça fazla zaman ve çaba harcayacağınız için, birkaç temel noktayı anlamak zorunludur.

Bir yönetim planı oluşturmanın farklı amaçları vardır. Bazıları aşağıda eklenmiştir. Bir göz atın!

1. Planlama

Bir yönetim planı oluşturmanın ilk amacı oldukça açıktır ve bu, projenizi planlamaktır. Bir proje yöneticisi olarak, bir projenin yürütülmesine başlamadan önce, projeyi bütünüyle ve yaşam döngüsü boyunca nasıl ilerleyeceğini planlamak ve anlamak önemlidir.

2. Proje sponsoruna bilgi verilmesi

Ayrıca, proje sponsorunuzu projeyi nasıl yönetmeyi planladığınız konusunda bilgilendirebileceğiniz ve aydınlatabileceğiniz bir yönetim planı oluşturmanız da fayda sağlar.

Bununla birlikte, proje sponsorunun zaman zaman proje üzerinde çalışan kuruluştan başka bir kuruluşta olduğu ve bu nedenle yönetim planınızdaki bazı bilgilerin onlar için her zaman geçerli olmadığı unutulmamalıdır.

3. Bir proje yöneticisi olarak vermeniz gereken kararlar için bir rehber olarak hareket edin

Yönetim planları, sorunlar veya sorunlar ortaya çıktığında yardım almak için genellikle bir kılavuz olarak kullanılır. Projenin ilerlemesinde bir sorun ortaya çıktığında, proje yöneticisi olarak yönetim planınıza danışmalısınız.

Esasen böyle bir konuyu yönetim planınıza dahil etmeli ve ortaya çıkarsa sorunun nasıl ele alınacağını tartışmış olmalısınız.

Ancak durum böyle değilse ve yönetim planı, karşılaştığınız belirli sorunu vurgulamıyorsa, bir not almalı ve oluşturacağınız herhangi bir gelecek yönetim planına dahil ettiğinizden emin olmalısınız.

Bir Proje Yönetim Planının Temel Bileşenleri

Tüm yönetim planları, projelerinin yönetimini tanımlayan tüm unsurları içerir.

Bununla birlikte, belirli bileşenler bu tür her plan için oldukça standarttır.

Bu unsurların her birini sırayla tartışacağız.

1. Kapsam Bildirimi

Kapsam bildirimini çok önemli bir nedenle yönetim planınız için bileşen listesinin ilk unsuru olarak listeledik.

Projenin kapsamını anlamak ve projenin bu kapsam sınırları içinde kalmasını sağlamak bir proje yöneticisinin temel sorumluluklarından biridir.

Proje gecikmelerinin ve proje bütçelerinin artmasının en yaygın nedenlerinden biri kapsam kaymasıdır.

Projeniz için tanımladığınız kapsamın hem etkili hem de uygun olduğundan emin olmak için kapsamı tanımlamak için SMART yaklaşımını kullanabilirsiniz.

SMART, Spesifik, Ölçülebilir , Ulaşılabilir , Gerçekçi ve Zamanında anlamına gelir.

• Spesifik - kapsam ne kadar spesifik olursa, kapsam kayması olasılığı o kadar az olur
• Measurable - Ölçülebilen bir kapsam, ona ulaşıp ulaşmadığınızı bilmenizi sağlar.
• Ulaşılabilir -Ulaşmaya çalıştığınız kapsamın, uzmanlık, bilgi ve kaynaklar açısından sizin ve ekibiniz için ulaşılabilir olduğundan emin olmak önemlidir.
• Gerçekçi - Kapsamın müşterinizin hedeflerine değer kattığından ve ulaşılabilir olması açısından gerçekçi olduğundan emin olun.
• Zamanında -bir kapsam bildirimi, bir zamanlama belirlemenize izin verecek şekilde zamanla sınırlı olmalıdır ve ayrıca bir bütçe oluşturmaya yardımcı olur.

2. İş Dökümü Yapısı

Bir iş kırılım yapısı, bir projenin "ne" yönünü tanımlar.

İş kırılım yapısı, bir projenin başarılı sayılması için gerçekleştirmesi gereken tüm unsurları vurgular ve genellikle birden çok düzeyde organize edilmiş bir grafik ekran aracılığıyla yapılır.

3. Kritik Başarı Faktörü

Kritik başarı faktörleri, projenizin tamamlanmış ve başarılı sayılması için başarılması gereken projenizin bileşenleridir.

Proje yöneticileri ve ekipleri genellikle kendi kritik başarı faktörlerini tanımlar.

Hangi faktörlerin bir projenin başarısını önemli ölçüde etkilediğine dair yapılan araştırmalarda şu bulgular elde edildi:

• Ankete katılanların arasında, resmi olarak bir proje yöneticisi kurmanın bir projenin başarısı üzerinde %93 etkisi olduğuna inanıyorlardı.
• Ölçülebilir bir şekilde belirlenmiş ve %90'ı olan proje hedefleri
• Bir proje yöneticisinin yetkinlikleri %88'e sahipti
• Proje yöneticisinin yüksek otoritesi %85'e sahipti

Genellikle kritik başarı faktörleri olarak eşitlenen diğer faktörler şunları içerir:

• Bütçe dahilinde kalan
• Projeyi zamanında tamamlamak
• Tamamlanan projenin kalite standartları
• Minimum ürün reddetme oranı
• Ürünün son kullanıcı faydaları
• Proje sonunda ekip ve çalışan memnuniyeti

4. İnsan Kaynakları Planı

Herhangi bir projede en değerli kaynak, projeye dahil olan ve proje ekibinizi oluşturan kişilerdir ve bu nedenle proje yönetiminde kaynak planlaması da önemlidir.

İster yeni çalışanları işe almayı planlıyor olun, ister daha önce yapmış olduğunuz kişilerle çalışıyor olun, insan kaynakları planı önemlidir.

Yönetim planınızı oluştururken insan kaynakları bölümünün aşağıdakileri içerdiğinden emin olun:

• Projeniz için kaynak gereksinimleri
• Proje ekibini nasıl edinmeyi planlıyorsunuz?
• Her kaynağın projeye ne kadar zaman ayıracağı
• Proje ekibinin nereden geleceği
• Proje ekibinin projeyi tamamlayabilmesi için ihtiyaç duyacağı herhangi bir eğitim ve geliştirme
• Proje ekibiniz için herhangi bir yönetim gereksinimi.

İlişkili:

2022 Yılında En İyi 5 İnsan Kaynakları Yönetimi Sertifikası

5. Proje Yönetimi İletişim Planı

İletişim, işbirliği için esastır ve işbirliği, başarılı proje tesliminin temelidir.

Yürüttüğünüz projeye ve bu projede yer alanlara bağlı olarak proje yönetimi iletişim planınız değişebilir.

Çoğu zaman, zayıf iletişim, kaçırılan teslim tarihlerine, genişletilmiş bütçelere ve sürekli sözünü ettiğimiz korkunç kapsam kaymasına neden olabilir.

Bir iletişim planı sadece ekip üyelerinize yönelik değildir, aynı zamanda müşteriniz ve paydaşlarınızla ne sıklıkta konuşmanız gerektiğini, hangi iletişim modunu kullanmayı planladığınızı ve ne sıklıkla iletişim kurmayı planladığınızı da içermelidir.

6. Çıktılar

Bir proje yöneticisinin en zorunlu sorumluluklarından biri proje çıktılarını yönetmektir ve bu nedenle bunları yönetim planınıza dahil etmek de aynı derecede önemlidir.

Proje çıktıları, projenizin sonucu olarak üretilen ve müşterinize veya müşterinize teslim etmeyi düşündüğünüz mal veya hizmetlerdir.

Çıktıları basitçe özetlemek çoğu zaman yetersizdir ve bu nedenle çıktılarınız hakkında aşağıdakileri de içeren ayrıntıları eklemeye çalışmalısınız:

• Boyut
• Uzunluk
• Kalite
• Diğer standartlar

7. Paydaş Listesi

Paydaşlarınızın kimler olduğunu takip etmek ve değişirse listeyi geliştirmek için yönetim planı için bir paydaş listesi oluşturulmalı ve geliştirilmelidir, aynı zamanda iletişim planınızı takip etmenizi sağlar.

8. Bütçe

Hiçbir projeye parasal kaynakların kullanımı serbest bırakılmaz ve bu nedenle bir bütçe oluşturmak ve onu yönetim planına dahil etmek esastır.

Bütçe aynı zamanda birçok proje yöneticisinin belirli bir projenin başarısını vurgulamayı düşündüğü kritik başarı faktörlerinden biridir.

Bazı projelere başlangıçtan bir bütçe tahsis edilir ve bu kaynağı nasıl tahsis edeceğinizi göstermek sizin işinizdir, diğer zamanlarda müşterilere veya paydaşlara bir bütçe planı sağlamanız gerekir ve sahip olduğunuz bütçeyi sağlayıp sağlamayacaklarını onlar belirleyecektir. özetlenen.

Projenize ve planınıza bağlı olarak bütçe planınızı da iş kırılım yapınıza dahil edebilirsiniz.

9. Program

Bütçe gibi, hiçbir projeye teslim edilmesi için sınırsız bir süre verilmez. Bu nedenle projenizi planlamak çok önemlidir.

Genellikle, projenin teslim tarihlerini belirleyen dış paydaşlardır.

Bir projenin zaman çizelgesinde belirli faktörlerden dolayı yaşam döngüsü boyunca değişiklikler olması oldukça yaygındır, bu yüzden zamanlama aktif yönetim gerektirir.

Şuna bakın:

2022'de Kullanılacak En İyi 6 Çalışan Planlama Yazılımı

10. Satın Alma Planı

Bir projeye başladığınızda, taşeronlara, danışmanlara ve tedarikçilere ihtiyaç duyacağınızı görmeniz normaldir.

Bu nedenle, yönetim planınızın şunları ana hatlarıyla belirttiğinden emin olmalısınız:

• Projenizin gerektireceği hizmetler veya ürünler nelerdir?
• Bu hizmetleri veya ürünleri nasıl temin edeceksiniz?
• Bu ürün veya hizmetlerin kalitesini nasıl izlemeyi düşünüyorsunuz ve ilerlemelerini nasıl izleyeceksiniz?

Dış müteahhitlerin yönetimi, kuruluşunuzla doğrudan bağlantılı olmadıkları ve bu nedenle projenizin ilerlemesi veya takvimi konusunda aynı güdüye ve hatta anlayışa sahip olmadıkları için önemli bir görev haline gelir.

11. Risk Kaydı

Risk kayıtları, riskleri tanımlayan, risk analizini ve risk yanıt planlarını içeren belgelerdir.

Risk kaydı sadece planlama aşamasında değil, aynı zamanda proje yaşam döngüsü boyunca riskleri izlemek ve kontrol etmek için kullanılır.

Bu nedenle, proje risk yönetimi planınızı kolay anlaşılır, gerektiğinde uyarlanabilir ve proje süreci boyunca referans alınabilir hale getirmeyi unutmayın.

Olasılıkla ilgili olası risklerin önemini ve projeniz üzerindeki etkisini tanımlayın.

Çoğu kuruluş, riskleri vurgulamak ve belirlemek için basit bir süreç izler ve ardından bir risk kaydı oluşturur.

Risk kayıtlarında aşağıdaki kriterler vurgulanmıştır:

• Riskin açıklaması
• Tanımlanan bir riskin olasılığı
• Belirli bir riskin proje üzerindeki etkisi
• Meydana gelen bir riski tetikleyebilecek olaylar
• Riskin önceliği
• Ekibinizin gerçekleşen bir riske nasıl tepki vereceğini bilmesi için tanımlanan risklere yönelik bir yanıt planı.

En iyi risk yönetimi yazılımı hakkında bilgi edinin:

2022'nin En İyi 17 Risk Yönetimi Yazılımı

Proje Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur?

Proje yönetim planı aşamalı olarak oluşturulur ve ana hatlarıyla belirttiğimiz gibi, plan ayrı bileşen planlarından oluşur ve bu nedenle her bir öğe yapılana kadar oluşturulamaz.

Yönetim planının bileşenlerinin çoğu, farklı süreçler sırasında oluşturulur ve bu nedenle farklı şekilde dahil edilir.

PMBOK Rehberine göre bakarsak, yönetim planı proje yönetim planı sürecinin bir ürünüdür.

Tüm bilgi ve materyallerinizi yönetim planınıza dahil etmek için zaten sahip olduğunuz şeyi kullanın.

Bu nedenle, örneğin, bir proje yaşam döngüsünün başlangıç ​​aşamasında, kapsamın bir özetini, kısa bir bütçe planını ve hedef takviminizi zaten bulmuş olmanız gerekir.

Bu nedenle, yönetim planını geliştirmeye başladığınızda, bu ifadeleri kullanabilir ve projenin daha ayrıntılı bir şekilde anlaşılmasını sağlamak için bileşenleri daha fazla revize edebilirsiniz.

Proje Planlama Süreciniz İçin nTask Kullanabilirsiniz | İşte Nasıl

nTask, akıllı ekipler için bir proje yönetim aracıdır, ancak platform yalnızca proje yaşam döngüsü boyunca size yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda yönetim planınızı oluştururken size yardımcı olması için nTask'ı kullanabilirsiniz.

nTask'ın takvim görünümü size planlama, zamanlama ve kaynak yönetimi için bir yer sağlar.

İzleme özelliği, işlemleri başlatmadan önce bir görevin planlanan başlangıç ​​ve bitiş tarihini belirlemenize ve bunları planlanan zamanlama ile karşılaştırmanıza olanak tanır.

Planlama özellikleri, proje son tarihlerini belirlemenize ve her şeyi izlemenize olanak tanır.

Yönetim planınızı ekip üyelerine, müşterilere veya paydaşlara aktarmak için nTask'ın toplantı özelliklerini kullanabilirsiniz. Ardından önemli toplantı tutanaklarını not edebilir veya takip eylemleri ve kararları oluşturabilirler.

nTask ayrıca, sorun yönetimi yazılımıyla ilgili sorunları izlemenize, atamanıza, öncelik sırasına koymanıza ve düzeltmenize olanak tanıyan hata ve sorun izleme yeteneği sağlar.

Gantt çizelgeleri, proje yönetiminizin ilerlemesini görmek için görsel bir araç olarak kullanılabilir ve iş kırılım yapınızı detaylandırmak için kullanılabilir.

Ayrıca, nTask yakında planlarınızı oluşturmanıza ve bunları gözden geçirmenize yardımcı olacak bir bütçe planlama özelliği ile çıkıyor.

Bu sadece dağın ucu, planlamanızın ne kadar zahmetsiz hale geleceğini görmek için nTask web sitesinde bulunan özelliklerin tam listesine göz atın.

Çözüm!

İşte aldın! Yönetim planınıza başlarken bilmeniz gereken şeylerin özü tam anlamıyla budur. Süreç, programlar ve program yöneticilerinin metodolojileri için de geçerlidir.

Bu gönderideki güncellemeleri takip etmeyi unutmayın. Baştan sona tüm proje yönetimi planlama gereksinimleriniz hakkında size ayrıntılı bir fikir vermeye devam edeceğiz.